Контроль как функция управления

       Простейшие  методы контроля требуют меньших  усилий и более экономичны. Но самое  важное состоит в том, что, если система  контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней, не понимают и не поддерживают ее, – такая система контроля не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

       Существует  много примеров организаций, затративших  большие средства на разработку изощренных методов контроля, которые, однако, никогда не применялись, потому что были чересчур сложны для людей, призванных их применять. 

Экономичность контроля 

       Очень редко стремятся достичь при  помощи контроля полного совершенства в работе организации, поскольку  прогрессирующие усовершенствования и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших затрат усилий и средств. Так, например, количество отгрузок продукции, получаемых какой-либо обычной фирмой, почти наверняка не очень велико. И поэтому, если только груз не очень ценный или если его достаточно легко подсчитать, лучше оприходовать всю поставку в целом и примириться с возможными хищениями, чем проверять содержание каждого ящика – это будет стоить очень дорого.

       Никогда не следует забывать, что все затраты, совершаемые организацией, должны приводить к увеличению ее преимуществ и доходов. Затраты средств должны приближать организацию к поставленным целям. Таким образом, если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему контроля вообще или же ввести менее тщательный контроль. Вообще, поскольку в контроле скрыто много побочных затрат, таких как затраты рабочего времени и отвлечение ресурсов, которые могли бы быть затрачены на решение других задач, то для того, чтобы контроль был экономически оправдан, отношение затрат к возможной прибыли у него должно быть довольно низким.

       Конечно, для того чтобы определить реальное соотношение затрат и прибыли  для системы контроля, необходимо рассматривать как долгосрочные аспекты, так и краткосрочные. Так, например, для большинства ресторанов бессмысленно контролировать стоимость каждого блюда в меню с точностью до одного цента.

       Если  и существует какое-либо твердое  правило контроля, то оно, прежде всего, состоит в том, что любой контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является еще одним синонимом потери контроля.

ГЛАВА 2.

  АНАЛИЗ  СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ОАО «ЧЕЛНЫСТРОЙРЕМОНТ» 

2.1. Краткая характеристика предприятия ОАО «Челныстройремонт» 

       Деятельность  предприятия, его права и обязанности  регулируется законом о предпринимательской  деятельности. Управление предприятием осуществляется в соответствии с  его Уставом. Предприятие является юридическим лицом, пользуется правами и выполняет обязанности, связанные с его деятельностью, имеет самостоятельный баланс, текущий счет в банке, гербовую печать со своим наименованием и бланки. В целях обеспечения своей деятельности может открывать в банках бюджетные и расчетные счета.

       Задачами предприятия  являются:

• предоставление услуг жилищно-коммунальной сферы;
• проведение единой политики по комплексному развитию жилищного и коммунального хозяйства, его эксплуатации, текущему и капитальному ремонту, реконструкции, обеспечению его устойчивого экологически безопасного функционирования;
• осуществление правового, организационного и методического обеспечения проведения реформы в жилищно-коммунальном хозяйстве;
• анализ общей экономической ситуации в отрасли, результатов работы подрядных  предприятий, разработка и осуществление мер по улучшению их деятельности;
• координация деятельности органов местного самоуправления муниципальных образований области в вопросах эксплуатации, ремонта и развития жилищно-коммунального хозяйства;
• решение задач по привлечению инвестиций (в том числе от населения) на развитие жилищно-коммунального хозяйства с осуществлением контроля за их рациональным использованием;
• содействие в проведении антимонопольной политики, создании конкурентной среды, укреплении договорной дисциплины в сфере жилищно-коммунального хозяйства;
• проведение оптимальной тарифной политики в условиях рыночной экономики с учетом обеспечения социальной защиты населения в сфере жилищно-коммунального хозяйства;
• контроль за использованием, содержанием и ремонтом жилищного фонда независимо от его принадлежности в части обеспечения защиты прав и законных интересов граждан и государства;
• выполнение функций заказчика по капитальному строительству объектов коммунального назначения.

       ОАО «Челныстройремонт» возглавляет генеральный директор, он руководит предприятием и организует его деятельность на принципах единоначалия.

Структура ОАО «Челныстройремонт» 

       Схема структуры управления ОАО «Челныстройремонт» представлена в приложении 1. На схеме структуры управления представлена смешанная система, в которой сочетается линейная и функциональная системы. В этом случае решения, подготовленные функциональными подразделениями рассматриваются и утверждаются линейным руководителем, который передает их подчиненным подразделениям.

       При очень большом объеме разнообразных  вопросов такая схема чрезвычайно  усложняет работу руководителя. Для  ее упрощения по определенным вопросам функциональные подразделения могут  непосредственно руководить нижестоящими подразделениями, что и представлено на данном предприятии.

       Предприятие возглавляет Генеральный директор, который организует всю работу предприятия  и несет полную ответственность  за его состояния и деятельность перед государством и трудовым коллективом. Директор представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия, открывает в банках счета предприятия.

       Главный инженер  руководит работой технических  служб предприятия, несет ответственность  за выполнение плана, выпуск высококачественной продукции, использование новейшей техники и технологии. Главный инженер возглавляет производственно-технический совет предприятия, являющийся совещательным органом. Ему подчиняются отделы:

• производственно технический
• техники безопасности

       В задачи производственно-технического отдела входят вопросы совершенствования услуг, разработки новых видов услуг, внедрение новейших достижений науки и техники, механизации и автоматизации процессов, соблюдение установленной технологии и др.

