Коммуникации в организации

     Общественная  коммуникация. В общественной коммуникации выступающий (источник информации) передает послание аудитории (получателям информации). Общественная коммуникация возникает, когда группа слишком большая, чтобы все ее члены могли эффективно участвовать в ее работе. Каналы те же, что и при межличностном общении или общении в малой группе (взгляд и звук), однако возможно использование технических средств, в частности средств визуального воздействия на аудиторию (диаграммы, диапроекторы и т. д.). Возможности обратной связи тем не менее ограничены. Большинство образований, в которых действует общественная коммуникативная связь, являются формальными, поэтому аудитория обычно не интерпретирует выступающего. Однако аудитория в той или иной форме выражает отношение к выступающему. Общественная коммуникативная связь обычно нерегулярна. Этот тип коммуникации может возникнуть на собраниях, церемониях, пресс-конференциях. 

     Внутренняя  оперативная коммуникация. Это структурированная коммуникация в пределах организации, непосредственно направленная на достижение целей организации. Структура подразумевает, что коммуникация является частью деятельности организации. Рабочие цели организации соотносятся с ее непосредственной деятельностью, например производственной или относящейся к сфере услуг примерами такой коммуникации являются связь между отделами предприятия, отчеты отдела реализации продукции или ведомости складского учета, которые передают информацию о потребностях отделу оперативного планирования производства. К сожалению, в нашей организации не каждый сотрудник знает основные цели и задачи организации. Каждый человек осведомлен информацией, только в рамках своего отдела. 

     Внешняя оперативная коммуникация. Эта коммуникация связана с достижением организацией своих целей или межорганизационной деятельностью. Она осуществляется между организацией и образованиями, которые существуют вне ее. Она также относится к взаимоотношениям с правительственными, государственными, региональными органами и общественностью. Поскольку успех каждой организации зависит от ее внешней среды, этот тип коммуникации важен для продолжения деятельности организации. 

     Личностная  коммуникация. Не вся связь в организации основывается на получаемых заданиях. Личностная коммуникация определяется как случайный обмен информацией между людьми при встрече. Люди ощущают постоянную потребность в общении. Хотя личностная коммуникация не является напрямую частью целей организации, она тем не менее важна. 

     Следует особо отметить важность восприятия как определяющего момента в эффективности коммуникации. Руководитель должен знать, что:

     1.  информация, не находящаяся в области опыта получателя (руководителя, подчиненного, работника одного уровня), будет восприниматься медленнее, чем знакомая информация;

     2  в незнакомой ситуации работник почти автоматически выбирает ту часть своего прошлого опыта, которая связана с этой ситуацией и может быть использована для ее оценки;

     3.  коммуникации воспринимаются и оцениваются в свете опыта работника;

     4.  даже наиболее объективная информация включает субъективные представления;

     5.  несоответствие кодирования и расшифровки информации вытекает из различий в опыте ее источника и получателя;

     6. один только язык не может решить проблему несоответствия кодирования и расшифровки информации. 

     Как уже отмечалось, особенно важно, чтобы  в процессе коммуникаций была обеспечена обратная связь. В организации обратная связь может осуществляться различными путями. При непосредственном общении руководитель может использовать прямую обратную связь, в других случаях ему приходится полагаться больше на косвенные методы обратной связи. Например, снижение эффективности производства, увеличение количества прогулов и текучести кадров или плохая координация между подразделениями могут указывать на ухудшение коммуникаций. 

     Сеть  коммуникаций. Существуют различные виды сетей коммуникаций. Некоторые виды зависят от конкретного фактора, например от качества и объема информации. Экспериментальные данные показали, что в целом различия между видами сетей следующие. Сеть коммуникаций в виде круга является активной, без лидера, неорганизованной, неустойчивой. Сеть в виде колеса представляет собой другую крайность: она менее активна, имеет определенного лидера, хорошо и устойчиво организована, более упорядочена. Следует упомянуть и о многоканальной сети, представляющей собой то же колесо, но со связью между подчиненными. 

     В табл.1 показана эффективность различных типов сетей.

     Таблица 1.

2. Коммуникативные особенности управления в организации 
 
 

      Можно с уверенностью утверждать, что качество сообщаемой информации  в немалой степени зависит от  психологии  людей  и  групп,  обеспечивающих  ее добывание,  переработку  и  передачу.  Информация  —  это  всегда  знание  и понимание. Чем  сложнее  процессы  и  явления,  информацию  о  которых  надо получить, тем больше шансов ее бедности  и  искажения,  что  в  полной  мере относится и к информации, которая нужна  в  работе.  Понять,  разобраться  в оперативной обстановке, ситуации, поступке, собеседнике,  психологии  группы и прочем  —  дело  сложное.  Чтобы  улучшить  его,  следует  целенаправленно развивать  у  сотрудников  профессиональную   наблюдательность   и   память, считаться  с  закономерностями   восприятия   социальных   объектов,   уметь интерпретировать  наблюдаемые  психологические  феномены,  развивать   общий интеллект и профессиональное мышление. 

      Исследования и опыт свидетельствуют,  что при передаче информации  часть ее  качественно  меняется,  появляются  искажения,  и  чем  длиннее  цепочка передающих ее людей, тем больше искажений  можно  ждать.  Конкретные  цифры: при устной  передаче  информации  от  руководителя  до  рядового  сотрудника абсолютно без искажений  в  среднем  доходит  только  20—25%  информации,  а обратно (по инстанции) — только  10%.  Информация  по  вертикали  управления искажается больше, чем по горизонтали  (равными  по  должности).  Негативная информация при передаче вверх практически  всегда  приукрашена.  Информация, как вода, легче движется вниз, чем вверх. 

