Отчет по практике в КСУП «Маложинский»

Мы нашли  для себя рациональное соотношение  базовых понятий «предприятие»  и «знание». В базовом варианте неоклассической теории предприятие  рассматривается как «процессор информации», в котором ресурсы  распределяются с учетом поступающих  извне информационных сигналов. Мы приняли когнитивную теорию предприятия: она предполагает, что организации  присущи способности к восприятию и переработке внешней информации. В этой теории предприятие рассматривается  как «процессор знаний», соединяющий  вновь поступающие знания с имеющимися, а также формирующий новые  компетенции — основу конкурентоспособности.

На практике для конкретного работника (пользователя знаний) процесс управления знаниями состоит их трех основных этапов:

• сбор данных/поиск информации;
• использование отобранной информации для разработки инновационных решений;
• передача информации в общий фонд знаний предприятия и организация обмена знаниями в корпоративной среде.

 

Первый  шаг мы сделали в направлении  оптимизации процесса поиска информации. Для этого проанализировали: 1) насколько  работники осведомлены об имеющейся  на предприятии информации и 2) насколько  обеспечены необходимыми инструментами  для ее поиска. Обнаружилось, что у нас сложилась типичная для сельскохозяйственных организаций ситуация:

• имелось множество информационных систем (с различными интерфейсами), сформировавшихся на протяжении определенного времени;
• не было единых форматов отображения данных и универсальных механизмов поиска интересующих сведений.

Для оптимизации  доступа к информации и унификации форматов ее хранения был создан корпоративный  информационный портал, который позволил: сформировать единое информационное пространство для обеспечения потребностей руководителей и специалистов завода; обеспечить взаимодействие сотрудников при выполнении различных бизнес-задач; оптимизировать информационные потоки, поступающие в хозяйство извне (от поставщиков, клиентов, из сети интернет и т. д.).

Структура корпоративного информационного портала (разделы):

1. Корпоративный уровень
2. Сбалансированная система показателей
3. Стратегическая карта хозяйства
4. Ускоренное эволюционное развитие КСУП «Маложинский»
5. Курс «Стратегическое управление» (метод, материалы, учебные пособия)
6. Материалы балансовых комиссий
7. Корпоративная культура
8. Корпоративная газета «Маяк полесья»
9. Научно-техническая информация
10. Банк научно-технических знаний и нормативной документации
11. Научно-техническая библиотека
12. Информация, прошедшая анализ и синтез (знания)
13. Информационно-аналитические обзоры
14. Документация на объекты интеллектуальной собственности
15. Данные корпоративных информационных систем
16. Техническая подготовка производства
17. Производство
18. Управление качеством
19. Технико-экономические показатели (ТЭП)
20. Управление стоимостью
21. Финансы
22. Бухгалтерский учет
23. Управление персоналом
24. Экономическая безопасность и др.
25. Система дистанционного обучения и самообразования
26. Методическое обеспечение процесса сертификации и аттестации рабочих и специалистов
27. Информация из внешней среды
28. Новости
29. Финансовая информация
30. Законодательство
31. Мониторинг СМИ
32. Сведения о конкурентах
33. Основное делопроизводство
34. Приказы, распоряжения, совместные решения
35. Тематическая информация
36. Справочная информация
37. Хозяйственная информация
38. Календарь
39. Транспорт
40. Связь
41. Госучреждения
42. Телефонный справочник
43. Прогноз погоды и др.
44. Информация о важнейших событиях хозяйства
45. Информация для пользователей:
46. информационно-вычислительной сети (ИВС)
47. администраторов компьютерных систем (КС)

Чтобы обеспечить оперативность при работе с информацией, сосредоточенной в многочисленных базах данных, специалистами хозяйства была создана информационно-аналитическая система «Автоматизированное рабочее место (АРМ) руководителей и специалистов». Эта информационно-аналитическая система упорядочила процесс доведения важной информации — в первую очередь до руководителей. Механизмы авторизации и разграничения полномочий, интегрированные с системами управления базами данных, обеспечили требуемый уровень защиты информации.

В нашем  хозяйстве все подразделения включены в процесс сбора, обработки, анализа и синтеза информации. Аккумулированная в базах данных корпоративной информационной системы, а также полученная из внешних источников информация трансформируется в базы знаний. Специальный аналитический инструментарий (программные приложения создания запросов) позволяет формировать отчеты и выявлять значимые тенденции в развитии конкретной проблемы. Это помогает специалистам и руководителям принимать решения быстрее и более обоснованно.

