Организация деятельности кадровых служб на предприятии

К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе ОАО «Кубаньэнергосбыт», относятся:

1. Организационные документы: положение о кадровой службе, должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков;

Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность сотрудника предприятия при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности. Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством труда и социального развития РФ.

Целями разработки должностной инструкции являются:

- создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;

- повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;

- обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов: общие положения, права, обязанности, ответственность, квалификационные требования. Должностная инструкция составляется по каждой должности организации, носит обезличенный характер и объявляться сотруднику по расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности [11].

Правила внутреннего трудового распорядка представляют собой документ, регламентирующий организацию работы предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные права и обязанности работодателя, основные права и обязанности рабочих и служащих, рабочее время и его использование, время отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины. При приеме на работу каждый работник ОАО «Кубаньэнергосбыт» знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка под расписку [12].

Штатное расписание - документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях в организации. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации штатная структура и штатное расписание разрабатываются организацией самостоятельно. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, набавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.

Общее количество должностей по штатному расписанию составляет 2058 человек. Наименование структурных подразделений и должностей в них пишутся в именительном падеже в соответствии с перечнями должностей служащих и профессий рабочих, утвержденными Министерством труда и социального развития Российской Федерации. В штатном расписании проставляется итоговая численность должностей. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,25; 0,5; 0,75). По группе работников, которым установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании указывается общее число работников этой группы [13].

Ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной организации. Указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем. График отпусков является обязательным локальным нормативным актом, утвержденным ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников ОАО «Кубаньэнергосбыт». Обычно объявляется работникам под расписку. Однако это не исключает обязанности работодателя уведомить каждого работника о времени его отпуска не позднее, чем за две недели до его начала. Как правило, это требование трудового законодательства осуществляется путем оформления визы ознакомления в приказе о предоставлении отпуска, который издается не позднее, чем за две недели до его начала.

2. Распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с кадрами и приказы по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета и оценки.

Распорядительная деятельность организации документируется в основном посредством издания приказов руководителем организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия. Проекты приказов подготавливаются начальником отдела кадров, согласовываются с главным бухгалтером и подписываются руководителем ОАО «Кубаньэнергосбыт». Подписанный руководителем приказ регистрируется начальником отдела кадров. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока. По текущим оперативным вопросам повседневной производственно - хозяйственной и административной деятельности руководитель организации может издавать распоряжения и указания. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам.

Приказы по личному составу в настоящее время имеют две формы: унифицированную и неунифицированную. Приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска прекращении действия трудового договора, командировании работника, поощрении оформляются с использованием существующих унифицированных форм. Другие приказы по личному составу оформляются в текстовой форме на обычном бланке приказа. При этом следует иметь в виду, что унифицированные формы должны быть введены официальным распорядительным документом.

Если приказы, на которые существуют унифицированные формы, оформлены в текстовой форме с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов, то есть, выполнены требования к составу и правилам оформления реквизитов, то они будут иметь юридическую силу. Приказы по личному составу обязательно регистри­руются. В качестве регистрационной формы используют книгу регистрации или регистрационные карточки. В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ. Из-за различий в сроках хранения приказы по личному составу приходится делить на две части: со сроком хранения на 5 лет и 75 лет [14].

3. Информационно-справочные документы: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков. Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами ОАО «Кубаньэнергосбыт» составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию. Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту.

Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации. В ОАО «Кубаньэнергосбыт» докладные записки в основном пишут начальники отделов на работников организации в связи с нарушением трудовой дисциплины. Объяснительная записка - это документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины.

Справка представляет собой документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов. Подобные справки наиболее широко применяются при работе с персоналом предприятия. Справка подписывается руководителем предприятия и начальником отдела кадров. Подписи указанных лиц скрепляются печатью предприятия.

Рассмотрим отдельно процедуры, выполняемые кадровой службой ОАО «Кубаньэнергосбыт» при оформлении движения персонала предприятия, и создаваемые при этом документы.

Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Для военнообязанных предусмотрено также предъявление военного билета. В необходимых случаях от претендента на должность или рабочее место администрация предприятия имеет право потребовать документ об образовании или полученной профессии с указанием разряда (квалификации). Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор. Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров и составляется автобиография. Прием на работу оформляется приказом по личному составу. В дальнейшем заполняется личная карточка Т-2 и вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника. При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условия приема: временно, с испытательным сроком (его продолжительность) [15].

Перевод на другую работу осуществляется, как правило, с согласия работника. Основанием для перевода могут быть личное заявление или представление о переводе. В разрешенных законом случаях, например, при производственной необходимости, согласия работника не требуется. При этом основанием для перевода являются: докладные записки руководителей, структурных подразделений, приказы по основной деятельности, акты или другие документы, фиксирующие причины временной перестановки кадров в связи со сложившейся произ­водственной ситуацией. Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу. При переводе на другую работу указывается новая должность и подразделение, вид перевода, причина перевода изменение оплаты труда.

Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в статьях действующего Трудового Кодекса, на основании поданного работником личного заявления, или в связи с истечением срока действия контракта, заключенного на определенный срок, или при наличии акта о нарушении трудовой дисциплины. Увольнение работников оформляется приказом по личному составу. При увольнении - причина увольнения, согласно статьям ТК.

Предоставление отпусков работникам предприятия осуществляется в соответствии с предварительно утвержденным графиком отпусков. При необходимости переноса отпускного периода работником составляется личное заявление с указанием причин переноса. Предоставление отпуска оформляется приказом по личному составу. При предоставлении отпуска - его вид, продолжи­тельность, даты начала и окончания.

Командирование сотрудников предприятия, как пра­вило, обосновывается в докладной записке руководителя структурного подразделения и оформляется приказом по личному составу. При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование пред­приятия [2].

При изменении анкетно-биографических данных работник обязан представить в кадровую службу документы - основания, полученные в других организациях. Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой ОАО «Кубаньэнергосбыт» при оформлении движения кадров докумен­тируются посредством создания следующих основных документов: приказов по личному составу, личных заяв­лений работников предприятия, контрактов, представлений о переводе, графиков отпусков, докладных записок, актов.

Трудовой контракт, как письменная форма трудового договора между работником и администрацией в лице руководителя предприятия, должен иметь следующие обязательные реквизиты: название вида документа, дата, индекс, место составления, текст, подписи, печать. Трудовой договор составляют в двух экземплярах, каждый из которых оформляется как подлинник: содержит подписи работодателя и работника, заверяется печатью организации. Один экземпляр хранится в ОАО «Кубаньэнергосбыт», а второй - у работника.

Трудовой договор вступает в законную силу с момента подписания его сторонами. Трудовой договор аннулируется, если работник не приступил к работе в установленный договором срок без уважительной причины в течение недели. После составления отчета о приеме, работник знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка, знакомится со своими должностными обязанностями. При приеме на работу и в процессе трудовой деятельности работника у работодателя накапливается на него определенное «досье», соответствующие данные о нем, которые вместе с документами, необходимыми при приеме на работу, трудовым договором, приказом (распоряжением) о приеме на работу образуют личное дело работника. В то же время правовая регламентация сбора этих данных, их обработки, а также доступ к ним соответствующего работника отсутствует [19].

Одним из важных направлений деятельности кадровой службы является работа с высшими и средними специальными учебными заведениями, осуществляющими подготовку специалистов по профильным для компании специальностям. Ежегодно десятки прошедших конкурс молодых специалистов вливаются в богатый традициями и трудовыми достижениями коллектив компании. Большое значение для настоящего и будущего компании имеют программы развития руководителей, направленные на достижение мировых стандартов менеджмента.

2.3 Анализ эффективности кадровой службы на предприятии ОАО «Кубаньэнергосбыт»