Модуль учета

АРМ адміністратора БД по складському обліку змінює характер праці фахівця, приймає на себе рутинні операції інформаційного процесу обробки даних:

формування первинних даних;

одержання оперативної інформації.

АРМ адміністратора БД по складському обліку являє собою багатоцільовий комплекс, призначений для рішення задач :

управління документообігом підприємства, 
 управління оперативними даними, 
 складський аналіз.

Предметною  областю АРМ адміністратора БД є інформаційні процеси здійснення документообігу підприємства та ведення складання. Кінцевим користувачем є відділ бухгалтерії та менеджер з постачання.

В зв'язку з тим, що кінцевий користувач є непрофесіоналом в області обчислювальної техніки, використовується дружній інтерфейс, зручний для розуміння.

У рамках об’єктного підходу  опис вимог до розроблюваної ІС здійснюється за допомогою CASE-засобу Rational Rose. З його допомогою можна побудувати діаграми варіантів використання, діаграми класів, діаграми послідовностей.

На діаграмі варіантів  використання показується взаємодія  між варіантами використання та діючими  лицями. Вона відображає вимоги до системи  з точку зору користувача. Таким  чином, варіанти використання – це функції, які виконує система, а діючі лиця – це зацікавлені особи по відношенню до створеної системи.

 

Таблиця 2.1

Глосарій проекту

Термін	Значення
1	2
Менеджер з постачання	Спеціаліст, відповідальний за закупівлю товарів на підприємство.
Адміністратор БД	Спеціаліст, що приймається і звільняється на роботу генеральним директором підприємства, та входить до структури служби відділку ІАС
Контрагенти	Фізичні або юридичні особи, у яких закупається товар  менеджером з постачання
Підрозділи	Одиниця організаційної структури підприємства, яка містить склади зберігання товарів
Склад	Місце зберігання товарно-матеріальних цінностей. Зі складу можна видавати-приймати товар і реалізовувати
Товар	Продукт, який може бути закуплений, переміщений, списаний зі складу на склад, або проданий

 

 

Закінчення табл.2.1

1	2
Внесення інформації про закупівлю товару	Формування електронного варіанту прибуткових накладних, про  закупівлю товарів на підприємство менеджером з постачання
Внесення інформації про рух товарів	Формування електронного варіанту накладних, так званих актів  прийому-передачі, про внутрішнє  переміщення товарів на підприємстві (по складам підрозділів)
Внесення інформації про продаж товарів	Формування електронного варіанту накладних про реалізацію товарів на підрозділах
Кількісна відомість  залишків	Звіт по кількості  товарів на складі
Відомість рух товару	Звіт про  рух конкретного  товару на підставі оборотних документів

 

Глосарій проекту, представлений  в табл. 2.1.

Діаграми варіантів  використання наведено у дод. Б. 

Діаграма варіантів  використання відображає взаємодію  між варіантами використання і дійовими особами. Вона відображає вимоги до системи  з погляду користувача. Таким  чином, варіанти використання  –  це функції, виконувані системою, а  дійові особи – це зацікавлені особи стосовно створюваної системи (адміністратор БД, менеджер з постачання).

Адміністратор БД - особа, відповідальна за інформацію, користувач системи, має право доступу до всіх даних, може редагувати, знищувати записи у БД, контролювати роботу системи.

Менеджер з постачання - користувач системи, відповідальний за інформацію стосовно приход товару, а також наявності у БД необхідної інформації про цей товар для  подальшого його використання у системі.

Виходячи з потреб дійових осіб, виділено наступні варіанти використання :

сформувати інформацію про товари;

сформувати інформацію про підрозділи;

сформувати інформацію про постачальників;

внесення інформації про закупівлю товарів;

внесення інформації про рух  товарів;

сформувати звітні документи;

сформувати відомість руху товару;

сформувати відомість кількісних залишків товарів.