Цикл информационного  обеспечения состоит из следующих  этапов:

1. Сбор информации.
2. Формирование баз знаний.
3. Разработка и корректировка программ.

 

Полная  реализация этого цикла позволяет  создать «самообучающуюся» организацию (термин предложен Питером Сенге, Peter Senge), которая способна не только быстро и адекватно реагировать  на изменения рыночной ситуации, но и предвидеть возможные проблемы.

Информационные  технологии позволяют повысить эффективность  управления на основе реализации принципов  централизации и децентрализации  в управленческих системах.

К сожалению, нередко специалисты не могут  воспользоваться достижениями коллег, поскольку не владеют необходимой  информацией. Чтобы предоставить больше возможностей для общения профессионалов, мы расширяем номенклатуру указателей (печатных и электронных), дополняем  специалистами группы консультантов  и экспертов. В дальнейшем планируем  создать на корпоративном сайте  профессиональные ассоциации — объединения  работников предприятия, имеющих близкие  профессиональные интересы и решающих сходные задачи.

Но у  любых технологий есть и негативная сторона. Еще совсем недавно у  нас выполнялось много трудоемкой работы, связанной с обзором текущей  информации. На собственном опыте  мы убедились, что из-за информационных перегрузок пользователь порой становится невосприимчивым к новой информации. Для того чтобы помочь специалистам сохранять высокую работоспособность, нужно разрабатывать и внедрять эффективные средства навигации  и «захвата» информации.

Чтобы гарантировать, что внешняя информация поступит к нужному работнику в нужное время, мы внедрили просмотровую систему  доступа к ресурсам интернет: специальные  компьютерные программы, позволяющие  «загружать» с указанного специалистами  сайта подборку нужных файлов и размещать  их на корпоративном портале. Мы также  изучили, какая именно информация необходима разработчикам и установили приоритеты в их обслуживании.

В будущем  структура корпоративной информационной базы должна стать своего рода универсальной  матрицей для классификации информации. Сейчас начата работа над следующим  этапом развития системы управления информацией, основа которого — оказание помощи работникам в создании индивидуальных информационных матриц. С их помощью  на рабочие места будет автоматически  посылаться необходимая информация — релевантная запросам.

Нам также  удалось решить проблему, связанную  с обеспечением трафиком большого количества пользователей. Поскольку разработчикам  требуются значительные объемы данных, нередко возникают трудности  с пропускной способностью канала. Мы сосредоточили наши усилия на том, чтобы обеспечить индивидуальную «подгонку» имеющихся инструментов поиска под конкретных пользователей:

• Сначала каждый пользователь с помощью ключевых слов описал сферу своих интересов.
• Затем мы разработали специальные анкеты, которые хранят «информационные профили» специалистов и соотносят их с широким спектром информационных источников.
• Далее в каждом подразделении установили «информационную иерархию», определяющую приоритетность разных типов информации и различных информационных источников.
• Потом разработали методики определения ценности полученной информации.

Очень важно  было вовлечь в этот процесс всех специалистов, поскольку, чем больше пользователей участвует в индивидуальной «подгонке» методов информационного  поиска, тем эффективнее осуществляется поиск. Теперь соответствующая описанию информация своевременно доставляется каждому конкретному заказчику.

В дальнейшем мы планируем развивать корпоративный  информационный портал по следующим  основным направлениям:

• Создание контекста для использования аналитических пакетов, таких как управленческие информационные системы, системы поддержки принятия решений (они позволяют выполнять анализ данных, осуществлять разведку и выделение главных событий во внешней среде, проводить анализ их взаимосвязей).
• Превращение портала в действенный инструмент, технологический механизм извлечения, формирования и распространения знаний в хозяйстве, который позволяет пользователям корпоративной сети взаимодействовать друг с другом, помогает включать информацию в системы коллективного понимания, ценностей и опыта.
• Привязка обучающих программ к конкретным потребностям пользователей (в режиме реального времени), что дает возможность сделать процесс обучения действительно непрерывным, превратить портал в «самодокументирующийся» центр обучения на опыте.
• Превращение портала в основу для внедрения в хозяйстве методов интеграции информационных приложений, что сможет обеспечить эффективный сбор информации (из структурированных и неструктурированных источников разного типа).

По мнению экспертов в области информационных технологий и управления знаниями, информационная инфраструктура является всеобъемлющей и хорошо организованной, если: обеспечен доступ, как к централизованной информации, так и к местам ее возникновения; созданы структура и методы повторного использования знаний; разработаны и постоянно совершенствуются методики корпоративного обучения совместного использования знаний.

