Контроль как функция управления

ПЕРЕСМОТР СТАНДАРТОВ. Не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты  могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы — это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты.

Часто случается  так, что система контроля указывает  на необходимость пересмотра планов. Если, например, почти все коммивояжеры превышают свои квоты на 50%, то, видимо, это — слишком низкая квота, и  она не может служить стандартом приемлемой результативности. Успешно  действующие организации зачастую вынуждены пересматривать свои стандарты  в сторону повышения. Кроме того, временами оказывается, хотя это  и не должно происходить слишком  часто, — что планы составлены чересчур оптимистично. Поэтому стандарты  подчас надо пересматривать и в сторону  понижения. Стандарты, требования которых  выполнить очень трудно, фактически, делают тщетными стремления рабочих  и менеджеров достичь сформулированных целей и сводят на нет всю мотивацию. Как и в случае с корректирующими  действиями различного типа, необходимость  радикального пересмотра стандартов (в  сторону повышения или понижения) может служить симптомом проблем, возникших либо в процессе собственно контроля, либо в процессе планирования.

          4.Поведенческие аспекты  контроля

Люди являются неотъемлемым элементом контроля, как, впрочем, и всех других стадий управления. Поэтому при разработке процедуры  контроля менеджер должен принимать  во внимание поведение людей.

Конечно, то обстоятельство, что контроль оказывает сильное  и непосредственное воздействие  на поведение, не должно вызывать никакого удивления. Менеджеры часто намеренно  делают процесс контроля нарочито видимым, чтобы оказать воздействие на поведение сотрудников и заставить  их направить свои усилия на достижение целей организации. Так, например, каждого  банковского служащего, осуществляющего  какие-либо сделки, совершенно недвусмысленно предупреждают, что каждый доллар банка  должен проходить по счетам каждый день. Денежные расчеты часто проверяются  и перепроверяются старшими служащими, как об этом и говорилось в предупреждении. Аналогично, никто не делает секрета  из регулярных проверок качества изделий  на заводах. Те сотрудники фирм, которые  обладают правом выдавать кредиты или  подписывать чеки, твердо знают, что  вся финансовая отчетность будет  тщательно проверена независимыми аудиторами.

Идея, лежащая  в основе желания сделать процесс  контроля наглядным и видимым, состоит  не в том, чтобы зафиксировать  ошибки или мошенничество, а в  том, чтобы предотвратить их. Менеджеры  надеются, что сотрудники, зная о  том, что контроль существует и действует  эффективно, будут сознательно стараться  избегать ошибок, сомнительных сделок и т.п. В свою очередь, это увеличивает  возможности контроля максимально  сближать реальные результаты с намеченными.

Возможные негативные последствия 

К сожалению, хотя большинство менеджеров хорошо знает о том, что процесс контроля может быть использован для оказания положительного воздействия на поведение сотрудников, некоторые забывают о возможностях контроля вызывать непреднамеренные срывы в поведении людей. Эти негативные явления часто являются побочными результатами наглядности действия системы контроля.

ПОВЕДЕНИЕ, ОРИЕНТИРОВАННОЕ  НА КОНТРОЛЬ. Сотрудники организации  обычно знают, что для оценки результативности их деятельности руководство применяет  различные методы контроля. Они знают, что их ошибки и достижения в тех  областях, где руководство установило стандарты и наиболее последовательно  выполняет процедуру контроля, послужат со всей очевидностью основанием для  распределения вознаграждений и  наказаний. Поэтому, если сказать, что  подчиненные обычно делают то, что начальство хочет увидеть от них при проверке, будет чаще всего правдой.

Анализируя воздействие  контроля на поведение людей, Хемптон, Саммер и Уэббер отметили следующее. “Сам факт измерения результатов влияет на поведение людей, работу которых обследуют. Когда начальство измеряет результаты работы подчиненных, оно тем самым включает цепочку познавательных и мотивационных эффектов. Подчиненные стремятся интерпретировать эти измерения как процессы, которые определяют важнейшие аспекты их работы. Они реагируют на это, пытаясь зафиксировать измерения на уровне, который подлежит вознаграждению”. В некоторых исследованиях подтверждается тенденция сотрудников всячески подчеркивать работу в тех областях, где проводятся измерения, и пренебрегать той, где подобных измерений не проводится . Такой тип поведения называется ПОВЕДЕНИЕМ, ОРИЕНТИРОВАННЫМ НА КОНТРОЛЬ. Необходимо тщательно спроектировать систему контроля с учетом подобных эффектов, иначе она будет направлять сотрудников на то, чтобы хорошо выглядеть при проведении контрольных измерений, а вовсе не на то, чтобы достичь целей организации.

