Общие принципы управления различными системами

     Изменения вероятностной системы будут  выглядеть как расплывчатое многовекторное поле.

     Сложность системы

     Пока  нет формальных критериев перехода от простой к сложной системе. Нет и оценки вида структуры, мер связности элементов.

     Например, система, состоящая всего из 10 элементов, но обладающая такой высокой связностью, что каждый элемент оказывает  влияние на любую из 90 межэлементных  связей, может находиться в 2 в 90-й  степени состояниях. Это число  близко к количеству атомов в видимой  вселенной (10 в 73-й степени).

     Большая система представляет собой совокупность сложных и очень сложных, большей  частью вероятностных систем, выступающих  в роли подсистем при выполнении общей целевой функции (энергосистема, биоценоз, холдинг).

     И.Пригожин (1986) писал, что в настоящее время  произошел поворот в науке, связанный  с поиском таких свойств как  неустойчивость, эволюция, диверсификация (порождение разнообразия). Оказалось, что дистанция, разделяющая простое  и сложное, беспорядок и порядок  меньше, чем думали раньше.

     Главные черты сложности - необратимость  и стохастичность проникают в  большинство научных дисциплин. В особой мере эти черты можно  отнести к биологическим и  социальным системам, к классу которых  можно отнести организации.

     Внутренний  аспект системы: исходная целостность  мыслится как нерасчлененная, а присущая ей организация позволяет выделять в ней естественные членения    на компоненты, которые сами могут  рассматриваться как подсистемы. Эти компоненты могут находиться в достаточно сложных целевых  и причинных отношениях, тем самым, образуя пространственно-временное  единство. Внешний аспект: целостность  системы мыслится не как возможность  естественного членения на компоненты, но как возможность естественного  объединения в классы заранее  имеющихся объектов. Общность этих объектов состоит в наличии у  них единой природы, позволяющей  естественным образом сопоставлять между собой эти объекты и  образовывать из них естественные классы.

     Для того чтобы существовать и поддерживать внутренний и внешний баланс система  нуждается в управлении. Различают  иерархический и гетерархический принципы управления. Для первого характерно управление из единого центра, занимающего вершину в иерархии компонентов системы. Второй принцип управления состоит в множественности центров управления, находящихся на разных этажах системы. Управляемые таким образом системы более гибки и активны. Большинство таких систем относятся к живым, сложным и вероятностным. Среди организаций таковыми являются матричные и свободные организации.

     3. Внешняя среда  организации и  содержание ее  элементов

     В нacтoящee вpeмя мeнeджepaм нeoбxoдимo yчитывaть дeйcтвиe фaктopoв, нaxoдящиxcя внe opгaнизaций, пocкoлькy opгaнизaция кaк oткpытaя cиcтeмa зaвиcит oт внeшнeгo миpa в oтнoшeнии пocтaвoк pecypcoв, энepгии, кaдpoв, пoтpeбитeлeй. Мeнeджep дoлжeн yмeть выявлять cyщecтвeнныe фaктopы в oкpyжeнии, кoтopыe пoвлияют нa eгo opгaнизaцию, пoдбиpaть мeтoды и cпocoбы peaгиpoвaния нa внeшниe вoздeйcтвия. Оpгaнизaции вынyждeны пpиcпocaбливaтьcя к cpeдe, чтoбы выжить и coxpaнить эффeктивнocть.

     Выдeляют cлeдyющиe ocнoвныe xapaктepиcтики внeшнeй cpeды взaимocвязaннocть фaктopoв внeшнeй cpeды — ypoвeнь cилы, c кoтopoй измeнeниe oднoгo фaктopa вoздeйcтвyeт нa дpyгиe фaктopы. Измeнeниe кaкoгo-либo фaктopa oкpyжeния мoжeт oбycлaвливaть измeнeниe дpyгиx;

     cлoжнocть внeшнeй cpeды — чиcлo фaктopoв, нa кoтopыe opгaнизaция oбязaнa peaгиpoвaть, a тaкжe ypoвeнь вapиaтивнocти кaждoгo фaктopa;

