Информационный менеджмент

      3) пo степени готовности для использования  (первичная информация представляет  собой совокупность полученных  нeпocpeдcтвeннo из источника несистематизированных  данных, содержащих много лишнего  и ненужного; промежуточная информация  состоит из сведений, прошедших  чepeз процесс предварительной  “очистки” и систематизации, позволяющей  решить вопрос o конкретных направлениях  и способах их дальнейшего  применения; конечная информация  дaeт возможность принимать обоснованные  управленческие решения);

      4) пo полноте информация бывает  частичной или комплексной (последняя  дaeт всесторонние исчерпывающие  сведения oб объекте и возможность  нeпocpeдcтвeннo принимать любые решения;  первая нa практике мoжeт использоваться  тoлькo в совокупности c дpyгoй информацией);

      5) пo степени надежности информацию  можно разделить нa достоверную  и вероятностную (вероятностный  характер мoжeт быть обусловлен  принципиальной невозможностью  получить oт существующего источника  надежные сведения, поскольку имеющиеся  методы нe позволяют этoгo сделать;  неизбежными искажениями при  их передаче, особенно в условиях  иерархии управленческой структуры;  заведомым распространением изначально  ложных сведений).

      Информация  мoжeт быть тaкжe классифицирована по объему, источникам, возрасту, способам передачи и распространения.

      Термин  “коммуникация” происходит от латинского “делаю общим, связываю”, т. е. передающий информацию пытается установить общность с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или  смысла с помощью символов. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это “что” передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие  двух людей.

      Коммуникация  предъявляет требования к каждому  из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия  определенной степени взаимного  понимания.

      Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение  многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные  друг с другом) в рамках различных  событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся  неопределенностью и двусмысленностью.

      Итак, мы определяем коммуникации как процесс, входе которого два или более  человек обмениваются и осознают получаемую информацию, цель которого состоит в мотивировании определенного  доведения или воздействия на него. Эффективные коммуникации заключаются  в следующем: взаимодействие двух индивидов  предполагает, что они как бы встают на место друг друга, стремятся взглянуть  на мир глазами собеседника, предугадать  его реакцию. Взаимодействие подразумевает  взаимную игру, обоюдное взаимопонимание. Цель взаимодействия - ментальное слияние  с другим человеком, способность  предчувствовать, предсказывать и  вести себя в соответствии с общими потребностями: своей и другой стороны.

 

      Требования  к качеству информации.

      Основными принципами учета оперативной информации являются качественные характеристики этой информации и принципы ее учета. Основное требование к учетной информации — это ее полезность для принятия решений различными группами пользователей. Полезность информации определяется специальными характеристиками.

      Ясность. Ясность информации вытекает из ее точности. Информация должна быть понятной для пользователя, обладающего определенным уровнем профессиональных знаний.

      Уместность. Информация должна относиться к делу, влиять на экономические решения пользователя, помогать в оценке разновременных (прошлых, настоящих и будущих) экономических ситуаций.

      Содержательность. Информация должна относиться к определенному экономическому явлению, быть необходимой и достаточной для восприятия этого явления. В ней не должно быть лишних сведений, которые могли бы привести к искажению экономической сущности.

      Существенность. Информация считается существенной, если ее отсутствие или неправильная оценка могут повлиять на решение пользователя.

      Своевременность. Значимая информация должна без задержки включаться в оперативный анализ и отчетность.

      Полнота отражения . Информация должна отражать все экономические ситуации в организации.

      Логичность. Информация должна строиться по законам логики. Закон тождества, в соответствии с которым предмет информации в пределах одного сообщения должен оставаться неизменным, чтобы не было подмены одного предмета другим. Этот закон противодействует неопределенности и не конкретности информации. Несоблюдение этого закона влечет за собой логическую ошибку, называемую «подменой тезиса». Закон противоречия, согласно которому не могут быть одновременно истинными два сообщения, одно из которых что-либо утверждает об экономическом явлении, а другое отрицает это в то же самое время. Закон исключенного третьего, смысл которого заключается в следующем: если имеются два противоречащих одно другому сообщения об экономическом явлении, то одно из них истинно, а другое ложно. Между ними не может быть ничего среднего. Закон достаточного основания, согласно которому, для того чтобы признать информацию достоверной, необходимы доказательства и обоснования, подтверждающие эту достоверность.

      Достоверность. Информация является достоверной, если она не содержит существенных ошибок, правдиво отражает хозяйственную деятельность.

         Следовательно, источники информации, как и сама информация должны  быть проверены и оценены исследованиями, т.к. неверная проинформированность  может усугубить положение или  направить не на те действия.

 

         6. Информационный менеджмент: определение, назначение,                    цели и задачи

 

     Стремительное развитие практики менеджмента, работы по созданию общей теории менеджмента  позволяют дать его уже, можно  сказать, устоявшееся определение.

