Методы управления персоналом

    12.2  Оценка рабочих  мест 

                  Голосование.

                  — Кто за?  Кто  против?  Воздержался?..

    Итак, большинством голосов «за», при одном  Копернике против, вопрос о Земле  мы решили. Переходим к следующему вопросу...

                            А. Кнышев.  Тоже книга

 

    Рабочее место — это совокупность задач, функций и ответственностей, выполняемых специалистом для осуществления своей должности в организации.

    Оценка  рабочих мест, или инспекция труда, — это независимая проверка работы с целью:

    • анализа содержания труда, ее проверки на степень адекватности и оптимальности  для выполнения конкретной функции  в организации;

    • гарантии качества выполняемой работы, проверки стандартов выполнения работы;

    • формирования предложений по совершенствованию  организационной структуры, обеспечения  выполняемой деятельности.

    Оценка  рабочих мест — это инструмент контроля труда в мелях обеспечения помощи руководителям и самим сотрудникам. Оценка рабочих мест может дать информацию о степени соответствия работы заданным стандартам, ее обеспеченности необходимыми средствами, компетенциями и полномочиями. Такая оценка может дать независимую информацию о содержании и порядке реализации деятельности, позволить провести экспертизу порядка ее реализации, а также обогатить сложившееся направление новыми подходами.

    Подготовка  к проведению оценки рабочих мест

      Оценка рабочих мест может быть эффективна в случае ее регулярного осуществления, так как именно в этом случае появляется возможность мониторинга трудового процесса и снимается проблема экстраординарности самих процедур оценки. Поэтому целесообразно составлять план оценки рабочих мест и проводить эту работу регулярно.

    Подготовка  к проведению оценки рабочих мест должна дать возможность получить нормативные документы, в соответствии с которыми реализуется та или иная деятельность, списки персонала, ее осуществляющего, прогноз изменения содержания данной работы.

    Перед проведением оценки рабочих мест необходимо познакомить инспекторов с сотрудниками, выполняющими инспектируемую деятельность, согласовать графики посещения рабочих мест, показать инспекторам всю «географию» отдела, в котором работают исполнители. Следует уделить достаточное внимание установлению хорошего контакта между инспекторами и сотрудниками (менеджерами) изучаемого подразделения, согласовать ожидания с целями предстоящего мероприятия, сроки и форму представления результатов. Несмотря на то, что оценка труда проводится, как правило, по заказу вышестоящего руководства, результаты должны ожидать и быть готовы использовать и сами сотрудники. Только в этом случае проводимое мероприятие может быть с интересом воспринято всеми сторонами.

    Порядок проведения оценки определяется порядком выполняемых функций. Целесообразно следовать естественному движению работы, последовательно проанализировать те этапы и мероприятия, которые выполняются работником. Собеседование с руководителем позволяет ему изложить свое представление о порядке и условиях  выполнения изучаемой функции, описать особенности работ на конкретном рабочем месте и будущие тенденции их изменения. Целесообразно побеседовать и со следующим в цепи иерархии сотрудником, даже если он просто повторит сказанное руководителем, это даст возможность проверить полученную информации и уточнить ее.

    После беседы с руководящими работниками, рассматривать работу целесообразно, начиная с  наименее компетентных сотрудников, тех, кто выполняет  эту работу, может быть, недавно, или не очень качественно, и кончая вновь руководителем.

    Проведение  интервью

      Интервьюирование максимального числа исполнителей конкретной деятельности должно стать обычной практикой, даже если кажется, что достаточно материала формулировки выводов, — это даст возможность получить максимально объемный материал о конкретном рабочем месте. Так же, как и при профессиографическом анализе, при проведении оценки рабочего места важно уделить внимание и всем контактам, реализуемым конкретным специалистом. Поэтому важно увидеть все связи и собрать информацию о пограничных работах, осуществление которых сопряжено с выполнением исследуемой деятельности.

    Проведение  интервью при анализе рабочих  мест, как и любого другого типа интервью, требует специальной подготовки и правильно организованного пространства. Целесообразно подготовить структуру интервью, согласовать заранее время и проводить его непосредственно на рабочем месте, когда все материалы и документы могут быть доступны. Однако, если интервьюируемый настаивает на проведении интервью вне рабочего места, так как хочет сохранить конфиденциальность, к его просьбе следует прислушаться. Важно развести во времени эти интервью.

    Цель  аттестационного интервью — выявление  профессиональной компетентности сотрудника, цель интервью при оценке рабочего места — выявление проблем реализации деятельности, оценки точности ее регламентации и обеспеченности необходимыми ресурсами и полномочиями.

