Классификация и характеристика информационных потоков в логистической системе

     - отбор грузов по заказам и  их комплектование, учет отправляемых  грузов и другие задачи.

     Исполнительные  информационные системы создаются на уровне административного или оперативноголуправления. Обработка информации в этих системах производитсялв темпе, определяемом скоростью ее поступления в ЭВМ. Этолтак называемый режим работы в реальном масштабе времени, который позволяет получать необходимую информацию о движении грузов в текущий момент времени и своевременно выдавать соответствующие административные и управляющие воздействиялна объект управления. Этими системами могут решаться разнообразные задачи, связанные с контролем материальных потоков, оперативным управлением обслуживания производства, управлением перемещениями и т. п.

     Созданиелмногоуровневых автоматизированных систем управления материальными потоками связано со значительными затратами, в основном в области разработки программного обеспечения, которое,лс одной стороны, должно обеспечить многофункциональность системы, а с другой – высокую степень ее интеграции. В связи с этим при создании автоматизированных   систем управления в сфере логистики должна исследоваться возможность использования сравнительно недорогого стандартного программного обеспечения, с еголадаптацией к местным условиям.

     В настоящее время создаются достаточно совершенные пакеты программ. Однако применимы они не во всех видах информационных систем. Это зависит от уровня стандартизации решаемых при управлении материальными потоками задач.

     Наиболеелвысок уровень стандартизации при решении задач в плановых информационных системах, что позволяет с наименьшими трудностями адаптировать здесь стандартное программноелобеспечение. В диспозитивных информационных системах возможность приспособить стандартный пакет программ ниже. Это вызвано рядом причин, например:

     - производственный процесс на  предприятиях складывается исторически  и трудно поддается существенным  изменениям во имя стандартизации;

     - структура обрабатываемыхлданных существенно различается у разныхлпользователей. 

     2 Анализ информационных потоков

2.1 Организация входных потоков информации о книгах (информационный обмен с поставщиками)

     Информациялявляется ключевым звеном в организации связей с производителями и поставщиками книжныхлтоваров. Именно издательства и оптовые предприятия дают книжным магазинам информацию,лнеобходимую для дальнейшего информационного обслуживания покупателей. В связилс этим в организации информационныхлпотоков с издательствами и другими поставщиками должны быть реализованы следующие задачи:

     - свободный выбор поставщиковэи заключение с ними максимально выгодных договоров на поставку книжных товаров;

     - получение от поставщиковлнеобходимых покупателям книжного магазина услуг (в том числе обеспечение перспективной информацией о готовящихся к изданию книгах);

     - предоставление информационноголобслуживания максимально высокого качества с соблюдением требований использования современных компьютерных технологий, стандартизации илунификации данных и т.д.

     При этом следуетъстремиться к установлению долговременного и взаимовыгодного сотрудничества с издательствами и оптовыми предприятиями.

     Информационный  обменлс поставщиками предполагает ведение точной и всеобъемлющей учетной документации, позволяющейлоценивать результаты их деятельности по отношению к контрольным показателям (например, товарные запасы, оборачиваемостьлпродукции, ассортиментное предложение). Это возможно на основе правильного формирования и обработки входных потоков информации. При организации входных потоков информации о книгах от поставщиков необходимолобеспечить полноту, достоверность и своевременность данных. Для этого целесообразно разработать стандарты общения, в которых зафиксировать не только требования к структуре данных о книгах, электронных форматах, сроках и порядке поступления информации, но и обязанности книжного магазина по предоставлению данных о реализации, сроках и форме заказов и т.д.

     Рассмотрим  процесслработы с входным информационным потоком в ТД «Библио-Глобус».

     При поступлениилинформации от поставщиков в ТД «Библио-Глобус» мы имеем дело с входным информационным потоком, который необходимо обработать в соответствии со стандартами, применяемымилна предприятии, а затем ввести данные в электронную базу данных. На этом этапе задействовано несколько подразделений Торгового Дома.

     Получивлинформацию о выходящих изданиях и предложении книжных товаров от поставщиков, менеджеры коммерческой службы вводят ее в информационную систему, затем с помощью этойлсистемы формируют заказ предложенных товаров и отправляют его поставщику. После отправки заказа и выполнения его поставщиком менеджеры получают по электронной почте информацию о поступлении заказанных книг на склад магазина.

