Классификация и характеристика информационных потоков в логистической системе

2.3 Организация выходных потоков информации (информационное обслуживание покупателей)

     От  книготорговых работников требуется  предоставление покупателям полной и своевременной информациило книжных товарах и услугах, оказываемых книжными магазинами. Без четколвыстроенной информационной логистики выходных потоков нельзя организовать продажу книжныхатоваров и обслуживание покупателей, отвечающие современным требованиям.

     Информационный  сервислопределяется объемом и разнообразием информации, предоставляемой покупателям, а такжелиспользуемыми средствами информатизации илкоммуникации, обеспечивающими оперативный доступ покупателя к информации.

     Для покупателялкнижных товаров информацияло наличии их в продаже, времени выхода из печати, сроках поступления в торговую сеть является необходимым элементом логистическогокинформационного обслуживания. Кроме того, эта информация увеличивает скорость продажилкнижной продукции. Сообщая перспективную информацию о готовящихся к изданию книгах, поставщик получает существенную экономическую выгоду, так как к моменту их поступления в книжный магазиндмногие покупатели уже знают о них и определились с их приобретением. При этом кроме опережающего поступления информации важна обязательность поступлениялматериального потока книг. Принимая от покупателей предварительные заказы на объявленные к выпуску издания, книжный магазин беретлна себя обязательство выполнить их. Непоставка или запаздывание поставки товаров в этом случае отрицательно сказывается на уровне обслуживания покупателей, формирует у них отношение к магазину как к необязательному, ненадежномулпартнеру.

     Хорошо  известно, что приобретение книг покупателями часто бывает импульсивным, т.е. обусловлено наличиемлконкретного издания в данном магазине в определенный момент времени. В связи с этим современный книжный магазин должен стремиться к тому, чтобы в его торговых залах был представлен максимально широкий ассортимент,лобеспечивающий посетителям книготоргового предприятия максимальную свободу выбора книг, наиболее полно соответствующих их потребностям.

     С другой стороны,лпокупатель может потеряться в море имеющихся на книжном рынке изданий. Чтобы этого не произошло, современное книготорговое предприятие должно давать ему исчерпывающую информацию и не только в самом магазине, но и через средства массовой информации, Интернет.

     Важноеезначение имеетлсправочно-библиографическая служба. Ее деятельность должна основываться на использовании автоматизированной поисковой системы, обеспечивающейлпокупателям возможность получения информации о наличии книг в торговых залах, о книгах, изданных в предыдущие годы и планируемых к изданию.

     Помогать  покупателям ориентироваться в  ассортименте призвана расстановка книжных товаров в торговых залах.

     В компьютерной справочной системе ТД «Библио-Глобус» фиксируется расположение новых и имеющихся влналичии изданий в торговом зале. С помощью компьютеров в торговом зале покупатели могут оперативно получать информацию о наличиили размещении книги в торговом зале, времени ее следующего завоза, цене и т.д. Хотя информационная логистика ТД «Библио-Глобус» быстро развивается илсовершенствуется на основе использования современных компьютерных и других средств обработки и передачи данных, однако в этой области существует ряд проблем. Так, например, имеются случаи выдачи недостоверной информации покупателям справочно-библиографической службой магазина. Эта проблема обусловлена объективными и субъективными причинами. Укажемлнекоторые из них: быстрое движение товарных запасов, которое иногда приводит к продаже издания до того, как покупатель приезжает за ним в магазин; недостаточная скорость списания книг с остатков торгового зала; недостаточная квалификация работников справочной службы.

     Полное  и достаточное информационное обеспечение  покупателей способствует принятию ими обоснованных решенийло покупке, предоставляет максимальную свободу выбора и удобство приобретения необходимых им книг.

     Для построения такой логистическойксистемы информации необходимо оптимизировать всю логистическую цепь прохождения информации от покупателя (формулирование им запроса на книжную продукцию) к продавцу, от продавца к менеджеру по закупкам, от менеджералк поставщику, и затем обратно, через те же звенья – к покупателю.

     Пока  основной объем информации о потребностях покупателей поступает в процессе общения с ними продавца в торговом зале или по телефону, однако развитие работы Интернет-магазиноврставит проблему общения с покупателем посредством компьютерной сети. 
 
