Деловое совещание нормы и техника

     При подготовке к дискуссии составляется общий план борьбы за истину, подбираются  наиболее весомые аргументы. Особенно впечатляют точные цифровые данные, которые  невозможно опровергнуть.

     Принятие  решения складывается из пяти этапов:

     1) установление контактов;

     2) определение проблемы;

     3) определение целей;

     4) изложение мыслей;

     5) готовность к действию.

     Целью оперативных совещаний для А.Н. Першиной является получение информации о текущем состоянии дел, принятие оперативных решений и контроль их использования. Проблемные совещания для А.Н. Першиной - это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов.

     Старостин в процессе подготовки совещания  тщательно планирует свое выступление, делая наброски сообщения. При этом он учитывает, что при нормальном темпе речи за две минуты можно  пересказать не более одной страницы машинописного текста. Очень осторожно  подходит к использованию цифровой информации, руководствуясь тем, что  хорошо воспринимается и анализируется  не более 20 цифр за 40 минут выступления. Лучше преподносить цифровую информацию в письменном виде: в таблицах и  графиках. Как правило, суть дела излагает по памяти, а не читает. В этом случае усвоение при свободном изложении  достигает 95%, а при чтении всего 35% [7, с.3-18].

     

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

25

КП.080501.00.ПЗ

 Директор владеет «теорией пауз» и умело применяет ее на практике. Паузы в речи занимают 10-20%. По своему назначению паузы бывают разных видов и продолжительности. Так, существуют эмоциональные паузы, необходимые выступающему, когда он сильно взволнован, для того, чтобы успокоиться, дырявые - если не знает, что сказать, люфтпаузы - для выдоха и вдоха, драматические - подчеркнуть молчанием трагичность положения, грамматические - делаются на знаках препинания, мобилизационные - придают вес сообщению, педагогические - для лучшего усвоения материала [12, с.79].

     Большое значение придается правильности самого изложения материала. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска - все это обязательное условие  любого служебного контакта, по мнению А.Н. Першиной. Нужно следить за правильным употреблением слов, их произношением, ударением (договор, эксперт, обеспечение, одновременно, созвонимся, валовой, оптовый и др.). Не рекомендуется использовать обороты, содержащие лишние слова: "абсолютно новый" вместо "новый", "предварительное планирование" вместо "планирование", "сотрудничать вместе" вместо "сотрудничать", "каждый в отдельности" вместо "каждый".

     

Завершается совещание под  руководством директора  на позитивной ноте, высказывается несколько  благодарственных слов в адрес выступавших, в Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

26

КП.080501.00.ПЗ

  сех участников и готовивших совещание. Заканчивается совещание точно в назначенное время, и это обеспечивает директору репутацию умелого организатора. Психологические исследования показывают, что люди часто ориентируются не на содержание высказывания, а на тон выступающего. Эмоциональное возбуждение оратора передается и слушателям. Психолог П. Вацлавек определил, что в процессе решения любой проблемы межличностные отношения играют доминирующую роль. Если отношения между людьми нарушены, то даже наилучшие аргументы не приводят к положительному результату. Этот феномен принято называть"моделью айсберга". Если все параметры, влияющие на решение проблемы, принять за "большую льдину" - 100%, то "часть над водой" (10-20%) - занимает предметная область, а "в воде" (80-90%) - область взаимоотношений. Во избежание действия данного феномена, а также просто для его снижения одним из правил в учебных материалах Образовательного института компании "Фольксваген" является ориентация на цель переговоров, беседы, совещания, а не на проблему, на распознавание и выработку общих интересов, терпение и Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

27

КП.080501.00.ПЗ

искренность [10, с.111-195]. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     

     

Совещание является обязательной формой организации  труда менеджеров. Главная задача делового совещания состоит  в поиске и нахождении позитивных решений  менеджмента, в ускорении  процесса Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

28

КП.080501.00.ПЗ

принятия  решений и повышения их обоснованности, в эффективном обмене мнениями и  опытом.

     В курсовом проекте проведен анализ значимости и необходимости проведения деловых совещаний, выявлены все преимущества и недостатки совещания, изучены основные правила ведения делового совещания, проанализированы практические советы и рекомендации, данные психологами в подготовке и проведении деловых совещаний.

     Совещание будет более эффективным, если его  лидер и участники заранее достаточно хорошо подготовятся к совещанию, а именно: планирование совещания; формирование повестки дня; определение состава участников; подготовка помещения и непосредственное проведение совещания. Деловое совещание - процесс сложный, и чтобы правильно провести совещание или собрание необходимо тщательно подготовиться.

