Закупочная логистика

      Условия закупок согласуются с поставщиками, уже предложившими свои варианты, и отделом снабжения. В решении данного вопроса могут участвовать и работники других отделов (финансового, логистики и т. д.). Решение данной задачи означает, что будут определены такие параметры, как цена, условия оплаты и доставки, сроки и т. д. ⁴

      При выполнении этих задач необходимо каждый раз принимать решение: покупать ли данное комплектующее изделие  в готовом виде у другого производителя  или же делать его самим, на собственном  производстве, если это технологически возможно. В данном случае речь идет о выборе производства либо закупок комплектующих, которые сами по себе являются законченными изделиями. Например, различного рода электромоторы или же базовое литье, которое станкостроительное предприятие не производит самостоятельно, а закупает у специализированных предприятий. Другой пример: автозавод устанавливает на выпускаемых им автомобилях шины, закупленные у специализирующихся на этом фирм, а не производит их самостоятельно.

      До  настоящего времени не существует общепринятого расчетного метода, позволяющего с помощью формализованных приемов вынести однозначное суждение, следует ли данное комплектующее изделие изготавливать самим или его лучше купить. Решение этого вопроса во многом носит творческий, интуитивный характер, зависящий от того, кто принимает решение. Но при этом следует руководствоваться вполне определенными соображениями. Степень важности рассматриваемых факторов и их ранжирование определяются самим лицом, принимающим такое решение. Иными словами, принятие такого решения во многом должно носить экспертный характер.

      Организация и управление закупочной деятельностью  ⁵

      На  функции отдела закупок в организационной  структуре компании оказывают влияние  такие факторы, как:

      • доля затрат на закупаемое сырье и внешние услуги в расходах (доходах) компании;

      • сущность приобретаемой продукции  или услуг;

      • ситуация на рынке продукции и  услуг, жизненно необходимых для  компании;

      • наличие возможностей для выполнения данной функции;

      • задачи в области снабжения, способствующие достижению организационных целей.  

      Службы  закупок в компании могут быть построены централизованно и  децентрализованно. Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает потребности отдела, чем кто-либо другой.

      Процесс закупки при этом подходе может  осуществляться быстрее. Однако по сравнению  с децентрализацией у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют централизованный подход к совершению закупок. При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел с полномочиями совершать закупки в интересах всех отделов.

      Преимущества  централизованных закупок: ⁶

      • простота стандартизации купленных  материальных ресурсов или готовой  продукции;

      • отсутствие административного дублирования;

      • возможность совместного (несколькими отделами компании) размещения заказа у поставщика с целью получения скидок за большой объем заказа;

      • лучший контроль за выполнением обязательств по закупкам;

      • развитие профессиональных навыков  специалистов по закупкам за счет специализации, профессионального принятия решений и лучшего использования времени. Вариант структуры службы закупок предприятия, предполагает сосредоточение всех функций закупок предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

      Специалисты службы закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних потребителей. Внутренними потребителями являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется продукция.

      Внутри  самого отдела закупок функции часто  подвергаются дальнейшей специализации  и развитию профессионализма как результата специализации. В небольшой компании, где отдел закупок представлен одним человеком, вероятно, никакого разделения функций не будет. Но в более крупной организации, осуществляющей закупки, обычное разделение функций происходит по четырем специальным направлениям.

      Организация процесса закупок имеет определенные этапы: ⁷

      1. Определение потребности в материальных  ресурсах.

      2. Определение нужных характеристик  и количества товаров и услуг. 

      3. Анализ и определение возможных  источников снабжения. 

      4. Определение цены и условий закупок.

      5. Подготовка и размещение заказа  на закупку. 

      6. Контроль выполнения заказа и/или  экспедирование.

      7. Получение и проверка товаров. 

      8. Обработка счета и оплата.

      9. Учет поступлений материальных  ресурсов.

      Любая закупка начинается с определения общей потребности компании и индивидуальных потребностей каждого ее подразделения. Имея такую информацию, можно получить материальные ресурсы со склада либо путем перемещения избытка товаров из другого подразделения, либо покупая новые товары.

      Кроме того, необходимо иметь точное описание потребности, артикула товара или услуги, которые запрашиваются. Для этого  в отделе закупок ведется, список (каталог) постоянно закупаемых предметов, что способствует ведению правильного  бухгалтерского учета и процедуре хранения их на складе.