 
 

     3 Рекомендации по  улучшению информационного  потока

     3.1 Выгода от информационного потока

     Совокупностьгважнейших экономических выгод от введения информационного потока можно изложить в пунктах:

     - сокращение времени прохождения  процесса;

     - снижение запасов влрезультате снижения рисков;

     - рациональное использование ресурсов;

     - повышение качества логистическогоепроцесса;

     - сокращение потребления бумаги;

     - сокращениелошибок;

     - сокращение затрат на актуализацию  данных.

     Благодаря опережающему информационному потоку можно заранее оптимизировать ходапоследующих транспортных, складских, погрузочно-разгрузочных и производственных процессов и сократить время их прохождения.

     Своевременная и надежнаялинформация снижаетлриски, связанные созданием запасов. Запасы сырья, материалов, полуфабрикатов и готовых изделий можно частично заменить информацией о запасах, находящихся на складе или на пути к нему.

     Своевременная информацияло ходе реализации процессов в логистическихеканалах и о состоянии логистическихринфрастрктур позволяет осуществить более разумное использование таких производственных факторов, как транспортные пути, транспортные средства, погрузочно-разгрузочные мощности или персонал. Аналогично этому можно удовлетворить спрос более экономным использованием этих факторов, что соответствует идее «стройного производства» (экономного производства).

     Информационнаялпрозрачность хода реализации процессов в звеньях логистическойнцепи является важнейшимлфактором обеспечения качества в логистическомьканале. Таким образом, можно обеспечить и лучше  организовать соблюдение согласованных сроков и лучше реагировать на обнаруженные сбои.

     Благодаря сквозному прохождению данных от одной информационной системы к другойлотпадает необходимость в многократной регистрации данных. Таким образом, можно снизитьлпотребление бумаги и избежать источников ошибок, как это бывает при многократной регистрации данных.

     Если  созданы предпосылки для электронного обмена данными между информационными  системами партнеров, то затраты  на актуализацию данных можно ограничить только одним местом ввода данных.

     Однажды зарегистрированные в системе данные можно использовать как для расчета, так и для дальнейшей рационализации.

3.2 Рекомендации по  улучшению информационного потока в книжном деле

     Острой  логистическойопроблемой является неэффективная система движения информационных потоков в книжном деле. В этой отрасли с его большим количеством постоянно движущихсялна рынке названий проблемы информационного обеспечения очень сложны. Сейчас информация о книгах дублируется на всех этапахлтовародвижения. Каждое книготорговое предприятие вынуждено создавать свои базы данных,лиметь работников, занимающихся библиографическим описанием книг. Все это замедляет продвижение книги и ведет к дополнительным расходам. Кроме того, в ряде случаев информация о книжнойлпродукции поступает несвоевременно, часто на ее поиск требуется затрачивать значительное время.

     Необходимо  помнить, что затраты на информацию не должны превышать получаемый от нее эффект. Персонал фирмы и ее клиенты должны быть готовы восприниматьлдополнительную информацию и эффективно ее использовать. Если этого не происходит, то расширение информационного потока принесет только несправедливые затраты и в конечном счете вред.

     Основная  часть покупателей в магазине самообслуживания обращается к продавцам с вопросом, где в торговомлзале найти определенную книгу. Можно сделать выводло том, что справочная система (вывески, указатели, планы секций и размещения товаров и т.д.) далеко не всегда работает эффективно.

     Сегодня уже многие пришли к мысли, что  культура работы с документами - это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота - такая желчасть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, какои оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю. Руководительлтеряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

     Для ускорения прохождениялинформационных потоков в книжном деле необходимо, на мой взгляд, предложить нанесениелштрих-кода не только на каждый экземпляр книги, как это делают уже многие издатели, но и на пачки книг. Это дало бы возможность ускорить движение потока товаров на участке оптовых продаж. Для решения этой проблемылтребуется, чтобы, во-первых, издательства осознали свою выгоду от улучшения логистическогоопроцесса их партнеров - оптовых предприятий, во-вторых, договорились с полиграфическими предприятиями о порядке нанесения штрих-кодов на пачки.

     Технологически  задачалпростановки штрих-кодов на пачках не является сложной. Основные трудностиосвязанылс развитием логистического мышления издателей, полиграфистов, книготорговцев. Чем скорее они научатся видеть свои выгоды в ускорении товародвижения на всех участках цепи, а не только на своем, тем быстрее будутлрешаться проблемы логистическойлоптимизации на уровне отрасли.