Проведение деловых переговоров

     В практике менеджмента при проведении деловых переговоров используются следующие основные методы:

     1. Вариационный метод.

     При подготовке к сложным переговорам (например, если уже заранее можно предвидеть негативную реакцию противной стороны), выясните следующие вопросы:

• в чем заключается идеальное (независимо от условий реализации) решение поставленной проблемы в комплексе;
• от каких аспектов идеального решения (с учетом всей проблемы в комплексе, партнера и его предположительной реакции) можно отказаться;
• в чем следует видеть оптимальное (высокая степень вероятности реализации) решение проблемы при дифференцированном подходе к ожидаемым последствиям, трудностям, помехам;
• какие аргументы необходимы для того, чтобы должным образом отреагировать, на ожидаемое предположение партнера, обусловленное несовпадением интересов и их односторонним осуществлением (сужение или соответственно расширение предложения при обеспечении взаимной выгоды, новые аспекты материального, финансового, юридического характера и т.д.);
• какое вынужденное решение можно принять на переговорах на ограниченный срок;
• какие экстремальные предложения партнера следует обязательно отклонить и с помощью, каких аргументов;

     Такие рассуждения, выходят за рамки чисто  альтернативного рассмотрения предмета переговоров. Они требуют обзора всего предмета деятельности, творчества и реалистичных оценок.

     2. Метод интеграции.

     Предназначен  для того, чтобы убедить партнера в необходимости оценивать проблематику переговоров с учетом общественных взаимосвязей и вытекающих отсюда потребностей развития-кооперации. Применение этого метода, конечно же, не гарантирует достижения соглашения в деталях, пользоваться им следует в тех случаях, когда, например, партнер игнорирует общественные взаимосвязи и подходит к осуществлению своих интересов с узковедомственных позиций.

     Пытаясь добиться того, чтобы партнер осознал  необходимость интеграции, нельзя упускать, однако, из виду его законные интересы. Поэтому следует избегать нравоучительных призывов, оторванных от интересов партнера и не связанных с конкретным предметом обсуждения. Наоборот, изложить партнеру свою позицию и подчеркнуть, каких действий в рамках совместной ответственности за результаты переговоров от него ожидают.

• Несмотря на несовпадение ведомственных интересов партнеров, особо следует отметить отправные точки решения обсуждаемой на переговорах проблемы.
• Попытаться выявить в сфере интересов общие для всех аспекты и возможности получения взаимной выгоды и довести все это до сознания партнера.
• Не предаваться иллюзиям и не считать, что можно прийти к согласию по каждому пункту переговоров; если бы так было на самом деле, то переговоры вообще были бы не нужны.

     3. Метод уравновешивания.

     При использовании этого метода следует учитывать приведенные ниже рекомендации:

• определить, какие доказательства и аргументы (факты, результаты расчетов, статистические данные, цифры и т.д.) целесообразно использовать, чтобы побудить партнера принять предложение;
• надо на некоторое время мысленно встать на место партнера, т.е. посмотреть на вещи его глазами;
• рассмотреть комплекс проблем с точки зрения ожидаемых от партнера аргументов "за" и довести до сознания собеседника связанные, с этим преимущества;
• обдумать также возможные контраргументы партнера, соответственно "настроиться" на них и приготовиться использовать их в процессе аргументации.

     Бессмысленно  пытаться игнорировать выдвинутые на переговорах контраргументы партнера: последний ждет реакции на свои возражения, оговорки, опасения и т.д. Прежде чем перейти к этому, выясните, что послужило причиной такого поведения партнера (не совсем правильное понимание Ваших высказываний, недостаточная компетентность, нежелание рисковать, желание потянуть время и т.д.).

     4. Компромиссный метод.

     Участники переговоров должны обнаруживать готовность к компромиссам. В случае несовпадений интересов партнера следует добиваться соглашения поэтапно. При компромиссном  решении согласие достигается за счет того, что партнеры после неудавшейся попытки договориться между собой с учетом новых соображений частично отходят от своих требований (от чего-то отказываются, выдвигают новые предложения). Для достижения компромиссного решения необходимо выполнить несколько предварительных условий.

     Условие 1.

     Говорить, что думаешь о сути обсуждаемого на переговорах. Иными словами, если есть настрой на конструктивный диалог и достижение компромиссного решения, надо быть предельно откровенным  в изложении своей позиции  и при этом не забывать, что цель у участников переговоров одна и та же: добиться соглашения.

     Условие 2.

     Интересоваться  мнением партнёра о сути обсуждаемого на переговорах. Речь идёт не о детальном  изложении плана достижения соглашения, выработанного другой стороной, а  об общей концепции, так сказать, о видении всей проблемы в целом. Здесь уместно задать следующие вопросы: "А как вы понимаете нашу главную цель на сегодня?"

     Условие 3.

     Попросить партнёра пояснить свою позицию. Заданные вопросы в этой связи должны быть выдержаны всё в том же конструктивном духе, например, " не могли бы вы изложить суть проблемы так, как вы её понимаете?"

     Условие 4.

     Столь же откровенно изложить свою позицию. Постараться обойтись без всяких дипломатических уловок и увёрток. Сказать, чего вы хотите, почему вы хотите этого. Изложить свой прогноз на будущее развитие событий в случае, если соглашение между обеими сторонами не будет достигнуто. Подчеркнуть позитивную настроенность на позитивный исход переговоров.