      Менеджмент – это управление в социально-экономических системах: совокупность современных принципов, методов, средств и форм управления производством с целью повышения его эффективности и увеличения прибыли.⁴

 

     Принято трактовать информационный менеджмент в узком и широком смысле.

     В узком смысле менеджмент понимают как  синоним «делопроизводства» (ДОУ). Согласно ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и  архивное дело. Термины и определения»– М., Госстандарт России, 1998.

     ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

     Документирование, то есть создание документа, процесс  подготовки официального документа.

      Информационный  менеджмент – технология, компонентами которой являются документная информация, персонал, технические и программные средства обеспечения информационных процессов, а также нормативно установленные процедуры формирования и использования информационных ресурсов⁵

 

     Цель  информационного менеджмента: обеспечение  эффективного развития организации  посредством регулирования различных  видов её информационной деятельности.

     Задачи  информационного  менеджмента:

1. качественно информационное обеспечение процессов управления в организации;
2. осуществление управления информационными ресурсами;
3. обеспечение управления обработки информации на всех уровнях;
4. обеспечение управления коммуникациями (общение – передача информации от человека к человеку). Информация имеется в виду в различном представлении:

 

      - в виде массива документов;

      - в виде документной информации;

      - в виде средства общения.

     Под управлением подразумевается не только принятие решения, а весь комплекс управленческих действий.

     Информационный  менеджмент касается всех функций управления современной организации.

     Функция планирования – это деятельность субъекта по определению темпов, пропорций, развития объектов управления. Планирование осуществляется в различных вариантах. Наиболее распространены сегодня  оперативное и стратегическое.

     Оперативное планирование отражает текущую деятельность организации.

     Стратегическое  связано с перспективами.

      Функция стратегического планирования приобретает  в настоящее время особое значение. Её специфика: особенность самого стратегического  управления.⁶

     Стратегическое  управление – это управление, которое ориентировано на обеспечение выживания организации и её эффективного развития в условиях динамично меняющейся внешней среды.

     В отличие от оперативного управления, стратегическое имеет иные критерии эффективности:

      - своевременность и точность  реагирования организации на  изменения внешней среды.

     Стратегическое  планирование – процесс, который  включает ряд стадий. Составить стратегический план, то есть определить те действия, которые организация должна совершить  для выполнения стратегии.

     1 Стадия: определение миссии организации.

     Миссия – это чётко выраженная причина существования организации, которая подчёркивает её отличия от аналогов.

     Определение миссии имеет огромное значение:

1. значение миссии в отношении внешней среды;
       
2. миссия  формирует представление об организации  и её назначение;
       
3. миссия  способствует формированию и закреплению  имджа организации;
4. миссия имеет значение и в отношении коллектива организации.
       
1. миссия  делает ясными для сотрудника цель и предназначение организации;
       
1. миссия  содействует формированию определённого  климата в организации;
       
1. миссия  способствует единению коллектива и  укреплению его культуры.
3. миссия имеет значение в отношении управления организацией.
       
1. миссия  помогает более точно определить стратегию;
       
1. миссия  оказывает содействие в осуществлении  более правильного распределения  ресурсов.

     2 Стадия: определение целей организации.

     Цель – это ожидаемый, конечный результат.

     Именно  через цели, миссия получает реализацию. Набор целей может быть разным. Основные требования к нему:

      - он должен всесторонне раскрывать  миссию;

      - он должен касаться по крайней  мере 4-х сфер деятельности организации:

      -- сфера доходов (не получение  прибыли, а какой авторитет  организация получает у пользователей  – если организация некоммерческая);

      -- сфера работы с пользователями;

      -- сфера работы с сотрудниками;

      -- сфера социальной ответственности  (какова роль организации в  жизни региона).

     В организации все цели должны быть взаимосвязаны и построены в  определённой иерархии. Цели должны отвечать следующим требованиям:

• цели должны быть конкретными;
• цели должны быть ориентированы во времени;
• цели должны быть достижимы;
• цели должны быть приемлемыми для организации;
• цели должны быть совместимыми;
• цели должны быть гибкими.

     Цель  может быть правильно обозначена в том случае, если в организации  осуществлён адекватный анализ среды.

      3 Стадия.

     Анализ  среды включает в себя 2 основных компонента:

      - анализ внешней среды;

      - анализ внутренней среды.

     Анализ  внешней среды ориентирован на все компоненты, которые окружают организацию. Этот анализ делят на две части: изучают макро и микро среды.

     Макросреда – общие условия, в которых организация находится.

     Она включает в себя:

• экономический компонент;
• политический компонент;
• правовой компонент;
• социальный компонент;
• состояние технологии.