Проектирование системы управления персоналом

Таблица 2.1 - Сводная матрица сильных и слабых сторон ООО «Акелла»

     Исходя  из таблицы 2.1 видно, что по фактору маркетинг у ООО «Акелла» сильная сторона – цена и режим работы; по фактору финансы – финансовая стабильность и надежность, по фактору продукции (услуги) – опытность персонала; по фактору организации – способные менеджеры. Слабые стороны ООО «Акелла»: по маркетингу – реклама и место размещения, по продукции – предоставляемый сервис, способность удовлетворять спрос (качество), по финансам – прибыльность, по организации – слабая мотивация персонала.

     Угрозы  развития компании «Акелла» и последствия от их наступления могут быть следующими:

1. Снижение цен или повышение уровня сервиса конкурентами. Вызовет отток клиентов от компании.
2. Снижение уровня жизни населения. Также вызовет отток клиентов.
3. Недобросовестная конкуренция. Помимо оттока клиентов, может привести к ухудшению репутации компании.

     Как видно, для компании ООО «Акелла» существуют достаточно серьезные угрозы развития, которые необходимо, по возможности, прогнозировать и избегать. Теперь рассмотрим возможности развития:

1. Разорение конкурентов. Приведет к высвобождению  хороших специалистов фирм–конкурентов, а также к увеличению спроса на услуги компании ООО «Акелла».

2. Повышение уровня жизни населения. Вызовет увеличение спроса на услуги компании.

     Проведем  маркетинговый анализ конкуренции ООО «Акелла» на рынке по основе модели Портера «пять сил конкуренции». Риск входа потенциальных конкурентов – других компаний – (первая сила Портера) создает опасность прибыльности компании. С другой стороны, если этот риск мал, ООО «Акелла» может повышать цену и увеличивать доходы. Конкурентная сила этого фактора сильно зависит от высоты барьеров входа (стоимости входа). В настоящий момент они весьма не высоки.

     Второй  конкурентной силой по Портеру является соперничество с конкурентами. Для ООО «Акелла» здесь следует выявить влияние трех факторов:

1. структуру конкуренции в данной сфере бизнеса по реализации мультимедиа продукции;
2. условия спроса на мультимедиа продукцию;
3. высоту барьеров выхода.

     Третьей силой является возможность покупателей «торговаться». В сфере реализации мультимедиа продукции покупатели очень сильны и поэтому могут выбирать, а также диктовать свои условия компаниям.

     Четвертой конкурентной силой выступает давление со стороны поставщиков. В этой сфере влияние поставщиков крайне ослаблено и это обусловлено спецификой данного вида бизнеса.

     Пятой конкурентной силой является угроза появления заменяющих продуктов. Для  ООО «Акелла» возможное возникновение товаров, полностью заменяющих ее продукцию, не составляет серьезную конкурентную угрозу, поскольку компания постоянно работает в этом направлении, обновляя и варьируя свои предложения для покупателей.

     Общий вывод по SWOT-анализу показал, что необходимо уделять больше внимания усилению продвижения своих услуг (рекламе); качественному преобразованию компании ООО «Акелла»  – повышению уровня сервиса и способности удовлетворять спрос клиентов; повышению заинтересованности персонала в своей работе. Все это в итоге должно привести к главной цели – повышению прибыльности компании ООО «Акелла».

     2.2. Организационная  структура управления компании ООО «Акелла»

     Основное  назначение компании ООО «Акелла», с точки зрения общества, определяется целями удовлетворения рыночной потребности в реализуемой продукции и услугах. Вместе с тем соответствие между системой целей и организационной структурой не может быть однозначным. Таким образом, эффективность построения организационной структуры не может быть оценена каким-либо одним показателем. Поэтому целесообразно использовать набор нормативных характеристик аппарата управления: его производительность при переработке информации; оперативность принятия управленческих решений; надежность аппарата управления; адаптивность и гибкость. Организационная структура компании ООО «Акелла» представлена на рис. 2.2. 

Рисунок 2.2 - Организационная структура компании ООО «Акелла» 

     Компания ООО «Акелла» имеет линейно-функциональную структуру управления, при которой сохраняется преимущество линейной структуры принципа единоначалия, а также преимущество функциональной структуры в виде специализации управления. При такой структуре управления компанией каждое подразделение выполняет четко определенные функции в общей цепочке производственного процесса. Каждое подразделение четко знает свою роль в его функционировании.

     Для эффективной работы организации  важно четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия работников, а также их взаимоотношение. Каждый сотрудник компании должен понимать, что ожидается от него, какими полномочиями он обладает, какими должны быть его взаимоотношения с другими служащими. Это достигается с помощью схемы организации, дополненной соответствующими инструкциями и распределением обязанностей.

