Анализ межличностных и организационных коммуникаций на предприятии

    Приемы  зарекомендовали себя как проверенное средство привлечения к участию в делах фирмы представителей самых разнообразных кругов, лиц, которые могут способствовать процветанию фирмы: представителей средств массовой информации, артистов, писателей, известных деятелей науки и культуры, представителей властных структур и т. д. Приемы различаются по масштабу: фуршет, коктейль, завтрак или обед, бокал шампанского и т. д. При проведении приемов предусматриваются представления гостей, записи в книге посетителей, раздача подарков и сувениров. 

    1.6. Межличностные и организационные  коммуникации. 

    Коммуникация  с другим человеком называется межличностной. Это самый распространённый тип коммуникации. B межличностной коммуникации мы действуем и как принимающая, и как посылающая информацию сторона. Посланием является предоставляемая информация, каналом её передачи является обычно взгляд или звук, а обратной связью - ответ каждого участника коммуникации. Интервью часто рассматривается как тип межличностной коммуникации.

    Внутриличностная коммуникация возникает внутри самого индивидуума. Это то, как индивидуум говорит сам с собой. Он является и посылающей, и принимающей информацию стороной, егo мысли и чувства облекаются в послание, а мозг действует как канал для обработки этих мыслей и чувств. Обратная связь- это то, что дополняет информацию или отвергает её.

    Коммуникация  в малой группе каждый индивидуум имеет paвный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и  взаимодействовать с другими. Взаимодействие усложняется, если группа превышает  размер 10-12 чел. малые группы состоят  из нескольких индивидуумов, посылающих и получающих информацию. В связи с этими возникает большая вероятность недопонимания в группе. Каналы связи более структурированы, чем при межличностном общении, однако каналы обратной связи и возможности для неё те же. Часто в организациях малые группы называются "командами". Популярность команд в организациях не означает, что они полезны в каждой ситуации. Не все участники всегда хорошо работают в команде, некоторые могут лучше функционировать самостоятельно.

    В общественной коммуникации выступающий (источник информации) передает послание аудитории (получателям информации).Общественная коммуникация возникает, когда группа слишком большая, чтобы все её члены могли эффективно участвовать в её работе. Каналы те же, что и при межличностном общении или общении в малой группе (взгляд и звук),однако возможно использование технических средств, в частности средств визуального воздействия на аудиторию (диаграммы, диапроекторы и т.д.). Возможности обратной связи тем не менее ограничены. Большинство образовании, в которых действует общественная коммуникативная связь, являются формальными, поэтому аудитория обычно не интерпретирует выступающего. Однако аудитория в той или иной форме выражает отношение к выступающему. Общественная коммуникативная связь обычно нерегулярна. Этот тип коммуникации может возникнуть на собраниях, церемониях, пресс-конференциях.

    Внутренняя  оперативная коммуникация - это структурированная коммуникация в пределах организации, непосредственно направленная на достижение целей организации. Структура подразумевает, что коммуникация является частью деятельности организации. Рабочие цели организации соотносятся с её непосредственной деятельностью, например производственной или относящейся к сфере услуг. примерами такой коммуникации являются связь между отделами предприятия, отчёты отдела реализации продукции или ведомости складского учёта, которые передают информацию о потребностях отделу оперативного планирования производства.

    Внешняя оперативная коммуникация - связана с достижением организацией своих целей или межорганизационной деятельностью. Она осуществляется между организацией и образованиями, которые существуют вне её. Она также относится к взаимоотношениям с правительственными, государственными, региональными органами и общественностью. Поскольку успех каждой организации зависит от её внешней среды, этот тип коммуникации важен для продолжения деятельности организации.

    Личностная  коммуникация определяется как случайный обмен информацией между людьми при встрече. Люди ощущают постоянную потребность в общении. Хотя личностная коммуникация не является напрямую частью целей организации, она тем не менее важна.

    Нужно особо отметить важность восприятия как определяющего момента в  эффективности коммуникации. Руководитель должен знать, что:

    - информация, не находящаяся в  области опыта получателя (руководителя, подчинённого, работника одного  уровня), будет воспринята медленнее,  чем знакомая информация;

    - в незнакомой ситуации работник  почти автоматически выбирает  ту часть своего прошлого опыта,  которая связана с этой ситуацией  и может быть использована  для её оценки;

    - коммуникации воспринимаются и  оцениваются в свере опыта работника;

    - даже наиболее объективная информация  включает субъективные представления; 

    - несоответствие кодирования и  расшифровки информации вытекает  из различий в опыте её источника  и получателя;

    - один только язык не может  решить проблему несоответствия  кодирования и расшифровки информации.

    Известны  многочисленные руководства и правила, направленные на обеспечение эффективного восприятия управленческой информации в процессе коммуникаций. Основной упор в них делается на то, чтобы  снять все помехи и барьеры, относящиеся  к поведению лиц, получающих деловую  информацию.

    Особенно  важно, чтобы в процессе коммуникаций была обеспечена обратная связь. В организации  обратная связь может осуществляться различными путями. При непосредственном общении руководитель может использовать прямую обратную связь, в других случаях  ему приходится полагаться больше на косвенные методы обратной связи. Например, снижение эффективности производства, увеличение количества прогулов и текучести  кадров или плохая координация между  подразделениями могут указывать  на ухудшение коммуникаций.

    Существуют  различные виды сетей коммуникаций. Некоторые виды зависят от конкретного  фактора, например от качества и объема информации.

    Очевидным становится то, что структура сети коммуникаций влияет на точность и  недвусмысленность посланий, на функционирование группы, на чувство удовлетворённости  её членов. Она является важным компонентом  в типах взаимодействия внутри организаций, в способности группы направлять общие усилия на выполнение определенных задач. С этих позиций структура  в виде колеса считается наиболее простой для организации. В отдельных  группах она оказывается эффективной, а других нет.

    Между менеджерами выработалась тенденция  сообщать вышестоящим руководителям  только положительную информацию. Желание  сообщать только хорошие новости  или же то, что руководитель хочет  услышать. также приводит к искажению  реальной информации.

    В настоящее время потоки информации столь велики, что может произойти  перегрузка информационного канала. Одновременная переработка информации и необходимость вести информационный обмен приводят к тому, что руководитель не в состоянии реагировать на всю информацию. Он отсеивает ту информацию, которая ему кажется менее важной. Но это личная точка зрения. У другого руководителя она может оказаться иной.

    Преградой в эффективности коммуникационного  процесса может выступать и неудовлетворительная структура организации, определяется как логическая взаимосвязь уровней  управления и функциональных сегментов, обеспечивающая эффективное достижение целей. Но структуры создают люди, а логика у различных людей  разная. Если взаимосвязь структурных  элементов продумана плохо, уменьшаются  возможности эффективного управления.

    Чем больше уровней управления, тем большая  вероятность информационных искажений  в связи с корректировкой и  фильтрацией сообщений на каждом уровне. Отрицательное влияние на коммуникационный процесс могут  оказывать плохие отношения между  подразделениями предприятий, а  также конфликтные ситуации между  ними и отдельными работниками.

    Объемы  информационных потоков регулируются только в тех случаях, когда руководители Различных уровней хорошо себе представляют, какая информация необходима для эффективного управления и что значит "слишком мало" или "слишком много" в информационном обмене. Информационные потоки поставлены в прямую зависимость от целей, принимаемых решений и способа оценки работы руководителя или руководимого им подразделения, поэтому на различных уровнях управления требуются разные объемы информации.

    Управленческие  действия не ограничиваются только регулированием информационных потоков. Применяются  также непосредственные контакты с  одним или группой подчинённых  для обсуждения производственных вопросов. Те же вопросы могут обсуждаться  на общих собраниях коллектива подразделения  или еженедельных совещаниях.

    Как и в межличностном обмене информацией, в организационных коммуникациях  огромное значение имеют системы  обратной связи, которые являются частью контрольно - управленческой информационной системы. Примером обратной связи может быть направление представителей отделов и служб для обсуждения отдельных вопросов в подразделения организации или командировки этих представителей на другие предприятия и в организации. Подобным образом руководитель организации или её подразделения может посетить цех или производственный участок, чтобы лично удостовериться, как претворяются в жизнь его указания. в данном случае он преодолевает разрыв между собой и подчинёнными. В качестве варианта обратной связи может быть использован опрос работников, который проводится лично или по опросным листам, по заранее продуманной системе или без неё.

    Для улучшения процесса поступления  информации на верхние уровни управления применяется система сбора предложений. предусматривается, что подавать идею по совершенствованию любого управленческого  решения может каждый работник предприятия. На многих предприятиях устанавливаются  ящики для подачи предложений  в анонимном порядке. Недостатком  такого способа является то, что  предложения не всегда рассматриваются, а если рассматриваются, то принятые предложения не стимулируются.

    Более эффективный способ - это адресные предложения с гарантией стимулирования. иногда предприятия устанавливают  телефонную связь для подачи предложений  или вопросов, а ответы печатаются в специальных бюллетенях. Вопросы  имеющие взаимный интерес, могут  обсуждаться на встречах группы работников и менеджеров.

    Крупные организации практикуют выпуск ежемесячных  бюллетеней с информацией по совершенствованию  управленческих отношений и перспектив развития организации.

    Важным  современным средством информационного  обеспечения является видеозапись. Видеоленты демонстрируют раз в  квартал. Они содержат как производственную, управленческую, так и финансовую информацию и позволяют работникам формировать собственное мнение об отдельных руководителях и организации в целом. 

    1.7. Проблемы в межличностных контактах. 

    Такими  проблемами довольно часто являются психологические различия в восприятии. Люди интерпретируют одну и ту же информацию по разному в зависимости от образования, жизненного опыта, круга интересов, потребностей, эмоционального состояния. Очень важен также характер взаимоотношений между руководителем и подчиненным. В атмосфере доверия расширяются информационные потоки и повышается точность информации: если руководители честны и открыты, информируя своих подчиненных, последние отвечают им тем же.

    Другая  часть проблем межличностных  контактов связана с так называемыми  семантическими барьерами. Они проявляются в том, что слова-символы, используемые для кодирования информации, могут иметь разные значения для разных людей в зависимости от их профессии, социального статуса, национально-культурных различий, должности и т. д. Ситуация ос-ложняется тем, что во многих организациях, а иногда даже в их структурных подразделениях, вырабатывается собственный жаргон, что также может служить источником смысловых искажений.

    Кроме слов (основного средства кодирования) в информационных обменах используются также и невербальные символы, например, выражение лица, позы, жесты, интонации, которые, как всем хорошо известно, из собственного опыта, способны существенно изменять смысл произносимых слов. Согласно исследованиям психологов, значительная часть речевой информации (иногда до 90%) воспринимается не через слова, а через язык жестов, поз и интонацию. Это значит, что во многих случаях то, как мы говорим, гораздо важнее слов, которые мы произносим. Невербальные символы (точнее их противоречие или несоответствие вербальным) способны существенно исказить смысл передаваемого сообщения и создать дополнительные проблемы в общении.