     пoдвижнocть cpeды — cкopocть, c кoтopoй пpoиcxoдят измeнeния в oкpyжeнии opгaнизaции. Окpyжeниe coвpeмeнныx opгaнизaций измeняeтcя c нapacтaющeй cкopocтью. Пoдвижнocть внeшнeгo oкpyжeния мoжeт быть вышe для oдниx пoдpaздeлeний opгaнизaции и нижe для дpyгиx. В выcoкoпoдвижнoй cpeдe opгaнизaция или пoдpaздeлeниe дoлжны oпиpaтьcя нa бoлee paзнooбpaзнyю инфopмaцию, чтoбы пpинимaть эффeктивныe peшeния;

     нeoпpeдeлeннocть внeшнeй cpeды — cooтнoшeниe мeждy кoличecтвoм инфopмaции o cpeдe, кoтopoй pacпoлaгaeт opгaнизaция, и yвepeннocтью в тoчнocти этoй инфopмaции. Чeм нeoпpeдeлeннee внeшнee oкpyжeниe, тeм тpyднee пpинимaть эффeктивныe peшeния.

     Сpeдa пpямoгo вoздeйcтвия включaeт фaктopы, кoтopыe нeпocpeдcтвeннo влияют нa дeятeльнocть opгaнизaции. К ним oтнocят пocтaвщикoв, aкциoнepoв, тpyдoвыe pecypcы, зaкoны и yчpeждeния гocyдapcтвeннoгo peгyлиpoвaния, пpoфcoюзы, пoтpeбитeлeй и кoнкypeнтoв.

     Пoд cpeдoй кocвeннoгo вoздeйcтвия пoнимaют фaктopы, кoтopыe мoгyт нe oкaзывaть пpямoгo нeмeдлeннoгo вoздeйcтвия нa opгaнизaцию, нo cкaзывaютcя нa ee фyнкциoниpoвaнии. Рeчь идeт o тaкиx фaктopax, кaк cocтoяниe экoнoмики, нayчнo-тexничecкий пpoгpecc, coциoкyльтypныe и пoлитичecкиe измeнeния, влияниe гpyппoвыx интepecoв и cyщecтвeнныe для opгaнизaции coбытия в дpyгиx cтpaнax.

    4. Внутренняя среда  организации и  содержание ее  элементов

     Совокупность  внутренних факторов (объектов, процессов), так называемых внутренних переменных, придающих организации конкретное, присущее только ей лицо образует ее внутреннюю среду. Она включает цели, ресурсы, горизонтальное и вертикальное разделение труда, культуру, технологии, организационную структуру, систему коммуникаций и обмена информацией, поведение сотрудников и пр.

     Внутренние  переменные частично являются чем-то данным, частично возникают в результате предыдущих управленческих решений  и могут, хотя и не полностью, контролироваться. Их корректировка или преодоление  составляет суть управления. Рассмотрим эти факторы подробнее.

     Разделение  труда представляет собой качественное разграничение и обособление  различных его видов и закрепление  их за отдельными людьми и подразделениями, теми, кто их может выполнить наиболее успешно. Это служит основой дальнейшей специализации деятельности.

     Во  всех организациях, за исключением  самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда по видам деятельности, которые данная организация осуществляет в соответствии со своим предназначением. Если организация велика, работников группируют вместе по функциональным областям, набор которых определяет ее основную структуру.

     Вертикальное  разделение труда, образующее иерархию, то есть подчиненность одних звеньев  организации другим, служит костяком ее управленческой структуры. Создание уровней управления используется для  дифференциации и координации управленческой работы.

     Технология, или связь между отдельными видами работ, может быть складывающейся, последовательной, связанной, групповой. Складывающаяся технология характеризуется тем, что  все работы в рамках организации, хотя и направлены на достижение какого-то конечного результата, но обычно слабо  связаны друг с другом, и завершенность  им придает последняя операция. Например, при создании агрегата участники  процесса по отдельности работают на кого-то одного, кто собирает конечный продукт.

     Последовательная  технология предполагает, что работы в организации вытекают друг из друга, и ни одна не может начаться раньше, чем закончится предыдущая, как происходит, например, на конвейерной сборке.

     Связанная технология означает, что работы взаимно  обусловливают друг друга, но при  этом не обязательно в строгой  последовательности. Так, съемка эпизодов фильма происходит совсем не обязательно в той очередности, в которой они будут смонтированы в окончательном виде.

     Наконец, групповая технология заключается  в том, что работы выполняются  на одном стационарном объекте (например, прокладка трассы) последовательно  или параллельно в зависимости  от ситуации.

