Анализ функций менеджмента на примере ООО «Лабиринт»

­         содержание целей управления – общие (основные) функции управления (планирование, организация, координация, стимулирование, контроль) и конкретные (специфические и частные) функции управления (управление конструкторской подготовкой производства, технологической подготовкой производства, ремонтным обслуживанием, охраной труда и техникой безопасности, управление реализацией продукции (услуг), т.д.)

В целом процесс управления состоит из нескольких взаимосвязанных функций: планирования, организации, контроля, координации, коммуникации. [10]

Рассмотрим каждую из них несколько подробнее.

1. Планирование. Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей. По сути своей функция планирования отвечает на три следующие основные вопроса:

1. Где организация находится в настоящее время?

2. Куда необходимо двигаться?

3. Как это нужно сделать?

Посредством планирования руководство стремится установить основные направления усилий и принятия решений, которые обеспечат единство цели для всех членов организации. Другими словами, планирование – это один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации к достижению ее общих целей. Планирование в организации не представляет собой отдельного одноразового события в силу двух существенных причин.

Во–первых, хотя некоторые организации прекращают существование после достижения цели, ради которой они первоначально создавались, многие стремятся продлить существование как можно дольше. Поэтому они заново определяют или меняют свои цели, если полное достижение первоначальных целей практически завершено.

Вторая причина, по которой планирование должно осуществляться непрерывно, – это постоянная неопределенность будущего. В силу изменений в окружающей среде или ошибок в суждениях, события могут разворачиваться не так, как это предвидело руководство при выработке планов. Поэтому планы необходимо пересматривать, чтобы они согласовывались с реальностью.

2. Организация. Организовывать – значит создавать некую структуру.

Существует много элементов, которые необходимо структурировать, чтобы организация могла выполнять свои планы и тем самым достигать своей цели. Одним из этих элементов является работа, конкретные задания организации. Поскольку работы выполняют люди, другим важным аспектом функции организации является определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества таких заданий, существующих в рамках организации, включая и работу по управлению. Руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегируя отдельным людям задания и полномочия или права использовать ресурсы организации. Эти субъекты делегирования принимают на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей. Поступая таким образом, они соглашаются считать себя подчиненными по отношению к руководителю.

3. Контроль. Непредвиденные обстоятельства могут заставить организацию отклониться от основного курса, намеченного руководством первоначально. И если руководство окажется неспособным найти и исправить эти отклонения от первоначальных планов, прежде чем организации будет нанесен серьезный ущерб, достижение целей, возможно даже само выживание, будет поставлено под угрозу.

Контроль – это процесс обеспечения того, чтобы организация действительно достигает своих целей.

Существуют три аспекта управленческого контроля:

1.Установление стандартов – это точное определение целей, которые должны быть достигнуты в обозначенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования.

2. Измерение того, что было в действительности достигнуто за определенный период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами. Если обе эти фазы выполнены правильно, то руководство организации не только знает о том, что в организации существует проблема, но и знает источник этой проблемы.

3. Измерение необходимо для успешного осуществления третьей фазы, а именно, – стадии, на которой предпринимаются действия, если это необходимо, для коррекции серьезных отклонений от первоначального плана. Одно из возможных действий – пересмотр целей, для того, чтобы они стали более реалистичными и соответствовали ситуации.

4.      Координация – «работа вместе, в тесной взаимосвязи, объединив усилия и гармонически действуя». Распоряжение относится к взаимоотношениям между управляющим и подчиненными в рамках осуществления непосредственной задачи. Однако организации обладают разнообразным спектром задач для выполнения. Поэтому становится необходимой координация усилий, «спаянность вместе, единство и гармония деятельности и усилий». Это может быть достигнуто только путем постоянного циркулирования информации и организации регулярных встреч управляющего звена с персоналом. [4]

Кроме того, Маслов считает необходимым выделить шестую функцию менеджмента (включая мотивацию), позволяющую рассматривать первые пять, как единую систему. Эта функция – коммуникация.