Такая проблема иногда может возникнуть, если оценивать работу коммивояжеров только на основе объема их продаж. Опытные коммивояжеры знают, что звонок в уже знакомое место с большей вероятностью приведет к продаже их товара, чем звонок в незнакомое место. Таким образом, если объем проданных ими товаров в долларах будет единственной оценкой их работы, то коммивояжеры будут сосредоточивать свои усилия на уже знакомых покупателях, не заботясь о перспективах. Если в перечень общих целей организации входит также увеличение ее доли на рынке, чего можно достичь только путем привлечения новых покупателей, то, очевидно, что такое поведение коммивояжеров может привести к отрицательным последствиям. Так, в частности, если фирмы-конкуренты будут успешно увеличивать свои доли на рынке, то доля данной организации будет прогрессирующе уменьшаться.

Аналогично, если при оценке деятельности коммивояжеров  исходить только из достигнутого ими  объема продаж и не учитывать степени  удовлетворения ими потребностей покупателя и уровень его обслуживания, то коммивояжеры могут и проигнорировать  решение этих жизненно важных задач. Они, например, могут не позвонить  клиенту после исполнения его  заказа и не спросить, не возникло ли у него каких-либо проблем, не реагировать  на возникновение таких проблем  и даже не информировать покупателей  о новых товарах, представляющих для них потенциальный интерес. Кроме того, если не оценивать коммивояжеров  по количеству и качеству информации, нужной их организации и передаваемой ими в отдел маркетинга, то они  такую информацию или вообще предоставлять  не станут, или будут делать это от случая к случаю. При этом организации значительно труднее достичь важных целей, связанных с разработкой и внедрением новой привлекательной продукции в ответ на изменение потребностей покупателей. В итоге можно заключить, что односторонний контроль может обеспечить эффективное достижение какой-либо одной цели организации, но в долгосрочном плане он будет препятствовать достижению интегральных целей организации во многих важных областях.

Эта проблема получила дополнительное освещение в исследованиях  по практическим вопросам управления в Советском Союзе, где недавно  были начаты эксперименты с различными формами материального вознаграждения в целях повышения производительности труда. Оказалось, что когда менеджеров вознаграждали за повышенный объем  выпуска продукции, они добивались этих целей за счет отказа от текущего ремонта и планово-предупредительного техобслуживания производственного  оборудования. Это приводило к  тому, что в последующие периоды  времени, когда возникали проблемы ремонта оборудования, выпуск продукции  падал. Если же проведение текущего ремонта  и планово-предупредительного техобслуживания  тоже использовать в качестве стандартов, то подобных трудностей не возникнет.

ПОЛУЧЕНИЕ НЕПРИГОДНОЙ  ИНФОРМАЦИИ. Другой потенциальный поведенческий  эффект контроля заключается в том, что он может побуждать людей  выдавать организации непригодную  информацию. Так, например, выдвигая новый  проект или предлагая новый бюджет, менеджеры могут переоценить  объем необходимых ресурсов и  недооценить объем возникающих  доходов. Если руководство высшего  звена по привычке уменьшает бюджетные  заявки в ходе их анализа (это один из видов контроля), то завышение  заявок увеличивает вероятность  того, что нижестоящие менеджеры  получат именно те суммы, которые  им действительно нужны. Кроме того, если деятельность менеджеров оценивается по тому, насколько хорошо они укладываются в бюджетные рамки, то запрашивая денег больше, чем нужно, они оставляют себе некоторую лазейку. Такие менеджеры могут совершать ошибки, но в то же время формально их деятельность будет оцениваться достаточно высоко. Аналогично менеджеры могут стараться устанавливать заниженные цели, увеличивая вероятность реального их достижения и получения вознаграждения в период подведения итогов. Проблема, возникающая в этих случаях, состоит в том, что контролеры не знают, сколько и каких ресурсов надо затратить и каких целей организация может достичь на самом деле. Все это может привести к тому, что будут упущены важные возможности для развития организации.  

      5.Пути повышения эффективности контроля

Ньюмен сформулировал несколько рекомендаций для менеджеров, которые хотели бы избежать непреднамеренного негативного воздействия контроля на поведение сотрудников и, таким образом, повысить его эффективность . Эти рекомендации таковы.

УСТАНАВЛИВАЙТЕ  ОСМЫСЛЕННЫЕ СТАНДАРТЫ, ВОСПРИНИМАЕМЫЕ СОТРУДНИКАМИ. Люди должны чувствовать, что стандарты, используемые для  оценки их деятельности, действительно  достаточно полно и объективно отражают их работу. Кроме того, они должны понимать, чем и как они помогают своей организации в достижении ее интегральных целей. Если же сотрудники видят, что установленные стандарты  контроля не полны и не объективны или же попросту “ловят блох”, то они  могут игнорировать их и сознательно  нарушать или же будут испытывать усталость и разочарование.

