Совершенствование корпоративного стандарта по управлению временем

     Рассматривая  «матрицу Эйзенхауэра» (см. приложение 1), стандартный инструмент для выделения приоритетов, Кови считает, что главной индивидуальной задачей тайм-менеджмента должна стать «борьба за второй квадрат» матрицы (второй квадрат: «дела важные, но не срочные»). Именно характерные для «второго квадрата» виды активности «делают человека человеком», раскрывая его внутренний потенциал, позволяя устанавливать прочные отношения и достигать важнейших целей своей жизни («результаты»).

     Активность, локализованная в других квадратах, приводит либо к тому, что человек  вечно занят «чужими делами», либо к серьезным психологическим  проблемам (постоянным стрессам, «выгоранию» и др.). Постоянное давление срочности и / или «мелочная суета» (постоянная занятость неважными делами) также лишают человека возможности полноценного и глубокого общения с другими людьми.

     Система тайм-менеджмента по Кови состоит из двух разделов: стратегическое долгосрочное планирование и недельное краткосрочное планирование. Долгосрочное планирование разворачивается в следующую цепочку: индивидуальная «миссия» личности – роли – цели. Краткосрочное планирование представлено таким образом: актуальные роли – задачи – недельный план – ежедневное выполнение плана и делегирование⁷.

     Помимо  Стивена Кови в конце ХХ и начале ХХI века существенный вклад в развитие западного тайм-менеджмента внесли такие авторы, как Б. Трейси, Р.Э. Диттмер, А. Лайкен, Дж. Смит, Дж. Ягер, С. Прентис и ряд других консультантов и исследователей в области личной организации времени. Можно определить, что для современного зарубежного тайм-менеджмента характерны три тенденции⁸:

     1) «гуманизация»; 

     2) дифференциация;

     3) компьютеризация.

     «Гуманизация» означает приоритетность именно индивидуального  тайм-менеджмента, связанного с личностным ростом и самосовершенствованием, и  в определенной мере отторжение ролевого и социального тайм-менеджмента. Если ролевой и социальный тайм-менеджмент являются средством адаптировать человека к внешнему времени (времени организационных и технологических процессов), то индивидуальный тайм-менеджмент нацелен на постижение и овладение своим внутренним временем. Главным аспектом внутреннего времени является личностное самоопределение: четкое понимание своих жизненных ценностей и сознательный выбор достойных и масштабных жизненных целей. Таким образом, гуманизация тайм-менеджмента означает его психологизацию – серьезное сближение с психологией личностного самопознания, развития и самосовершенствования, с различными духовными практиками.

     Эффективный тайм – менеджмент подразумевает тщательно продуманное планирование каждого дня, которое надо составлять предшествующим этому дню вечером. Именно планирование, если, конечно, его придерживаться, позволит сэкономить время⁹.  

     1.2. Основные принципы  тайм-менеджмента 

     Наибольшую  продуктивность от работы можно получить, составив подробный и последовательный план действий. Для успешного продвижения по карьерной лестнице желательно придерживаться основных принципов тайм – менеджмента, которые базируются на нескольких постулатах, это¹⁰:

1. Умение верно ставить цели;
2. умение правильно определять жизненные приоритеты;
3. варьировать инструментами планирования;
4. наработка необходимых привычек.

     Эффективный тайм-менеджмент подразумевает, что цель должна быть конкретной, реальной, измеримой и конечной. Умение правильно определять жизненные приоритеты заключается в способности выбрать из множества целей наиболее весомую и важную на данный момент.

     Принципы  менеджмента - это фундаментальные  истины (или то, что считается  истиной в настоящий момент), на которых строится система управления в целом или отдельные ее части.

     Принципы  построения и логика внедрения корпоративных  стандартов организации времени, как нового способа корпоративного внедрения тайм-менеджмента (в отличие от традиционного корпоративного обучения тайм-менеджменту), включающие схему сочетания «добровольных» и «принудительных» этапов внедрения, уровни формирования стандартов, а также типовые компоненты корпоративных стандартов тайм-менеджмента были разработаны Архангельским Г.А. в 2005 году¹¹.

     Как и любая наука, тайм-менеджмент имеет  определенные принципы, на которых  и базируется. Они, по большей части, имеют изначально практический характер, однако уже переросли в научно-методический.

     Самый главный принцип – это принцип целесообразности, который предполагает делать только то, что вам действительно необходимо, и не делать того, что вам не нужно.

     «Поглотители  времени» у сотрудников достаточно стандартны: чрезмерная трата времени на совещания, выяснение мелочей, заваленный бумагами стол, запутанная система рабочих папок, постоянные прерывания (звонки, беседы). От офиса к офису эти проблемы одинаковы, но порой в ходе тренинга или семинара рождаются интересные идеи, которые потом приживаются и становятся стандартом. Например, система флажков, когда красный флажок на столе означает «занят» и предполагает, что сотрудника не следует отрывать от работы, кроме неотложных вопросов. Иногда сотрудники фирмы приходят к необходимости создания собственного «языка» внутри компании, когда размытые понятия «сегодня», «завтра», «вечером» и «скоро» означают конкретное время (сегодня – до 18.00), это помогает избежать многих проблем.

     Планирование – второй принцип тайм менеджмента, согласно которому необходимо выделять на запас 40% времени на случай непредвиденных, форс-мажорных обстоятельств.

       Третий принцип заключается в  объединении мелких дел в одно  и разбивке крупного дела на  несколько, в результате чего, каждое дело должно иметь продолжительность 30-90 минут.

