Контроль как функция менеджмента

                                     Содержание 

Введение                                                                                                       3                                                                                     

1       Теоретические основы контроля в менеджменте                              5

1. Необходимость и сущность контроля в менеджменте                      5 
2. Основные виды контроля и их задачи                                               8
2.     Организация процесса контроля                                                      13
1. Этапы процесса контроля и их задачи                                            13
2. Учёт поведенческих аспектов в организации процесса контроля  17
3.      Современные формы организации контроля в менеджменте        23

     и  механизмы их реализации

1. Мониторинг                                                                                       23
2. Контроллинг                                                                                      29

Заключение                                                                                                   34

Список  использованных источников                                                           36 

 
 

                                       ВВЕДЕНИЕ 
 

     На  деятельность организации оказывают  влияние многочисленные факторы  внешней и внутренней среды, действие которых предвидеть с достаточной  степенью вероятности не всегда удается. Планы не всегда выполняются так, как было задумано.  Люди не всегда принимают делегированные им права  и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды  и организация должна к ним  адаптироваться.

     У руководства появляется возможность  обнаружить собственные ошибки и  ошибки персонала, а также определить, достигнуты ли поставленные цели благодаря  выполнению одной из функций менеджмента - функции контроля.

     Контроль  относится к числу тех функций  управления, сущность которых не всегда правильно понимается людьми. Слово  «контроль» как и слово «власть» вызывает чаще всего отрицательные  эмоции, т. к. воспринимается, прежде всего, как ограничение, принуждение.

     Основная  задача контроля заключается в установке  стандартов, которыми следует руководствоваться  при выполнении заданий, измерении  фактически достигнутых результатов  и проведении корректировок в  том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных  стандартов.

     Понятие «контроль» (проверка) как вид административной деятельности выходит за рамки понятия  «контролирование». Кроме того, он включает и активную деятельность менеджера - управление.

     Контроль, в общем виде, можно определить как процесс соизмерения фактически достигнутых результатов с запланированными. 

     Актуальность  данной темы объясняется тем, что  без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже  сами по себе цели, планы и структура  организации определяют ее направление  деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя  выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой  сущности всякой организации. Это и  дало основание Диптеру Дукеру заявить: «Контроль и определение направления - это синонимы».[6, с.390].

     Благодаря контролю организация имеет возможность  устранять помехи на пути выполнения плановых заданий, поэтому контроль можно определить как процесс, при  помощи которого организация обеспечивает достижение своих целей. [4, с.196].

     Предмет исследования данной курсовой работы является процесс организации контроля в менеджменте.

     Цель  данной работы: Изучение функции контроля в менеджменте, определить значение контроля для менеджмента. Исходя из поставленной цели, поставим перед собой следующие задачи:

1. Определить  понятие контроля в менеджменте;

2. Обосновать значение контроля в менеджменте;

3. Изучить  функции, виды и процесс контроля;

4. Изучить основные характеристики эффективного контроля. 
 
 
 
 

1 Теоретические основы  контроля в менеджменте

1. Необходимость и сущность контроля в менеджменте

 

   Слово «контроль» как и слово «власть» рождает прежде всего отрицательные  эмоции. Для многих людей контроль означает прежде всего ограничение (как цепь для собаки), принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п.  В общем, все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности. Вследствие такого устойчивого восприятия, контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Если спросить, что же означает контроль для менеджера, то чаще всего люди ответят вам, что это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. В принципе, это верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, означало бы упустить из виду основную задачу управления.

   Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и  результатах анализа. Контролировать можно цели, (цель/цель), ход выполнения плана (цель/будет), прогнозы (будет/есть), развитие процесса (будет/есть).[1, с.107].

   Контроль - процесс установления отклонения от предусмотренных величин и  действий людей в хозяйственной  деятельности. [4, с. 196].

   Контроль- это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. 

   Почему  необходим контроль? Руководители начинают осуществлять функцию контроля с  того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала  успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно  и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации  определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или  иным образом и направляя выполнение работ. Поддержание успеха. Равно  важной является положительная сторона  контроля, состоящая во всемерной  поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые  результаты с запланированными, то есть, отвечая на вопрос «На сколько  мы продвинулись к поставленной цели?», руководство организации получает возможность определить, где организация  добилась успеха, а где потерпела  неудачу.

