Контроль как функция управления

 

 

                                          

 

                                    Введение.

Время, в которое мы живем, - эпоха перемен. Наше общество осуществляет исключительно трудную, во многом противоречивую, но исторически неизбежную и необратимую  перестройку. В социально-политической жизни это переход  от тоталитаризма  к демократии, в  экономике - от административно-командной  системы к рынку, в жизни отдельного человека - превращение  его из “винтика”  в  самостоятельного субъекта хозяйственной деятельности. Такие изменения в обществе, в экономике, во всем нашем жизненном укладе сложны тем, что они требуют изменения нас самих.

Важная  часть этого изменения, как показывает мировой  опыт, - постижение науки  и искусства менеджмента.

В упрощенном понимании, менеджмент - это  умение добиваться поставленных целей, используя  труд, интеллект, мотивы поведения других людей. Менеджмент - по-русски “управление” - функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных  организациях. Менеджмент - это также область  человеческого знания, помогающего осуществить  эту функцию. Наконец, менеджмент как собирательное  от менеджеров - это  определенная категория  людей, социальный слой тех, кто осуществляет работу по управлению.

А управление рассматривается  как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью  других - это не какое-то единовременное действие, а серия взаимосвязанных  непрерывных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, очень важны для  успеха организации. Их называют управленческими  функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит  из серии взаимосвязанных  действий. Процесс  управления является общей суммой всех функций.

В организации менеджмент обеспечивает связанность  процессов между  собой. Менеджмент имеет  несколько функций, таких, как планирование, организация, регулирование, учет, среди  которых контроль занимает не последнее место. На современном предприятии контроль является важнейшей стадией процесса управления.

Контроль  должен обеспечить фиксирование состояния объекта  управления в определенный момент времени для принятия решений по регулированию этого объекта. Контроль выступает главным инструментом для выработки управленческих решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирм.

Одна  из важнейших причин необходимости осуществления  контроля состоит  в том, что любая  организация, безусловно, обязана обладать способностью, вовремя  фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они  повредят достижению целей организации.

Равно важной является и  положительная сторона  контроля, состоящая  во всемерной поддержке  всего того, что  является успешным в  деятельности организации. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит  в том, чтобы определить, какие именно направления  деятельности организации  наиболее эффективны. Определяя успехи и неудачи организации  и их причины, мы получаем возможность, достаточно быстро адаптировать организацию к  динамичным требованиям  внешней среды.

Тем не менее, многие менеджеры  на практике пренебрегают функцией контроля, что, несомненно, снижает  эффективность всей системы управления предприятием или  организацией, делает достижение поставленных целей затруднительным. Особенно опасно недооценивать  значимость контроля в современных  российских условиях.

Мы  часто упоминаем о тех неопределенностях, которые сопровождают процесс управления и о необходимости рассматривать управление как своего рода бесконечный процесс. Планы не всегда выполняются так, как было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды, и организация должна соответственно к ним адаптироваться. Мы начинаем удивляться, как же руководству организации удается, в конце концов, определить, достигло ли оно своих целей, как оно обнаруживает собственные ошибки и ошибки персонала и как оно определяет, когда организации должны начинать процесс адаптации. Ответ прост. Все это достигается с помощью контроля. Контроль, попросту говоря, это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в известной корректировке.

                

 

                        1.Понятие контроля

Контроль —  это одна из основных функций управления, представляющая собой обеспечение  достижения целей, поставленных организацией, реализации принятых управленческих решений. При помощи контроля руководство  организации определяет правильность своих решений и устанавливает  потребность в их корректировке.

В техникуме учителя  постоянно контролируют  работу ученика, как  он выполнил данное задание.

Осуществлять  контроль — это значит, с одной  стороны, устанавливать стандарты, измерять фактически достигнутые результаты и их отклонения от установленных  стандартов; с другой — отслеживать  ход выполнения принятых управленческих решений и оценивать достигнутые  результаты в ходе их выполнения.