     Проведенный анализ также показал, что данная организационная структура имеет ряд определённых признаков:

1. Чёткое разделение труда, при котором нижестоящий уровень контролируется вышестоящим руководством и подчиняется ему.
2. Взаимодействие осуществляется по вертикали.
3. Имеется скоординированная система формальных правил, инструкций, стандартов, обеспечивающих однородность выполнения работниками своих обязательств.
4. Между подразделениями установлены вертикальные линейные связи, горизонтальная связь – отсутствует.

     Проведенный анализ показал, что данная организационная  структура управления имеет ряд преимуществ:

1. конкретность заданий, конкретность ответственности, т.е. создаются хорошие условия для высокого уровня исполнительной дисциплины;
2. сбалансированность представленных работнику полномочий для выполнения функций с ответственностью за результат деятельности;
3. простота построения.

     Выделим недостатки данной организационной структуры:

1. структура носит централизованный характер, что вызывает перегрузку высшего руководства;
2. руководитель ориентирован на получение эффекта в рамках своего подразделения, иногда в ущерб работы другого подразделения. В основном данная позиция проявляется при распределении ресурсов, в частности, финансовых;
3. недостаточная гибкость структуры, затрудняющая её перестройку в условиях быстроменяющейся среды. В частности, централизованная структура управления создает определенные сложности при формировании корпоративной культуры предприятия, поскольку сегментация подсистем вызывает их излишнюю замкнутость, что препятствует функционированию организации как единой системы;
4. структура требует специального налаживания прямых связей подсистем.

     В документе «Распределение обязанностей»  компании ООО «Акелла» содержатся следующие положения:

1. название должности;
2. отдел, в котором имеется эта должность;
3. уровень положения; описание выполняемых функций;
4. обязанности и права; взаимоотношения с руководством, коллегами и подчиненными;
5. число подчиненных, их особенности;
6. должность непосредственного руководителя;
7. особые полномочия;
8. ограничения в полномочиях (например, возможность действовать по  своему усмотрению, определение величины денежных средств).

     При данной структуре сохраняется принцип  единоначалия, при котором нет  размывания ответственности и присутствует четкость инструкций. Это важно в любой организации, где взаимодействующие субъекты могут нарушить четкость отношений подчинения. Поэтому столь важна роль директора, который бы своей властью предупреждал возможную дезорганизацию и координировал работу наиболее эффективным образом.

     Деятельность  служб регулируется положением о  подразделении, в котором обозначены следующие аспекты:

1. основные задачи, функции и ответственность каждого структурного подразделения;
2. правила и стандарты документационного обеспечения;
3. иные нормативные, правовые и нормативно-методические документы, регламентирующие конкретный вид деятельности;
4. определяется взаимодействие с другими структурными  подразделениями  компании, обусловленное производственной необходимостью;
5. материально-техническая основа деятельности каждого отдела, составляющая закреплённые за ним помещения, мебель, оргтехнику, программное обеспечение, документы, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач, и др.

     Исполнительным  органом компании ООО «Акелла» является генеральный директор. В его компетенции находятся вопросы разработки и реализации целей, политики и стратегии их достижения, а также организация и руководство текущей деятельностью фирмы, распоряжение имуществом. Поэтому столь важна роль генерального директора, который бы своей властью предупреждал возможную дезорганизацию и координировал работу наиболее эффективным образом.

     Заместитель генерального директора осуществляет руководство текущей деятельностью  компании:

1. утверждает штатное расписание, положение об оплате труда и материальном стимулировании работников фирмы;
2. принимает на работу и увольняет работников компании, а также определяет количество работников, необходимых для работы по договорам;
3. распоряжается имуществом общества и распорядителем кредитов;
4. представляет интересы общества без доверенности, подписывает доверенности, договоры, соглашения;
5. открывает счета в банках;
6. утверждает должностные инструкции работников компании;
7. определяет перечень сведений, составляющих коммерческую тайну и степень ответственности за их разглашение;
8. обеспечивает учет и сохранность документов общества, а также своевременную их передачу на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации.

     Финансово-экономический  отдел осуществляет работу по планированию и экономическому стимулированию в  компании, повышению производительности труда, выявлению и использованию  производственных ресурсов, улучшению  организации производства, труда  и заработной платы. Бухгалтерия осуществляет учет средств компании ООО «Акелла» и хозяйственных операций с материальными и денежными ресурсами, устанавливает результаты финансово-хозяйственной деятельности компании. Юристы осуществляют правовой контроль за ведением дел компании ООО «Акелла» и проводимых сделок.

     Специалисты отдела маркетинга занимаются продвижением продукции фирмы на рынке г. Санкт-Петербурга и области. Отделом осуществляется активная работа с местными средствами массовой информации с целью увеличить  объемы реализации мультимедиа продукции компании ООО «Акелла» и поднять ее престиж и известность.

     Менеджеры отдела закупок занимаются покупкой необходимых товаров, поэтому в  данном отделе присутствует должность  зав. складом, который осуществляет контроль за их наличием.

     Отдел розничных продаж занимается реализацией  мультимедиа продукции.