Таким образом, планирование, организация, контроль, коммуникация и координация представляют собой основные функции управления. [20]

1.3  Функциональный подход при оценке системы менеджмента

Эффективность и качество управленческого труда определяется, прежде всего, обоснованностью методологии решения проблем. К настоящему времени к менеджменту применяют только некоторые подходы и принципы, хотя в настоящее время известны более 13–ти научных подходов.

Рассмотрим функциональный подход более подробно.

Сущность функционального подхода к менеджменту заключается в том, что потребность рассматривается, как совокупность функции, которые нужно выполнить для ее удовлетворения. После установления функции создаются несколько альтернативных объектов для выполнения этих функций и выбирается, тот из них, который требует минимум совокупных затрат за жизненный цикл объекта на единицу полезного эффекта.

Шесть перечисленных функций менеджмента составляют основу функциональной модели оценки менеджмента. Первые пять функций соответствуют пяти оценочным критериям модели и формируют структуру управления, которая, в свою очередь, определяет характер взаимосвязей организации, то есть ее коммуникацию – шестая объединяющая функция. [6]

Оценка системы менеджмента организации в рамках функциональной модели предполагает анализ первых пяти управленческих функций, которые соответственно являются критериями модели, и 25 оценочных категорий.

Экспертный анализ каждой из 25 категорий предполагает пять вариантов оценки управленческой деятельности в организации.(См. прил. 1)

Подход к оценке менеджмента, предлагаемый функциональной моделью, предполагает определение уровня развития системы управления организации, который выражается общей оценкой менеджмента (оценкой критерия «коммуникация»). Впервые шкала зрелости менеджмента предложена Ф. Кросби в его книге «Качество – это свобода». Уровни зрелости Кросби (maturity levels) представляют собой оценочную схему, включающую пять стадий с соответствующим описанием состояния системы менеджмента. В рамках методологии данной функциональной модели выделены пять уровней развития (зрелости) менеджмента организации.

Для наглядного представления результатов оценки целесообразно использовать пентаграмму. Общее состояние системы менеджмента организации отражает графическое изображение состояния критерия «коммуникация» – «коммуникационный профиль», построенный с учетом результатов по каждому из пяти оценочных критериев функциональной модели. Такой подход позволяет ясно увидеть направления, по которым необходимы первоочередные улучшения системы менеджмента.

                                координация

организация              мотивация

планирование              контроль

Рис. 3 Состояние системы менеджмента

Следует учитывать, что действия по улучшению одного из критериев будут оказывать воздействия на остальные, то есть критерии тесно взаимосвязаны между собой. Каждый раз, когда после проведения функциональной оценки предпринимаются корректирующие действия, новый коммуникационный профиль накладывается на предыдущий, с целью определить эффективность улучшений и динамику построения конкурентоспособной системы управления. Таким образом, в рамках функциональной модели на практике реализуется методология постоянного совершенствования. [3]

1.3 Совершенствование инструментальных и появление новых функций управления

Наиболее распространенным является подход, в соответствии с которым различают общие (или основные, инструментальные) функции управления и специальные (или организационно–технические, обеспечивающие).

К общим функциям относятся: планирование, организация, координация, контроль, коммуникация, мотивация; эти функции являются обязательными элементами управления любым объектом (учреждением, предприятием, организацией и т.д.) независимо от его масштабов и специфики.

Любая экономическая система функционирует в среде и реализует свою миссию, удовлетворяя определенные потребности среды.

Все функции управления выполняют определенные задачи, характер которых меняется в процессе развития экономики и производства. Несмотря на то, что менеджмент является в определенном смысле перспективной наукой, формирующей правила управления, тем не менее, выбор той или иной модели управления, тех или иных способов реализации функций управления должен быть объективно обусловлен, прежде всего той ситуацией, в которой находится то или иное предприятие.

