Контроль как функция наблюдения за процессами управления и деятельностью объекта управления и выявления отклонений

    Метод текущего (направляющего) контроля широко применяется в непрерывных технологических процессах и крупных технических системах. Менее широко этот метод применяется в управлении хозяйственными организациями, поскольку является сложным и дорогим. Например, в подчинении у «Газпрома» находится свыше двух сотен крупных предприятий. Понятно, что непрерывное наблюдение за состоянием хода дел на подчиненных предприятиях и оказание в случае необходимости корректирующего воздействия было бы весьма желательным, но на деле это довольно сложно как с организационной точки зрения, так и с технической. Однако создание в последние годы средств электронно-вычислительной техники и программного обеспечения постепенно создает предпосылки для более широкого применения метода направляющего контроля в управлении хозяйственными организациями.

    В отличие от метода текущего (направляющего) контроля метод фильтрующего контроля не сопровождает целеустремленное действие от начала до конца. Метод фильтрующего контроля подобен фильтру, воротам, проходя через эти «ворота», действие может быть остановлено или продолжено. Если ход процесса не соответствует установленным нормам контроля, то «ворота» захлопываются и не пропускают действие до тех пор, пока оно не будет приведено в соответствие с установленными требованиями. Например, важные договора, заключенные между правительствами, подлежат проверке и ратификации законодательными органами, то есть они вступают в силу, в действие, только после того, как законодательные органы пропустят их через соответствующие «ворота». Кассиры, выдающие заработную плату в больших организациях, перед выдачей денег проверяют документ, удостоверяющий личность получателя. Контролер отдела технического контроля этим же методом отделяет годную продукцию от бракованной. Руководитель предприятия, прежде чем поставить свою подпись под приказом, проверяет его содержание с точки зрения соответствия установленным требованиям.

    Метод последующего контроля или метод контроля по результатам проводится после завершения действия на основе сравнения его с существующими нормами контроля. Примером такого метода контроля является ревизия использования трудовых ресурсов и фондов заработной платы, денежных средств, финансовых результатов и рентабельности работы предприятия за прошлый месяц, квартал, год. Проверка оценок в дневнике школьника со стороны родителей также является примером последующего контроля. Поговорка «цыплят по осени считают» довольно точно отражает смысл последующего контроля.

    Все четыре метода контроля могут быть необходимы, чтобы контролировать работу организации в целом или какую-либо важную операцию. Наибольшие возможности для управления производством открываются при использовании метода текущего (направляющего) контроля, поскольку он проводится задолго до получения какого-либо результата. Этот метод контроля позволяет превращать контроль в нормальную, позитивную и эффективную деятельность, поскольку использование этого метода контроля обеспечивает возможность превратить задуманные цели в действительные результаты¹⁶.

    Если  направляющий контроль проводится эффективно, то необходимость в фильтрующем контроле отпадает. Если же направляющий контроль ведется неправильно или может быть слишком дорогим, тогда целесообразно использовать фильтрующий контроль.

    Метод последующего контроля позволяет снабдить руководителя или любого человека необходимым опытом и данными для планирования, если деятельность, проводимая в предыдущий период, продолжается и в будущем.

    На  основе рассмотренных четырех основных методов контроля в дальнейшем используются более конкретные методы измерения, оценки и корректировки состояния объекта контроля.

 

3.2 Разнообразие видов контроля

    Существует  множество оснований или признаков  для различения отдельных видов контроля. В литературе встречаются, например, следующие признаки или основания: время осуществления, применяемые формы и методы, сфера и объекты контроля; классификация задач, методологическая основа классификации; задачи, масштабы, время и др.

    С помощью признаков или оснований  проводится характеристика конкретных видов контроля, то есть, обобщающая характеристика каждого отдельного вида контроля, что служит базой для сравнения их между собой. На базе этого сравнения и строится классификация видов контроля¹⁷.

    Проведем  общую характеристику вида контроля с помощью признаков или оснований  контроля, рассмотренных выше. Анализ различных видов контроля позволяет сделать вывод о целесообразности включения в систему таких признаков или оснований следующих: субъект и объект контроля; задача контроля и тип контроля; общие методы контроля. На рисунке 2 приведена схема общей классификации вида контроля.

 

    Рис. 2. Разнообразие видов контроля

 

    Конкретная  видовая характеристика контроля начинается с описания задачи контроля. При этом особо важно выделение двух черт, характеризующих задачу контроля. Во-первых, характер субъекта, поставившего задачу контроля. Субъект может быть внешним или внутренним по отношению к объекту контроля. Во-вторых, какой является эта задача контроля - общей или частной. На основа характеристики задачи контроля выделяются линейный, функциональный и операционный типы контроля. Таким образом, тип контроля является обобщенным признаком или основанием для характеристики вида контроля.

    Другим  таким основанием или признаком  является один или несколько общих  методов контроля – предварительный, направляющий, фильтрующий, последующий.

    Два выделенных основания или признака, наложенные на объект контроля, состояние и поведение которого измеряется, оценивается и корректируется с помощью общих и частных методов контроля, позволяют выделить конкретный вид контроля.

 

 3.3 Реальный и формальный контроль

    Кроме того, некоторые авторы выделяют два  специфических вида контроля – это реальный и формальный контроль.  Система  может иметь следующие взаимосвязанные состояния контроля: состояние бесконтрольности - состояние формального контроля - состояние реального контроля - состояние полного (тотального) контроля (рис. 3)¹⁸.

