Автоматизация учёта движения основных средств

 

 

Рис. 1. Графическое представление  последовательности задач

 

3. Анализ данных.
1. Определение полного набора входных и выходных данных для каждой задачи.

Принятие необоротных активов  к бухгалтерскому учету означает ввод их в эксплуатацию и оформляется  в типовой конфигурации с помощью  документа "Ввод в эксплуатацию".

Заполнение диалоговой формы документа "Ввод в эксплуатацию" следует начать с выбора опции "Ввод в эксплуатацию необ. активов", вида необоротных активов в реквизите "Вид необоротных активов" и того место хранения (материально-ответственного лица), за которым они будут числиться.

В табличной части документа  указывается следующая информация:

- аналитика счета капитальных  инвестиций, по которой была учтена  первоначальная стоимость вводимого  в эксплуатацию объекта; 

- наименование объекта, передаваемого  в эксплуатацию, элемент справочника "Необоротные активы";

- количество вводимых в эксплуатацию  объектов;

- единица измерения; 

- цена без НДС выбранного  актива;

- итоговая сумма без НДС по  строке.

Печатную форму акта ввода в  эксплуатацию активов можно получить с помощью кнопки "Печать".

Кнопка "ОК" служит для сохранения и проведения документа.

При проведении документа будет  сформирован необходимый набор  проводок по принятию объектов на баланс организации, а также увеличению балансовой (первоначальной) стоимости соответствующих групп производственных основных фондов (нематериальных активов) по налоговому учету.

2. Отбор необходимых данных, формирование рабочих бланков задач

По определенным выше наборам данных для каждой задачи составляются рабочие бланки задач.

Рабочий бланк  описания задач
Наименование  задачи: Учет поступления ОС
Краткое описание:	Регистрация поступлений норма амортизации переоценка инвентаризация выбытие амортизация
Список связанных  задач:	Затраты на амортизацию Затраты на поступление Ремонт

 

Рис. 2. Бланк описания задачи "Учет поступления ОС"

 

4. Определение структуры данных.
1. Упорядочение всех типов информации. Определение схем таблиц  БД

Современная система автоматизации  должна обеспечивать следующие функции:

Построение сплошной цепи автоматизированного управления закупками

Сведение встречных потоков  финансовых и товарных транзакций. Этот механизм позволяет оперативно контролировать состояние взаимных расчетов с поставщиками и потребителями  как на уровне договора, или этапа  договора, так и на уровне отдельного документа (счета на оплату, товарной накладной).

Настраиваемый документооборот. Документооборот  позволяет не только отображать текущее  состояние документов, но и формировать  алгоритмы, обеспечивающие соблюдение определенных правил обработки документов.

Интеграция с финансовым и производственным менеджментом.

Масштабируемость и гибкая настраиваемость  без снижения эффективности работы. Настройка каждого рабочего места  выполняется в полном соответствии с выполняемыми бизнес-процессами, причем, может быть дополнена произвольным количеством дополнительных, определяемых пользователем характеристик для каждой обрабатываемой записи, что придает системе гибкость. Отбор и обобщение информации при этом можно проводить на основании характеристик, учитывающих требования каждого пользователя.

Распределенная обработка информации, что позволяет управлять территориально-распределенным предприятием. Для передачи данных могут служить коммутируемые (телефонные) линии, электронная почта, Интернет, мобильные носители (дискеты, ZIP).

Одновременное управление несколькими  организациями.

Открытость и интегрируемость  с программными продуктами других фирм.

Возможность глубокого и многостороннего  анализа. Информация из базы данных может  быть выдана в любой момент пользователю в объеме и форме, удобных для анализа.

Все вышеуказанные требования легко применимы к главной  АСУ - 1С. Что касается нашего разработанного модуля, то его работа отличается определенной автономностью, которая позволяет  отдельно создавать и обрабатывать документы.

Что касается нашего конкретного случая, то схема алгоритма процедур, связанных  с объектами меню (дерево диалога), показана в таблице 2

Таблица 2

Цифра	Описание действия
1	В разделе "Справочники" нажатие кнопки "Реквизиты предприятия" вызывает справочник реквизитов предприятия
2	В разделе "Справочники" нажатие  кнопки "Структурные подразделения" вызывает справочник структурных подразделений
3	В разделе "Справочники" нажатие  кнопки "Сотрудники" вызывает справочник сотрудников
4	В разделе "Справочники" нажатие кнопки "Должности" вызывает справочник должностей сотрудников
5	В разделе "Справочники" нажатие  кнопки "Поставщики" вызывает справочник поставщиков предприятия
6	В разделе "Справочники" нажатие  кнопки "Основные средства" вызывает справочник основных средств
7	В разделе "Справочники" нажатие  кнопки "Перечень форм" вызывает справочник форм ОС
8	В разделе "Формы", подразделе "Поступление  ОС" нажатие кнопки "Акты ввода  в эксплуатацию" вызывает список актов ввода в эксплуатацию
9	В разделе "Формы", подразделе "Поступление ОС" нажатие кнопки "Инвентарные карточки" вызывает список инвентарных карточек ОС
10	В разделе "Формы", подразделе "Перемещение  ОС" нажатие кнопки "Накладные  на перемещение" вызывает список внутренних накладных
11	В разделе "Формы", подразделе "Ремонт ОС" нажатие кнопки "Акты о приемке-сдаче отремонтированных объектов ОС" вызывает список актов о приемке-сдаче отремонтированных объектов ОС
12	В разделе "Формы", подразделе "Списание ОС" нажатие кнопки "Акты о списании" вызывает список актов о списании объектов ОС
13	В разделе "Отчеты" кнопка "Инвентарная  книга" вызывает одноименный отчет
14	В разделе "Отчеты" кнопка "Инвентаризации" вызывает список описей инвентаризации
15	Кнопка "Выход" производит выход  из приложения

 

 

………………………………………………………..

