Фінансовий облік поточних зобов’язань за товари (роботи, послуги)

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5.Порядок і строки інвентаризації розрахунків із постачальниками (підрядниками)

    У зміцненні фінансового стану і платоспроможності підприємств значна роль належить контролю за станом розрахунків, динамікою дебіторської і кредиторської заборгованості. Завдання контролю полягає в перевірці дотримання нормативно-правового регулювання розрахункових операцій і стану розрахунково-платіжної дисципліни.

         Організація розрахунків багато в чому залежить від стану обліку і документального забезпечення розрахунків. Несвоєчасне виявлення помилок у розрахунково-платіжних документах призводить до виникнення різних суперечок під час розрахунків, виникнення конфліктних ситуацій. Особливо це стосується претензійної заборгованості, пов’язаної з нестачами цінностей при їх відпуску, транспортуванні і прийманні. Тому завдання інвентаризації полягає не тільки в перевірці нормативно-правового забезпечення під час здійснення розрахунків, але й їх документального обґрунтування. Особливу увагу необхідно звернути на законність розрахунків, їх доцільність, документальну обґрунтованість і правильність відображення розрахункових операцій у бухгалтерському обліку.   Об’єктами контролю розрахунків є використання коштів під час розрахунків та їх облік.

Під час  інвентаризації розрахункових операцій важливе значення має використання фактографічної інформації, яка є обліковою інформацією. Частково ця інформація, її зміст і використання в інвентаризаціяному

Рис.1. Організаційна  модель інвентаризації розрахункових  операцій  

Джерелами нормативно-законодавчої інформації є та, що законодавчо обґрунтовує розрахунки, тобто інформація, що підтверджує законність (або незаконність) тих або інших розрахункових операцій.

Обликова  інформація, яка використовується під  час інвентаризації розрахунків, дає можливість бухгалтеру обґрунтувати дійсність звершення або недостовірність розрахункових операцій. Під час інвентаризації розрахунків з постачальниками поряд з нормативно-законодавчою інформацією використовують первинні розрахунково-платіжні документи, виписки банку і записи в бухгалтерських реєстрах. Згідно з новим Планом рахунків бухгалтерського обліку під час інвентаризації розрахунків із постачальниками використовується інформація, що відображена у відповідному обліковому реєстрі за рахунком 63 “Розрахунки з постачальниками і підрядниками”, де ведеться облік за кожним постачальником та підрядником у розрізі кожного документа (рахунка) та оплати. Ця інформація використовується для перевірки розрахунків з постачальниками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконанні роботи і надані послуги.

Інформацією для інвентаризації розрахунків із покупцями згідно із зазначеним Планом рахунків є записи відповідного облікового реєстру за рахунком 36 “Розрахунки з покупцями і замовниками”. На підставі операцій, що відображені за дебетом цього рахунка, перевіряється правильність визначення продажної вартості реалізованої продукції, товарів, виконання робіт, надання послуг (зокрема, за виконання бартерних операцій), яка повинна включати податок на додану вартість, акцизи та інші податки, збори (обов’язкові платежі), що підлягають перерахуванню до бюджету та позабюджетних фондів. На підставі залишків за кредитом зазначеного рахунка перевіряють суму платежів, що надійшли на рахунки підприємства в банківських установах або в касу та перевіряють інші види розрахунків.

Під час  інвентаризації розрахунків із різними  дебіторами і кредиторами використовуються також розрахунково-платіжні документи, виписки банку, акти взаємозвірки та облікові реєстри за рахунком 37 “Розрахунки з різними дебіторами”. Перевірка виникнення і погашення дебіторської заборгованості здійснюється за відповідними субрахунками в розрізі аналітичного обліку.

На відміну  від дебіторської заборгованості джерелами  інформації контролю кредиторської  заборгованості є записи в облікових реєстрах субрахунків та аналітичного обліку за рахунком 68-5 “Розрахунки з іншими кредиторами”.

