Исследование системы управления отдела по работе с клиентами в ООО «Корвелл»

4) Клиент  ранее работал без предоплаты

5) Правила  и условия агентства не устраивают  заказчика акции

6) Невозможно  заключить договор с поставщиками (низкая оплата)

7) Нет  персонала, не востребованная  должность (промоутер-флаерщик)

8) Низкая  квалификация менеджеров, разработчиков  рекламных акций

9) Не  достаточно информированы о проекте  (контролеры, разработчики и

исполнители акции)

10) Слишком  завышены условия заказчика акции

Проблемы 4, 5 и 10 тесно взаимосвязаны, предполагают принятие универсального

решения.

Предлагаются  следующие мероприятия для решения  данных проблем.

1. Заключить  договора с магазинами.

Необходимо  наладить контакт с администрацией магазинов, нужных для

проведения  конкретной акции (дегустации, спреинга и т.д.). Менеджер рекламного

отдела  должен выезжать на встречу с директорами  самих магазинов, а не

обсуждать сотрудничество по телефону.

Также необходимо оговорить определенные условия:

• Оплата магазину, за предоставление рабочего пространства

• Преимущества: увеличение продаж рекламируемых товаров

• Время  и правила работы промоперсонала в магазине

• Заключить  договор на долгосрочное сотрудничество, что будет ин-

тересно обеим сторонам.

2. Открыть  универсальный банковский счет.

0 0 0 ≪Корвелл≫ сотрудничает не только с российскими предприятиями, но и

с иностранными. Часто оплата за проведенную акцию  осуществляется Клиентом

(Заказчиком  акции) не в рублях, а в иностранной  валюте - долларах, евро.

Но ≪рублевый  счет≫ не рассчитан на поступление  иностранной валюты. Агентству

необходимо  открыть в банке ≪универсальный≫  счет, благодаря которому

передвижение  финансовых потоков станет проще  и быстрее.

3. Расширить  финансовый отдел: бухгалтерию,

В 0 0 0 ≪Корвелл≫ работает всего 1 главный бухгалтер и 1 бухгалтер. Главный

бухгалтер бывает в офисе всего 1 раз в  неделю, проверяет отчетность. Поэтому

необходимо  нанять на работу еще 1 бухгалтера, чтобы  процесс перемещения

финансовых  потоков, как внутри фирмы, так и  за ее пределами, не прекращался.

Но из-за отсутствия второго рабочего места  для бухгалтера, необходимо

изменить  график работы и сделать его ≪2 через 2≫, поделив рабочее время

и место  между двумя бухгалтерами.

4 -5-10. Создать  ≪Книгу правил, пожеланий и предложений≫  по проведению

рекламных акций.

0 0 0 ≪Корвелл≫, не смотря на свою непродолжительную деятельность, сотрудничает

со многими  фирмами, предоставляя им рекламные  услуги. Имея основную

базу  клиентов, агентство заинтересованно  в привлечение новых Клиентов.

Но многих не устраивают требования агентства, такие  как, например:

• наличие  предоплаты за предоставляемую рекламную  услугу

• кастинг  и тренинг проводится в присутствии  заказчика, что не всегда

удобно  Клиенту

• необходимость  дополнительного контроля акции  со стороны заказчика,

наличие, так называемых, ≪Невидимых≫ контролеров  и т.д.

Предлагаю создать специальную книгу (журнал и в электронном формате), в

которой будут прописаны все правила  и требования к проведению акции, как

самого  агентства, так и Клиентов, которые  ранее уже пользовались услугами

38

0 0 0 ≪Корвелл≫. Так же возможно размещение в данной книге фотографий с

акций, благодарственных писем от магазинов, где проводилась акция, и от заказчиков.

Это позволит сократить затраты времени на проведение переговоров

с заказчиками  акции. Клиент сможет ознакомиться с  правилами, требованиями

и отзывами других фирм о деятельности агентства.

Наличие предоплаты объясняется тем, что 0 0 0 ≪Корвелл≫ прежде, чем запустить

рекламный проект, должно нанять персонал, договориться с магазинами

о проведении акции, заказать и доставить оборудование, оплатить услуги

изготовления  и транспортировки оборудования, оплатить пошив промоформы.

Требования  к предоплате указаны в договоре, который заключается между

агентством  и фирмой-заказчиком акции.

6. Заключить  постоянный договор с поставщиками  оборудования.