 

 

2. Формирование рабочих бланков таблиц (описание наборов имен полей, типов данных, условий на значение и других свойств полей)

Входная информация состоит из первичных  данных. которые по своей структуре  полностью идентичны таковой  в главной АСУ а также шаблонов унифицированных форм.

Для документального  оформления операций поступления и  выбытия основных средств используются следующие унифицированные формы.

№ОС-1 "Акт о приеме-передаче объектов основных средств (кроме зданий, сооружении)"

№ОС-1а "Акт о приеме-передаче здания (сооружения)"

Применяется для зачисления в состав основных средств отдельных зданий и сооружений.

№ОС-1б "Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств"

Применяется для зачисления в состав основных средств однородных объектов, имеющих одинаковую стоимость и принятых к учету в одном календарном месяце.

№ОС-2 "Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств", см. образец формы на рис.

Рис.  Пример формы ОС-2

 

№ ОС-3 "Акт о приемке-сдаче  отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств"

Форма № ОС-3 применяется  для оформления приемки-сдачи основных средств из ремонта, реконструкции  и модернизации.

№ ОС-4 "Акт о списании объекта  основных средств (кроме автотранспортных средств)"Форма № ОС-4 применяется для оформления полного или частичного списания основных средств (кроме автотранспортных средств).№ ОС-46 "Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)"

Форма № ОС-46 применяется  для оформления полного или частичного списания групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств).№ ОС-ба "Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств"

Инвентарная карточка ведется  в бухгалтерии на группу объектов. Форма применяется для группового учета однотипных основных средств, поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость.

№ ОС-15 "Акт о приемке-передаче оборудования в монтаж"

Форма №ОС-15 применяется  для оформления передачи оборудования монтажной организации.

Следующие из вышеперечисленных  форм нашли отображение в программе, см. табл.3

Таблица 3

№ п/п	Наименование	Обозначение
1	ОС №2 - внутреннее перемещение	ВнутренниеНакл + ВнутренниеНаклТовары
2	ОС №1 - акт приемки - передачи	АктыПриемки
3	ОС №6 - инвентарная карточка	ИнвентКарты
4	ОС №5 - акт приемки-передачи отрем. объектов ОС	АктыРемонта
5	ОС №4 - акт списания ОС	АктыСписания + АктыСписанияТовары
6	ОС №6б - инвентарная книга ОС	На основании справочника "ОснСредства"
7	Инвентаризационная опись ОС	Инвентаризации + ИнвентаризацииТовары

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

"ОС №2 - внутреннее перемещение"  структура отражена в табл.4

Таблица 4

№ п/п	Наименование поля	Обозначение	Тип данных	Размер поля
1	Код	НомерНакл	Счетчик	Длинное целое
2	Код поздразделения-отправителя	НомерПодразд1	Числовой	Длинное целое
3	Код поздразделения-получателя	НомерПодразд2	Числовой	Длинное целое
4	Номер документа	НомерНаклВнутр	Текстовый	255
5	Дата документа	ДатаНакл	Дата/время
6	Дата подписи при сдаче	ДатаНаклСдал	Дата/время
7	Дата подписи при принятии	ДатаНаклПринял	Дата/время
8	Код сотрудника, который сдавал ОС	НомерСотрСдал	Числовой	Длинное целое
9	Код сотрудника, который принял ОС	НомерСотрПринял	Числовой	Длинное целое
10	Примечание	Примечание	Текстовый	255
11	Код товара в перечне	НомерНаклТов	Счетчик	Длинное целое
12	Номер внутр. накладной для связи	НомерНакл	Числовой	Длинное целое
13	Код товара	НомерТов	Числовой	Длинное целое
14	Количество	Количество	Числовой	Длинное целое

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

"ОС №1 - акт приемки - передачи" структура отражена в табл.5

Таблица 5

№ п/п	Наименование поля	Обозначение	Тип данных	Размер поля
1	Код	НомерАкт	Счетчик	Длинное целое
2	Код руководителя	НомерСотрРук	Числовой	Длинное целое
3	Дата подписи руководителем	ДатаПодписи	Дата/время
4	Счет амортизации	Счет	Текстовый	255
5	Номер документа	НомерВнутр	Текстовый	255
6	Дата документа	ДатаАкта	Дата/время
7	Номер амортизационной группы	НомерАмортГруппы	Числовой	Длинное целое
8	Код товара	НомерТов	Числовой	Длинное целое
9	Местонахождение	Местонахождение	Текстовый	255
10	Количество	Количество	Числовой	Двойное с плавающей точкой
11	Дата испытания	ДатаИспытания	Дата/время
12	Соотвествует ли?	Соотвествие	Логический
13	Что конкретно не соотвествует	ЧтоСоотв	Текстовый	255
14	Нужна ли доработка?	Доработка	Логический
15	Что конкретно доработать?	ЧтоДораб	Текстовый	255
16	Заключение	Заключение	Поле МЕМО
17	Информация о тех. документе  ОС	ТехДок	Текстовый	255
18	Председатель комиссии	НомерСотрПредс	Числовой	Длинное целое
19	1й член комиссии	НомерСотрЧлен1	Числовой	Длинное целое
20	2й член комиссии	НомерСотрЧлен2	Числовой	Длинное целое
21	Дата приемки ОС	ДатаПринятия	Дата/время
22	Доверенность	ВыданаДов	Текстовый	255
23	Дата доверенности	ДатаДов	Дата/время
24	Номер доверенности	НомерДов	Текстовый	255
25	Сотрудник, получивший на хранение	НомерСотрХран	Числовой	Длинное целое
26	Дата выдачи на хранение	ДатаХранения	Дата/время