Деловое совещание нормы и техника

13

КП.080501.00.ПЗ

Таблица 1 – Типы совещаний

      Таким образом, деловые совещания являются одной из важнейших форм управленческой деятельности и занимают огромную часть  времени в современном бизнесе.  

      1.3 Технология проведения  совещания

      

      

Подготовка  совещания начинается с определения  необходимости и  целесообразности проведения делового совещания. Во время обоснования Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

14

КП.080501.00.ПЗ

необходимости совещания ведущий должен сформулировать задачи, которые требуют оптимального и своевременного решения. Совещание  имеет смысл, если есть необходимость  в обмене информацией; выявлении  мнений и альтернатив; анализе сложных (нестандартных) ситуаций; принятии решения  относительно комплексных вопросов. Менеджер должен проанализировать все  альтернативы проведения совещания: решение  высшего руководителя; возможность  решения вопроса по телефону; селекторное  совещание возможность объединения  с другими (плановыми) совещания. И  если после этого менеджер убедится в полезности совещания, ее можно  проводить. В противном случае от совещания необходимо отказаться. После  того, как принято решение о  необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав ее участников.

     Во  время подготовки повестки дня необходимо определить:

     1) тему соответствующего совещания  и содержание обсуждаемых проблем; 

     2) условия, которые должен удовлетворять  конечный результат совещания; 

     3) кто и какую подготовительную  работу должен проводить (целесообразно  создать рабочую группу для  формирования повестки дня, проведение  предварительных совещаний в  подразделениях) [2, 196].

     При установлении темы совещания следует  избегать расплывчатых, неконкретных формулировок. Это вызывает снижение интереса к предлагаемой проблеме и  подсознательно ведет к ощущению необязательности ее предметного решения. Формулировка цели должна отражать черты  предполагаемого результата обсуждения вопросов.

     Во  время решения вопроса о составе  участников необходимо особенно внимательно  подойти к формированию списка по количественным и качественным составом. К участию в совещании необходимо привлечь должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений. Что касается количества участников совещаний, то не следует приглашать столько человек, сколько стульев в зале заседаний (приглашения для массовости). Оптимальный вариант - соответствие количества участников совещания с количеством тех, кто активно участвует в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников будущей деловой совещания - это компетентность именно в вопросах повестки дня.

     

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

15

КП.080501.00.ПЗ

Как правило, местом проведения значительной части (более 70%) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. Однако заседание лучше созвать  в специально оборудованных для  этой цели помещениях. В основном приглашенные на совещание садятся за стол, имеющий прямоугольную форму. Это крайне неудобно и руководителю, и участникам совещания. Известна другая, более удобная форма стола трапециевидную.

     За  таким столом никто никому не мешает, каждый участник хорошо видит всех остальных, а председатель и секретарь-стенографист хорошо видит каждого участника  делового совещания.

     Подготовка  участников совещания - последний этап подготовительной работы в процедуре  организации деловых совещаний, когда предусматривается предварительное  ознакомление всех участников с повесткой  дня, необходимыми материалами. Каждый должен знать заранее тематику и  задачи совещания.

     Ведущий совещания обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический  или авторитарный.

     Дипломатический стиль предполагает учет мнений всех участников совещания, а также то, как различные идеи согласуются  между собой. При этом неизбежны  компромиссы.

     При авторитарном стиле руководства  некоторые участники стремятся "протащить" свои проекты, действуют напористо. При таком ведении совещания  руководитель уверенно держит бразды правления, подает множество предложений, сообщает новую информацию, формирует свое мнение категорично, не допуская возражений.

     

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

16

КП.080501.00.ПЗ

Авторитарное  ведение совещание допустимо, если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнеров. Это возможно в том случае, если необходимо как  можно быстрее принять решение [3, 128].

     Завершающий этап организации - это принятие решения  и согласования условий его реализации. Решения на совещании принимается  всеми вместе и каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания  удалось включить свои идеи и комментарии  в общее решение, зависит его  эффективность. В формулировке решения  объясняется: кем и в какие  сроки должно быть выполнен определенный объем работ. Определяется, в какой форме будут подведены итоги (рассылка протокола или его части (выписки из протокола), принимается решение о широте информирования (весь коллектив или его часть).

     Решения могут приниматься двумя путями: 1) специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники  совещания вносят свои коррективы и  принимают его по результатам  голосования;

     2) председатель собрания подводит  итоги обсуждения и формулирует  решение. После принятия решения  определяется лицо (группа лиц), которая  осуществляет его выполнение  и контроль за исполнением.

     Таким образом, руководителям и специалистам, готовящим совещание, необходимо руководствоваться общими принципами организации деловых совещаний:

1. в организационной деятельности нет мелочей;

2. техническая сторона организации (рабочие места участников, материалы, техническое обеспечение) должны быть безупречными;

3. должен быть подготовлен ведущий (предусмотрена замена, помощники ведущего и другой вспомогательный персонал).

     

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

17

КП.080501.00.ПЗ

Если  проанализировать управленческую деятельность в целом, то можно выделить ряд  направлений, способствующих повышению  ее эффективности. Одним из них является правильное проведение совещаний, переговоров, деловых бесед. Именно на эту работу руководитель тратит до 50% своего рабочего времени.

     Прежде  всего, каждый руководитель до проведения совещания должен определить основные цели, которые он собирается достичь  с помощью этого метода работы. Совещания могут проводиться  для решения производственных задач, обучения и воспитания подчиненных, видимости интенсивной работы

     (о  чем могут свидетельствовать  частые совещания), проявления руководителем  собственных качеств (организованности, коммуникабельности, целеустремленности  и т.д.). Четкая постановка цели  наполовину гарантирует успех  совещания [2, с.5-35].

     Порядок подготовки делового совещания рекомендуется  такой:

1. Прежде всего, определяются четкие цели и важные задачи совещания.
2. Назначение ответственных за подготовку совещания и распределение обязанностей между ними.
3. Составление сметы расходов на подготовку и проведения совещания.
4. Определение даты и время проведения совещания.
5. Выбор подходящего помещения, бронирование его.
6. Подготовка и утверждение конкретной повестки совещания с указанием времени, необходимого для рассмотрения каждого вопроса. Вопросы располагать в порядке из значимости и сложности.
7. Составление списка участников совещания.
8. Подготовка и рассылка приглашений и материалов участникам совещания в сроки, достаточные для их подготовки к совещанию.

     

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

18

КП.080501.00.ПЗ

 Подготовка проекта решения совещания и направление его участникам.

9. Подготовка необходимых средств наглядной информации, технических и вспомогательных средств.
10. Подготовка объявлений и указателей.
11. Подготовка для участников совещания рабочих материалов, блокнотов, ручек и т.д.
12. Бронирование мест в гостиницах для иногородних участников.
13. Заказ транспорта для обслуживания участников совещания.
14. Заказ на обслуживание в предприятии общественного питания.
15. Подготовка регистрации участников.
16. Подготовка культурной программы для участников совещания.