      Выбор поставщика составляет важную часть  функции закупок и включает поиск  источников снабжения и оценку возможности  своевременной поставки и предоставления необходимых услуг до и после  продажи. Среди основных сведений, которые могут храниться как в электронном виде, так и в книгах учета, в отделе закупок должна быть информация о действующих контрактах с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются заказы, товарная классификация закупленных изделий, реестр поставщиков. Анализ и выбор поставщика, являющиеся вопросами субъективной оценки, ведут к размещению заказа. Большинство компаний применяют простую форму оценки предложений при их анализе, но универсальной практики в этом не существует. Многие заказы размещаются в результате тендера, например, после ознакомления с прайс-листом или в ходе переговоров. ⁸

      Размещение  заказа на закупку включает заполнение формы заказа, если в качестве альтернативы не используется соглашение поставщиком  на продажу товара или поставка товара на оснований общего заказа. Важным требованием любой формы заказа на закупку должно быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщиков, количества и описания заказанный товаров, требуемой даты доставки, указаний по отгрузке, условий; оплаты и условий

      После того, как заказ на закупку отправлен  поставщику, покупатель может контролировать ход его выполнения и/или ускорят  выполнение заказа. Эти функции возложены  на отдел контроля экспедирования. Функция контроля выполнения заказа - стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнят свои обязательства по срокам доставки. Экспедирование заказа это своего рода давление на поставщика с тем, чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял его с опережением графика или ускорил доставку в случае отставания от графика. В качестве стимула может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем, если поставщик не может выполнить условия соглашения.

      Важный  этап - оприходование (получение) материальных ресурсов и готовой продукции. Основными целями функции получения и контроля материальных ресурсов являются: гарантия получения заказа; проверка качества; подтверждение получения заказанного количества материальных ресурсов; отправка их далее к месту назначения (на склад, ОТК и т. д.); регистрация необходимой документации на получение материальных ресурсов.

      Счет  на оплату налагает обязательства на покупателя, обычно выписывается в  двух экземплярах и включает номер  заказа, стоимость изделия, общую сумму к оплате по каждому виду.

      ⁹После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок. Эта операция включает в себя ведение файлов документов, которые относятся к заказу и необходимы отделу закупок:

      1. Журнал заказов на закупку,  в котором ведется учет всех  заказов по номерам и отображается  статус каждого заказа - выполнен/не  выполнен.

      2. Реестр заказов на закупку,  содержащий копии всех заказов  на закупку. 

      3. Товарный реестр, показывающий все  закупки каждого основного вида товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку).

      4. Реестр с историей поставщика, отображающий все закупки. 

      Основным  документом, регулирующим взаимоотношения  по закупкам и поставкам материальных ресурсов, является договор поставки. Он представляет собой соглашение, по которому поставщик (изготовитель, посредник) обязуется сформировать и направить соответствующий материальный поток (передать в собственность потребителю продукцию обусловленного ассортимента и качества в установленные сроки и в требуемом количестве), а потребитель - принять и оплатить эту продукцию.

      Размещение  заказов, удовлетворяющее потребности  логистической системы, непосредственно  влияет на эффективность всего процесса логистики, так как заказ определяет мощность материальных потоков и особенности их формирования, возможные методы и пути продвижения по логистическим цепям.¹⁰

1.2. Исследование рынка закупок

 

      Исследования  в области закупок подразумевают  систематический сбор, классификацию и анализ информации в качестве основы для принятия наиболее эффективных решений о закупках. Исследование рынка закупок включает следующие основные направления:

      1. Закупленные сырье, продукция  или услуги.

      2. Сырье и товары.

      3. Поставщики.

      4. Система закупок. ¹¹ 

      При исследованиях рынка закупок  пользуются следующими критериями оценки:  

      • ценность продукции или услуги с  точки зрения получения прибыли (существующей или планируемой);

      • рентабельность продукции;

      • характеристика цены/стоимости (частота изменения цены, наличие сезонных колебаний цен, неконкурентоспособная стоимость конечной продукции, превышение стоимости сырья цены продукции);

      • доступность (ограниченное число поставщиков, новых поставщиков, в дополнение к имеющимся, возможные международные источники поставок, возможность производства на предприятии или наличия внешних источников поставок);

      • качество материальных ресурсов (имелись  ли проблемы с качеством);

      • качество информации (точность информации, наличие запаздываний информации, неоправданно высокая стоимость информации).

      Исследования  закупленного сырья, продукции или  услуги. Касаются в основном закупаемой специфической продукции (уникальная или дорогостоящая продукция) и  построены на анализе ценности, который  был впервые разработан Лоуренсом Майлсом - сотрудником компании General Electric¹². Анализ ценности сравнивает функцию, которую выполняют закупленные товары, с расходами в попытке найти вариант уменьшения расходов.

      Областями анализа являются:

      1. Анализ методов утилизации отходов (включая переработку).

      2. Оценка вариантов целесообразности  производства, аренды или покупки  материальных ресурсов.

      3. Исследование процессов упаковки  материальных ресурсов для снижения  расходов.

      4. Анализ существующих спецификаций  материальных ресурсов, чтобы исключить закупки ненужных товаров.

      5. Анализ сфер применения конкретного  товара и рассмотрение возможности  комплексного использования одной  номенклатурной позиции для удовлетворения  ряда производственных потребностей.

      6. Анализ технических и экономических возможностей замены номенклатурной позиции, закупаемой в настоящее время.