Анализ межличностных и организационных коммуникаций на предприятии

    Помехи  восприятия. Барьером может стать обстановка, в которой воспринимается информация (например, недружелюбная атмосфера), предвзятое отношение к получаемой информации, отсутствие доверия, противоречия с предшествующими сообщениями, неготовность к восприятию (например, из-за пренебрежения необходимой подготовительной работой).

    Помехи, связанные с содержанием сообщения, могут быть в значительной степени  нейтрализованы:

    - тщательной подготовкой к формированию, передаче и приему информации;

    - привлечением к созданию сообщения и к его приему специалистов;

    - обучением персонала организации  коммуникационным процессам;

    - созданием обстановки, благоприятствующей  коммуникационной деятельности.

    К помехам, связанным с формой сообщения, относятся:

    Сложность формы. Здесь помехи возникают из-за трудности понимания сообщения (например, при злоупотреблении специальными терминами, при обилии цифровых данных и т. п.).

    Непривычность формы. Помехи появляются, например, тогда, когда распоряжение отдается нетрадиционным способом (например, в необычной формулировке).

    Несоответствие  формы содержанию информации. Например, сигнал бедствия должен передаваться коротким сообщением, а финансовая информация должна носить исчерпывающий характер.

    Неопределенное  посредничество в передаче и интерпретации информации. Помехи возникают из-за неизбежных искажений на каждом этапе приема-передачи сообщения (эффект «испорченного телефона»).

    Помехи, связанные с формой сообщения, могут быть преодолены:

    - приданием сообщению понятного вида и доступной формы;

    - соблюдением установленных и согласованных правил представления информации;

    - обеспечением соответствия формы сообщения его содержанию;

    - исключением неоправданных промежуточных инстанций при передаче и приеме информация.

    К помехам, связанным со средствами сообщения, относятся:

    Низкая  оперативность передачи информации. Например, запаздывание передачи информации вызвано необходимостью ее кодировать.

    Малая пропускная способность средства. Информационные перегрузки, например, может вызвать недостаток у организации необходимой для оформления и передачи сообщения оргтехники.

    Несоответствие  средства сообщения характеру передаваемой информации. Например, отсутствие видеоаппаратуры вынуждает довольствоваться лишь аудиотехникой, возможности которой ограничены.

    Слабая  помехозащищенность и низкое качество коммуникационных средств. Это приводит к нарушению коммуникационного процесса и резко снижает его качество. Помехи, связанные со средствами сообщения, могут быть существенно снижены при выделении дополнительных средств на оснащение коммуникаций современной техникой.

    К помехам, связанным с организацией сообщения, относятся:

    Плохая  обратная связь или ее отсутствие. Это увеличивает риск искажения информации, лишает организацию возможности контролировать процесс управления.

    Запаздывание  информации. Это резко снижает ценность информации и эффективность ее использования.

    Неудачный подбор партнеров в коммуникационном процессе. Это увеличивает возможность искажения сообщений, а в ряде случаев может привести к срыву коммуникации.

    Неудачный выбор времени и обстановки коммуникации. Это снижает ценность сообщения и эффективность его реализации.

    Помехи, связанные с организацией сообщения, могут быть существенно уменьшены:

    - обязательным налаживанием постоянной и устойчивой обратной связи;

    - обеспечением своевременности в передаче информации;

    - тщательным подбором участников коммуникационного процесса;

    - продуманным выбором времени и обстановки коммуникации.

    Паблик  рилейшнз сегодня - одна из важнейших  форм делового общения. Учитывая это обстоятельство, остановимся на данной форме деловых коммуникаций более подробно. 
 
 
 

    1.5 Паблик рилейшнз. 

    Паблик  рилейшнз в широком понимании – это деятельность фирмы, по установлению связей с общественностью, с необходимой социальной средой. Главная задача - сформировать общественное мнение, направить мысли, чувства и поведение определенных групп людей в русло, выгодное фирме.

    Частными  целями (задачами) паблик рилейшнз являются:

    - формирование имиджа фирмы,

    - обеспечение связи фирмы со средствами массовой информации;

    - работа с населением;

    - работа с общественными организациями,

    - работа с органами власти,

    - работа с партнерами и конкурентами;

    - информирование общественности;

    - зондирование общественного мнения;

    - отслеживание (мониторинг) общественного мнения;

    - представительская деятельность;

    - профилактика конфликтов;

    - формирование «круга друзей» фирмы;

    - преодоление кризиса фирмы;

    - спонсорство.

    Менеджмент  ставит перед паблик рилейшнз общие и конкретные задачи, привязанные к определенным периодам деятельности фирмы, обеспечивает единство организации и управления. Маркетинг придает паблик рилейшнз направленность на конечную цель деятельности фирмы – получение максимально возможной прибыли. Он берет на себя наиболее заземленную, рутинную часть этой работы. Паблик рилейшнз по отношению к маркетингу как бы играет роль разведки, своеобразного передового отряда, который призван готовить плацдарм, должен суметь закрепиться на нем, с тем, чтобы потом успешно развернуть там маркетинговую деятельность. При этом паблик рилейшнз приходится брать на себя часть функций из сопредельных с маркетингом областей. Однако как средства, так и методы паблик рилейшнз существенно отличаются от соответствующих инструментов маркетинга.

