Обобщая сказанное, можно сформулировать следующие критерии оценки качества информации. Она должна быть:

    —объективной (полной, непротиворечивой, достоверной);

    —актуальной (удовлетворяющей объективные информационные потребности руководителей и специалистов по мере их возникновения в ходе развития кадровой ситуации);

    — своевременной;

    — целенаправленной;

    —лаконичной (сжатой, но без потерь необходимой  полноты);

    — коммуникативной (понятной и приемлемой для руководителей и специалистов).

    Информационное  обеспечение как  система    

    Необходимость сбора, хранения, переработки, анализа  большого объема разнообразной кадровой информации, предоставления ее пользователям (субъектам управления — кадровой службе и руководителям) в удобной  форме ставит задачу создания на предприятии соответствующей информационной системы.

    Составными  элементами такой системы являются оборудование и материалы для  сбора, хранения, обработки, поиска и  выдачи необходимых данных по кадрам предприятия, надлежаще организованный учет, приспособленный для информационного обеспечения решения кадровых задач, совокупность приемов и методов пользования данной системой, специалисты по информатике, потребители информации. Основные требования к данной системе — широкое применение ЭВМ, передовых информационных технологий, математических методов и моделирования и т.д.

    Основу  информационной системы должен составлять единый массив, отражающий информацию о каждом работнике, его окружении  и внешних по отношению к нему условиях работы, что в свою очередь  требует определенной организации информации и методов оперирования с массивом данных.

    Поскольку процессы, протекающие в коллективе работников и в его окружении, весьма динамичны, важно оперативно отражать все эти изменения в  информационном массиве данных. Данное требование может быть выполнено в том случае, если информационная система тесным образом соприкасается с документооборотом на предприятии: приказы и распоряжения, касающиеся работников, используются для немедленной корректировки данных, содержащихся в массиве по каждому работнику.

    Большое значение имеет увязка кадровой информации с информацией о структуре  рабочих мест, с требованиями, предъявляемыми к работнику этими рабочими местами, с возможным уровнем оплаты труда, с состоянием условий труда и  т.д. Такой подход обеспечивает прежде всего решение информационно-поисковых задач (поиск работников с заданными признаками в информационном массиве), группировку, перегруппировку работников в соответствии с запросами пользователя.

    Отслеживая  изменения в состоянии объекта  по тем или иным параметрам, произошедшие в результате реализации мероприятий, руководители в порядке обратной связи могут разработать эффективную стратегию управления и контролировать ее реализацию.

    Информационная  система должна помочь в выявлении  наиболее значимых факторов и установлении причинно-следственных зависимостей между факторами и результатами. Такого рода информация необходима для разработки целевых установок, положенных в основу развития кадров предприятия.

    Автоматизированные  системы кадровой информации

    Реализация  требований своевременного обеспечения  процессов управления необходимой  информацией в условиях возрастающих ее объемов в полной мере может  быть осуществлена в случае, если информационная база найдет свое организационное оформление в виде автоматизированной системы управления кадрами — АСУ "Кадры" — или ее варианта — автоматизированного рабочего места специалиста кадровой службы (АРМ), выполненного на базе ПЭВМ. Такой подход позволяет реализовать новую информатизационную технологию процесса управления.

    АСУ "Кадры" представляет собой форму  организации управления персоналом, основанную на тесной взаимосвязи человека и вычислительной техники, а также  на широком использовании выработанных в практике управления приемов и  методов оптимизации и автоматизации принимаемых решений.

    Под автоматизированным рабочим местом (АРМ) понимается профессионально ориентированный  комплекс, включающий в себя технические  и программные средства, информационное и методическое обеспечение для  решения задач пользователя непосредственно на рабочем месте в режиме диалога с ЭВМ¹⁴.

    Тем самым изменяется содержание труда  работников кадровой службы, которые  освобождаются от рутинной работы и  выполнения лишних операций. Они работают в диалоговом режиме (режиме общения), выполняя все типы операций технологического процесса обработки данных (сбор, подготовка, ввод, обработка, вывод и тиражирование необходимой информации). АРМ "Кадры" предоставляет пользователю возможность:

    — ввода и корректировки данных о работнике;

    — формирования и выдачи различного рода выходных документов;

    — создания новых баз данных;

    — изменения структуры массива  данных;

    —добавления новых комплексов и задач, изменения  при этом соответствующего меню;

    — перерасчета данных на заданную дату и др. Исходная для решения задач подсистемы информация создается на основе унифицированных форм документов первичного учета кадров, плановых документов, общероссийских и локальных классификаторов (классификаторы профессий рабочих, должностей служащих, квалификационных разрядов и категорий и т.п.)¹⁵.

    Информация  по конкретному работнику содержит данные о месте его работы, демографические  данные, данные об образовании, наличии  специальной подготовки, семейном положении, движении на предприятии (по структурным  подразделениям, смена профессии, квалификационный рост) и др. Выходные данные включают большой набор обобщенных показателей по различным признакам и имеют вид отчетов, списков, справок, аналитических разработок, расчетов и т.п., что позволяет осуществлять непрерывность кадрового планирования, обеспечивает многовариантность и многофакторность расчетов.