     Начинать  следует с объявления того, что  собираетесь делать: что думаете о сути самих переговоров, в которые включаетесь; спросите об этом же своего партнёра; открыто заявите свою точку зрения попросив другую сторону столь же откровенно изложить свою позицию; возьмите время подумать, если считаете это необходимым; дайте закончить партнеру свою мысль и только тогда начинайте говорить; определёнными короткими словами подтверждайте, что внимательно слушаете партнёра вставляя промежуточные фразы; задавайте вопросы; выясняйте суть заявления; изучайте предложения; контролируйте эмоции; концентрируйте внимание; привлекайте внимание к себе; приводите собственные доводы, для чего говорите о себе, а не о партнёре; избегайте обвинений в его адрес.

     Нельзя:

• вносить мгновенных контрпредложений;
• давать втянуть себя в выяснения отношений;
• обозначать, что делаете или собираетесь делать;
• откровенно говорить о том, что чувствуете;
• вырабатывать итоговое соглашение.

     При привлечении внимания участников переговоров  нужно помнить, что когда ваш  партнёр уверен, что ваша информация ему будет полезна, он станет с удовольствием вас слушать.

     Объективно  оценивайте сделанное вами предложение; сопоставляйте его с вашей  моделью идеальной ситуации, ситуации " как в жизни" и ситуации " в самом худшем случае"; убедитесь, что сделанное вами предложение окончательное и последнее; установите для себя степень полезности этого предложения, запрашивайте за него цену и возможность его реализации на практике.

     Приведенные методы ведения переговоров носят  общий характер. Существует ряд приемов, способов и принципов, детализирующих и конкретизирующих их применение. 

     3.3 Деловой протокол переговоров 

     Протокольные  мероприятия являются неотъемлемой составляющей переговоров. Они несут значительную нагрузку в решении поставленных на переговорах задач и могут либо способствовать успеху, либо, наоборот, создать предпосылку их неудачи.

     Деловой протокол охватывает широкое поле своей  деятельности: это организация встреч и обслуживание переговоров, ведение  записи бесед, обеспечение сувенирами, форма одежды, культурная программа и т.д. Для решения этих вопросов целесообразно создать в организации протокольную группу (2–3 человека), которая будет заниматься протокольными формальностями. 

     3.4 Анализ итогов деловых переговоров 

     Заключает деловую часть переговоров преобразование интересов партнера в окончательное решение (решение принимается на основе компромисса).

     Если  ход переговоров был позитивным, то на завершающей их стадии необходимо резюмировать, кратко повторить основные положения, которые затрагивались  в процессе переговоров и, что особенно важно, дать характеристику тех положительных моментов, по которым достигнуто согласие сторон. Это позволит добиться уверенности в том, что все участники переговоров отчетливо представляют суть основных положений будущего соглашения, у всех складывается убеждение в том, что в ходе переговоров достигнут определенный прогресс. Целесообразно, также основываясь на позитивных результатах переговоров, обсудить перспективу новых встреч.

     При негативном исходе переговоров необходимо сохранить субъективный контакт с партнером по переговорам. В данном случае, акцентируется внимание не на предмете переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих сохранить деловые контакты в будущем. Т.е. следует отказаться от подведения итогов по тем разделам, где не было достигнуто позитивных результатов. Желательно найти такую тему, которая представит интерес для обеих сторон, разрядит ситуацию и поможет созданию дружеской, непринужденной атмосферы прощания.

     Переговоры  можно считать завершенными, если тщательно и ответственно проанализированы их результаты, когда приняты необходимые меры для их реализации, сделаны определенные выводы для подготовки следующих переговоров.

     Анализ  итогов переговоров преследует следующие  цели:

• сравнение целей переговоров с их результатами;
• определение мер и действий, вытекающих из результатов переговоров;
• деловые, личные и организационные выводы для будущих переговоров или продолжения проводившихся.

     Анализ  итогов деловых переговоров должен проходить по следующим трем направлениям:

1. Анализ сразу по завершении переговоров.

     Такой анализ помогает оценить ход и  результаты переговоров, обменяться впечатлениями  и определить первоочередные мероприятия, связанные с итогами переговоров (назначить исполнителей и определить сроки выполнения достигнутого соглашения).

     2. Анализ на высшем уровне руководства организацией.

     Такой анализ результатов переговоров  имеет следующие цели:

• обсуждение отчета о результатах переговоров и выяснение отклонения от ранее установленных директив;
• оценка информации об уже принятых мерах и ответственности;
• определение обоснованности предложений, связанных с продолжением переговоров;
• получение дополнительной информации о партнере по переговорам;

3. Индивидуальный анализ деловых переговоров.

     Это выяснение ответственного отношения  каждого участника к своим задачам и организации в целом. Это критический самоанализ в смысле контроля и извлечения уроков из переговоров.

     В процессе индивидуального анализа  можно получить ответы на следующие  вопросы:

• правильно ли были определены интересы и мотивы партнера по переговорам?
• соответствовала ли подготовка к переговорам реальным условиям, сложившейся ситуации и требованиям?
• насколько правильно определены аргументы или предложения о компромиссе? Как повысить действенность аргументации в содержательном и методическом плане?
• что определило результат переговоров? Как исключить в будущем негативные нюансы в процедуре проведения переговоров?
• кто и что должен делать, чтобы повысить эффективность переговоров?
• получение объективного и полного ответа на последний вопрос будет играть решающее значение для будущности организации.