Деловое совещание нормы и техника

     Как свидетельствует опыт, деловые совещания  далеко не всегда приносят должный  эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения.

     Деловое совещание - способ привлечения коллективного  разума к выработке оптимальных  решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в  этом отношении сводится к трем основным стадиям:

     1) сбор и переработка информации;

     2) координация деятельности всех  служб фирмы и всех сотрудников;

     3) принятие решения.

     Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание  решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих  задач, достигать компромиссов, приобретают  культуру общения и т.п.

     Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании — единственная возможность видеть и слышать  руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании  руководителю предоставляется возможность  показать свой талант менеджера [5, с.295-297].

     

Действенность совещания должна восприниматься в  качестве этической  нормы работы в  коллективе, существенным актом внимания и  уважительного отношения  к сотрудникам  со стороны организаторов  совещания, которые, в свою очередь, должны: - четко определить целевую Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

8

КП.080501.00.ПЗ

направленность  и предмет совещания; - выбрать  его оптимальный регламент (причем в данном случае понятие "регламент" можно трактовать достаточно широко, включая тематику, время, состав участников совещания и ответственных за его проведение); - не сводить совещание  к решению частных вопросов, которые  можно решить "в рабочем порядке". При этом следует помнить, что  служебное совещание - это, как правило, работа коллективного разума. Поэтому  на него следует выносить вопросы, требующие  совместных интеллектуальных усилий всех участников рассмотрения той или  иной проблемы.

     Руководителям и специалистам, готовящим совещание, необходимо руководствоваться общими принципами организации деловых  совещаний [2]:

     в организационной деятельности нет  мелочей;

     техническая сторона организации (рабочие места  участников, материалы, техническое  обеспечение) должны быть безупречными;

     должен  быть подготовлен ведущий (предусмотрена  замена, помощники ведущего и другой вспомогательный персонал).

     Особенность подготовки внутреннего совещания - общение коллег по общим для  всего коллектива проблемам - это  часть корпоративной культуры, поэтому, перед началом подготовки даже короткой оперативки (если это не регулярная планерка) стоит ответить на вопросы: нужно ли проводить данное совещание; кто входит в круг лиц, без которых  данное мероприятие будет невозможным; какие вопросы внести в повестку дня; нужен ли доклад руководителя, и с какими подразделениями или отдельными специалистами нужно проконсультироваться при его подготовке.

     При установлении цели совещания следует  избегать расплывчатых, неконкретных формулировок. Это вызывает снижение интереса к предлагаемой проблеме и  подсознательно ведет к ощущению необязательности ее предметного решения. Формулировка цели должна отражать черты  предполагаемого результата обсуждения вопросов.

     Ведущий совещания обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический  или авторитарный.

     Дипломатический стиль предполагает учет мнений всех участников совещания, а также то, как различные идеи согласуются  между собой. При этом неизбежны  компромиссы.

     При авторитарном стиле руководства  некоторые участники стремятся "протащить" свои проекты, действуют напористо. При таком ведении совещания  руководитель уверенно держит бразды правления, подает множество предложений, сообщает новую информацию, формирует  свое мнение категорично, не допуская возражений.

     Авторитарное  ведение совещание допустимо, если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнеров. Это возможно в том случае, если необходимо как  можно быстрее принять решение.

     Психологи утверждают, что оба стиля поведения - дипломатический и авторитарный - могут приводить к успеху. Однако авторитарное ведение совещания  следует отнести к нежелательным  исключениям, особенно если с его  участниками придется работать и  дальше [3].

     

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

9

КП.080501.00.ПЗ

 

     1.2 Классификация совещаний 

     Прежде  всего, каждый руководитель до проведения совещания должен определить основные цели, которые он собирается достичь  с помощью этого метода работы. Совещания могут проводиться  для решения производственных задач, обучения и воспитания подчиненных, видимости интенсивной работы (о  чем могут свидетельствовать  частые совещания), проявления руководителем  собственных качеств (организованности, коммуникабельности, целеустремленности и т.д.). Четкая постановка цели наполовину гарантирует успех совещания. Во-вторых, руководитель должен определить вид  совещания, которое он планирует  проводить.

     

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

10

КП.080501.00.ПЗ

По своей  общей целевой направленности совещания  могут быть инструктивными, оперативными и проблемными [4].

      Инструктивное (информационное) совещание направлено на доведение до его участников какой-либо информации, постановку и совместное уточнение возникающих по поводу этой информации задач, например, определение сроков и рамочных условий разработки программы каких-либо мероприятий. Если позволяет время, информацию лучше предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается меньше времени. Кроме того, прочитанная информация усваивается лучше, чем воспринятая на слух.

      Оперативное совещание посвящено выяснению текущего состояния дел в организации, краткому обмену мнениями по существу вопросов, возникающих по ходу производственного процесса. Кроме того, оно может быть направлено на выработку общей тактики действий различных звеньев организационной структуры в связи с текущими производственными задачами.

      Проблемное  совещание является наиболее сложным его видом. Проблемные совещания - это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов. В процессе такого совещания вырабатывается коллективное решение по комплексным вопросам, затрагивающим изменение функциональных задач звеньев структуры или их приспособление к новым направлениям деятельности организации. Проблемное совещание посвящено, как правило, формированию общей программы, имеющей элементы стратегии и длительные сроки реализации.

      

Таким образом, деловые (служебные) совещания являются одной из важнейших  форм управленческой деятельности и занимают огромную часть времени  в современном  бизнесе. Деловые  совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

11

КП.080501.00.ПЗ

 

      По  своей общей целевой направленности совещания могут быть инструктивными, оперативными и проблемными 

      Инструктивное (информационное) совещание направлено на доведение до его участников какой-либо информации, постановку и совместное уточнение возникающих по поводу этой информации задач, например, определение сроков и рамочных условий разработки программы каких-либо мероприятий. Если позволяет время, информацию лучше предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается меньше времени. Кроме того, прочитанная информация усваивается лучше, чем воспринятая на слух.

      Оперативное совещание посвящено выяснению текущего состояния дел в организации, краткому обмену мнениями по существу вопросов, возникающих по ходу производственного процесса. Кроме того, оно может быть направлено на выработку общей тактики действий различных звеньев организационной структуры в связи с текущими производственными задачами.

      Проблемное  совещание является наиболее сложным его видом. Проблемные совещания - это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов. В процессе такого совещания вырабатывается коллективное решение по комплексным вопросам, затрагивающим изменение функциональных задач звеньев структуры или их приспособление к новым направлениям деятельности организации. Проблемное совещание посвящено, как правило, формированию общей программы, имеющей элементы стратегии и длительные сроки реализации [5, 200].

      

Деловые совещания представляют собой особый вид  организации труда, действующей в  очень короткие сроки  и имеющей определенную Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

12

КП.080501.00.ПЗ

целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим  основным признакам.

      По  назначению:

• вырабатывающие и принимающие решения;
• разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;
• подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;
• оперативные (диспетчерские).

      По  периодичности (частоте) проведения:

• разовые;
• регулярные;
• периодические.

      По  количеству участников:

• узкий состав (до пяти человек);
• расширенные (до двадцати человек);
• представительные (свыше двадцати человек).

      По  степени стабильности состава участников совещания:

• с фиксированным составом;
• с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;
• комбинированные.

      По  принадлежности:

• партийные (и других общественных организаций);
• административные;
• научные и научно-технические;
• объединенные [7, 160].
• В деловой сфере используются различные типы совещаний в зависимости от их назначения.

 

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист