Способы эффективного управления дебиторской задолженностью

  В зависимости  от предполагаемых сроков погашения  дебиторская задолженность подразделяется на:

  · краткосрочную (погашение которой ожидается  в течение года после отчетной даты);

  · долгосрочную (погашение которой ожидается не ранее чем через год после отчетной даты).

  Следует отметить, что в отношении просроченной дебиторской задолженности целесообразно  использовать отсрочку (рассрочку) платежа, производить расчеты акциями, векселями, применять бартер.

  При предоставлении отсрочки (рассрочки) платежа необходимо учитывать платежеспособность и  деловую репутацию контрагента.

  В настоящее  время, в связи с переходом  на новый план счетов и новую систему  учета дебиторской задолженности, выделяют следующие виды: дебиторская задолженность покупателей и заказчиков, дочерних, зависимых товариществ, совместно контролируемых юридических лиц, прочей дебиторской задолженности, расходы будущих периодов, дебиторская задолженность по выданным авансам.

  Дебиторской задолженностью называются средства, причитающиеся фирме, но еще не полученные ею. В составе оборотных средств отражается дебиторская задолженность, срок погашения которой не превышает одного года.

  Дебиторская задолженность может быть представлена следующими статьями: дебиторская задолженность по основной деятельности и дебиторская задолженность по прочим операциям.

  Дебиторская задолженность по основной деятельности отражается в статьях «Счета к  получению» и «Векселя полученные». Счета к получению возникают  тогда, когда сделка оформляется путем простой записи стоимости проданных в кредит товаров и услуг по так называемому «открытому счету» без письменного обязательства уплаты заемщиком. Вексель полученный – это письменное обязательство уплаты денег на определенную дату, состоящее из номинала и процента.

  К дебиторской  задолженности по прочим операциям  относятся такие статьи, как авансы служащим, авансы филиалам, депозиты как  гарантия долга, дебиторская задолженность  по финансовым операциям (дебиторская  задолженность по дивидендам и процентам) и др.

  В странах  с развитой рыночной экономикой дебиторская  задолженность учитывается в  балансе по чистой стоимости реализации, т. е. исходит из той суммы денежных средств, которая предположительно должна быть получена при погашении этой задолженности.

  Чистая  стоимость реализации означает, что  при регистрации дебиторской  задолженности учитываются безнадежные  поступления и различного рода скидки.

  Безнадежные поступления по дебиторской задолженности  – это убытки или расходы, обусловленные тем, что часть дебиторской задолженности оказывается не оплаченной покупателями. На момент реализации продукции предприятие не располагает информацией о том, какая часть счетов не будет оплачена. Поэтому при оценке дебиторской задолженности начисляется определенная скидка для этих поступлений. В финансовой отчетности она отражается в дополнительной статье «Скидка для безнадежных поступлений».

  Скидка  для безнадежных поступлений  рассчитывается исходя из суммы неоплаченной дебиторской задолженности за предшествующие годы с учетом изменений в экономической конъюнктуре. Для оценки безнадежных поступлений используются два метода:

  - исходя  из процентного отношения непогашенной  дебиторской задолженности к  чистому объему реализации;

  - исходя  их процентного отношения неоплаченных счетов или

  векселей  в их общем объеме [1, c. 294]. 

1.2 Дебиторская задолженность как управляемая категория

  Задачами  управления дебиторской задолженности  являются:

• ограничение приемлемого уровня дебиторской задолженности;
• выбор условий продаж, обеспечивающих гарантированное поступление денежных средств;
• определение скидок или надбавок для различных групп покупателей с точки зрения соблюдения ими платежной дисциплины;
• ускорение востребования долга;
• уменьшение бюджетных долгов;
• оценка возможных издержек, связанных с дебиторской задолженностью, т.е. упущенной выгоды от неисполнения средств, авансированных в дебиторскую задолженность.

  Управление  дебиторской задолженностью предполагает, прежде всего, контроль за оборачиваемостью средств в расчетах. Ускорение оборачиваемости является положительной тенденцией экономической деятельности предприятия.

  Ускорение оборачиваемости может быть достигнуто благодаря отбору потенциальных  покупателей, определению условий  оплаты, контролю за сроками погашения  дебиторской задолженности и воздействию на дебиторов. Отбор покупателей осуществляется благодаря анализу соблюдению их платежной дисциплины в прошлом, анализу их текущей платежеспособности, анализу уровня их финансовой устойчивости и анализу других финансовых показателей, характеризующих финансовое состояние предприятия-покупателя.

  Контроль  за сроками погашения дебиторской  задолженности включает в себя и ранжирование дебиторской задолженности по срокам ее возникновения. Наиболее распространенная классификация предусматривает следующую группировку дебиторской задолженности в днях: до 30 дней, от 30 до 60 дней, от 60 до 90 дней, от 90 до 120 дней, более 120 дней.

  Управление  дебиторской задолженностью подразумевает  обязательное проведение сравнительного анализа величины дебиторской задолженности с величиной кредиторской задолженности. Для финансового положения компании очень важно, чтобы дебиторская задолженность не превышала кредиторскую.

  Вырабатывая политику кредитования покупателей  своей продукции, предприятие должно определятся по следующим ключевым вопросам:

• Срок предоставления кредита. Чаще всего применяются стандартизированные по условиям оплаты, в том числе продолжительности кредитования, договоры. Определяя договором максимально допустимый срок оплаты поставленной продукции, следует принимать во внимание как правовые аспекты заключения договоров поставки, так и экономические последствия того или иного варианта (в частности, влияние инфляции).
• Стандарты кредитоспособности. Заключая договор на поставку продукции и определяя в нем условия оплаты,  предприятие может придерживаться установленных им критериев финансовой устойчивости в отношении покупателей. В зависимости от того, насколько кредитоспособен и надежен покупатель, условия договора, в том числе в отношении предоставляемой скидки, размера партии продукции, форм оплаты и др., могут меняться.
• Система создания резервов по сомнительным долгам.

  Согласно  ст. 266 Налогового кодекса РФ формирование резерва по сомнительным долгам выполняется по данным инвентаризации, проведенной на последний день отчетного (налогового) периода, при этом в создаваемый резерв включаются:

1. сомнительная задолженность со сроком возникновения свыше 90 дней — в полной сумме;
2. сомнительная задолженность со сроком возникновения до 45 дней — в размере 50%;
3. сомнительная задолженность со сроком возникновения до 45 дней — не увеличивает сумму создаваемого резерва.

• Система предоставляемых скидок. Гораздо больший эффект имеют методы поощрения, к которым в данном случае относится предоставление покупателям опциона на получение скидки с отпускной цены.

  Наиболее  распространенной является схема типа «d/k чисто n» (d/k net n), означающая, что (а) покупатель получает скидку в размере d% в случае оплаты полученного товара в течение k дней с начала периода кредитования; (б) покупатель оплачивает полную стоимость товара, если оплата совершается в период с (k + 1)-го по n-й день кредитного периода; (в) в случае неуплаты в течение n дней покупатель будет вынужден заплатить штраф, величина которого может варьировать в зависимости от момента оплаты.

• Система сбора платежей. Этот раздел работы с дебиторами предполагает разработку процедуры взаимодействия с ними в случае нарушения условий оплаты; критериальных значений показателей, свидетельствующих о существенности нарушений; системы наказания недобросовестных контрагентов.

  Методы работы с дебиторской задолженностью.

  Данный  этап является основным, так как  происходит непосредственное создание прикладных методов работы с дебиторской задолженностью, а именно действиями, которые приводят к возврату задолженности, что и является основной целью:

 а) Звонки клиентам (подготовка к звонку клиенту, выбор времени звонка)  
  б) Написание писем:

  - перечень  документов для клиента,

  - для подтверждения  ДЗ,

  - взаимодействие  с бухгалтерией компании для подготовки документов клиенту

  в) Встречи с клиентами  
    г) Ведение переговоров:

  - общие  правила,

  - определение  ответственного лица у клиента  за оплату задолженности,

  - варианты  договоренностей с клиентом при  невозможности немедленной оплаты с его стороны,

  - варианты  действий при отказе клиента  платить или грубости со стороны  клиента при общении,

  - определение  периодичности звонков  
   д) Фиксирование информации о работе с ДЗ (CRM/автоматизация процесса сбора и фиксирования информации)

  Если долг не погашен в срок, есть всего  два способа его вернуть: договориться с должником о добровольном возврате или взыскать его в принудительном порядке.

  Преимущества  досудебного урегулирования долга - это отсутствие дополнительных издержек, связанных с обращением в суд, и взаимовыгодное разрешение потенциально конфликтной ситуации без ущерба для деловой репутации и взаимоотношений партнеров.

  С должниками следует постоянно поддерживать контакт:

  - высылать  напоминания о приближении сроков  погашения задолженности (по обычной или электронной почте),

  - вести  телефонные переговоры

  - личные  встречи с руководством должника,

  - предъявлять  претензии.

  К финансовым способам воздействия на дебиторов, допустивших просрочку платежа, относятся:

  - применение  штрафных санкций,

  - предложения  о проведении взаимозачетов,

  - реструктуризации  долга,

  - продажа  задолженности,

  - инициация  процедуры банкротства и др.

  Выбор того или иного метода зависит от:

  - особенностей  должника,

  - суммы  задолженности,

  - количества  дней просрочки,

  готовности  должника к погашению долга и  других факторов.

  В этом смысле хотелось бы сразу оговориться, что  коллекторская деятельность не подразумевает  выполнения однозначно негативной функции  в отношении должника. На первоначальном этапе возникновения задолженности принимаются попытки возможной её реструктуризации и создания реальных условий надлежащего исполнения обязательства – составление специальных графиков погашения задолженности в случае резкого ухудшения финансового состояния добросовестного должника и т.д. В некоторых случаях это скорее даже «антиколлекторская» деятельность в классическом ее понимании, так как такие действия направлены на исключение последнего судебного этапа взыскания дебиторской задолженности.

  Любая организация, имеющая необходимость взыскание большого количества дебиторской задолженности рано или поздно станет перед выбором каким путем ей пойти для того, чтобы вернуть вложенные средства.

  При этом важно, чтобы присутствовала централизация  деятельности по взысканию долгов, то есть общее руководство, и сотрудники занимались бы только взысканием долгов, а не совмещали эту работу с выполнением других задач, так как иначе у них всегда будет возможность оправдать низкую эффективность своего труда необходимостью делать что-то другое.

  Повышение эффективности работы по взысканию задолженности возможно при введении в эту схему разделения труда элемента, ответственного за подготовку материалов для PR-сопровождения взыскания: проектов уведомлений, обращений, пресс-релизов и статей. Опыт показывает, что именно PR-сопровождение взыскания для многих крупных покупателей (дебиторов) является решающим фактором для принятия решения о погашении долга. Репутационное воздействие может подготавливаться на базе взаимодействия обычных коллекторских отделов с PR-подразделением, обязанности которого расширяются, либо навыкам организации PR.