Проектирование автоматизированной информационной системы

Продолжение таблицы 1

2.3 Организация обработки информации по учету ОС в условиях АРМ.

Реализация задач по учету ОС в условиях АРМ предназначена для повышения эффективности их учета и контроля в результате автоматизированного выполнения учетно-контрольных функций. Предметной областью задач автоматизированного ведения учета ОС является сфера производственной деятельности хозяйства, в нашем случае СПК «Ленин сюрес».

На качество решения задач в структуре АРМ бухгалтера оказывает влияние информационная среда, что предусматривает оптимальную организацию массивов и информационную взаимосвязь задач по учету ОС. К числу функций, выполняемых на базе АРМ бухгалтера по учету ОС, следует отнести:

1.      Составление первичных документов по учету поступления, выбытия и внутрихозяйственного перемещения ОС;

2.      Расчет количественно-стоимостных показателей по наличию, поступлению и выбытию ОС;

3.      Ведение и выдачу пользователю информации пообъектного и группового учета наличия и движения ОС;

4.      Ведение и выдачу пользователю информации по описи инвентарных объектов;

5.      Ведение и выдачу пользователю информации по закреплению объектов ОС за МОЛ;

Составление выходных документов по расчету сумм амортизационных отчислений, синтетического и аналитического учета ОС.
В процессе автоматизации бухгалтерского учета основных средств можно выделить несколько этапов, имеющих самостоятельное значение, документальное оформление и нормативное регулирование. Такими этапами являются:

1. Отражение поступления основных средств и их зачисление на баланс организации;

2. Начисление амортизации;

3. Перемещение основных средств;

4. Передача и списание основных средств.

В этом комплексе задач можно выделить периодически, по мере возникновения – решаемые задачи: Поступление ОС, Поступление оборудования, Передача оборудования в монтаж, Ввод в эксплуатацию, Перемещение ОС, Модернизация ОС, Списание ОС, Подготовка к передаче ОС, Передача ОС.

В соответствии с Планом счетов и Инструкцией по его применению (см. Приложение) , а также для целей налогового учета, для обобщения информации об основных средствах в типовой конфигурации 1С предназначены счета:

      01 «Основные средства»;

      02 «Амортизация основных средств»;

      03 «Доходные вложения в материальные ценности»;

      83.1 «Прирост стоимости имущества по переоценке»;

      98.2 «Безвозмездные поступления (ОС)»;

      001 «Арендованные основные средства»;

      010 «Износ основных средств»;

      011 «Основные средства, сданные в аренду»

      Н05.01 «Основные средства»;

      Н05.02 «Амортизация основных средств».

Для ведения учета основных средств в типовой конфигурации 1С:Предприятие 7.7 предназначены документы: Поступление ОС, Поступление оборудования, Передача оборудования в монтаж, Ввод в эксплуатацию, Перемещение ОС, Списание ОС, Подготовка к передаче ОС, Передача ОС, Начисление амортизации.

2.4 Перечень и содержание первичных документов.

Поступление основных фондов оформляют актом (накладной) приемки-передачи (внутрихозяйственного перемещения) основных средств. Акт составляется на каждый объект, к нему прилагается техническая документация на данный объект, которая после открытия бухгалтерией инвентарной карточки передается в соответствующий отдел, цех организации по месту эксплуатации.

Для ведения учета основных средств в типовой конфигурации 1С:Предприятие 7.7 предназначены документы: Поступление ОС, Поступление оборудования, Передача оборудования в монтаж, Ввод в эксплуатацию, Перемещение ОС, Списание ОС, Подготовка к передаче ОС, Передача ОС, Начисление амортизации.

Поступление  основных средств

Для учета основных средств, зачисляемых на баланс организации, используется счет 01 «Основные средства». Вместе с тем, отражение в учете факт поступления основных средств и зачисления их на баланс организации зависит от того, каким образом они приобретены.

Среди наиболее распространенных вариантов поступления основных средств в организацию можно выделить: приобретение за плату у других организаций: строительство хозяйственным или подрядным способом; вклад в Уставный капитал; в обмен на другие ценности по договору мены; получение в безвозмездное пользование. В плане счетов для учета затрат в долгосрочные инвестиции предусмотрен счет 08  «Вложения во внеоборотные активы». По дебету счета собираются затраты, с кредита счета списывается первоначальная стоимость объекта при передаче его в эксплуатацию. Если необходимо отразить в бухгалтерском учете процесс поступления отдельных частей инвентарного объекта, а затем их комплектацию, то необходимо последовательно использовать документы «Поступление оборудования» и «Передача оборудования в монтаж».

Учет приобретения отдельных объектов ОС.