      Специалисты утверждают,  что   система  коммуникаций  склонна   искажать информацию    в    направлении,    увеличивающем    вероятность    получения вознаграждения и уменьшающем  вероятность  получить  наказания.  Информация, особенно негативная, более опасна для докладывающих, чем при  горизонтальном информационном  обмене.  Искажения  резко  увеличиваются   при   обостренном реагировании начальника на чем-то не понравившуюся  ему  информацию.  Каждый начальник  получают  ту  информацию,  которую без   боязни   передают   ему подчиненные. Вопрос осложняется тем, что сами начальники, имея  «над  собой» других, поступают порой так же. Им иногда выгодно закрывать глаза  на  явные искажения, делать вид, что верят лжи или не знают правды. Поэтому  чем выше должность начальника, тем с большей  критичностью  он  должен  относиться  к получаемой информации и,.вместе с тем, он вынужден пользоваться ею  в  своей работе.  Практически  единственный  выход  для  начальников   всех   рангов: отказываться  от  кабинетного  стиля  работы,  стремиться  лично   наблюдать события, строго взыскивать с тех, кто намеренно  сдерживает  информацию  или искажает ее. 

      Еще  большие  искажения   вносятся  в  информацию  преднамеренно   из-за конфликтных   отношений,   недружелюбия   членов   коллектива,    нездоровой конкуренции,  карьеристских   соображений,   умышленного   сдерживания   или непредставления информации и т.п. Все это подтверждает,  что  информация  не просто  транслируется,  передается,  а  выступает  проявлением   осознанного поведения людей, а поэтому формируется под влиянием их отношений,  интересов и  мотивов.  В  подобных  случаях  с  искажениями  можно   бороться   только улучшением подбора кадров, морально-психологической подготовки  сотрудников, воспитанием организационной культуры и  решительными  мерами  при  выявлении отрицательных фактов. 

      Психологической информацией надо  владеть и активно использовать  ее и в управлений  и  деятельности   каждого   сотрудника.   Сбор   психологической информации и ее  достоверность  зависят  от  профессионально-психологической подготовленности персонала,  использования  помощи  юридических  психологов, применения социологических  и  психологических  методов  (массового  опроса, включенного психологического  наблюдения,  психологического  анализа  писем, жалоб, заявлений и др.). 

      Процессы управления существуют  и реализуются  всегда  в   межсубъектном пространстве, оно затрагивает сферу  психологической  организации  человека, личности,  руководителя,  исполнителя.   Поэтому,   именно   психологическая организация  как  субъекта,  так  и  объекта  управления  будет   определять эффективность управляющего воздействия - зону эффективности управления. 

     1. Психологические феномены

Это зависит, главным образом, от следующих психологических  феноменов, которые можно представить в виде неких "законов", потому  что  они  отражают объективные явления психики субъекта и объекта управления: 

      1) Закон  неопределенности  отклика.  Определяет  зависимость внешних воздействий  от   внутренних   психологических   условий.   Считается,   что субъективная    психологическая    действительность    является    первичным регулятором поведения, деятельности, в том числе и управления.  Субъективная психологическая картина скрыта от внешнего наблюдения,  иногда,  частично  и от внутреннего видения субъекта.  Поэтому,  никогда  не  возможно  абсолютно точно прогнозировать и предвидеть  действия  субъекта  управления,  впрочем,

так же и объекта управления. Такой закон  подтверждается  как  минимум  двумя важнейшими психологическими феноменами  в  его  содержании:  апперцепцией  и стереотипичностью сознания.  

      Апперцепция  -  зависимость   восприятия  человека  от   его   прошлого субъективного опыта. 

      Стереотипичность  сознания  выражается  в  особой   устойчивости   уже сформированных суждений, мнений, оценок, которые, в конечном  счете,  всегда неполно и неточно отражают существующую действительность  и  в  значительной мере определяют поведение человека. 

      Неопределенный  отклик  создает  явные  или  скрытые   коммуникативные барьеры в управлении. Кроме того, один и тот  же  человек  может  по-разному реагировать и действовать в одних и тех же условиях на воздействия одного  и того же  стимула.  Это  происходит  потому,  что  кроме  перечисленных  двух психологических компонентов неопределенности,  существует  множество  других психологических  факторов,  обусловливающих  ее:  настроения,  эмоциональные состояния и др. Действия всех  факторов  невозможно  учесть.  Отклик  нельзя предвидеть абсолютно точно. Поэтому управленческое  воздействие  может  быть не принято и не исполнено, или выполнено неполно и неточно. 

Отсюда  следует основное правило,  увеличивающее  эффективность  управляющего воздействия - сводить действия неопределенности к минимуму.  Иными словами, в управлении необходимо  постоянно  осуществлять  информационный  мониторинг системы управления,  активизировать  обратные  связи  и  следовать  правилам исключения слабых звеньев коммуникативного обращения. 

      2) Закон неадекватного взаимного восприятия. Его действие  связано с утверждением, что человек никогда не сможет постичь другого человека  с  той точностью и полнотой, которая обеспечила бы  абсолютную  прогнозируемость  и влиятельность. 

Наше  восприятие никогда не бывает точным  и  полным,  в  нем  всегда  скрыты неожиданные ракурсы и свойства  объекта.  Социальное  восприятие  -  система гораздо более сложная. Она связана с тем, что в  каждый  конкретный  человек является носителем обобщенных свойств других людей,  присваивая  которые  он постоянно изменяется. Кроме того, это определяется еще и тем, что: 

      а)  сам  воспринимаемый  человек   находится  в  постоянном   изменении (возраста, уровня физических возможностей,  интеллектуальности,  социальных, нравственных, эмоциональных, сексуальных изменений и прочих);