     Первичнуюлинформационную обработку поступивших влТорговый Дом книг производят операторы склада, фиксируя прием товаров.

     Образцылпоступивших книг передаются в информационно-библиографическую службу, которая производит проверку и уточнение библиографической и коммерческой информации и заносит эти сведения в базу данных.

     Таким образом, в результате обработки  входного информационного потока мы имеем качественнуюлбазу данных о поступлении, наличии, а затем продаже изданий. Сформированная база данных является основой для информационного обслуживания покупателейлпродавцами и справочно-библиографической службой Торгового Дома.

     Перспективнуюлинформацию об изданиях используют подразделения ТД «Библио-Глобус»:

     - склад – для организации логистики приема, хранения и предпродажной подготовки книжных товаров;

     - торговый зал – для организации продажи товаров и консультирования покупателей;

     - информационно-аналитический центр – для выработки планов информационного обеспечения подразделений;

     - коммерческая служба – для заказа товаров, анализа конъюнктуры книжного рынка;

     - финансовые службы – планированиелторгово-финансовой деятельности, ценообразование;

     - сервисная служба – сбор предварительных заказов покупателей, планирование оптовых продаж;

     - рекламная служба – планирование и организация рекламных мероприятий, продвижения товаров;

     - справочно-библиографическая служба – ответы вопросы покупателей, сбор информации о спросе.

2.2 Организация внутренних потоков информации (информационное обслуживание сотрудников)

     Внутрифирменноелдвижение информации должно быть построено на основе стандартизации и автоматизации прохождениялслужебной документации. Информация внутренней среды предприятия отражаетлего финансово-хозяйственное состояние. На каждом из уровней управления (стратегическом, тактическом и оперативном) имеютсялсвои задачи, при решении которых возникает потребность в такой информации. От четкости и оперативности обработки и движения документов внутри предприятия зависит и скорость получения его сотрудниками необходимойлинформации.

     В автоматизированной цепочке обработки  и движения документов выделяют семь этапов:

     - прием и первичная обработка;

     - предварительное рассмотрение и распределение документов;

     - регистрация;

     - контроль исполнения;

     - информационно-справочная работа;

     - исполнение документов и отправка;

     - хранение документов.

     Каждый  из этапов находит свое отражение в логистическойзинформационной системе, организующей электронныйлдокументооборот. Главный принцип электронного документооборота – бумажные документы должны формироваться из компьютера, а не заноситься в него вручную.

     Информационные  потоки предприятия книжного дела очень  насыщенные, схемы документооборота сложные. Все это приводит к необходимости уменьшения бумажного документообороталза счет электронной обработки и передачи данных. Электронныйлдокументооборот приводит к снижению затрат, а в некоторых случаях к изменению организационной структуры фирмы, так как ликвидируются звенья, связанные с промежуточной обработкой бумажных документов. Даже если не происходит высвобождения работников, то повышается эффективность их труда. Так, внедрение компьютерной системы учета реализации и управления товарнымилзапасами книжного магазина позволяет освободить продавцов от работы по заказу книг на складе, оформлению соответствующих документов. Время,лзатрачиваемое на эти операции, они могут использовать на обслуживание покупателей, в результате чего повышается уровень сервиса и растут продажи.

     Внутримагазинныйълогистический процессъвключает многочисленные логистические операции, которые сопровождаются возникновением и передачей информации. Так, например,лпродажи книжных товаров, фиксируемые компьютерной системой в режиме реального времени, служат основой для анализа спроса и планирования логистики товародвижения.

     На  рынке книжных товаров все  время происходят изменения: выпускаются новые издания, возникают новые технологии, формы и методы производства и продажи. Сбор информации олситуации в книжном деле не только в России, но и в мире, ее своевременное доведение до руководителей и специалистов – важная часть логистики предприятия книжного бизнеса, позволяющая управлять инновациями.

     Инновациилв книжном деле – это коммерческое использование экономических, технических и социальных новшествщпри создании новых товаров, использовании новых технологий, выходелна новые рынки и т.д. Основной проблемой бизнеса является решение вопроса о том, где и как сосредоточить имеющиеся материальные, финансовые, кадровые ресурсы. Владение необходимой информацией помогает сконцентрировать ресурсы в нужном месте и в нужное время.