Коммуникативные процессы

Содержание.

 

Введение…………………………………………………………..…. стр.2-3

 

1. Сущность  процесса коммуникации.

1.1 Общее  понятие. Классификация. Роль. ………………………. стр.4-11

1.2 Анализ  этапов коммуникационного процесса. Барьеры……. стр.11-19

2. Коммуникация  как функция управления

2.1 Коммуникативное  поведение руководителя………………….. стр.20-26

2.2 Реализация  коммуникационной деятельности в организации.стр. 26-27

2.3 Анализ коммуникационного процесса в ОАО «Волгодизельаппарат»

…………………………………………………………………………стр.28-30

Заключение……………………………………………………………стр.31-32

Список используемой литературы………………………………….стр.33

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Коммуникации  в организациях и между организацией и её средой вместе составляют то, что  называется организационной коммуникацией. Приступая к разъяснению основных понятий, используемых для описания процесса коммуникаций между людьми, нужно сказать, что коммуникационный процесс в организации, как правило, является упорядоченный и обусловленный  определенной регламентацией и предсказуемостью.

Один  из первых теоретиков организационного поведения Ч. Бернард отмечал, что  в любой достаточно полной теории организации коммуникация займет центральное  место, потому что структура, размеры  и масштабы деятельности организаций  почти полностью определяются средствами коммуникаций. Позже Д. Кац и Р. Кан писали что коммуникация является социальным процессом, имеющий важнейшее  значение для функционирования любой  группы, организации или общества, и что она образует самую суть социальной системы или организации. Поэтому данная тема представляется весьма актуальной.

В данной работе была поставлена следующая цель: проанализировать сущность, элементы и этапы коммуникационного процесса на примере конкретного предприятия.

Процессы  коммуникаций, в которых учувствуют работники аппарата управления, являются жизненно важным связующим звеном между  руководителем и его подчинёнными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней  средой. В повседневной работе руководитель должен использовать информацию от Различных  доступных источников - вышестоящих  руководителей, подчинённых, руководителей  того же уровня, заказчиков, поставщиков  и т.д. Оперативная деятельность руководителя отличается от его деятельности по принятию решений. Эти два существенных вида деятельности взаимосвязаны и  зависят от информации, обрабатываемой и передаваемой внутри организации. Процессы коммуникации позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей.

Коммуникации  в организационном контексте  включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией  и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная  коммуникация - это процесс, с помощью  которого руководители развивают систему  предоставления информации большому числу  людей внутри организации и отдельные  индивидуумам и институтам за её пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений  организации, позволяет получать необходимую  информацию на всех уровнях управления.

Коммуникация  предоставляет средства для выработки  и исполнения решений осуществления  обратной связи и корректировки  целей и процедур деятельности организации  в соответствии с требованиями ситуации. Поэтому и менеджеры, и исполнители  должны понимать основные концепции  и способы применения коммуникационных технологий и быть способными принимать  важные Решения относительно их использования.

Ответственность менеджера в области этих технологий - обладание техникой личной Работы в информационной среде и умение принимать правильные стратегические Решения по Развитию информационных систем организаций.

Мы должны уметь управлять информацией  и улучшать свое дело с помощью  правильного её использования для  повышения эффективности работы, производства товаров, обслуживания клиентов, для улучшения качества управления. Большинство преуспевающих организаций  используют много информации и делают это с помощью автоматизированных информационных технологий.

 

 

1. Сущность процесса коммуникации.

1.1 Общее понятие. Классификация.  Роль.

Сама  суть управленческой деятельности связана  с необходимостью постоянной координации  деятельности подразделений организации  и ее отдельных членов для достижения общих целей. Эта координация  осуществляется в различных формах, но в первую очередь - посредством  многообразных контактов членов организации, т.е. в процессе их коммуникации. Все, что происходит в организации, прямо или косвенно связано с  коммуникативными процессами, поэтому  они являются одними из основных средств  обеспечения ее целостности и  функционирования. Система коммуникативных  обменов, подобно кровеносной системе  организма, пронизывает все "клеточки" организации, обеспечивая ее жизнедеятельность. По отношению к деятельности руководителя она также играет важнейшую, но достаточно специфическую роль. Эта специфика  состоит в том, что, будучи важной сама по себе, коммуникативная функция  встроена в реализацию всех иных управленческих функций; она выступает средством  их реализации, а также взаимной координации. Поэтому коммуникативная  функция наряду с функцией принятия решения рассматривается в качестве "связующего процесса" в организациях.