   Предметом контроля может быть не только исполнительская  деятельность, но и работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования.

   А теперь рассмотрим необходимость контроля.

     Осуществление производственного  процесса немыслимо без проведения  контроля, так как невозможно  сравнивать фактическое положение  дел с плановым. Любой менеджер, управленец - от генерального директора  до менеджера первичного уровня - должен разрабатывать и осуществлять  контроль, позволяющий регулировать  деятельность организации при  достижении намеченных целей.

     Функция менеджмента - контроль  состоит из сравнения фактического  положения предприятия с намеченными  в планах параметрами, а также  установления интервалов расхождения  между достигнутыми объёмами  производства и плановыми в  процессе достижения целей предприятия.  На основе контроля можно решить, какие действия надо предпринять,  чтобы устранить отклонения фактических  результатов от запланированных.

     Функция контроля играет существенную  роль в деятельности менеджера,  распределяющего поручения подчиненным.  Именно на него возлагается  ответственность за повседневную  деятельность работников. По мнению  Роберта Маклера, контроль - это регулярная деятельность менеджеров по оценке и сопоставлению выполненной работы с намеченными в рамках заданиями, а также учет использованных сырьевых, финансовых и материальных средств в процессе достижения намеченной цели предприятия и поиск более рациональных путей их расходования.

     Если в процессе текущей ежедневной  производственной деятельности  удается без каких-либо отклонений  выйти на плановые показатели, то нужда в контроле в этом  случае отпадает. Но каждый менеджер  знает, что в реальной жизни  такое случается очень редко.  Поэтому контроль является неотъемлемой  частью повседневной его работы.

     Контроль относится к одной  из пяти основных функции, менеджмента,  которая тесно переплетается  с остальными.

     Функция контроля тесно связана с планированием. С помощью планирования менеджер устанавливает цели, и в соответствии с ними разрабатываются стандарты, на основе которых происходит сравнение выполненных работ с намеченными. При наличии отклонений фактических объемов работ от намеченных контрольных заданий менеджер должен на основе контроля осуществить корректировку деятельности, которая может включать в себя разработку новых планов и контрольных заданий

     Хотя рассмотрение функции контроля  осуществляется после изучения  всех других, то можно считать,  что именно эту функцию менеджер  реализует уже после исполнения  всех остальных функций менеджмента.  Подобный подход можно создать  впечатление, что контроль реализуется  только после того, как событие  уже произойдет.[7,с.12].

     Да и сама потребность в  контроле возникает тогда, когда  обнаруживается ошибка в том  или ином процессе. Но, видимо, лучше  всего рассматривать контроль как функцию, которая реализуется одновременно с другими функциями менеджмента.

     Механизм контроля может включаться  до, во время и после производственного  процесса. Работники часто относятся  к функции контроля отрицательно, так как объёмы контрольных  мероприятий в подразделении  могут определять границы свободных  действий, отводимых им при выполнении  работ. Тем не менее, большинство работников понимают, что предельный объём контроля существенным образом регулируется поведением и трудовой деятельностью в большинстве ситуаций. Они знают, что без контроля возможны беспорядок, снижение эффективности и даже хаос.[2,с.39] 
 

2. Основные  виды контроля и их задачи

 

   Контроль  есть фундаментальнейший элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию  нельзя рассматривать полностью  в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми  частями общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство станет более понятным после того, как мы познакомимся с тремя основными видами контроля: предварительным, текущим и заключительным. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления (рис. 1.1.). 

       Рис. 1.1.Время осуществления основных видов контроля.[12,с.57]

- Предварительный контроль

     Контроль  напоминает айсберг, большая часть  которого, как известно, скрыта под  водой. Некоторые наиболее важные виды контроля данной организации могут  быть замаскированы среди других функций управления. Так, например, хотя планирование и создание организационных  структур редко относят к процедуре  контроля, они как таковые позволяют  осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным  потому, что осуществляется до фактического начала работ.