Приобретение за плату отдельных объектов основных средств является наиболее распространенным вариантом поступления ОС в организацию. Для регистрации поступления в организацию отдельных объектов основных средств в «1С:Бухгалтерии 7.7» предназначен документ «Поступление ОС за плату». Ввод нового документа выполняется выбором пункта «Поступление ОС» в подменю «Учет ОС» в меню «Документы» главного меню программы. В реквизите «Поставщик» указывается контрагент, у которого приобретено данное основное средство. При этом на экране откроется окно справочника «Контрагенты».

Основание поступления ОС указывается в реквизите «Договор» выбором из справочника «Договоры». Для ввода сведений об основных средствах как объектах вложений во внеоборотные активы необходимо заполнить табличную (многострочная) часть документа «Приобретение ОС за плату». Она  содержит колонки «Объект внеоборотных активов», «Стоимость» и «Всего»; наличие колонок для сумм налогов зависит от указанного варианта расчета налогов. В нижней части таблицы автоматически подсчитывается итог для проверки соответствия с документами поставщика (накладной). Для редактирования доступны колонки «стоимость» и колонки сумм налогов, сумма в колонке «Всего» вычисляется автоматически. При проведении документа автоматически формируются проводки по дебету субсчета 08.4 « Приобретение отдельных объектов основных средств» и кредиту субсчета 60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».   

Поступление оборудования оформляются документом «Поступление оборудования». В документе отражается поступление оборудования, требующего монтажа. В шапке документа указывается номер акта о приемке оборудования, дата, номер и дата документа, по которому поступило оборудование, поставщик, основание и склад. В табличную часть документа переносится информация из накладной поставщика. По кнопке «Печать» формируется «Акт о приемке оборудования» по типовой межотраслевой форме «ОС-14».

Передача оборудования в монтаж оформляется документом «Передача оборудования в монтаж», который предназначен для включения стоимости оборудования и комплектующих, требующих монтажа, в расходы, формирующие первоначальную стоимость объектов основных средств. В реквизите «Объект внеоборотных активов» выбирается объект внеоборотных активов, в первоначальную стоимость которого необходимо включить стоимость оборудования и комплектующих. Выбор производится из справочника « Объекты строительства». После проведения документа можно сформировать печатную форму «Акт о приемке оборудования».

Принятие ОС к бухгалтерскому учету фактически означает ввод их в эксплуатацию и оформляется актом приемки-передачи ОС по типовой форме № ОС-1. для отражения в учете этого факта предназначен документ «Ввод в эксплуатацию ОС». Документ «Ввод в эксплуатацию ОС» также может применяться для ввода информации об объекте ОС в справочник «Основные средства». В общем виде он содержит реквизиты: вид ОС, срок полезного использования в месяцах, признаки начисления амортизации или износа, признак использования объекта ОС для производственных целей, признак списания для целей учета стоимости объекта ОС на затраты при вводе в эксплуатацию, прочие сведения об ОС.      

2.5 Проектирование форм первичных документов

В процессе эксплуатации основные средства могут передаваться из одного подразделения в другое, менять свое назначение (производственные на непроизводственное и наоборот) и т. д.Для автоматизации этой учетной операции в типовой конфигурации предназначен документ «Перемещение ОС». Он вызывается выбором пункта «Перемещение ОС» из подменю «Учет ОС» меню «Документы» главного меню программ. В реквизите табличной части «Основные средства» указываются основные средства, реквизиты которых необходимо

изменить. Значения реквизитов основных средств на момент до перемещения можно посмотреть на закладке «Дополнительная информация».

После заполнения реквизитов экранной формы документа следует распечатать акт (кнопка "Акт ОС-1") и сохранить документ (кнопка "ОК").

Следует заметить, что в соответствии с установленным порядком акт по форме ОС-1 оформляется не только при поступлении основных средств, но и при перемещении и выбытии.

Кроме того можно распечатать данный документ используя следующие коанды: в меню «Документы» выбрать подменю «Учет ОС», затем «Передача ОС». В появившемся окне «Подготовка к передаче» указать:

      Номер документа;

      Балансовую стоимость;

      Начисленную амортизацию;

      Номер р/с;

      Дату;

      Наименование ОС;

Далее автоматически появится инвентарный номер.

Выбрать «Передача» и указать:

      Причину выбытия;

      Статьи прочих доходов и расходов;

      Покупателя;

      Договор;

      Зачет аванса;

      Налоги;

      Цена реализации;

      Сумма НДС;

Далее автоматически в строке Всего просчитаются суммы.

После заполнения реквизитов экранной формы документа следует распечатать акт (кнопка "Акт ОС-1") и сохранить документ (кнопка "ОК").

Спроектируем документ – Акт приемки-передачи ОС. Для этого сначала определим реквизиты будущего документа. 

Реквизиты создаваемого документа, а также их тип и значность показаны в таблице 2.

                                                                                                                   Таблица 2

Описание реквизитов документа «Акт приемки-передачи»