У системі  методичних прийомів контролю розрахункових  операцій важливе значення має інвентаризація розрахунків. Загальні підсумки інвентаризації розрахунків із дебіторами, кредиторами, постачальниками і покупцями оформляють актом. Для складання цього акта необхідно звірити розрахунки, що здійснюються різними методами. Так, при розрахунках, що здійснюються поза межами знаходження підприємства, дебіторам надсилають виписки із особових рахунків. Підприємства дебітори або підтверджують заборгованість, або повідомляють свої заперечення з зазначенням суми розходжень. При розрахунках у межах діяльності підприємства бухгалтер організує їх взаємозвірення, що оформляється актом звірення розрахунків.

Взаємозвіряння  розрахунків дає можливість бухгалтеру підтвердити достовірність і  реальність заборгованості. На субрахунках рахунка 37 “Розрахунки з різними дебіторами” повинні залишитись виключно погоджені суми. При розбіжностях суми дебіторської заборгованості, що рахується в обліку підприємства, з цими даними інших підприємств матеріали передаються на вирішення відповідним органам. Якщо під час інвентаризації дебіторської заборгованості виявлена заборгованість, термін позовної давності якої вже минув, до акта інвентаризації додається довідка. бухгалтер встановлює осіб, винних у пропуску терміну позовної давності дебіторської заборгованості, визначає підстави і термін її виникнення та обґрунтовує причини пропуску позовної давності.

У такому ж порядку під час інвентаризації підтверджується достовірність  і реальність кредиторської заборгованості в розрізі особових рахунків аналітичного обліку.

Достовірність заборгованості постачальників і покупців при розрахунках через банк можна підтвердити даними розрахунково-платіжних документів, що прикладені до виписок банку з відповідного рахунка.

Розрахунково-аналітичні методичні прийоми контролю розрахунків  потребують застосування методів аналізу  дебіторської і кредиторської заборгованості. Це дає можливість її проаналізувати, виявити динаміку цієї заборгованості та з’ясувати причини утворення нереальних сум заборгованості.

Документальні методичні прийоми потребують застосування прийомів дослідження суті і змісту розрахункових операцій, їх достовірності, законності та правильності відображення в обліку. Методика документальної перевірки розрахунків розглянута в наступних параграфах.

Виявлені  порушення розрахунків відображають у відповідному розділі акта інвентаризації фінансово-господарської діяльності підприємства. До акта додаються групувальні відомості встановлених ревізією порушень і зловживань, акти інвентаризації заборгованості з дебіторами, кредиторами, постачальниками і покупцями та акти звірення розрахунків.

                                                                                                                          Таблиця 5.5

А К  Т

інвентаризації  розрахунків із постачальниками, покупцями,різними дебіторами і кредиторами будівельно – монтажної фірми «Укргазпромбуд» станом на 1 січня 2009 року

за участю директора Головкіна О.В бухгалтера Аникієнко О.І., проведена інвентаризація розрахункових операцій будівельно – монтажної фірми «Укргазпромбуд» встановлено :

1. За  дебіторською заборгованістю

Одночасно з організацією інвентаризації дебіторської і кредиторської заборгованості бухгалтер перевіряє реальність, достовірність і законність розрахункових операцій та правильність їх відображення на відповідних рахунках і субрахунках бухгалтерського обліку. На початку інвентаризації потрібно вивчити динаміку зміни і величини залишків заборгованості за окремими місяцями на підставі балансу, облікових реєстрів аналітичного обліку (відомостей, журналів). Значні суми залишків заборгованостей, зростання або їх тривалий термін є сигналом для суцільної ґрунтовної перевірки за суттю і змістом. Зменшення заборгованості може виникати внаслідок необґрунтованого її списання, як безнадійної, замість того, щоб здійснити заходи щодо своєчасного стягненню боргів. Інвентаризація з’ясовує причини і періоди виникнення заборгованості, визначає відповідних осіб, встановлює реальність заборгованості і заходи, які вживає підприємство для її стягнення. Реальність заборгованості перевіряється зіставленням дати виникнення і строку позовної давності, а також наявністю документів, які засвідчують дані її інвентаризації.

Перевірку заборгованості здійснюють на підставі записів на рахунках аналітичного обліку розрахунків.

Під час  інвентаризації необхідно звернути увагу на наявність простроченої дебіторської заборгованості. Якщо під час інвентаризації будуть виявлені такі суми дебіторської заборгованості, доцільно їх узагальнити у відомості.

