Мониторинг в управлении предприятием

Процедуры проводимого мониторинга, а также их результаты как свидетельства качества управленческой отчетности должны быть письменно зафиксированы. Требования правила (стандарта) аудиторской деятельности № 2 «Документирование аудита», утвержденного Постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 № 696, в отношении рабочих документов аудитора можно использовать к документам, которыми оформляются результаты мониторинга.

Рабочая документация по очередному контролю должна содержать все сведения, необходимые и достаточные для проведения следующих действий:

     составления отчета по результатам проверки;

     подтверждения того, что проверка проведена в соответствии с утвержденным порядком;

     осуществления организацией контроля за ходом проверки;

     планирования проверки.

В соответствии с данными требованиями рабочая документация должна содержать записи о планировании проверки; записи о характере, времени проведения и объеме выполненных контрольных процедур; выводы, сделанные на основе полученных в ходе проверки сведений с указанием всех существенных вопросов.

Для рабочей документации могут быть установлены следующие обязательные реквизиты: наименование документа; наименование организации; период, за который проводилась проверка; дата выполнения контрольных процедур или составления документа; содержание документа; личная подпись лица, составившего документ, и ее расшифровка; дата проверки документа; личная подпись лица, проверившего документ, и ее расшифровка.

По результатам каждой очередной проверки и анализа системы управленческой отчетности на каждое наименование отчетов может составляться отчет о результатах проверки[9].

К отчету о результатах проверки формы управленческой отчетности может прилагаться аналитическая записка, характеризующая промежуточные результаты контроля (по процедурам, указанным в плане мониторинга и инструкции).

Отсутствие отклонений на соответствующем уровне в отчете (графа «Наличие отклонений») может быть отмечено знаком «+», наличие отклонений — знаком «–» . В графе «Рекомендации» указываются причины несоответствия — конкретные недостатки. Эти недостатки могут быть двух видов: излишняя и (или) неполная информация, и относиться к одной или нескольким характеристикам отчетной формы — отчетным показателям, составу пояснений, пользователям отчета, отчету в целом. Соответственно, рекомендации по оптимизации системы управленческой отчетности могут быть включены в отчет о проверке в виде условного обозначения следующей структуры: Х.Х.Текст, — в котором на первом месте указывается знак «+» (дополнить форму отчетности) или знак «–» (исключить), на втором месте — буква, обозначающая вид дополняемых или исключаемых данных (М, О, П, А, З), на третьем месте — текстовое указание на конкретный показатель.

Буквенные обозначения имеют следующие значения: П — показатель управленческого отчета; А — пояснения к управленческому отчету; М — пользователь отчета (менеджер), означает расширение или сужение круга пользователей отчета на указанных далее лиц; О — отчет в целом, означает исключение отчета из системы управленческой отчетности; З — замена данного отчета на другой.

Такая система позволит увеличить наглядность отчета и, следовательно, повысить эффективность его применения.

Результаты проверки системы управленческой отчетности объединяются для общего анализа в сводном отчете[10].

Отчет о результатах проверки системы управленческой отчетности подписывается руководителем группы лиц, проводивших проверку.

Мониторинг управленческой отчетности предполагает оценку адекватности данной системы задачам управления. Такая оценка для большей ее эффективности должна носить двухсторонний характер, т.е. проводиться не только лицами, подготавливающими и проверяющими отчетность, но и пользователями соответствующих форм отчетности. В основе оценки соответствия управленческих отчетов потребностям пользователей, осуществляемой сотрудниками, подготавливающими и проверяющими данные отчеты, лежат аналитические процедуры:

     изучение показателей, необходимых для принятия управленческих решений на каждом участке управления согласно теоретическим положениям менеджмента и возможностям учета;

     сопоставление теоретически необходимых показателей с фактически применяемыми показателями по каждому участку управления.

Помимо проверки системы управленческой отчетности специальной группой сотрудников необходимо выявить мнения пользователей каждой формы отчета о степени и характере соответствия каждой формы потребностям данных пользователей. Для этого могут осуществляться запросы (поиск информации о качестве управленческой отчетности у менеджеров организации), на которые необходимо получить письменные подтверждения.

С этой целью каждому пользователю может предлагаться для заполнения (с периодичностью и в сроки проведения проверки системы управленческой отчетности) следующая форма отчета пользователя о качестве управленческой отчетности[11].