Термин "коммуникация" происходит от латинского "communis", означающего "общее": передающий информацию пытается установить "общность" с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью  символов.

Эффективная коммуникация - коммуникация, способствующая достижению целей участников общения. Она предполагает выяснению следующих  вопросов:

·          Каковы средства коммуникации и как  правильно ими воспользоваться  в процессе общения;

·          Как преодолеть коммуникативные  барьеры непонимая и сделать  коммуникацию успешной.

В общем  плане коммуникация определяется как  любой обмен информацией между  людьми (или группами) независимо от того, приводит он к взаимопониманию  или нет. В силу такого общего и  широкого определения содержание явлений  и процессов, включаемых в понятие "коммуникация", также очень  обширно и многообразно. Отсюда возникает  необходимость структурировать  понятие коммуникации и выявить  в нем те аспекты, которые наиболее важны для характеристики содержания деятельности руководителя. В теории управления выделяют три таких аспекта. Во-первых - коммуникация как общее  явление, процесс, развертывающийся в  организационной системе на всех ее уровнях и во всех структурах, в том числе и не связанных  непосредственно с руководителем. Во-вторых - коммуникация как непосредственная практика контактов руководителя с  отдельными подчиненными, их группами, подразделениями организации. В-третьих - коммуникация как особая, специфическая  функция управления, т.е. как объект целенаправленного регулирования  со стороны руководителя, как компонент  управленческой деятельности. [6. С.160] В  свою очередь, каждый из этих аспектов включает два основных плана - нормативно-организационный  и субъектно-психологический. Первый связан с объективными организационными формами коммуникации, требованиями к эффективному ее осуществлению, структурой оптимального коммуникативного процесса. Второй раскрывает очень сильное  влияние на коммуникацию психологических  особенностей "коммуникантов" и  позволяет объяснить ряд важных ее черт, в том числе мешающих ее эффективной реализации. Однако даже взятое лишь в его психологической  части, понятие коммуникативной  функции также многозначно и  требует разностороннего раскрытия. Оно включает три собственно психологических  аспекта: коммуникативное поведение  руководителя, коммуникативные явления  и коммуникативные процессы его  деятельности.

Сущность  коммуникативной функции руководителя и ее основная задача заключаются  в обеспечении оптимального обмена информацией внутри организации  между отдельными ее подразделениями  и индивидами (а также - с внешним  окружением). Критерием оптимальности  при этом выступает то, насколько  существующая коммуникативная сеть содействует достижению общих целей  организации. Создание эффективных  коммуникаций достигается несколькими  основными путями. Так, формулировка ясной, четкой и определенной цели организации, а также ее конкретизация на подцели  для каждого подразделения сама по себе "снимает" многие вопросы, делает излишними дополнительные разъяснения  и оптимизирует коммуникации. Адекватный и детализированный план, четко регламентирующий основные виды работ подразделений  и их нормативы, также является действенным  средством урегулирования деловых  контактов. Далее, правильно выбранный  тип организации (экономичность  ее структуры, отсутствие дублирующих  подразделений, множественного подчинения в ней) также содействует созданию оптимальной коммуникативной сети. Наконец, эффективная система контроля - его справедливость, понятность подчиненным, гласность, систематичность - все это  устраняет "ненужные разговоры", выяснения и конфликты. Таким  образом, можно видеть, что средствами реализации коммуникативной функции  являются все иные - основные управленческие функции (целеполагание, планирование, организация, контроль). Данное обстоятельство отчетливо указывает на специфичность  коммуникативной функции. С одной  стороны, коммуникативная функция  является предметом специального регулирования  со стороны руководителя. Но, с другой стороны, она в еще большей  степени обеспечивается не непосредственно, а через все иные управленческие функции в ходе их реализации. Существует и обратная зависимость: в основном именно через коммуникативную функцию  руководитель реализует все иные свои функции. В этом и заключается  главная специфическая особенность  рассматриваемой функции: чем менее  она представлена как самостоятельная и чем в большей степени она реализуется "за счет" других функций, тем выше ее собственная эффективность. И наоборот, она выходит на первый план, требует от руководителя особо пристального внимания в тех случаях, когда "организация дает сбои" - работает неэффективно. Как справедливо отмечают в этой связи Г. Кунц и С. О'Доннел, "области наиболее высокой концентрации информационной плотности, сопряжены с теми, где активность незначительна или отсутствует вообще".¹