     Успеху  проведения деловых совещаний способствует соблюдение простых правил:

     - определение перечня вопросов, по  которым созываются совещания,  и круг лиц, имеющих право  это делать;

     - разработка и доведение до  сведения всех причастных лиц  графика проведения регулярных  совещаний;

     - составление списков работников, обязанных присутствовать на  тех или иных совещаниях;

     - извещение заранее участников  о времени, месте и повестке  дня; 

     - назначение ответственных за  подготовку совещания, разработку  графиков, списков, готовили помещения,  рассылали приглашения, координировали  процесс подготовки;

     - заранее выяснять основные точки  зрения на обсуждаемые проблемы;

     

- предварительная  подготовка повестки  дня и ее неукоснительное  со Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

29

КП.080501.00.ПЗ

блюдение;

     - заблаговременное предупреждение  участников совещания о его  содержании и необходимости твердо  его придерживаться;

     - назначение времени начала и  окончания совещания;

     - если во время совещания предполагаются  выступления, нужно следить за  их порядком.

     Невыполнение  этих правил ведет к снижению эффективности  совещания. Самое главное, чтобы подобное совещание было продуктивно. Обязанность ведущего совещание продумать повестку дня так, чтобы люди не тратили попусту время. Если выгода от проведенного совещания будет меньше, чем на него было потрачено, то цена такого совещания неоправданна и его можно считать неэффективным. В данной работе мы рассмотрели в качестве практического примера метод проведения совещаний на предприятии ООО «Праздник Плюс» генерального директора А.Н. Першиной. Успешная деятельность фирмы под руководством этого директора дает основания считать, что данный метод проведения делового совещания можно рекомендовать к применению другими фирмами

     Таким образом, подводя итог, следует отметить, что деловое совещание – процесс  сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей. Объективная же реальность в настоящее  время заставляет всех руководителей  организаций поворачиваться лицом  к проблеме повышения эффективности  своей работы, продуктивного использования  каждой минуты рабочего времени.

     Конструктивная  подготовка и умелое проведение совещания  помогут эффективно решить актуальные проблемы, достигнуть цели, установить оптимальный психологический климат в рабочей группе и избежать побочных эффектов (усталость, раздражение, обида, стресс).

     

     

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

30

КП.080501.00.ПЗ

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 

     

1. Белова  Е.М.,Угляница А.В.. Управление трудовым коллективом в строительстве: Учебное пособие.- Кемерово: ГУ КузГТУ, 2006г.
2. В.Н. Лавриненко .- 5-е. изд., перераб. и доп.- М.: ЮНИТИ-ДАНА,2007г.
3. Зельдович Б.З. Менеджмент в полиграфии: Учебное пособие . – М: МГУП, 2004г.
4. Ковров А.В. Психологические аспекты ведения переговоров / А.В. Ковров. - М.: Бератор-Пресс, 2010. - 200 с.
5. Коробко В.И. Теория управления / В.И. Коробко. - М.: ЮНИТИ, 2009. - 383 с.
6. Кукушин В.С. Психология делового общения / В.С. Кукушин. - М.: ИКЦ "МарТ", Р - на/Д., 2009. - 368 с.
7. Курбатов В.И. Как успешно провести переговоры / В.И. Курбатов. - Р-на/Д.: Феникс, 2010. - 318 с.
8. Мокшанцев Р.И. Психология коммуникации на переговорах / Р.И. Мокшанцев. - М.: ИНФРА-М., 2008 - 360 с.
9. Морозов А.В. Управленческая психология / А.В. Морозов. - М.: Академический проект, 2009. - 288 с.
10. Нарушак В.Б. Психология внутрифирменного менеджмента: Практическое руководство для менеджеров по персоналу / В.Б. Нарушак, Л.А. Степанова. - М.: Экзамен, 2008. - 196 с.
11. Петрунин Ю.Ю. Этика бизнеса / Ю.Ю. Петрунин, В.К. Борисов. - М.: Дело, 2009. - 280 с.
12. Прокофьева Н.И. Психологические аспекты ведения переговоров / Н.И. Прокофьева. - М.: ГроссМедиа, 2007. - 128 с.
13. Психология делового преуспевания / под ред. А.Н. Колесникова. - М.: ВЛАДОС-ПРЕСС, 2008. - 304 с.
14. Психология делового преуспевания / под ред.А.Н. Колесникова. - М.: ВЛАДОС-ПРЕСС, 2009. - 304 с.
15. Психология и этика делового общения / под ред.В.Н. Лавриненко. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. - 327с.