Діаграми послідовності (дод. В) відображають потік подій, що відбувається в рамках варіанта використання. Наприклад, варіант використання «Внесення інформації про рух товарів» передбачає послідовність повідомлень, де також є системні операції. Нормальний сценарій додавання даних до таблиці передбачає пошук місця в таблиці для запису нових даних. При цьому під сценарієм розуміється конкретний екземпляр потоку подій.

На діаграмі послідовності  об'єкт зображено у вигляді  символів класів на вершині пунктирної вертикальної лінії. Кожна із діаграм  є фрагментом життєвого циклу  об'єкта в процесі взаємодії.

Кожна операція зображається у вигляді стрілки між лініями  життя двох об'єктів. Потік подій для варіанта використання «Внесення інформації про рух товарів» говорить про адміністратора БД, що вносить нові дані до таблиць.

Другим видом діаграми взаємодії є кооперативна діаграма.

Подібно діаграмам послідовності, кооперативна діаграма відображає потік подій через конкретний сценарій варіанта використання. Діаграми послідовності впорядковані за часом, а кооперативні діаграми загострюють увагу на зв'язках між об'єктами. У дод. Д наведена кооперативна діаграма, що описує, як виконується внесення інформації про рух товару.

На кооперативній діаграмі, так само як і на діаграмі послідовності, стрілки означають операції, які  здійснюється в рамках даного варіанта використання. Їх часова послідовність, проте, вказується шляхом нумерації  повідомлень.

Діаграми кооперацій відображають потік подій через певний сценарій варіанта використання.

Діаграма класів є  основним логічним представленням моделі і містить найдокладнішу інформацію про внутрішній устрій об'єктно-орієнтованої програмної системи. Вона визначає типи класів системи і різного роду статичні зв'язки, які існують між ними. На діаграмах класів (дод. Е) зображаються також атрибути класів, операції класів і обмеження, які накладаються на зв'язки між класами. Для розробки системи було створено такі класи : інтерфейс, таблиці, СУБД.

Діаграма компонентів  системи наведена у дод. Ж.

Характеристика комплексу  задач, що їх виконуватиме модуль, наведена в табл. 2.2.

 

Таблиця 2.2

Характеристика задач, розв’язуваних на АРМ адміністратора БД

Код задачі	Найменування задачі	Призначення задачі	Режим рішення	Періодич-ність рішення
0701	Організація документообігу	Формування електронних варіантів  документів	за запитом	По запиту
0702	Облік руху товарів	Ведення БД, та забезпечення інформацією  про стан залишків та процес внутрішніх переміщень товарів	За запитом	По запиту

Потреба в автоматизації  бізнес-процесів підсистеми «Облік руху товарів» на підприємстві зумовлює необхідність їх реорганізації.

Результатом реорганізації (реінженерінгу) бізнес-процесів є уніфікація існуючих бізнес-процесів, а також включення нових завдань, що не були представлені в діючому процесі у зв’язку зі складністю їх ручного виконання, але мають суттєве значення для підвищення ефективності торгівельної діяльності підприємства.

Модель реорганізованих бізнес-процесів (TO-BE), побудована з використанням CASE-засобу BPwin, представлена в додатку 3.

У зв’язку з реорганізацією виникла потреба у зміні структури  вхідної та вихідної інформації підсистеми (рис. 3.1.).  На вході з’явилась така нова інформація:

Акт прийому-передачі товарів;

Акт списання;

Бланк Інвентаризації.

На виході також з’явилась  нова інформація:

Відомість руху товару;

Кількісна відомість  залишків товарів.

Призначення цієї інформації розглянемо, аналізуючи зміни в процесах модулів підсистеми, що її формують (рис. 3.7).

Суттєвих змін зазнав модуль «Формування електронних варіантів документів» (рис. 3.6-3.8).

 

 

2.2. Опис постановки задачі «Облік руху товарів»

 

 

2.2.1. Характеристика задачі.

2.2.1.1. Призначення задачі.

Задача «Облік руху товарів» складається з комплексу наступних задач: «Ведення бази даних», «Формування електронних варіантів документів» та «Формування звітних документів», — котрі вирішуються на АРМ адміністратора БД у підсистемі управління матеріально-технічним постачанням.