       Отдел Главного энергетика вместе с подчиненными ему подразделениями обеспечивает бесперебойное снабжение предприятия электроэнергией, теплом, водой, кислородом и другим. Проводит планирование и осуществляет ремонт энергетического оборудования, разрабатывает и осуществляет мероприятия по реконструкции, техническому перевооружению и перспективному развитию энергетического хозяйства предприятия, проводит нормирование расходов электроэнергии, теплоты, топлива, сжатого воздуха и др., а также мероприятия по их экономии, использование вторичных энергоресурсов, организует хозрасчет в энергетических цехах, разрабатывает технические и организационные мероприятия по повышению надежности и увеличения срока службы энергетического оборудования. Главный экономист руководит работой по планированию и экономическому стимулированию на предприятии, повышению производительности труда, выявлению и использованию производственных резервов улучшению организации производства, труда и заработной платы, организации внутрифирменного хозрасчета и др. Планово-экономический отдел разрабатывает годовые, квартальные планы предприятия, контролирует их выполнение, определяет пути устранения недостатков, организует и совершенствует планирование, разрабатывает нормативы для образования фондов экономического стимулирования, ведет оперативный статистический учет.

       Бухгалтерия осуществляет учет средств предприятия и хозяйственных операций с материальными и денежными ресурсами, устанавливает результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия и др. 

       Предприятие в соответствии с возложенными на него задачами:

• оказывает населению и организациям услуги жилищно-коммунальной сферы;
• проводит комплексный анализ, изучает и обобщает данные развития жилищно-коммунального хозяйства;
• разрабатывает  предложения по проведению экономической, научно-технической и социальной политики в жилищно-коммунальном хозяйстве;
• организует разработку предложений по осуществлению единой финансовой и налоговой политики, ценообразованию и тарифам на предоставляемые услуги, совершенствованию договорных отношений в жилищно-коммунальном хозяйстве;
• разрабатывает проекты законодательных и нормативных актов по рациональному использованию и сохранности жилых домов, выполнению мероприятий, обеспечивающих подготовку объектов жилищно-коммунального хозяйства к работе в осенне-зимний период;
• совершенствует системы оплаты населением жилья и коммунальных услуг, назначению субсидий, определению социальных нормативов обслуживания населения;
• координирует разработку и реализацию программы передачи в муниципальную собственность объектов жилищно-коммунального хозяйства;
• осуществляет совместно с комитетом по управлению государственным имуществом учет и контроль за содержанием государственного и областного жилищного фонда;
• осуществляет учет и анализ действующих  цен и тарифов на жилищно-коммунальные услуги и требуемых объемов дотаций на эти цели;
• осуществляет координацию работ по государственному учету и технической инвентаризации объектов недвижимости всех форм собственности в жилищной сфере;
• организует и осуществляет в установленном порядке контроль за соблюдением жилищного законодательства, использованием и сохранностью жилищного фонда, независимо от ведомственной принадлежности;
• обеспечивает контроль за соблюдением нормативного уровня и режима обеспечения населения коммунальными услугами;
• формирует сводную бухгалтерскую и отраслевую статистическую отчетность, проводит ее комплексный анализ и выявляет тенденции развития жилищно-коммунального хозяйства;
• разрабатывает предложения по приоритетным направлениям повышения технической надежности и санитарно-экологической безопасности инженерных систем жизнеобеспечения;
• выполняет функции заказчика на выполнение работы услуг по капитальному строительству объектов коммунального назначения.

2.2. Анализ существующей  на предприятии  системы контроля  исполнения решений  и документов 

Принципы и методы организации контроля ОАО «Челныстройремонт» 

       Основными задачами контроля исполнения являются:

• Обеспечение выполнения поручений Директора ОАО «Челныстройремонт» и  данных по поступившим заявкам;
• Организация и осуществление контроля своевременного исполнения решений, поручений, содержащихся в организационно-распорядительных документах предприятия;
• Обеспечение руководства предприятия оперативной информацией о ходе и результатах выполнения поручений, систематизация и анализ материалов по вопросам исполнения поручений и организации работы;
• Обеспечение соблюдения установленного порядка работы.

       Все служащие обязаны выполнять установленные  требования по организации работы с  документами, поставленными на контроль. Руководители подразделений обязаны  знакомить принятых на работу сотрудников с нормативными документами, регламентирующими данных участок, и установить порядок работы, исключающий нарушения действующих процедур.

       Структурные подразделения  предприятия в  соответствии со своими функциями обеспечивают исполнение поручений. Контроль по существу содержания и срокам исполнения документов осуществляют руководители структурных подразделений.

       Организация контроля исполнения возлагается на руководителя  и руководителей  структурных подразделений.

       Непосредственный контроль исполнения  возлагается группу контроля по приемке работ.

       Контроль  исполнения документов включает в себя:

• Постановку документов на контроль;
• Доведение документа (поручения) до исполнителя;
• Проверку хода исполнения;
• Учет и обобщение результатов исполнения, информирование руководства о состоянии исполнительской дисциплины.

       Поручение по исполнению документа должно быть дано руководителем в течение суток со времени поступления документа на рассмотрение. В резолюции необходимо указать ответственного исполнителя, срок и форму исполнения.