Анализ межличностных и организационных коммуникаций на предприятии

    Проблемы, возникающие в межличностных информационных обменах, имеют психологическую природу и разрешаются прежде всего путем повышения психологической культуры менеджеров и, в частности, совершенствованием навыков делового общения. Однако трудности в процессах коммуникации могут быть вызваны и причинами иного – организационного характера.

    Фильтрация. В организации существует необходимость отбора или фильтрации сведений, чтобы при обмене информацией между подразделениями или уровнями управления направлять получателю только те сообщения, которые его касаются. Для ускорения движения информации и придания сообщению большей ясности информацию определенным образом «сжимают»: упрощают, обрабатывают, суммируют. Это может привести к отсеиванию одних и акцентированию других сведений, искажающих содержание информации.

    Кроме того, сообщения, передаваемые на вышестоящие  уровни организационной иерархии, довольно часто искажаются из-за сложившейся  тенденции снабжать руководителей  только положительно воспринимаемой информацией. Это приводит к тому, что подчиненные  не информируют руководителя о существующей или потенциальной проблеме и сообщают ему только то, что он хочет услышать.

    Перегрузка  каналов связи – другая причина трудностей в организационных коммуникациях. Она может быть вызвана как элементарной нехваткой технических средств связи и обработки информации (или их техническим несовершенством), так и избыточностью информационных потоков.

    Нерациональная  организационная структура - еще одна причина, способная вызывать проблемы в коммуникациях. Если структура организации продумана плохо, вызывает дублирование функций, задач и полномочий, это неизбежно приводит и к параллельным потокам информации, ее искажениям и замедлению движения. Кроме того, чем больше уровней руководства в организационной структуре, тем больше вероятность информационных искажений, так как каждый уровень фильтрует и корректирует передаваемую информацию. Нерациональная структура может также вызывать конфликты между различными подразделениями и отдельными руководителями, что естественно создает серьезные проблемы при обмене информации и принятии управленческих решений. 

    1.8 Развитие информационных технологий.

Их роль в совершенствовании коммуникационного  процесса. 

    Важнейшим этапом формирования информационного  обеспечения является организация  технологического процесса переработки  информации с помощью новых информационных технологий.

    Развитие  информационных технологий - переход от технологии обработки данных и технологиям обработки знаний.

    Новые информационные технологии включают:

    -новые  технологии обработки информации  на основе персональных компьютеров  (ПЭВМ) и, специализированных рабочих  мест;

    -Новые  технологии коммуникаций на основе  локальных и распределительных  сетей ЭВМ; 

    -технологии, исключающие бумагу как основной  носитель информации;

    -новые  технологии принятия решений  на основе средств искусственного  интеллекта - баз знаний, экспертных  систем, систем моделирования с  различными - формами представления  моделируемых ситуаций.

    Внедрение новых информационных технологий в  управленческую деятельность преследует не только автоматизацию рутинных методов  обработки информации, но и организацию информационно - коммуникативного процесса на качественно новом уровне.

    О широких возможностях новых информационных технологий можно судить по перечню функций, которые обеспечиваются в результате их внедрения. 

    Функции новых информационных технологий следующие:

    - общая обработка документов, их  верификация и оформление;

    -локальное  хранение документов;

    -обеспечение  сквозной доступности документов  без их дубли- 
рования на бумаге, дистанционная и совместная работа служа- 
щих над документами;

    -поддержка,  способов общения, не покидая  привычной обстановки рабочего  места;

    -электронная  почта; 

    -персональная  обработка данных;

    -составление,  воспроизведение и полиграфическое  размножение документов;

    -обмен  информацией между базами данных;

    -ведение  персональных, баз данных;

    -управление  ресурсами; 

    -контроль  исполнении;

    - контроль автоматической корреспонденции; 

    -поддержка  технического и профессионального  инструктажа служащих;

    -передача  данных;

    -обеспечение  разнообразия в наглядном представлении  материала;

    -моделирование  решение и имитация их принятия, информационная поддержка принятия  решений; 

    -автоматизированное  бучение; 

    -служба  консультаций;

    -обмен  локальной и персонализированной  информацией; 

    -обмен  и интеграция программных средств; 

    -перенос  документов с одного носителя  на другой;

    -полиграфическое  оформление документов;

    -телефонные  и телевизионные совещания; 

    -групповой  контакт через терминалы.

    Информационная  технология - система методов и способов сбора передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации

    Каждая  из перечисленных в определении  информационной технологий фаз преобразования; и использования информации Реализуется  с помощью специфической технологии. в этом смысле мы можем говорить об информационной технологии как совокупности технологий - технологии сбора информации, технологии передачи информации.

    Информационные, технологии реализуются в автоматизированном и традиционном; (бумажном), видах. Объем автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии.

    Новая информационная технология (компьютерная информационная технология) - информационная технология с "дружественным" интерфейсом  работы пользователя, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства. Инструментарием новой  информационной технологии является один или несколько взаимосвязанных  программных продуктов для определенного  типа компьютера, технология работы в  котором позволяет постичь поставленную пользователем цель.

    Таким oбpaзoм, автоматизиpoваннaя информационная технология состоит из технических  устройств, чаще всего компьютеров, коммуникационной техники, средств  организационной техники, программного обеспечения, организационно-методических материалов, персонала, объединённых в технологическую цепочку. Эта цепочка обеспечивает сбор, передачу, накопление, хранение, обработку, использование и распространение информации.

    Таблица 1 Основные характеристики новых информационных технологий.

 

    Если paссматривать весь жизненный цикл информационной системы, то под автоматизированными; информационными технологиями понимают совокупность методологий и технологий проектирования информационных систем, базовых программных, аппаратных и коммуникационных платформ, oбeспeчивaющиx весь жизненный цикл информационных систем и их отдельных компонентов - от проектирования до утилизации.

    Цель  любой информационной технологии - получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При  этом существуют ограничения на стоимость  обработки данных, трудоемкость процессов  использования информационного ресурса, надёжность и оперативность процесса обработки информации, качество получаемой информации.

    Появление больших производственных ЭВМ позволило  сместить акцент в информационной технологии на обработку не формы, а содержания информации. Это было началом формирования "электронной" или "компьютерной " технологии. известно, информационная технология управления должна содержать  как минимум три важнейших  компонента обработки информации: Учёт, анализ и понятие решений. Эти  компоненты Реализуются в "вязкой " среде - бумажном "море" документов, которое становится с каждым годом  всё более необъятным.

    Изменения в организации и технике управления под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов происходят по следующим направлениям. Во-первых, в корне меняются организация  и техника информационного обеспечения  руководителя. Особое значение приобретает массовое внедрение мини и микрокомпьютеров, персональных компьютеров как составных частей информационных систем, связанных с сетью банков данных. при этом работа по сбору, обработке и распространению информации осуществляются удобными интерфейсами "человек - ЭВМ", не требующими специальной подготовки (диалоги на естественном языке, Речевой ввод-вывод информации и т.п.). Существенно меняется также техника хранения и обработки информации. Автоматизируются системы принятия упоря-дочения, хранения и передачи информации, в которых поддерживается чистота информационных каналов и не допускается неполнота информации, дублирование, ввод информации, рассчитанной на другие уровни управления, и т.д.

    Во-вторых, осуществляется автоматизация отдельных  функций руководителя. Выросло количество эффективно функционирующих автоматизированных систем, охватывающих производство, хозяйственную деятельность, организационно-технологические процессы. Вce большая часть работ пои составлении планов передается компьютеру. При этом существенно повышается качество планов, разработанных с использованием микрокомпьютеров, на более низком уровне управления.

    Кроме того, чётно согласуются планы  для отдельных подсистем системы  управления. Совершенствуются системы  контроля в тои числе дающие возможность обнаружить отклонения от запланированного уровня и обеспечивающие обнаружение причин возникновения таких отклонений.

    В-третьих, существенно изменяются и средства коммуникации, не считая обмена сообщениями  через сеть микропроцессоров. Особое значение приобретает система телекоммуникаций, которая дает возможность проведения заочных совещаний, конференций (участники  которых могут находиться друг от друга на значительных расстояниях), оперативной передачи информации. Соответственно меняются методы и техника коммуникационных отношений руководителей с подчинёнными и вышестоящими органами.

    Творческий  подход к решению управленческих задач, развитие стратегического мышления руководителей предполагают использование  новых информационных технологий, возможностей автоматизированных офисов.

    Появление микрокомпьютера привело к дальнейшему  изменению технического оснащения  аппарата управления и рождению его  нового типа - "электронногоофиса". Преобразуя информацию по сложной программе, микрокомпьютер воплощает примитивную  форму интеллекта.

    Отличительной чертой перехода к "электронному офису" является получение возможности  использовать технику для обработки  содержания информации. Пишущая машинка, телефон, копировальная машина, диктофон и факсимильный аппарат позволяют  только менять форму или расположение информации. Они переводят ее из устной формы в письменную, в электрическую  и передают её от отправителя к  получателю со скоростью света. Но они  не меняют содержания информации (если и не вкрадется ошибка или не помешает шум). Тем самым они дополняют функции аппарата управления, которые по своему характеру являются механическими.

    В "электронном офисе" техника  используется в деятельности специалистов и руководителей, а также секретаря. Однако успех микрокомпьютера в  офисе зависит от его интеграции с другими частями системы: дисплеями, печатающими средствами и устройствами, средствами хранения информации и коммуникаций и, самое главное, программами, которые  ими управляют при выполнении функций аппарата управления.