Таким образом, из таблицы (см. прил. 1) видно, что совершенствование инструментальных функций управления характеризуется, в первую очередь, появлением новых методов реализации функций. [10]

Адаптация – одна из новых  современных функций управления.

Анализ приводимых в литературе понятий показывает, что нередко под адаптацией понимается способность системы получать новую информацию для приближения своего поведения и структуры к оптимальным: «Системы адаптивны, если при изменении в их окружении или внутреннем состоянии, снижающем их эффективность в выполнении своих функций, они реагируют или откликаются, изменяя свое собственное состояние или состояние окружающей среды так, чтобы их эффективность увеличилась». [11]

Дальнейшие исследования показали, что термин «адаптация» в общем случае можно рассматривать в трех аспектах. Адаптация как:

1.свойство системы приспосабливаться к возможным изменениям функционирования;

2. процесс приспособления адаптивной системы;

2. метод, основанный на обработке поступающей информации для достижения некоторого критерия оптимизации.

В первом случае речь идет о свойстве адаптивности экономических систем. Во втором - слово «адаптация» характеризует процесс приспособления. В третьем случае следует говорить о методах адаптации, адаптивных алгоритмах, которые используют метод адаптации, а построенные таким образом модели следует называть адаптированными. Если при этом адаптированные модели дополняются способностью к дальнейшей адаптации при появлении новых наблюдений, то такие модели следует называть адаптивными.

Проведенный анализ дает основание для определения адаптации как особой формы отражения системами воздействий внешней и внутренней среды, установления тенденции динамического равновесия с ними. Такое равновесие обеспечивает как гармоничное соотношение системы с ее внутренней и внешней средой, так и развитие самой системы, функционирующей в конкретном пространстве.

Следующая новая функция управления – это внедрение инноваций.

Опыт показывает, что стабильное развитие организации в течение длительного времени зависит не только от ресурсов, но и от характера, от размеров инновационной деятельности, связанной с разработкой, внедрением, применением нововведений, которая направлена на внедрение итогов научных исследований и разработок в практический технологический процесс, т. е. она соединяет в себе производство, обмен, потребление и включает многие сферы деятельности, главная цель которой можно определить как создание, накопление и развитие научно-технического возможностей субъекта хозяйствования, которая обеспечивает его конкурентоспособность, экономическую безопасность и дальнейшее развитие.

Основной чертой современной экономики является скорость воплощения инновационного процесса. Инновационная стратегия в современной экономике – это обязательность выхода на рынок с инновациями по мере возникновения технологических возможностей. Источники идей часто находятся вне фирмы. Отсюда возникает интерес в увеличении взаимодействия с разными структурами. Из-за этого укорачивается жизненный цикл товара и усиливается конкуренция. Отличительная черта современной экономики – это ускоренное развитие нематериальной сферы (производство, распространение и использование знаний – основа, а всемирная информационная сеть – инфраструктура).

Еще современная функция управления - проектирование организационных систем.

Существуют различные точки зрения относительно понятия «проектирование организационных систем». Организационное проектирование - это комплекс работ по созданию предприятия (организации), формированию структуры менеджмента, обеспечению его деятельности всем необходимым. Целью организационного проектирования является обеспечение высокого уровня организованности деятельности организации. Для обеспечения высокого уровня организованности любой деятельности необходимо, чтобы она была спроектирована, нацелена, регламентирована, нормирована, снабжена необходимыми инструкциями, информацией и ресурсами, осуществлялась по рациональной для данных условий технологии.

Организационное проектирование применяется на стадии создания новых организаций и разработки инвестиционных проектов, особенно связанных с реструктуризацией предприятий, внедрением новой техники и технологии, выпуском новой продукции. В том и другом случае может быть составлен реальный документ: раздел бизнес-плана, организационный проект как составная часть технического проекта реконструкции и т. п. Как функция менеджмента организационное проектирование чаще всего применяется в действующей организации с целью ее совершенствования. В этом случае проектированию организационных связей, как правило, предшествует анализ функционирования существующей системы.