Моя бабушка работает в школе учительницей. Она проверяет тетради школьников, ставит оценки, тем самым контролирует их выполнение домашней работы.

Именно результаты контроля становятся основанием для  руководителей организации корректировать принятые ранее решения, если отклонения в ходе реализации принятых ранее  решений значительны.

Одна  из важнейших причин необходимости  осуществления контроля состоит  в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Равно важной является и положительная  сторона контроля, состоящая во всемерной  поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы  определить, какие именно направления  деятельности организации наиболее эффективны. Определяя успехи и неудачи  организации и их причины, мы получаем возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям  внешней среды.

Контроль  не только позволяет проблемы и реагировать  на них так, чтобы достигнуть намеченных целей, но и помогает руководству  решить, когда нужно вносить радикальные  изменения в деятельности организации.

Контроль - это критически важная и сложная  функция управления. Одна из важнейших  особенностей контроля, которую следует  учитывать в первую очередь, состоит  в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как  неотъемлемую часть своих должностных  обязанностей, даже если никто ему  специально этого не поручал.

    Наиболее распространенным заблуждением неопытного менеджера является уверенность в том, что принятое им решение будет выполнено подчиненными автоматически, без особых усилий с его стороны. Управленческое решение может остаться нереализованным, если менеджер не осуществит некоторую организационную работу, не прибегнет к реализации таких управленческих функций, как регулирование и контроль действия работников предприятия. Опытные, эффективно работающие менеджеры уже на стадии выработки решения ставят перед собой следующие организационные вопросы:

Кто из подчиненных  будет реализовывать данное управленческое решение?

Каков уровень  квалификации работника, который будет  реализовывать данное управленческое решение?

Насколько данное управленческое решение соответствует  квалификации работника, который будет  его реалшовывать?

Имеются ли ресурсы  для выполнения данного управленческого. решения и в каком объеме?

Контроль является последней из основных функций менеджмента, после планирования, организации  и мотивации.

Контроль —  это процесс, обеспечивающий достижение фирмой поставленных целей.

Контроль —  это управленческая деятельность, в  задачи которой входит количественная и качественная оценка, учет результата работы организации.

Контроль на предприятии должен быть направлен  на выявление, предупреждение отклонений и недостатков, а также на их оперативное  устранение.

Главными инструментами  выполнения этой функции являются наблюдение, проверка всех сторон деятельности предприятия, учет и анализ. В общем  в процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов и даже норм и нормативов.

В подчинении у «Газпрома» находится свыше двух сотен крупных предприятий. Понятно, что непрерывное наблюдение за состоянием хода дел на подчиненных предприятиях и оказание в случае необходимости корректирующего воздействия было бы весьма желательным, но на деле это довольно сложно как с организационной, так и с технической точки зрения.

 

                                      2. Виды контроля

Контроль есть фундаментальный  элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство станет вам более понятным после того, как мы познакомимся с тремя основными видами контроля: предварительным, текущим и заключительным. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления (рис. 14.1.).

Предварительный контроль

Контроль напоминает айсберг, большая часть которого, как известно, скрыта под водой. Некоторые  наиболее важные виды контроля данной организации могут быть замаскированы  среди других функций управления. Так, например, хотя планирование и  создание организационных структур редко относят к процедуре  контроля, они как таковые позволяют  осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным  потому, что осуществляется до фактического начала работ.

В магазинах продавцы контролируют качество доставленных им товаров, заранее позвонив поставщикам.

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а  именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку  правила и линии поведения  вырабатываются для обеспечения  выполнения планов, то их строгое соблюдение — это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях — по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

ЧЕЛОВЕЧЕСКИЕ  РЕСУРСЫ. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых  и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и  квалифицированных людей.                   Мой папа, который работает директором в одной фирме, чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, он устанавливает минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом.

В организации, где работает мой дядя, предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.