Деловое совещание нормы и техника

     Психологами было замечено, что совещания, проводимые строго по графику с заранее указанной  датой и часом, являются более  продуктивными, в связи с этим они предлагают при подготовки совещания учитывать «теорию работоспособности». Работоспособность людей различна в различные периоды времени. Некоторые люди продуктивнее работают утром, некоторые днём, а некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что одни из них работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у этих людей приходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей – так это относительные, ритмичные колебания. Среднестатистические колебания работоспособности в течение суток можно описать с помощью кривой, изображенной на рис. 2 [10, с.231]. 

Время суток

8   9   10   11   12   13   14   15   16   17   18   19

Работоспособность

     Рис. 1. Среднестатистические колебания  работоспособности

     

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

19

КП.080501.00.ПЗ

Из рисунка  видно что:

1. к фазам высшей активности примыкают двухчасовые паузы, во время которых организм человека работает в «щадящем» режиме;
2. пик работоспособности приходится на первую половину дня, и поэтому задачи категории А следует выполнять в начале дня;
3. после обеда, когда наступает известный спад продуктивности, нужно использовать этот период для социальных контактов и рутинной деятельности (задачи категории С), после чего следует приступить к задачам категории В.

     При этом рекомендуется планировать  совещания на первую половину дня. Внеплановые  совещания рекомендуется проводить  как можно реже. Они отрывают сотрудников  от основной работы, резко снижают  культуру служебных отношений, часто  ведут к нарушению плановых сроков.

     Независимо  от плановости проведения совещания  руководителем должно быть выполнено  основное правило по подготовке мероприятий  такого типа: ознакомить заранее всех участников с целями, задачами, перечнем рассматриваемых вопросов, списком  выступающих. Невыполнение этого правила  ведет к снижению эффективности  совещания, нарушению взаимоотношений  в коллективе.

     Большое значение имеет и правильность самого изложения материала. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска - все это обязательное

     условие любого служебного контакта. 

     

     

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

20

КП.080501.00.ПЗ

2 АНАЛИЗ СОВЕЩАНИЯ НА ПРИМЕРЕ 

     2.1 Основные приемы управления ходом делового совещания 

     Начинать  совещание нужно точно вовремя  и сразу согласовывать с его  участниками правила совместной работы, например, об ограничении времени  выступления или о порядке  принятия решения. На совещаниях строжайшим образом следует придерживаться регламента, следить за соблюдением  которого должен председательствующий. Если менеджер проводит совещание в  своем кабинете, то он не должен вести  в это время переговоры по телефону, принимать посетителей, вызывать своего секретаря. После начала совещания  следует одному из участников поручить ведение протокола.

     Чтобы деловое совещание было плодотворным, председательствующий должен владеть  техникой организации и проведения дискуссии.

     Процесс обсуждения на совещании необходимо постоянно контролировать, иначе  разговор может уйти от обсуждаемой  проблемы или «застрять» на каком  либо вопросе. Можно порекомендовать  некоторые приемы управления коммуникациями на совещании.

     Таблица 2 – Основные приемы управления ходом делового совещания

     

     

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

21

КП.080501.00.ПЗ

2.2 Типология людей, участвующих в совещании 

     Руководителю  совещания будет легче управлять  совещанием, если он будет знать  типологию людей, участвующих в  нем: их интересы, причуды, вопросы, которые  они, как правило задают, стрессоустойчивость и т.д. М.Х.Маккормак предлагает некоторые типы персонажей (не обязательно плохих), за которыми нужно следить в ходе любого совещания:

1. «Говорящие начистоту». Это люди, которые всегда честно высказывают свое мнение. Они не хитрят, у них нет задних мыслей. Это ценные участники любого совещания. Но их необходимо защищать. Они склонны зацикливаться на мысли, что «лучшая оборона - это правда», и могут не столько положить конец спорам, сколько породить новые.
2. «Мученики». Они хорошо разряжают обстановку и быстро берут на себя ответственность, когда что-то пошло не так. Опасность в том, что они берут на себя вину чересчур быстро, возможно прежде, чем участники совещания сумеют выяснить, кто и что стоит у истоков случившегося.
3. «Каменные лица». Эти люди держат свои мысли при себе, а возможно, делятся ими с боссом после того, как остальные разойдутся. Годятся их предложения или нет, какую игру эти люди ведут и на чьей они стороне, - эти вопросы держат собравшихся в напряжении.
4. «Заводилы болельщиков». Они усвоили поразительную силу слов «Вы правы. Я никогда не думал об этом».