              

    Рис. 3. Теоретически возможные состояния  контроля организации

 

    В состоянии бесконтрольности субъект управления и контроля полностью теряет контроль над ситуацией, не может оказать никакого воздействия на ее ход. Связь с объектом контроля не утрачивается, но никаких корректирующих мер не вырабатывается и не применяется к объекту контроля. В результате запланированные цели не достигаются, резко возрастает число нарушений действующих правовых норм.

    Антиподом состояния бесконтрольности является полный (тотальный) контроль. В этом состоянии даже мельчайшие изменения состояния предприятия и его частей находятся под неусыпным вниманием субъекта контроля, все решается им. На это затрачиваются гигантские потоки энергии, которые многократно превышают объективно необходимый уровень затрат энергии для достижения поставленных целей. На практике состояний бесконтрольности и полного контроля не существует. Наиболее частым является существование состояний формального и реального контроля.

    Формальный  контроль - это контроль, проводимый для соблюдения внешней формы, порядка, проникнутый формализмом, предпочтение при его осуществлении отдается внешней форме в ущерб существу дела. Такой контроль существует только по видимости, по форме.

    Отсюда  следует, что формальный контроль имеет  две стороны. Одной стороной он смыкается  с бесконтрольностью,  когда форма  его полностью отрывается от содержания. Другой стороной он соприкасается с реальным контролем. Этот контроль, хотя и не полностью, имеет соответствие формы и содержания, он может оказывать частичное положительное воздействие на объект контроля.

    Однако  формальный контроль имеет свои достоинства. Если контроль осуществляется строго в установленном порядке и  при этом достигаются частично запланированные цели управления, то это положительная сторона формального контроля. Такой контроль приносит пользу обществу, хотя и не в полном объеме.

    Формальный  контроль возникает при усложнении объекта контроля, при изменении  ситуации, когда устаревают предписания  и нормы. Действительно, первоначально правила контроля к конкретному объекту контроля объективно соответствовали требованиям, объект был легко управляем. Затем со временем объект усложнялся, менялась ситуация, изменялся объект, а правила, нормы контроля оставались без изменения, система контрольной работы тоже не изменялась. В результате постепенно утрачивалась контролируемость объекта, контроль ослабевал, ухудшал ось его воздействие на реальные процессы и он превращался в формальный контроль, на первый план выходила формальная сторона контрольной работы, формализм.

    Реальный  контроль - это контроль практический, исходящий из понимания учета подлинных условий действительности, основанный на фактах, соответствующий фактам, деловой, умеющий разбираться в практических, жизненных делах, оказывающий нужное действие, имеющий силу. Синонимом реального контроля является настоящий контроль, то есть действительно такой, какой должен быть, представляющий собой лучший образец, идеал контрольной работы. Он соответствует действительному положению вещей, такой, каким является на самом деле, в отличие от выдаваемого за действительное.

    Реальный  контроль одной стороной смыкается  с формальным контролем, другой - с полным (тотальным). Между реальным и формальным контролем, реальным и полным контролем нет абсолютных граней; формальный контроль всегда содержит в себе те или иные элементы реального контроля, последний - элементы полного контроля. Полный контроль есть абсолютное единство формы и содержания. Достижение этого единства чрезвычайно дорогостоящий процесс, из-за чего полный контроль практически не применяется.

    Формальный и полный контроль воспринимаются людьми чаще всего как негативная деятельность. Первый из-за своей слабой практической отдачи, второй - из-за того, что содержит в себе потенциальную возможность чрезмерной законтролированности, полнейшей регламентации всего и вся, огромных, чрезмерных затрат ресурсов. Реальный контроль ассоциируется в большей степени как положительная, позитивная, конструктивная деятельность. Он способствует достижению запланированных целей, реально помогает делу, направлен не на наказание ответственных лиц, а на оказание им помощи. Конечно, реальный контроль, одновременно является и формальным. Формальным, в том смысле, что он тоже выполняется в определенном законном порядке. Данная проблема особенно важна в системе государственного управления – контроль должен быть регламентирован, а регламенты, в свою очередь, быстро устаревают.  

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    ЗАКЛЮЧЕНИЕ

    Таким образом,  контроль в управлении может рассматриваться с разных точек зрения: как систематическая и конструктивная деятельность руководителей, органов управления, одна из их основных управленческих функций; как неотъемлемая составляющая процесса принятия и реализации управленческих решений, непрерывно участвующая в этом процессе от его начала и до завершения; контроль как завершающая стадия процесса управления, сердцевиной которой является, механизм обратной связи.

    Цели  контроля должны быть подчинены общей  цели, стоящей перед системой управления, и направлены на ее осуществление. Цели контроля более конкретно выражаются в задачах контроля. Задачи контроля  могут быть общими (решаются с помощью контроля, распространяющегося только на какую-то из сторон объекта) и частными (решаются с помощью контроля, распространяющегося на все стороны деятельности контролируемых объектов). Кроме того, контроль представляют в виде двух взаимодействующих подсистем: субъекты контроля и объекты контроля. В связи с этим  задача может быть задана субъектом управления, субъектом контроля, или субъектом управления, являющегося одновременно субъектом контроля. Также субъект контроля и субъект управления в одних контрольных ситуациях могут совпадать, а в других ­ не совпадать, что приводит к значительному разнообразию в существующих типах контроля.