За кожним фактом виявленої простроченої дебіторської чи кредиторської заборгованості встановлюють причини несвоєчасного повернення (відшкодування) сум заборгованості.

Однією  з причин виникнення незаконної і  нереальної заборгованості може стати  відставання і запущення аналітичного обліку розрахунків з дебіторами і кредиторами. Тому під час інвентаризації необхідно перевірити своєчасність і правильність відображення в синтетичному і аналітичному обліку операцій за розрахунками з дебіторами і кредиторами. З’ясовують також, чи не приховується дебіторська заборгованість на інших рахунках, зокрема, і нереальна заборгованість, за якою минули строки позовної давності. Для перевірки дебіторської і кредиторської заборгованості використовують записи в оборотних відомостях, рахунках аналітичного обліку з дебіторами або кредиторами, картках або книгах за їх особовими рахунками. У всіх випадках записи в цих облікових реєстрах зіставляють з первинними документами. Інвентаризацію розрахунків із різними дебіторами і кредиторами доцільно провести за окремими балансовими рахунками. При цьому з’ясовують відповідність сум заборгованості на момент перевірки за даними статей балансу з даними головної книги за рахунками розрахунків, оборотних відомостей, аналітичних рахунків дебіторів і кредиторів, а також карток особових рахунків і інших регістрів аналітичного обліку розрахунків. Виявлені розходження будуть вказувати на відображення в балансі заборгованості за допомогою згорненого сальдо, наявність сум нереальної заборгованості в регістрах аналітичного обліку. Згорнене сальдо в балансі деякі бухгалтери іноді неправильно приховують з метою штучного зменшення сум заборгованості з тим, щоб прикрасити дійсний стан розрахунків на підприємстві. Тому фактичні залишки дебіторської заборгованості на момент інвентаризації зіставляють із встановленим лімітом.

Тут же розглядають кожну суму заборгованості за даними аналітичного обліку (оборотні відомості за аналітичними рахунками, картки та інші регістри аналітичного обліку за особовими рахунками розрахунків). При цьому виявляються суми спірної і безнадійної заборгованості, заборгованості, не оплаченої в термін і з минулими термінами позовної давності, документально не обґрунтованої заборгованості, а також боргів, за якими не вживалися заходи до стягнення. Особливо перевіряють картки аналітичного обліку або записи в оборотних відомостях під такими загальними назвами, як “Дебітори до з’ясування”, “Кредитори до з’ясування”, “Інші дебітори”, “Спірні суми”. Вони свідчать про занедбаність обліку розрахунків, неприйняття своєчасних заходів до стягнення або погашення заборгованості і необхідності ретельної інвентаризації розрахункових операцій. Кожну суму в обліку на рахунках розрахунків розглядають, за суттю боргу, що виник, причинах і характеру заборгованості, що утворилася, термінах її виникнення і винних осіб у неприйнятті заходів до стягнення і погашення. Суми заборгованості, що викликають сумнів у бухгалтера або пов’язані з порушенням нормальних умов і порядку розрахунків, досліджують із залученням первинних документів, застосуванням методів взаємного контролю документів і зустрічної перевірки операцій. Потрібно широко практикувати перевірку першоджерел на момент виникнення боргу, зустрічну перевірку взаємопов’язаних документів на підприємстві, що інвентаризується і на інших підприємствах і організаціях, які за документами брали участь у здійсненні розрахункових операцій. бухгалтер з’ясовує, які вживалися заходи щодо стягнення і уточнення простроченої, безнадійної, необґрунтованої й іншої сумнівної дебіторської заборгованості (направленість листів, звірка розрахунків згідно з актами, пред’явлення письмових претензій і позовних заяв в арбітраж або народний суд). Всі суми ненормальної дебіторської заборгованості на момент інвентаризації потрібно відобразити в накопичувальну відомість. У ній будуть відображені суми безнадійної, необґрунтованої, простроченої і спірної дебіторської заборгованості, які знаходяться на всіх балансових рахунках з обліку розрахунків. Сюди ж потрібно включати суми дебіторської заборгованості різних організацій і осіб за всіма рахунками розрахунків, які не сплачуються боржниками і заходи щодо стягнення яких не приймаються.