Тот факт, что через коммуникативную функцию  реализуются все иные управленческие функции деятельности, делает понятными  данные, согласно которым от 50 до 90% всего рабочего времени руководителя заполнено именно коммуникациями. Кроме  того, 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают  коммуникации главным препятствием на пути достижения высокой эффективности  их организации.

Как все  иные управленческие функции, коммуникативная  функция характеризуется множественностью типов и форм, способов и методов  ее реализации. В связи с этим существует ряд классификаций типов  коммуникаций в деятельности руководителя, основные из которых состоят в  следующем.

По признаку ориентации, направленности коммуникаций руководителя они подразделяются на внешнеорганизационные и внутриорганизационные. Любая организация находится  в определенном внешнем окружении, зависит от него и вынуждена постоянно  адаптироваться к его изменениям. В силу этого имеют место ее постоянные и интенсивные коммуникации с внешней средой. Средства коммуникации со средой многообразны. Это - деятельность руководителя по организации рекламы  и создание (поддержание) имиджа организации; деятельность руководителя по проведению маркетинговой политики на внешнем  рынке; его участие в подготовке регулярных отчетов для вышестоящих  инстанций; само участие в работе этих инстанций.

Особую  роль во внешнеорганизационных коммуникациях  руководителя играет представительская  функция, о которой будет сказано  далее. Любой руководитель постоянно  контактирует и с паритетными  ему по статусу руководителями других - смежных организаций, и с вышестоящими руководителями организаций, в которые  возглавляемое им учреждение входит на правах структурного подразделения. В этих случаях он как бы олицетворяет (персонифицирует) организацию в  целом, представляет ее во внешней среде. Этот тип коммуникаций специфичен. Когда руководитель участвует в  работе вышестоящих инстанций, он выступает  одновременно и как подчиненный. В связи с этим возникает явление  маргинальности его коммуникативного поведения.

Внутриорганизационные коммуникации подразделяются на вертикальные и горизонтальные. Вертикальные коммуникации представляют собой обмен информацией  между иерархическими уровнями организации, а горизонтальные - обмен в пределах паритетных иерархических уровней. В свою очередь, вертикальные коммуникации делятся также на два основных типа - нисходящие и восходящие коммуникации. Первые чаще всего являются основной формой, в которой руководитель реализует  свои управленческие воздействия. Это - приказы, распоряжения, указания, предписания, установки, рекомендации, директивы  и др. Вторые представляют собой  систему каналов движения информации "снизу вверх". Эта информация также может быть различной по своему функциональному предназначению и выступает, в частности, в форме  сигналов о событиях, оповещения о  неблагополучии дел, официальных отчетов (устных и письменных), неформального  осведомительства и др. Горизонтальные коммуникации разнотипны. Во-первых - это  коммуникации между паритетными  подразделениями организации (в  том числе - между группами). Они  возникают вследствие необходимости  координации их работы и служат этим целям. Во-вторых - коммуникации между  исполнителями, составляющие наиболее обширное "поле" всех коммуникативных  обменов в организации. Здесь возникают многочисленные и противоречивые социально-психологические феномены, с которыми должен считаться руководитель, например межличностные конфликты. В-третьих - коммуникации между паритетными руководителями подразделений внутри организации (например, между руководителями среднего и особенно низшего звена управления). Вертикальные и горизонтальные коммуникации имеют определяющее значение для функционирования организации. Обычно принято считать, что вертикальные коммуникации более значимы, поскольку они реализуют главный принцип построения организации - иерархический. Он, однако, всегда синтезирован с другим - координационным принципом, который требует коммуникаций по горизонтали. Лишь через сочетание этих двух принципов и соответственно типов обеспечивается коммуникативная функция в целом. Это сочетание образует своего рода "каркас" всей коммуникативной сети организации.