     

«Ораторы». Эти люди начинают говорить мягко, потом  расходятся и даже через 15 минут не в силах остановится. Проникновение в  суть вещей подменяется  у них эмоциями и краснобайством. Создается впечатление, что они из кожи вон лезут, чтобы  убедить в первую очередь Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

22

КП.080501.00.ПЗ

 самих  себя, а не собравшихся.

5. «Адвокаты дьявола». Для них все спорно. Хорошо то, что подобно настырному обвинителю, они часто докапываются до правды. Плохо то, что они отнимают чересчур много времени и наносят слишком много ран. На совещание следует приглашать не более одного из них.
6. «Разрушители». Эти слова не могут произнести, чтобы не погубить чью-то идею, чей-то проект или чье-то самолюбие.
7. «Любители расслабиться». Они откидываются на спинку стула, поудобнее устраиваются и вовсе не торопятся решать вопросы, стоящие на повестке дня. Целесообразно встречаться с такими партнерами в холле или в помещении, где нет стульев.
8. «Государственные мужи». Эти продвигают себя или заставляют двигаться за счет умелого обращения с людьми. Теоретически таким государственным мужем должен быть руководитель совещания.

 

     2.3 Пример делового совещания

     

     

Организацию делового совещания можно рассмотреть на примере проведения таких совещаний в ООО «Праздник Плюс». Это предприятие ок Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

23

КП.080501.00.ПЗ

азания развлекательных услуг, начавшее свою деятельность в 2010 году. С момента основания этого предприятия обязанности руководителя исполняет генеральный директор ООО «Праздник Плюс» А.Н. Першина Предприятие успешно развивается и сегодня занимает большую долю на рынке. Для любой организации успешность во многом зависит от качества менеджмента. А.Н. Першина – талантливый управленец. Она умеет организовать работу людей таким образом, что все практически всегда делается не только вовремя, но качественно и грамотно. На ООО «Праздник Плюс» принято дважды в неделю проводить совещания, на которых даются поручения, объясняются цели, а так же подводятся итоги. Представляет интерес для рассмотрения метод А.Н. Першиной ведения деловых совещаний. Одна из основных задач А.Н. Першиной – привлечь как можно больше фактов, чтобы более полно оценить сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы. Конечно, у А.Н. Першиной должна быть своя точка зрения на сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять, правы они или нет в своем понимании проблемы. Если верна чужая точка зрения, ведущий совещания может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или упускают что-то существенное, А.Н. Першина может сообщить недостающие факты. Правильно поставленные вопросы – прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в нужное русло [13, с.112].

В процессе проведения делового совещания  очень важно Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

21

КП.080501.00.ПЗ

 контролировать  его ход. Для этого А.Н. Першина следует правилам:

     1) Оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих.

     2) Постоянно поддерживать разговор.

     3) Немедленно принимать меры в случае возникновения эмоционального напряжения.

     4) Выслушивать мнения всех оппонентов.

     5) Нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и к отклонениям от темы.

     6) При необходимости уточнять сообщения отдельных участников: «Что именно вы имеете в виду?».

     

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

24

КП.080501.00.ПЗ

 7) Чаще подводить промежуточные итоги, для того чтобы продемонстрировать участникам, что они уже близки к цели.

     Если  кто-либо из участников совещания испытывает непреодолимую тягу к спору, руководитель, сохранив невозмутимость, позволит группе опровергать утверждения спорщика. Излишне словоохотливых диспутантов  А.Н. Першина тактично прерывает, не выслушивая их речи до конца – как правило, пользы от таких выступлений немного. Если приходится иметь дело с негативистом (то есть с человеком, который любит противоречить), нужно признать и оценить его знания и опыт. Застенчивые участники ставят несложные вопросы, для того чтобы укрепить уверенность в своих силах. Если диспутант непрестанно задает вопросы, вместо того чтобы выступать с предложениями, его вопросы адресуются группе.

     Прежде  всего, надо стремиться вести групповую  дискуссию цивилизованно. Это предполагает наличие деликатности в отношениях диспутантов и, следовательно, исключает  использование таких средств  аргументации своей точки зрения, как насмешки, прерывание оппонентов,  резкие выпады в их адрес. А.Н. Першина особенно внимательно следит, чтобы деловой спор между участниками был определенным и имел временные границы, а также за тем, чтобы не допускать личных столкновений. Терминология спора должна быть понятна всем присутствующим.