Необходимо  наладить контакт с предприятиями или фирмами, заминающимися

изготовлением и поставкой POS-материалов (стойки, стенды, блоттеры,

оборудования  для проведения промоушен-акций). Менеджер рекламного отдела

должен  выезжать на встречу с поставщиков, а не обсуждать сотрудничество

по телефону. Мерчендайзер и художник должны предоставить поставщикам

оборудования  эскизы, по которым будут выполнены  стенды, стойки и т.п.

Заключить договор на долгосрочное сотрудничество, что будет интересно

обеим сторонам. Благодаря этому договору низкая оплата услуг поставщикам

компенсируется  постоянными заказами на изготовление и поставку оборудования.

А так  же с отлично проведенной акции, поставщикам оборудования будет

переводиться  Ь2% прибыли.

7. Создать  систему стимулирования для привлечения  новых сотрудников. Поместить

рекламу в Интернете.

В обязательном порядке начислять всем сотрудникам  премии. За дополнительные

часы  работы, генерацию новых идей и  их осуществление начислять

дополнительные  баллы. За полностью проработанную  акцию без проблем и

ошибок, выписывать премиальные, благодарственные письма или давать вне-

39

плановые  _______выходные. Работу в выходные и праздничные дни оплачивать по

двойному  тарифу. Необходимо сделать доску  почета, на которой будет вывешиваться

фото  лучшего работника за неделю и  список его достижений, выполненных

работ: разработка и реализация рекламных  проектов, отлично отработанную

акцию.

Разместить  в интернете рекламу об агентстве. Это позволит привлечь большее

количество, как заказчиков акций, так и их исполнителей.

8. Повысить  уровень профессионализма персонала  агентства, а именно разработчиков

рекламных акций и менеджеров по рекламным!, проектам.

Кадровый  состав агентства является важным ресурсом, так как от его качества

работы  и методов, используемых в работе, зависит деятельность агентства

в целом  и его конкурентоспособность  на рынке рекламных услуг. Для  хорошей

работы  любой фирмы или предприятия  необходимо подобрать высококвалифицированный

состав  сотрудников. Так же необходимо разработать  программу

повышения квалификации работников в данном агентстве  либо заключить договора

с фирмами-профессионалами  в проведение различных семинарских  занятий.

Разработчики  рекламных акций должны посещать BTL-тренинги и BTL-

семинары, изучать тенденции развития рынки  рекламы с помощью новейших

компьютерных  технологий. Менеджеры должны каждый год повышать свою

квалификацию.

9. Эффективно  использовать информацию.

Повышение эффективности использования информационных систем в ООО

≪Корвелл≫ будет достигнуто за счет создания ≪базы данных информации≫ и

использования в агентстве локальной сети, по которой все сотрудники 0 0 0

≪Корвелл≫ будут получать необходимую им информацию о работе агентства, о

разработанных ранее и о находящихся на стадии разработки рекламных проектах.

Создание  ≪базы данных информации≫ повысить степень использования

информации, ее многократность использования, уменьшит объем информационных

потоков.

Информация, и, особенно, ее автоматизированная обработка  за счет использования

компьютерных  технологий, является фактором повышения  эффективности

не только ≪отдела маркетинга и информационных технологии≫ и ≪отдела

по работе Клиентами≫, но и всего агентства  в целом.

Данные  предложенные мероприятия значительно  улучшат процесс разработки

и проведения рекламных акций, а это значит, что проблема решена. ООО

≪Корвелл≫ может дальше эффективно работать и развиваться.

41

IV. Оценка  найденных вариантов

После внедрения выше изложенных мероприятий, было проведено анкетирование.

Морально-психологический  климат в ООО ≪Корвелл≫ сотрудники

оценивают как ≪хороший≫ 37,3% опрошенных; как  ≪нормальный≫ - 53,7%; как

≪удовлетворительный≫ - 8,2%; как ≪тяжелый≫ - 0,9% (рис. 16).

Рис 16. Оценка морально-психологического климата  в коллективе

Аналитический индекс соответственно равен 0,62, что  характеризует благоприятный

климат  в коллективе.

Работник  идентифицирует себя с организацией, если обладает информацией

о положении  дел в организации, о перспективе  значимых для него проблем,

если  цели организации и его собственные  образуют единство, если он

гордится  самим фактом работы в данной организации  и считает справедливой

оценку  своего труда. После нововведений любой  сотрудник может просматривать

интересующую  его информацию через созданную  базу данных, ≪Книгу

правил, пожеланий и предложений.

<