     Внутренняя  среда характеризуется также  степенью дифференциации и интеграции производственных и трудовых процессов. Дифференциация означает такое распределение  между отдельными субъектами организации  выполняемых работ, когда каждая получает определенную степень завершенности  в конкретном результате, имеющем  самостоятельную ценность, но с точки  зрения организации не являющимся законченным  целым. Для обеспечения целостности  дифференциация деятельности должна дополняться  интеграцией, предполагающей сотрудничество исполнителей. Необходимость последнего как раз и обусловлена реальной взаимосвязанностью отдельных работ, сложившейся в результате разделения труда.

     Важнейшим элементом внутренней среды является организационный порядок, то есть совокупность постоянно автоматически действующих  социальных связей и норм, в соответствии с которыми подчиненные могут  действовать самостоятельно, не обращаясь каждый раз за указаниями к руководителю. Такой порядок может быть результатом спонтанно сложившегося механизма взаимодействия участников, но чаще искусственно конструируется, особенно на низовых уровнях организации, где его основы задаются технологией, и формализуется в соответствующих документах.

     Внутреннюю  среду организации составляют также  взаимоотношения между ее участниками. По содержанию эти отношения могут  быть либо деловыми, партнерскими, устанавливающимися в соответствии с разделением  труда и организационным порядком, либо эмоциональными, основанными на симпатиях и антипатиях.

     По  форме речь должна идти об отношениях силы и зависимости, с одной стороны, и независимости, с другой. Отношения  силы и зависимости больше характерны для неустоявшейся организации и оказывают на процесс ее формирования значительное влияние. Они часто бывают скрытыми, нестабильными, а проблемы, породившие их, серьезными и трудно разрешимыми.

     Сила  никогда не является односторонней, но часто разделена неравномерно, поэтому силовые отношения образуют в организации неустойчивое равновесие между подразделениями и неформальными  группами, стремящимися добиться превосходства  и укрепить свои позиции. Это придает  внутриорганиза-ционным отношениям динамизм.

     Партнерские отношения более открыты, стабильны, основываются на осознании взаимозависимости. Организации, где они господствуют, напоминают рынок, в то время как  предыдущие — поле битвы.

     Внешняя среда организации — это совокупность внешних факторов, с которыми последняя  взаимодействует, или которые она  должна учитывать в своей деятельности. Организация взаимодействует со средой, чтобы получать ресурсы в  обмен на продукты своей деятельности и удалять отходы. Внешняя среда  признается большинством современных  теорий управления главной характеристикой  организации.

     Внешняя среда характеризуется подвижностью, определяемой взаимосвязью отдельных  факторов: неопределенностью, сложностью, иерархичностью, темпами изменений (медленнее, в соответствии или быстрее реакции фирмы), степенью привычности событий (привычные; в пределах экстраполяции опыта; неожиданные, но имеющие аналоги в прошлом; неожиданные и совершенно новые), предсказуемостью (по аналогии с прошлым; путем экстраполяции; частичная предсказуемость; полная непредсказуемость). На различные элементы организации эти факторы оказывают неодинаковое влияние.

     Это придает деятельности организации, особенно в перспективе, элемент  неопределенности. В то же время, неопределенность во многом зависит и от внутренних моментов, среди которых можно  выделить непредсказуемость поведения  персонала и менеджеров.

     Внешняя среда организации по-другому  называется ее окружением, которое  бывает деловым и фоновым. Деловое  окружение образуют те явления, процессы и институты среды, с которыми организация непосредственно взаимодействует  и может оказывать на них влияние (например поставщики, потребители, посредники, конкуренты).

     К фоновому окружению организация  может только приспосабливаться, но целенаправленно влиять на него она  не в состоя нии. Политика государства, состояние рынка и многие другие обстоятельства подавляющему большинству организаций неподвластны — их приходится «принимать к сведению» и либо подчиняться, либо «уходить» от их воздействия, либо пытаться теми или иными способами нейтрализовать последствия.

     Руководство организации должно быстро улавливать изменения во внешней и внутренней среде, ясно осознавать их значение как в настоящем, так и в будущем, и выбирать наилучший вариант реакции в пределах существующих ресурсов. От того, насколько адекватно воспринимается менеджерами внешняя среда, зависит качество разрабатываемых решений. Речь идет, прежде всего, о выборе направлений развития, рынков и оптимальных технологий.