       Принцип четвёртый предполагает  необходимость пятиминутного отдыха  через каждый час работы.

       Пятый принцип заключается в  использовании зон внимания для  организации рабочего места: центральной,  ближней и дальней.

       Шестой принцип учит делать  в первую очередь самые важные  дела, начинать день с самых  трудных, неприятных задач.

       Седьмой принцип призывает классифицировать  все свои дела на 4 категории:  срочные и важные, несрочные и  важные, срочные и неважные, несрочные и неважные. Делать необходимо только первые две категории дел, а другие дела можно делегировать, выполнить позже, или отказаться от них¹².

     Нехватка  времени – проблема скорее психологическая  – человек недостаточно уверен в  себе, у него нет четкого представления о своих целях, он не в состоянии расставить приоритеты, поэтому у него ни на что не хватает времени¹³. Сэкономить время можно, правильно расставив приоритеты. Матрица Эйзенхауэра (см. приложение 1), или Принцип Эйзенхауэра - техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Считается, что именно 34й президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям – важности и срочности:

     A) Важные и срочные. Нужно сделать  немедленно, если такие дела у  вас есть.

     B) Важные и несрочные. Самые «обиженные»,  наиболее ущемляемые дела, связанные  с собственным развитием, обучением  сотрудников и т. п. Часто дела типа А появляются из-за пренебрежения делами типа В.

     C) Неважные и срочные. Эти дела  очень любят маскироваться под  дела А. Человеку свойственно  путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически  считает важным. В основном именно  дела С создают в фирмах атмосферу непрерывного кризис-менеджмента, суматохи.

     D) Неважные и несрочные. Эти дела  нужно «финансировать по остаточному  принципу». Но они часто приятны  и интересны, поэтому с них  начинают трудовой день, убивая  ими лучшие рабочие часы.

     Восьмой принцип заключается в том, что заниматься следует только интересными для вас делами – это является показателем вашего профессионализма: организованности во времени и пространстве.

     Хронометраж - метод изучения затрат времени  с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Относится к отечественной традиции в истории развития тайм-менеджмента. Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени». Для того, чтобы провести хронометраж рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы двух недель¹⁴.

     Список  задач (to do list) – это принцип построения перечня запланированных действий. Он позволяет не держать в голове множество запланированных задач  и не забывать даже мелочи. Стоит только помнить, что список лучше делать на ближайшее время, а не на длительные сроки¹⁵.

     Диаграмма Ганта¹⁶ (см. приложение 2) - это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами. Диаграмма может использоваться для представления текущего состояния выполнения работ: часть прямоугольника, отвечающего задаче, заштриховывается, отмечая процент выполнения задачи; показывается вертикальная линия, отвечающая моменту «сегодня». Диаграмма Ганта дает возможность:

     - увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;

     - сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;

     - детально проанализировать реальный ход выполнения задач. На графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача: выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и т.д.

     Принцип Парето, согласно с которым 20% усилий дают 80% результата, а оставшиеся 80% усилий – только 20% результата. В применении к тайм-менеджменту этот принцип звучит как «20% дел и затраченного времени дают 80% результата, а 80% дел и затраченного времени – лишь 20% результата. Этот принцип гласит, что необходимо выделить 20% дел, дающих максимальный результат, и начинать именно с них¹⁷. 

     1.3. Тайм-менеджмент  как фактор повышения  эффективности труда в организации

     «Задача менеджмента в XXI веке — научиться  управлять эффективностью управленческого  и творческого труда».

     П. Друкер

     Несколько цифр показывают, насколько актуальна  проблема повышения производительности труда и эффективного мотивирования  сотрудников для российских компаний:

• производительность труда занятых в экономике РФ растет в среднем в год на 6,5%, то есть медленнее, чем происходит рост ВВП;
• в 2008 году реальная заработная плата увеличилась на 5,9 % по отношению к предыдущему году, а в 2009 году по прогнозу Министерства экономического развития ее рост по отношению к 2008 году составит 3,6 %¹⁸;
• отношение суммарной номинальной заработной платы занятого в экономике населения к объему ВВП в 2006 году составило 33,3%¹⁹.

     Указанные цифры означают следующее:

• рост затрат на человеческий капитал далеко опережает само увеличение производимого продукта;
• положительная динамика цены человеческого капитала не сопровождается соответствующим ростом отдачи от его применения;
• относительная цена труда в России с учетом отечественного потенциала уже высока.

     Пока  не понятно, сможет ли кризис повлиять на эти обстоятельства, и каким именно образом. Но совершенно очевидно, что в условиях кризиса перед компаниями встает задача меньшей численностью персонала решать более сложные и часто нетиповые задачи по повышению эффективности производства, продаж, маркетинга, а также задача повышения лояльности оставшегося персонала, которая может быть решена, в том числе, и грамотным использованием средств мотивирования и тайм-менеджмента.

     Потребность в корпоративном внедрении тайм-менеджмента  в обусловлена следующими факторами²⁰:

     1. Растущие темпы изменений экономической среды требуют передачи сотрудникам организации больших полномочий, оперативного принятия ими самостоятельных решений и самостоятельной организации и планирования своей работы.

     2. Возрастает удельный вес нематериальных  активов в стоимости организации; эффективность работы ключевых топ-менеджеров и специалистов становится основным фактором успешности все большего числа компаний. При этом крайне затруднен внешний контроль за деятельностью сотрудника, имеющей творческий характер, но повышается актуальность самостоятельной организации таким сотрудником своей работы.