Планирование как функция управления

     Только руководство высшего звена способно обеспечить оптимальное соединение отдельных целей и задач с общими целями деятельности.

     Соединение целей и задач  по их достижению представляет собой стратегию.

     Система целей зависит от пяти  компонентов:

- внешних  возможностей и ограничений (характер  внешней среды, которую в отношении целей можно структурировать на экономическую, технологическую и правовую)

- внутренние  возможности и ограничения (определяются  трудовыми ресурсами финансовыми  ресурсами, материальными ресурсами)

- склонность  к риску

 Система целей деятельности должна соответствовать следующим требованиям:

• Они должны быть функциональными, чтобы руководители различных уровней могли легко трансформировать  цели, которые ставятся на более высоком уровне, в задачи для нижестоящих уровней;
• Должна быть установлена  временная связь между долговременными и краткосрочными целями;
• Цели должны периодически пересматриваться, чтобы внутренние возможности соответствовали  имеющимся условиям;
• Цели должны обеспечить необходимую концентрацию ресурсов и усилий;
• Необходимо всегда ставить систему целей, а не одну цель;
• Цели должны охватывать все сферы  деятельности.

     Успешная реализация целей зависит от того, как в процессе планирования их делят на  подцели и задачи.

б) Функции  планирования.

   Под функциями планирования  понимаются обособившиеся  виды деятельности, порождаемые разделением  труда внутри процесса планирования, то есть любая работа, любое действие, совершаемое в процессе формирования плана и направленное на изменение состояния организации.

   В состав  планирования входят  следующие функции:

   1) Уменьшение сложности – преодоление  реально существующей сложности  планируемых объектов и процессов.

   2) Мотивация – инициирование эффективного  использования материального и  интеллектуального  потенциала.

   3) Прогнозирование – путем систематического анализа всех факторов состояния внешней и внутренней среды позволяет произвести расчет возможного развития и осуществления выработки плана действий. Качество прогноза определяет и качество плана.

4. Обеспечение безопасности – обозначает необходимость в учете фактора риска, чтобы избежать или уменьшить его.
5. Оптимизация – устанавливает выбор допустимых и наилучших альтернатив использования ресурсов.

   6) Функция координации и интеграции  – создает объединение людей,  как в процессе разработки плана, так и в процессе его реализации. Так же должна предотвращать конфликты, учитывать интеграцию различных сфер деятельности организации.

7. Функция упорядочения – создает единый порядок действий.

   8) Функция контроля – осуществляет  налаживание эффективной системы контроля за деятельностью, анализом процесса исполнения поставленных задач.

9. Функция документирования – фиксирует представление хода деятельности.

   10) Функция воспитания и обучения  – оказывает воспитательный эффект  посредством образцов рациональных действий и позволяет учиться на ошибках.

   в) Методы планирования.

   Под ними понимается способ  осуществления  планирования, то ест способ реализации плановой идеи. Метод планирования зависит от конкретной формы планирования и включает два аспекта: направление планирования; средства обоснования плановых параметров.

   В практике планирования можно  выделить три направления планирования:

• Прогрессивное планирование (способ «снизу вверх») - планирование осуществляется от низших уровней к высшим. Здесь низшие структурные подразделения сами составляют детальные планы своей работы, которые в дальнейшем интегрируются в верхней ступени, образуя общий план.
• Ретроградный метод («сверху вниз») - планирования осуществляется исходя из общего плана, путем детализации его показателей сверху вниз по иерархии. При этом исполнители должны преобразовать поступающие к ним планы вышестоящих уровней в свои планы, с конкретизацией поставленных задач.
• Круговой метод (встречное планирование) - представляет собой синтез рассмотренных выше методов. Круговой метод предусматривает разработку плана в два этапа. На первом этапе (сверху вниз) производится текущее планирование, по главным целям. На втором этапе (снизу вверх) составляется окончательный план, по системе детализированных показателей. При этом в планы включаются наиболее удачные решения.^[8]

 

   2.4. Процесс планирования.

   Как всякая целесообразная деятельность людей  процесс планирования имеет свою технологию, представляющую последовательность работ, выполняемых при составлении плана.

     Процесс планирования содержит следующие этапы:

1. Определение цели планирования, установление форм и методов планирования. Они обусловливают также критерии при принятии плановых решений и контроле за ходом их реализации.
2. Анализ проблемы - определение исходной ситуация на момент составления плана и формирование конечная ситуация.
3. Поиск альтернатив, что подразумевает поиск подходящих действий среди возможных путей разрешения проблемной ситуации.
4. Прогнозирование, при котором формируется представление о развитии планируемой ситуации.
5. Оценка - Проводятся оптимизирующие расчеты для выбора наилучшей альтернативы.
6. Принятие и оформление единственного планового решения.

   Средства, обеспечивающие процесс планирования, позволяют автоматизировать технологический процесс разработки плана от сбора информации до  принятия и реализации плановых решений. Сюда входит техническое, информационное, программное, организационное и лингвистическое  обеспечение.