    Для эффективной работы системы управления персоналом важно создать на предприятии  единую автоматизированную сеть ПЭВМ, предусматривающую взаимный обмен  кадровой информацией между всеми  уровнями управления на базе современных средств передачи данных.

    Практика  зарубежных стран свидетельствует  о возможности подсоединения  предприятий к межотраслевым  и общегосударственным локальным сетям, что позволяет иметь более полную информацию о рынке труда в целом и даже об отдельных работниках — их прошлых мест работы, специализации, квалификации и т.п.¹⁶.

    Разработка  и внедрение АСУ "Кадры" должны проходить поэтапно, начиная с  автоматизированной информационно-справочной системы по кадрам, решающей такие  задачи, как:

    — персональный учет кадров;

    — составление отчетности по кадрам;

    — анализ качественного состава и  движения кадров;

    — выдача по запросам требуемой информации;

    — подготовка и повышение квалификации кадров. Здесь целесообразна реализация модульного принципа построения системы, что позволяет адаптировать систему для различных категорий пользователей, наращивать систему, расширять ее функции. Так, один из вариантов построения информационной системы по кадрам¹⁷ включает пять модулей:

    1) "Штаты": формирование штатного расписания, учет вакансий по подразделениям и организации в целом;

    2) "Приказы": подготовка и выполнение  всех видов кадровых приказов, контроль за их исполнением;

    3) "Кадры": формирование базы  данных о сотрудниках, включающей  сведения из личной карточки работника, сведения о результатах аттестации, повышения квалификации, перемещениях, наградах, взысканиях и др.;

    4) "Справки": поиск и анализ  информации по всем показателям  базы данных, оперативная подготовка  справок по поступающим запросам  и т.п.;

    5) "Статистика": подготовка стандартных  форм с возможностью вывода  их на печать, архивирование данных  за любые периоды времени.

    На  последующих этапах развития системы  решаются задачи:

    — аттестации кадров;

    — подбора и расстановки кадров;

    — планирования потребности и расстановки специалистов и др.

    Основными путями повышения качества информационного  обеспечения управления персоналом предприятия, как показывает анализ его современного состояния, являются:

    дальнейшая  интеграция кадровой, экономической  и социологической информации;

    повышение оперативности внесения изменений  в информационные файлы;

    существенное  расширение информации, касающейся характеристики рабочих мест, содержания самой работы, определяющих требований к работнику, что позволит взаимоувязать наем нового работника с характеристиками вакантных рабочих мест (должностей);

    обеспечение работников при найме информацией  о возможной оплате труда, профессионально-квалификационном продвижении и другими сведениями, необходимыми для своевременной оценки выполнимости ожиданий работника от нового места работы;

    повышение компьютерной грамотности работников кадровых служб и др.

    Кадровая  служба предприятия

    Понятие и задачи кадровой службы    

    Кадровая  служба предприятия—это совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.

    Главное назначение кадровой службы состоит  в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне.

    Функции, структура и задачи кадровой службы тесно связаны с характером развития экономики, пониманием руководством предприятия (организации) роли персонала в выполнении целей и задач, стоящих перед производством (организацией).

    В условиях ориентации экономики на использование экстенсивных методов кадровая служба была представлена чаще всего немногочисленным отделом кадров, отделом подготовки кадров (технического обучения), службой быта.

    Функции отдела кадров на отечественных предприятиях сводились в основном к найму  и увольнению рабочей силы, ведению делопроизводства. Это низвело отдел кадров до второстепенного структурного подразделения, фактически выполняющего лишь указания руководства предприятия и заказы руководителей структурных подразделений в отношении набора рабочей силы со стороны.

    В то же время различными видами кадровой работы были заняты другие подразделения  заводоуправления: отдел труда и  заработной платы (расчет численности, организация, нормирование и оплата труда), плановый отдел (планирование численности, планирование затрат на рабочую силу), партком (резерв на выдвижение, подбор руководящих кадров, воспитательная работа в коллективе), профсоюзная организация (организация быта, отдыха, культурного времяпрепровождения), отдел техники безопасности, служба главного технолога (формирование операционного разделения труда,, определяющего подготовку рабочих и их расстановку, содержание труда), отдел технического обучения (подготовка кадров) и др.

    Большая разобщенность всех этих узкоспециализированных структурных подразделений снижала эффективность работы с кадрами, не позволяла комплексно решать задачи формирования и тем более эффективного использования кадров. Большую работу, особенно связанную с подбором, расстановкой и использованием кадров, выполняли линейные руководители (начальники цехов, мастера), часто не располагая ни необходимыми знаниями, ни временем, поскольку их главная задача состояла в обеспечении своевременного и качественного выполнения производственных заданий. Их общение с отделом кадров, отделом подготовки кадров носило больше оперативный характер и напоминало систему "дежурного обслуживания" — оперативное исполнение отделом кадров заказов конкретного производства по набору кадров со стороны.