Менеджеры должны также стремиться к тому, чтобы  установленные ими стандарты  были бы искренне восприняты и одобрены теми людьми, чью деятельность они  будут определять. Как мы уже отмечали, некоторые авторы считают, что для  повышения приемлемости стандартов необходимо, чтобы работники сами принимали участие в их разработке. В одной из работ было показано, что реальное участие сотрудников  в выработке решений и формировании целей на этапе разработки бюджета  привело к значительно более  интенсивному их вовлечению в работу организации по достижению ее целей. Мы опишем конкретные методы привлечения  сотрудников к разработке стандартов, когда будем рассматривать программно-целевое  управление и разработку бюджета  с нулевой базой.

УСТАНАВЛИВАЙТЕ  ДВУСТОРОННЕЕ ОБЩЕНИЕ. Если у подчиненного возникают какие-либо проблемы с  системой контроля, то у него должна быть возможность открыто обсудить их, не опасаясь, что руководство  обидится на это. Профессор Ньюмен считает, что любой руководитель, осуществляющий контроль в организации, — от президента до бригадира — должен откровенно обсудить со своими подчиненными, какие значения ожидаемых результатов будут применяться в качестве стандартов в каждой области контроля. Подобное общение должно увеличивать вероятность того, что работники точно поймут истинную цель контроля и помогут установить скрытые упущения в системе контроля, неочевидные для ее создателей из высшего руководства фирмы.

ИЗБЕГАЙТЕ ЧРЕЗМЕРНОГО  КОНТРОЛЯ. Руководство не должно перегружать  своих подчиненных многочисленными  формами контроля, иначе это будет  поглощать все их внимание, и приведет к полному беспорядку и краху. Основной вопрос, который надо задавать при введении того или иного типа контроля, следующий “Необходимо ли это для того, чтобы предотвратить или предупредить значительные отклонения от желаемых результатов?” Кроме того, конторолеры-руководители не должны проверять работу чаще и тщательнее, чем это необходимо. Иначе, по понятным причинам, это может просто раздражать.

УСТАНАВЛИВАЙТЕ  ЖЕСТКИЕ, НО ДОСТИЖИМЫЕ СТАНДАРТЫ. При  разработке мер контроля важно принять  во внимание мотивацию. Четкий и ясный  стандарт часто создает мотивацию  уже тем, что точно говорит  работникам, чего же ждет от них организация. Однако согласно мотивационной теории ожидания, можно мотивировать людей  на работу для достижения только тех  целей, которые они склонны считать  реальными. Таким образом, если стандарт воспринимается как нереальный или  несправедливо высокий, то он может  разрушить мотивы работников. Аналогично, если стандарт установлен на столь  низком уровне, что достичь его  не составляет никакого труда, это обстоятельство может оказывать демотивирующее воздействие на людей с высоким уровнем потребностей в достижении высоких результатов. Хороший менеджер чувствует разницу в потребностях и возможностях подчиненных и устанавливает стандарты с учетом этих различий.

ВОЗНАГРАЖДАЙТЕ  ЗА ДОСТИЖЕНИЕ СТАНДАРТА. Если руководство  организации хочет, чтобы сотрудники были мотивированы на полную самоотдачу в интересах организации, оно  должно справедливо вознаграждать  их за достижение установленных стандартов результативности. Согласно теории ожидания существует четкая взаимосвязь между  результативностью и вознаграждением. Если работники не ощущают такой  связи или чувствуют, что вознаграждение несправедливо, то их производительность в будущем может упасть.

В организации, где работает мой брат руководство не вознаграждало за достижения определённых целей и работники  уволнялись с этой организации и поэтому производительность падала. Потом руководство поняло, что без вознаграждения сотрудников, не будет дальнейшей производительности и справедливо вознаграждали их.

Характеристики  эффективного контроля

Поведение людей, естественно, не единственный фактор, определяющий эффективность контроля. Для того чтобы контроль мог выполнить  свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

Стратегическая  направленность контроля

Для того чтобы  быть эффективным, контроль должен иметь  стратегический характер, т.е. отражать общие приоритеты организации и  поддерживать их. Относительная сложность  оценки какого-либо вида деятельности в количественном виде или измерения  ее результативности по принципу затраты  — эффект никогда не должна служить  критерием для решения — нужно  ли вводить механизм контроля. Деятельность в областях, которые не имеют стратегического  значения, следует измерять не очень  часто, и о полученных результатах  можно никому и не сообщать до тех  пор, пока отклонения не станут необычно большими. Абсолютный контроль над  обычными операциями (такими как мелкие расходы) не имеет смысла и будет только отвлекать силы от более важных целей. Открытое неповиновение требованиям вести детальную бухгалтерскую отчетность по всем видам расходов, которое можно часто наблюдать в торговых организациях, это фактически единственный способ, с помощью которого коммивояжеры могут донести до своего руководства ту мысль, что огромные отчеты о расходах — нонсенс, а не разумный контроль.