   Комплексное использование этих средств позволяет  создать автоматизированную систему плановых расчетов (АСПР).

   Планирование  как составная часть процесса управления может иметь организационные  формы с централизованными и  децентрализованными функциями  планирования.

   Соответственно  этим формам строится система плановых органов конкретно субъекта хозяйствования.^[9]

   В организации с централизованными  функциями планирования при высшем руководстве создается специальная  служба планирования, называемая отделом  планирования и контроля. Она подчиняется  непосредственно высшему руководителю, занимается разработкой перспективных и текущих планов и следит за ходом их выполнения. При централизованной системе планирования легче координировать работу. Однако с расширением масштабов деятельности, усиление процесса диверсификации и появлением многоотраслевых концернов планировать их работу из одного центра становится невозможным.

   При децентрализованной системе  плановую работу осуществляют по трем уровням. На уровне высшего руководства имеется  центральная служба планирования, занимающаяся разработкой только перспективных планов. В каждом отделении имеется свой плановый отдел, составляющий текущий план.

   В этом варианте централизация перспективного планирования и децентрализация  текущего способствует повышению инициативы отделений в использовании имеющихся возможностей. Основная работа по планирования сосредоточена в отдельных звеньях, и строиться с учетом специфики их работы.

   Степень децентрализации функций планирования в организациях может быть различной. К примеру, перспективное планирование не всегда может быть сосредоточено  только на высшем уровне. В этом случае на плановую службу возлагаются функции разработки общей стратегии организации, координации и контроля над  работой плановых служб отделений, проверки состояния текущих расходов отделений и предприятий.^[10]

  Теперешняя  структура плановых служб принципиально  отличается от структуры, распространенной на предприятиях бывшего СССР.^[11] Отличие заключается в том, что в современной практике все эти функции выполняются в различных функциональных отделах, например, в отделе труда и заработной платы, планово-экономическом отделе и др.

  ГЛАВА 3. ТИПЫ ПЛАНИРОВАНИЯ. 

     По содержанию плановых решений выделяют: стратегическое, тактическое, оперативно-календарное и бизнес-планирование 

3.1 Стратегическое планирование.

     Стратегия^[12] - представляет собой детальный всесторонний комплексный план, предназначенный для того, чтобы обеспечить осуществление миссии организации и достижение её целей.

     Стратегическое планирование, пришедшее на смену долгосрочному планированию, отличается от него. Основное отличие – в трактовке будущего.

     В системе долгосрочного планирования делается допущение, что будущее может быть предсказано путем экстраполяции исторически сложившихся тенденций роста. Руководители организации обычно исходят из того, что в перспективе итоги деятельности улучшатся по сравнению с прошлым, и эту посылку закладывают в обоснование плана. Типичный результат такой практики – постановка оптимистических целей развития, с которыми не сходятся реальные результаты. Они могут быть выше, но чаще существенно ниже планируемых.

     В системе стратегического планирования не предполагается, что будущее непременно должно быть лучше прошлого и его можно изучать методами экстраполяции. Поэтому в стратегическом планировании важное место отводится анализу перспектив организации, задачей которого является выяснение тех тенденций, опасностей, возможностей, а также отдельных чрезвычайных ситуаций, которые способны изменить сложившиеся тенденции. Этот анализ дополняется анализом позиций в конкурентной борьбе.

     Однако стратегическое планирование не может дать полной, исчерпывающей картины будущего. Формируемая им картина будущего - это не детальное описание внешнего и внутреннего положения организации, а, скорее, его сценарное описание, носящее вероятностный характер. Очевидно, что даже несовершенное описание будущего несравненно лучше, чем его отсутствие. В целом стратегическое планирование - это симбиоз интуиции и искусства высшего руководства организации по постановке и достижению стратегических целей, опирающийся на владение конкретными методами предпланового анализа и разработки стратегических планов.

     В стратегическом планировании важное место отводится анализу перспектив организации, выясняются тенденции, опасности, возможности, которые способны изменить сложившиеся и существующие в настоящее время тенденции.

     Так же стратегическое планирование является инструментом, с помощью которого формируется система целей функционирования предприятия, и объединяются усилия всего коллектива по ее достижению.  Его важнейшая задача – обеспечить нововведения, необходимые для жизнедеятельности предприятия, а также как можно лучше адаптировать  организацию к внешней среде.

     Знание того, чего организация хочет достичь, помогает уточнить наиболее подходящие пути действия. Планирование способствует снижению риска при принятии решений. Также планирование помогает создать единство общей цели внутри организации.

     Специалисты на основании проведённых исследований в различных отраслях промышленности подчёркивают, что фирмы, применяющие у себя формальное планирование, имеют самые высокие темпы роста.

Имеется положительная корреляция между планированием и успехом организации.

   Формулирование  стратегического плана – это  тщательная, систематическая подготовка к будущему. Составление стратегических планов для всей организации является обязанностью высшего руководства. Но планированием следует заниматься всем руководителям. Руководители среднего и низшего звена участвуют в планировании работы всей фирмы, предоставляя соответствующую информацию и обеспечивая обратную связь.