    Основными объектами приложения сил паблик рилейшнз являются социально-политическая, социально-экономическая и социально-психологическая среда: население, потребители, рыночная среда, общественные организации, государственные и местные органы управления, средства массовой информации, персонал и «друзья фирмы».

    Средства  массовой информации, являются не только средством, но и объектом паблик рилейшнз. Такая двоякая роль дает возможность сделать исполь-зование средств массовой информации постоянным, непрерывным и поддерживать взаимную заинтересованность этих средств и фирмы в совместной деятельности.

    В качестве средств паблик рилейшнз широко используются следующие средства массовой информации: пресса, информационные агентства, телевидение, радио, журналистика и литература.

    Для передачи прессе широкой информации по особенно важной теме организуются пресcконференции. Они готовятся тщательно и, как правило, заблаговременно. Тексты основных сообщений печатаются заранее и раздаются присутствующим. На прессконференцию приглашаются представители всех основных средств массовой информации, независимо от их отношений с фирмой – организатором конференции.

    Работа  с радио и телевидением предполагает подготовку и широкое использование публицистических сообщений, которые могут носить информационный, аналитический и художественный характер.

    Информационная  публицистика – важнейшая форма работы паблик рилейшнз на радио и телевидении. Она может иметь форму интервью, репортажа, отчета, выступления или заметки. Аналитическая и художественная публицистика имеет форму обозрений, бесед, комментариев, очерков, корреспонденции, фельетонов.

    В самое последнее время телевидение  обрело такие мощные средства, как  видеоконференции, стало использовать всемирную компьютерную сеть Интернет. Эта новейшая техника существенно расширила возможности телевидения, а значит, и паблик рилейшнз.

    Формирование  паблисити и имиджа фирмы – это центральная, сквозная задача паблик рилейшнз. Ее смело можно отнести к сверхзадачам фирмы.

    Паблисити – это известность фирмы, ее положительный, главным образом внешний, облик. Это то, как предстает фирма перед внешним миром. Цели паблисити достигаются преимущественно средствами массовой информации.

    Имидж фирмы – это ее лицо в представлении определенных групп людей, интересующих фирму. Имидж достигается проведением ряда целевых мероприятий.

    Паблисити и имидж фирмы неразрывно связаны  между собой и обеспечиваются в ходе одних и тех же действий. Эти действия можно условно разбить  на две большие группы мероприятий, имеющих самостоятельный смысл: мероприятия по формированию организационной культуры и стиля фирмы; специальные (целевые) мероприятия.

    Мероприятия по формированию организационной культуры и стиля фирмы включают создание внешнего облика сотрудников, системного дизайна, фирменного стиля.

    Внешнему  облику персонала фирмы посвящен соответствующий материал данной главы.

    Системный дизайн фирмы предполагает комплексную разработку архитектурного и оформительского дизайна объектов фирмы, их помещений, рабочих мест, мебели, оргтехники.

    Фирменный стиль складывается из стиля управления фирмой и ее подразделениями, стиля деловых контактов сотрудников внутри фирмы и с представителями внешнего мира (клиентами, партнерами, конкурентами, представителями общественности и органов власти) и соответствующего стиля поведения.

    Фирменный стиль проявляется и находит свое наиболее полное выражение в личной и корпоративной культуре руководителей и персонала фирмы.

    В качестве специальных (целевых) мероприятий  паблик рилейшнз используются: презентации, церемонии и акции, конференции, встречи, дни открытых дверей, посещения, круглые столы, выставки и ярмарки, юбилеи, приемы и другие подобные мероприятия.

    В качестве примера церемонии можно  привести церемонию открытия нового объекта фирмы, примером акции может служить благотворительное или спонсорское мероприятие.

    Конференция дает возможность обсудить насущные для фирмы проблемы с участием широкого круга заинтересованных лиц и с привлечением известных научных и иных авторитетов.

    Встречи дают фирме возможность организовать контакты персонала, клиентов и партнеров фирмы по конкретным вопросам деятельности.

    Дни открытых дверей позволяют показать достижения фирмы и ознакомить с ее планами самые широкие слои населения.

    Посещения преследуют те же цели, что и дни открытых дверей, однако здесь решаются более конкретные задачи, а круг участников ограничен.

    Круглые столы проводятся для обсуждения со специалистами и заинтересованными лицами конкретных проблем деятельности фирмы.

    Выставки  и ярмарки все больше становятся важнейшим средством паблик рилейшнз. Во время их действия производится продажа продукции фирмы и показ ее достижений, происходит

    налаживание отношений с потребителями и поставщиками, проводятся рекламные мероприятия.

    Юбилеи  дают возможность привлечь внимание населения к делам фирмы, поднять ее авторитет, поощрить персонал и «друзей фирмы».