Мета вирішення —  автоматизація функцій адміністратора бази даних по контролю за документообігом по руху товарів на підприємстві та за інвентаризацією на підрозділах, а також функцій обліку залишків товарів.

Призначення задачі полягає у формуванні наступних показників:

кількісних залишків товарів на підрозділах: залишки  товару на підрозділах, виходячи з електронного документообігу;

сума товару з ПДВ: розраховується податок на додаткову  вартість (20%) товарів.

Техніко-економічна сутність задачі полягає в розрахунку показників, які необхідні для обліку руху товарів на підприємстві.

При вирішенні задачі автоматизованим способом виконуються наступні дії: на підставі документів паперового виду формуються електронні типи цих документів, потім на підставі цих даних за запитом формується інформація про залишки товарів, яку можна вивести на друк у вигляді звітного документа.

Доцільність вирішення  задачі автоматизованим способом обґрунтовується необхідністю виконання великого обсягу однотипних й обчислювальних операцій, які потребують уважності, своєчасного внесення змін, а також наявністю інформації у БД, необхідної для вирішення задачі.

2.2.1.2. Перелік об’єктів, при управлінні якими вирішуються задачі.

При рішенні задачі автоматизуються  функції адміністратора БД і частково функції менеджера з постачання, а також функції керівного персоналу в процесі виставлення оцінки. Результатна інформація, що була отримана в процесі вирішення завдання, використовується для управління підрозділами підприємства, котрі зберігають та мають у розпорядженні товари, та для контролю за їх діяльністю.

2.2.1.3. Періодичність і тривалість вирішення задачі.

Періодичність вирішення: не менше одного разу на тиждень  і за запитом бухгалтера, менеджера з постачання або відповідальних з підрозділів.

2.2.1.4. Умови, за якими припиняється вирішення задачі автоматизова-ним способом.

Рішення задачі неможливе при руйнуванні БД, відмові сервера у доступі, виході з ладу ПЕОМ або відсутності даних в первинних документах.

2.2.1.5. Зв'язки задачі з іншими задачами АІС.

Схема інформаційних  зв’язків задачі з іншими задачами наведена на рис. 2.1.

 

 

Рис.2.1. Схема інформаційних зв’язків задачі з іншими задачами

 

2.2.1.6. Посади осіб і підрозділів, що визначають умови і тимчасові характеристики конкретного вирішення задачі.

Терміни вирішення задачі визначає менеджер з постачання та відділ бухгалтерії.

2.2.1.7. Розподіл дій між персоналом та технічними засобами при різних ситуаціях вирішення задачі.

Адміністратор БД несе відповідальність за підтримку БД в актуальному стані і за правильність введення первинної інформації. Всі розрахунки виконуються цілком автоматизованим способом на ПК.

 

2.2.2. Вихідна інформація.

На основі введених даних  програмно формуються «Відомість руху товару», «Кількісна відомість залишків».

Перелік і опис вихідних повідомлень по завданню наведено в табл.2.3.

Код повідомлень визначається відповідно даної структури (рис.2.2).

 

Рис. 2.2. Структура кодового позначення повідомлення

Таблиця 2.3

Перелік і опис вихідних повідомлень

Код	Найменування вихідного  повідомлен-ня	Форма зобра-ження	Періодичність видачі	Термін видачі і припус-тимий час затримки рішення	Одержувачі	Призначення вихідної інформації
0702102        0702101	Кількісна відомість  залишків	ВК	за запитом	Регламентний	начальник, менеджер з  постачання	Облік та контроль інвентаризації по залишкам товарів у підрозділі
		МГ	за запитом	Регламентний	начальник, менеджер з  постачання	Облік та контроль інвентаризації по залишкам товарів у підрозділі
0702103	Відомість руху товару	ВК	за запитом	Регламентний	начальник, менеджер з  постачання	Для звіряння даних за рухом товарів по електронному документообігу й первинному