Отчеты всех пользователей объединяются сотрудниками группы проверки в сводный отчет пользователей о качестве управленческой отчетности (по форме индивидуальных отчетов о качестве с добавлением графы «Пользователь отчетности»)[12]. Данный отчет подписывается составившим его лицом и представляется руководителю проверки для анализа.

Замечания пользователей управленческой отчетности о ее качестве заносятся в Отчет о результатах проверки по соответствующим направлениям мониторинга (см. Приложение Г).

В целях повышения маневренности системы управленческой отчетности менеджеры должны иметь возможность представлять отчет пользователя о качестве управленческой отчетности не только в период проверки, а в любое время, когда, по их мнению, соответствующий отчет теряет свою полезность или может быть сделан более полезным.

Отчет о результатах проверки системы управленческой отчетности и отчет о качестве управленческой отчетности представляются лицу, ответственному за организацию управленческого учета, а также в случае наличия существенных недостатков, требующих пересмотра системы отчетности, — руководителю организации. Изменения документов и данных должны быть проанализированы и утверждены теми же службами, которые проводили первоначальный анализ и утверждали эту документацию. По решению ответственных лиц, оформленному организационно-распорядительным документом, все или некоторые рекомендации данных отчетов принимаются к исполнению. Формы управленческих отчетов и порядок их представления модифицируются с учетом принятых рекомендаций. Изменения в системе управленческой отчетности утверждаются организационно-распорядительным документом фирмы (приказом, распоряжением руководителя организации).

Таким образом, мониторинг управленческой отчетности способствует обеспечению оптимального развития организации за счет следующих факторов:

     распространения полномочий по совершенствованию отчетности не только на составителей данной отчетности, но и на ее пользователей;

     непрерывности контроля и модификации;

     делегирования части управленческих функций (элементов планирования, контроля, поддержания коммуникаций) сотрудникам, несущим ответственность за подготовку и представление управленческой отчетности;

     снижения затрат на управление предприятием.

Система управленческих отчетов в целом должна охватывать все объекты управления в организации. Соответственно, система внутреннего нормативного регулирования процессов подготовки и представления управленческой отчетности должна быть гармонизирована с прочими корпоративными (внутренними) стандартами предприятия. Такая система позволит упорядочить и связать все функции и сферы управления организацией на основе унифицированных описаний бизнес-процессов

43

2. Организация процедуры мониторинга на примере  ООО «Алтай Мебель»

2.1 Краткая характеристика предприятия  ООО «АлтайМебель»

ООО "АлтайМебель»" входит в состав концерна ПО «АлтайМебельПром», и является одним из основных производителей мебели в сибирском федеральном округе.

В настоящее время предприятием выпускается множество различных видов мебели, начиная от декоративных подушек и заканчивая крупными кухонными наборами.

Продукция ООО "АлтайМебель" отличается своей прочностью, надежностью, высоким качеством сборки.

На предприятии действует система по созданию новых и модификации старых изделий, основанная на творческой и инициативной работе конструкторских бюро: по разработке мягкой, корпусной и специализированной мебели.

Постоянно ведется работа по расширению ассортимента и повышению качества выпускаемой продукции. В настоящее время ассортимент выпускаемой продукции насчитывает свыше 550 наименований. Из них: мебель мягкая, корпусная, кухонная, школьная, малые формы мебели, фанера, гнутоклееные детали, плита древесностружечная, кашарованная, пиломатериалы и др.

Форма собственности общества  - негосударственная.  Уставный фонд  общества составляет 19 513 250 руб.

         Численность персонала – 548 человека.

Годовой оборот общества составляет  более 1200 млн. руб.

Сегодня продукция ООО «АлтайМебель» известна во многих городах России. Она экспортируется в такие страны СНГ как Казахстан Белорусия, Украина. Общий объем внешнеторговых операций уже превысил 33 млн. долл. Удельный вес экспортируемой продукции составляет  25% от общего объема выпуска. Основными экспортными позициями является: фанера, гнутоклееные детали (латофлекс), плита древесностружечная, плита древесностружечная кашированная, мебель мягкая, мебель корпусная.

Развитию экспорта способствуют многие факторы, и в первую очередь - техническое оснащение производства, которое уже сейчас в ряде случаев позволяет мгновенно перестраивать технологические процессы, ориентируя их на ту  продукцию, которая пользуется спросом.

2.2   Мониторинг снабжения материальными ресурсами, спроса, потребительской аудитории, конкуренции.

Обеспеченность лесосырьевыми ресурсами в деревообрабатывающей промышленности и мебельном производстве является одной из сложнейших проблем.

Сырье, необходимое для производства  продукции, в основном производится на предприятиях Общества: круглые лесоматериалы, шпон строганый и лущеный, фанера клеенная, ДСП шлифованная и кашированная, гнуто- и плоскоклееные детали, софтформинг, постформинг, мебельные заготовки, столярная плита, щиты мебельные. Фанерное сырье для лущения и строгания закупаются на предприятиях Новосибирской области и Красноярского края. Смолы, лаки, мебельная фурнитура в основном приобретаются в Новосибирской области. Основными поставщиками пленки, нити термопластичной, кромочного пластика, шлифовальных лент являются Германия, Австрия.

Основным сырьем, используемым в производственном процессе ООО «АлтайМебель», является древесина хвойных (в основном сосна) и лиственных пород в виде пиловочника (круглый лес) и пиломатериалов. Производство ориентировано на использование местных сырьевых ресурсов сибирского региона.

ООО «АлтайМебель» - одно из крупнейших потребителей круглого леса в качестве фанерного сырья для лущения (береза, ольха), фанерного сырья для строгания (дуб, ясень, клен), пиловочника хвойного и твердолиственного.

В Обществе существует служба, которая занимается входным контролем поступающих материалов по качеству и количеству в соответствии с "Положением о приемке товаров по количеству и качеству". При соответствии отгрузочным документам материалы отправляются в производство, в противном случае составляется акт первоначальной приемки, и материалы берутся на ответственное хранение. В сроки, предусмотренные договорами либо нормативными документами, результат сообщается поставщику, в установленные сроки поставщик обязан принять решение и поставить в известность общество. При согласии поставщика происходит двухсторонняя разбраковка по количеству и качеству. В случае неявки представителя поставщика в установленные сроки сырье и материалы принимаются комиссионно.

В условиях, когда прикрепление концерном «АлтайМебельПром»  ООО «АлтайМебель» и других деревообрабатывающих предприятий к лесозаготовительным организациям на получение круглых лесных материалов, не обеспечивает их потребностей в лесосырье, предприятия вынуждены находить другие источники поступления. Одним из таких источников поступления лесосырья являются проводимые Минлесхозом аукционы по продаже древесины.

Одним из условий успешной работы с поставщиками и покупателями продукции является точное и своевременное выполнение условий заключенных договоров и контрактов. Поэтому идет строгое соблюдение сроков поставки продукции, сроков оплаты, условий транспортировки товара, соблюдении оговоренного ассортимента закупаемой продукции, что обеспечивает слаженную работу клиентов с предприятием, а также способствует завоеванию благоприятного имидж ООО «АлтайМебель».

Работы по поставкам продукции заранее планируются. Это заключается не только в том, что в соответствующие сроки идет отгрузка продукции клиентам, а также и в том, что покупатели заранее присылают в Управление маркетинга заявки на мебель и другую продукцию, на основе которых формируется план производства на каждый последующий месяц.

Мнения оптовых покупателей, а также непосредственных потребителей продукции Общества играют важную роль в деятельности предприятия. Для оптовых покупателей Управлением маркетинга ежеквартально высылаются анкеты-опросники по утвержденной форме, которые позволяют изучить рынок мебельной и другой продукции в соответствующем регионе, уровень цен на продукцию конкурирующих фирм, позволяют узнать мнение клиентов по ассортименту производимой продукции, выявить запросы, желания клиентов по дизайну мебели, расцветкам, качеству, тканям, фурнитуре и т.д. Среди розничных покупателей проводится анкетирование непосредственно магазинами ООО «АлтайМебель» с целью изучения спроса на новую продукцию, выявления мнения также по поводу дизайна, расцветок, уровня цен, ассортименту и др. В работе предприятия учитываются все отзывы покупателей  - как положительные, так и отрицательные: отрицательные – с целью выявления и устранения недостатков по качеству самих товаров, условиям транспортировки, качеству обслуживания и т.д., положительные – для изучения спроса на продукцию, формирования планов производства (при положительных отзывах на конкретные модели мебели), и для повышения имиджа предприятия в целом.