    До  проведения интервью целесообразно  попросить сотрудника заполнить  письменный  опросник, включающий следующие темы:

1. персональные данные
2. рабочее место — кабинет, количество сотрудников, работающих в данном помещении;

    3) фамилии руководителя, перед которым  ответственен, сотрудников и состав персонала, подчиненного сотруднику;

    4) фамилия сотрудника, который замещает  опрашиваемого (и который замещает сам опрашиваемый) в случае необходимости;

    5) описание главных элементов работы (типов задач) с указанием приблизительного  времени, затрачиваемого на каждый  из элементов;

    6) описание параметров изменчивости  работы и причин;

    7) описание пиковых ситуаций (или если это бывает) ситуаций спада объемов работы;

    8) ситуации внеурочной работы, объемы  и причины;

    9) оценка возможности постоянного  увеличения работы (примерно на 10%) без сверхурочной работы;

    10) замечания относительно работы (объема  и сложности);

    11) предложения по улучшению работы, ее обеспеченности. Проведение интервью  может начинаться с уточнения  ответов данных на письменный  вариант опросника.

      Дополнительно следует уточнить:

    1) какую часть работы выполняет  сотрудник, какую помощь ему оказывают начальники, подчиненные, советники,  специалисты;

    2) что происходит до начала работы (его включения в реализацию  работы) и после, как сотрудник  освобождается от работы после  ее реализации;

    3) кто влияет на работу;

    4) как работа выполняется, что  реально делает сотрудник и как долго;

    5) когда и в какой последовательности  выполняется работа. Как она начинается, с чего, получает ли сотрудник  непосредственное указание от  начальника или сигналом к  началу служит какой-либо другой  сигнал;

    6) где (территориально) выполняется работа, особенно если её часть выполняется в другом месте;

    7) кто оценивает качество работы  и освобождает от нее сотрудника;

    8) накапливается ли работа, в какой  степени требуется сверхурочная  работа;

    9) что препятствует выполнению  работы, есть ли какие-либо   факторы,   тормозящие   эффективность   и   экономичную деятельность.

    Заявление сотрудника о том, что он перегружен, следует не  воспринимать буквально, а постараться разобраться, почему и когда, в силу каких обстоятельств  работа накопилась и происходит ли это регулярно и почему.

    Анализ  беседы   

    После проведения встречи целесообразно  подготовить первичные заметки, включающие:

    •   дату и время беседы;

    •   имя должностного лица;

    • описание работы, выполняемой служащим, и текущего паттерна работы, процедурные  аспекты, ее место в деятельности организации, качество и количество;

    • детали текущей работы, информацию о накопившихся работах, причинах отсрочки в выполнении, причинах накопления, пиках сверхурочных работ;

    • мнение служащего о работе, ее количестве и качестве, оценки уровня стандартности в момент проведения оценки;

    •  впечатление инспектора о должности.

    По  результатам оценки рабочих мест инспектор должен:

    1. Составить отчет, включающий:

•  введение — цель оценки рабочего места, порядок ее проведения, сроки и ответственные;

    • методы — какие были проведены встречи, с кем, были ли использованы опросники и конкретные формы интервью;

    •   историю — описание целей, истории  и структуры организации;

    • содержательную часть — перечень полученных фактов. Целесообразно формулировать  полученные выводы в соответствии с ходом инспекции;

    •  краткое описание выводов и предложений  в отношении содержания анализируемой работы, рекомендации по ее изменению, модификации или обеспечению недостающими ресурсами;

    • приложения — подтверждающая информация, графики и схемы, статистические данные, конкретные результаты, ни которые ссылаются в основном тексте отчета.

      2. Оценить ранг поста (рабочего места), соотнося различные рабочие места (должности) по следующим параметрам:

    •   объем и специфика знаний, необходимых для реализации работы;

    • степень инициативности и полнота  использования различных ресурсов для реализации работы;

    • комплексность работы, предполагающая особую трудность в формулировке суждений и принятии решений;

    • специфика функций управления данным рабочим местом (специалистом);

    •  количество и особенности подчиненных (руководимых рабочих мест) с точки зрения их разносторонности, специфичности, алгоритмизируемости.

    3. Сформулировать рекомендации по совершенствованию рабочего места (конкретной должности) в целях обеспечения реализации возложенных на данного сотрудника функций.

    По  результатам оценки рабочих мест появляется возможность модифицировать те или иные аспекты рабочих функций, проводить мониторинг содержания труда и фиксировать проблемы реализации отдельных направлений работы еще до того, кик они стали трудно преодолимыми. 

    12.3.   Обеспечение качества  труда 

                            — Кто вы по профессии?

                            — Лучший.

                            — Что — «лучший»

                            — Я — лучший по профессии.

                                    А. Кнышев.   Тоже книга

 

    Не  менее важными аспектами при обеспечении конкурентоспособности организации являются и вопросы качества выпускаемой продукции. Если инспекция труда (оценка рабочих мест) может дать возможность выявить внутриорганизационные затруднения, то анализ качества дает возможность увидеть затруднения при использовании продукта организации, оценить ее преимущества по сравнению с аналогичными товарами других фирм.

    В последнее время вопрос качества продукции становится одним из основных для клиентов, большая часть их претензий к своим поставщикам в той или иной степени связана с проблемами качества.

    Исследование, проведенное одной из маркетинговых  фирм в США и Канаде, показало, что   клиенты отказываются от своих поставщиков по следующим  причинам: