Анализ функций менеджмента на примере ООО «Лабиринт»

Мильнер Б.3. в книге «Теория организаций» дает следующее определение: «Организационное проектирование как функция организации состоит в разработке таких организационных элементов и отношений в создаваемой (моделируемой) системе, при реализации которых возникшее организационное целое обладало бы свойствами высокой надежности, устойчивости и экономичности».

Известный американский экономист Гелбрейт Д. определил проектирование организации как «постоянный поиск наиболее эффективного сочетания организационных переменных». Необходимость перемен в содержании и направлении деятельности организации ставит руководство перед настоящим вызовом. Тем не менее, при изменении содержания и направления деятельности часто возникают разные сложные проблемы и ситуации. Факторы, оказывающие влияние на процесс организационного проектирования, носят ситуационный характер. Выделяется четыре группы факторов:

- состояние внешней среды, т. е. всего того, что окружает организацию;

- технология работы в организации;

- стратегический выбор руководства организации в отношении ее целей;

- поведение работников.

Научно обоснованное формирование организационных структур управления - это актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике. В этих условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода.

Стратегическое планирование как функция менеджмента является определением цели и процедуры организации в долгосрочных перспективах, оперативное является системой, с помощью которой управляется организация на текущее время. Этими двумя видами планирования соединяется организация, в общем, со всеми конкретными подразделениями и это залог удачной координации действия.

Стратегическое планирование можно назвать инструментом, который помогает в принятии управленческих решений. Его задача - обеспечить нововведения и изменения в организации в достаточной степени. Можно рассмотреть четыре основных вида управленческой деятельности в рамках процесса стратегического планирования: распределение ресурсов, адаптация к внешней среде, внутренняя координация и организационное стратегическое предвидение.

Как видно, организация управления – одно из важнейших слагаемых успеха (или неуспеха) организации. Изменившиеся экономические условия породили необходимость формирования новых моделей управления.

Таким образом, можно сказать, что на современном этапе функции управления видоизменились, эволюционировали и наряду с прежними возникают новые функции управления.

Глава 2. Анализ функций менеджмента на примере ООО «Атлас»

Туристическая компания «Атлас», основанная в 1991 г., имеет репутацию надежной компании, выполняющей заказы любой сложности. Персонал компании – квалифицированные менеджеры, получившие специальное туристическое образование, владеющие иностранными языками и имеющие большой опыт работы. Ежегодно менеджеры по туризму принимают участие в рекламных турах с целью повышения квалификации, что позволяет им свободно ориентироваться на рынке лучших отелей мира. Генеральный директор Смирнов Дмитрий Александрович возглавляет компанию со дня ее основания.

В настоящее время «Атлас» является лидирующим многопрофильным туроператором Санкт-Петербурга, членом Российского Союза Туриндустрии и Ассоциации туристско-экскурсионных предприятий Санкт-Петербурга.

Компания «Атлас» специализируется на выездном групповом и индивидуальном туризме в десятки стран мира, активно занимается внутренним туризмом, осуществляет прием иностранных и иногородних туристов в Санкт-Петербурге, самостоятельно разрабатывает и реализует туры на отдых и поездки по экскурсионным маршрутам. Компанией разработаны оригинальные авторские маршруты по Франции, Великобритании, Греции, Италии, Чехии и Голландии. «Атлас» имеет высокую деловую репутацию и является крупнейшим петербургским оператором по Греции, Кипру, Турции, Египту, Израилю, Таиланду.

Многообразие предложений по внутреннему туризму – отличительная особенность компании «Атлас». Экскурсионные туры и отдых на курортах России и стран СНГ, в Крыму и на Кавказе, уникальные паломнические туры, отдых в санаториях и пансионатах Ленинградской области – вот далеко не полный перечень имеющихся возможностей.

Неизменно высокий уровень обслуживания и традиционное гостеприимство постоянных партнеров во многих странах мира делают отдых с туристической компанией «Атлас» комфортным и запоминающимся.

Кроме того, «Атлас» имеет многолетний успешный опыт работы с корпоративными клиентами из разных сфер бизнеса, организации деловых и корпоративных поездок по России и за рубежом.

Сегодня «Атлас» динамично развивается и идет в ногу со временем, соответствуя требованиям клиентов, пожеланиям партнеров, возрастающим стандартам качества индустрии туризма и гостеприимства. Компания эффективно выстраивает работу с агентствами, расширяет клиентскую базу, повышает качество услуг и каждый сезон запускает новые туристические проекты.

В 2008 г. «Атлас» выступил заказчиком собственного чартера на остров Корфу (Греция). В июне этого же года российским туристам стал доступен еще один греческий курорт: компания «Атлас» организовала первый в России прямой чартерный перелет на остров Закинф (перевозчик – ГТК «Россия»). В летнем сезоне 2008 г. благодаря появлению новой летней туристической программы на острове Закинф отдохнуло более 1 тыс. туристов из Санкт-Петербурга.

Туристическая компания «Атлас» – это:

• Многообразие предложений по международному и внутреннему туризму

• Солидный опыт работы в сфере туризма и надежные партнеры

• Собственные программы чартерных перелетов

• Гарантии в лучших отелях

• Эксклюзивные туристические продукты, авторские маршруты

• Профессионализм сотрудников компании

• Индивидуальный подход к каждому туристу

• Выгодные цены, качественный сервис

• Дисконтные карты для постоянных клиентов и клиентская программа «АтласБонус»

• Гибкая система скидок для корпоративных клиентов

Номер в Федеральном реестре туроператоров – № 002-377/2011-OT от 19.05.11; по 09.09.2012 г.- МТ1 004208.

Адрес: Санкт-Петербург, Невский пр. дом. 95, Турфирма "Атлас".

Официальный сайт: http:// http://www.atlastour.ru.

Рассмотрим основные функции менеджмента на примере данного туроператора.

В процессе планирования можно выделить:

­         процесс целеполагания (определение системы целей);

­         процесс сочетания (координации) целей и средств их достижения;

­         процесс развития или единство существующей системы работы организации с ее будущим развитием.

Основная цель ООО «Атлас» - удовлетворять потребности клиентов в путешествиях по всему миру, создавая им максимально удобные условия как в процессе выбора тура, так и в процессе отдыха. Такова нематериальная цель турагентства.

Материальной целью общества является ведение прибыльного и продолжительного бизнеса. Для достижения данной цели ООО «Атлас» организует не только стандартные туры, но и индивидуальные и эксклюзивные.

Планирование продукта в фирме – это важный компонент в развитии прибыльного и продолжительного дела: планирование с целью создания правильного продукта, доставки его в правильное место, в правильное время, по правильной цене и в надлежащем (правильном) количестве.

Продукт для потребителя – это не только сочетание  материальных компонентов и услуг, это – набор выгод, материальных и нематериальных ценностей. Следовательно, планирование продукта должно осуществляться с учетом того, каким его хотели бы видеть сами потребители. Создание правильного продукта – нелегкая задача, потому что, нужды, требования и желания покупателя постоянно изменяются; силы конкуренции воздействуют на жизненный цикл продукта таким образом, что продукты, успешные на определенном этапе жизненного цикла, позже попадают в стадию упадка или умирают.

Основной элемент, позволяющий достигать цель - внимание к деталям. ООО «Атлас» - единственный крупный туроператор, который кроме массового продукта серьезно занимается разработкой индивидуальных туров. «В компании на каждом направлении есть сильный FIT-отдел, который рассчитывает туры и предлагает маршруты по индивидуальным заказам. По желанию клиента менеджеры компании разработают маршрут любой сложности с возможностью посетить несколько городов или стран, совместить деловую поездку и отдых, провести отпуск на элитных курортах мира, побывать в экзотических странах и на островах в любой точке земного шара.» - так презентует себя фирма на своем официальном сайте.

Таким образом, логично, что фирма позиционирует себя как туроператора, что означает – ООО «Атлас» занимается разработкой туристических маршрутов и комплектацией туров, обеспечивает их функционирование, организует рекламу, рассчитывает в соответствии с действующими нормативами и утверждает в установленном порядке цены на туры по этим маршрутам, продает туры турагентам для выпуска и реализации путевок по своим лицензиям. Свое дальнейшее развитие ООО «Атлас» видит в максимальной ориентации на потребности клиентов.

ООО «Атлас» ставит перед собой цель оперативно и качественно найти решение поставленным задачам, опираясь на опыт и творческие наработки. Профессионализм, доброжелательность - критерии, которые выделяют туроператора на рынке туризма, ежедневно привлекая новых клиентов.

Тем не менее, можно отметить ряд недостатков. Анализ отзывов на форуме интернет-портала свидетельствует, что примерно в 15% случаев клиенты не удовлетворены организацией туров, в том числе по индивидуальным проектам.

Рассмотрим организацию в ООО «Атлас».

Организация как функция управления состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определении порядка и условий ее функционирования. Это процесс объединения людей и средств для достижения поставленных организацией целей.

Миссия фирмы - помочь людям реализовать свое стремление к путешествиям. Во многом это стало возможным благодаря тому, что компания постоянно предлагает новые направления, следит за основными рыночными трендами.

Схема организационной структуры такова:

Рис. 2.1 Схема организационной структуры

Так, можно выделить в особый род взаимоотношений связь между бухгалтерий и офисом ООО «Атлас».

Бухгалтерия назначает агентству день получения (отправки) средств. В случае возврата в оперкассе, назначенный сотрудник принимает от представителей агентств документы (доверенность и документ подтверждающий оплату) делает их копии и направляет в бухгалтерию по электронной почте, после обработки документов бухгалтер в ответ на отправленное письмо подтверждает, что процедура оплаты/возврата средств совершена. Назначенный сотрудник распечатывает платежное поручение и вместе с доверенностью и документом подтверждающим оплату относит их в оперкассу.  

Ежедневно, после формирования выписки, сотрудник бухгалтерии отправляет её копию на почту финанс-контроль. Сотрудник отдела контроля оплат получает выписку у бухгалтера. 

Все отчеты принимаются в течение дня, назначенным сотрудником и в конце дня по описи передаются бухгалтером, который передает их с курьером по описи в бухгалтерию. Обработанные бухгалтерией отчеты, по описи курьером направляются в центральный офис, где выдаются назначенным сотрудником представителям агентств.

Текущие вопросы, предпочтительно решаются посредством переписки (чат, электронная почта),  телефонные переговоры применяются для решения сверхсрочных важных вопросов (при условии их дублирования после решения вопроса по электронной почте) и решения незначительных вопросов не требующих дублирования по почте.

Заявки на перенос, возврат денежных средств направляются отделом reception в сканорованном виде с подписью ответственного согласовавшего возврат.

Работа офиса и взаимодействие отделов отслеживается и планируется при помощи еженедельных собраний.

Собрания с отделами по направлениям, а также с некоторыми другими отделами компаниями, проводятся еженедельно согласно утвержденному графику.

На собрании присутствует руководитель отдела по направлению. В случае отсутствия руководителя на собрании присутствует и отчитывается по всем вопросам заместитель руководителя.

Собрание проводит коммерческий директор фирмы. В случае отсутствия коммерческого директора собрания проводит руководитель отдела маркетинга или директор по туризму.

На собраниях желательно присутствие директора по продажам и исполнительного директора. Директор по туризму и руководитель отдела маркетинга присутствуют в обязательном порядке.

Руководитель отдела (или его заместитель) к собранию должны располагать следующей информацией (подготовить в письменном виде):

      количество сделанных заявок на прошедшей неделе по сравнению с результатом этой же недели прошлого года с детализацией по регионам / отелям;

      количество отправленных туристов на прошлой неделе по сравнению с результатом этой же недели прошлого года с детализацией по регионам / отелям;

      последние результаты мониторинга конкурентов по направлению (полученные из отдела маркетинга);

      монитор бронирования гостиниц и авиабилетов на ближайшие даты;

      вопросы к руководству.

Аналогично проработаны вопросы взаимодействия между отделами офиса.

Таким образом, процесс организации в ООО «Атлас» проработан достаточно глубоко, но не наблюдается инновационных процессов, что в свою очередь снижает адаптивность фирмы.