 

6.2. Оптимизация баз знаний

 

С развитием  корпоративной системы управления знаниями мы по-другому стали смотреть и на заказчиков, ведь наши клиенты  — не только источник доходов предприятия, но и важнейший ресурс для расширения базы знаний. Описывая выполненные  проекты, анализируя сделанные ошибки мы учимся. Самое важное в этом практическом обучении — своевременно передавать новые знания, обеспечивать доступ к ним всем работникам предприятия, кому они нужны.

Эти знания — задел для последующих инноваций. Мы на практике убедились, что сотрудничество с клиентами помогает нам не только расширять базу необходимых знаний, но и структурировать ее — выделять те знания, которые наиболее важны  в долгосрочной перспективе.

Стратегические  союзы с заказчиками и поставщиками помогают установить новые формы  сотрудничества. В рамках таких отношений  специалисты КСУП «Маложинский» получают возможность экспериментировать с новыми формами знаний, не тратя дополнительных ресурсов на их приобретение

До последнего времени мы не занимались исследованием  своей корпоративной базы знаний, для того чтобы выявить и ликвидировать  ту ее часть, которая уже утратила свое значение и больше не создает  конкурентных преимуществ. Над нами тяготело психологическое предубеждение: трудно отказываться от того, во что  вложен труд многих работников. Но по мере совершенствования практики управления знаниями мы пришли к следующим выводам:

• знания, как и материальные активы, требуют затрат на обработку и хранение, причем со временем, в соответствии с законом убывающей отдачи, их стоимость снижается;
• отказавшись от старых знаний, которые больше не отвечают нашим стратегическим целям, мы только выиграем.

На решение  добавить в схему управления знаниями процесс их ликвидации повлияло изучение зарубежного опыта: коллеги считают  пересмотр и оптимизацию интеллектуальных активов (включая ликвидацию устаревших) обязательной частью стратегии управления знаниями. Любая организация является открытой системой, ее функционирование обеспечивает непрерывное взаимодействие трех процессов:

1) получение знаний из внешней  и внутренней среды;

2) использование знаний — преобразование, создание новых;

3) конвертация знаний в новые  продукты и услуги.

Было  бы ошибкой фокусировать внимание только на одном процессе — накоплении знаний, необходимо системно рассматривать  все три процесса во взаимодействии.

Но мы пошли дальше — решили пересмотреть свои бизнес-процессы и «избавиться» от самой тенденции к накоплению ненужных знаний. Раньше мы стремились сохранять — «копить» — буквально все исходя из принципа «так делают все» (в первую очередь, конкуренты). Сегодня мы решаем, какие именно знания нужно сохранять, опираясь на принцип: «необходимо и достаточно» — без излишеств. Реализовать этот подход помогает концентрация внимания на ключевых областях компетентности (в соответствии со стратегией развития предприятия). Одновременно мы исключаем из базы знаний утратившую актуальность информацию.

Разделение  знаний на кластеры: 1) для длительного  и 2) краткосрочного использования позволило  нам снизить риски и создать  потенциал для роста предприятия  в будущем.

 

 

 

 

6.3.Защита от недобросовестной конкуренции

 

Еще одно важнейшее направление работы по управлению знаниями — защита от недобросовестной конкуренции. Функционирование в условиях рынка вынуждает компании развивать  конкурентные преимущества, в том  числе — накапливать полезную информацию (управленческую, научно-техническую, торговую и пр.). Для сельскохозяйственной организации наибольшую ценность представляют новые технологии и технические решения, позволяющие создавать продукцию с высокими качественными показателями. Естественно, именно эта конфиденциальная информация представляет особый интерес для конкурентов. Как же защитить ее?

Для обеспечения  права предприятия владеть, использовать и распоряжаться своим интеллектуальным активом, а также защиты его от несанкционированного применения используются различные методы:

1. регистрация торговых марок;
2. заключение лицензионных/франшизных соглашений;
3. получение авторских прав.

Остается вопрос: «Как защитить творческие решения, а именно: управленческие, финансовые, организационные, маркетинговые ноу-хау?» Они также являются частью корпоративных знаний и существенной составляющей конкурентоспособности компании.

Наиболее  распространенный (и надежный) метод  защиты подобной информации — внедрение  на предприятии разрешительной системы  допуска/доступа, разграничивающей права  пользователей на доступ к коммерческой тайне. Основные принципы этого подхода: