Отчёт по практике в "Отель Crowne Plaza Minsk"

Главный бухгалтер  осуществляет внутренний контроль за своевременным оприходованием денежных средств, правильным документальным оформлением, связанным с движением денежных средств; обеспечивает строгое соблюдение кассовой расчетной дисциплины, расходов средств по назначению; ведет учет сводных оборотных ведомостей по материально-ответственным лицам, и  сверку их с балансом.

За каждым работникам бухгалтерии закреплен  свой участок учета, и в конце  месяца итоговая информация передается заместителю главного бухгалтера, который  выводит финансовые результаты деятельности гостиницы и готовит бухгалтерскую  финансовую и налоговую отчетность. Далее заместитель главного бухгалтера доводит до главного бухгалтера основные, наиболее важные показатели (затраты, прибыль, рентабельность, налоги и т.д.).

Хорошая система  внутреннего контроля на исследуемом  предприятии позволяет выполнить  четыре основные задачи:

1. сохранение  активов организации;

2. получение  правильной бухгалтерской отчетности;

3. увеличение  операционной эффективности;

4. стимулирование  обеспечения установленных приемов  управления.

Также в гостинице  важное значение уделяется такой форме внутреннего контроля как инвентаризация. Инвентаризация кассы проводится ежемесячно или по необходимости. Назначенная комиссия, в составе заместителя главного бухгалтера в качестве председателя комиссии, бухгалтера и кассира, сопоставляет фактическое наличие денег в кассе с данными бухгалтерского учета. Далее составляется сличительная ведомость, и выводятся результаты инвентаризации.

По результатам  инвентаризации составляется акт, где  отражается результат инвентаризации, который визируется всеми членами  инвентаризационной комиссии, а именно главный бухгалтер, бухгалтер и  кассир.

Инвентаризация  товарно-материальных средств проводится не реже одного раза в год при составлении годовой бухгалтерской отчетности. Также инвентаризация проводится при смене материально ответственно лица, при поступлении сигнала о недостаче и в случае кражи.

3. Организация  деятельности предприятия

 

Службу  приема и размещения клиентов возглавляет  Директор службы приема и размещения. В его подчинении находятся администраторы приема и размещения, ночные менеджеры, администратор бронирования, старший  консьерж, консьержи.

К функциям службы приема и размещения относятся  приветствие гостя; выполнение необходимых  формальностей при его размещении: проверка бронирования, заполнение анкеты, выдача ключа; расчет и выписка уезжающих  гостей; оказание гостям различных  дополнительных услуг.

Служба  приема и размещения находится в  холле Отеля. Служба приема и размещения осуществляет сбор и хранение информации о клиентах, их вкусах, предпочтениях, днях рождениях. Эти данные используются службой маркетинга и продаж для  анализа рынка потребителей и  продвижения продукта Отеля.

Процедура регистрации гостя (заполнение анкеты, выдача ключа и др.) происходит у  стойки приема. Регистрация гостя  начинается к обращенному к нему вопросу, не забронирован ли ему номер. На каждого гостя заводится карточка, в которую заносятся фамилия, адрес гостя, номер паспорта (для  иностранцев), номер приготовленной комнаты, тариф, дата выезда. Одну часть карточки заполняет гость, другую - сотрудник службы приема. Гость указывает свою фамилию, адрес постоянного места жительства, вид платежа. Заполнив карточку, гость подписывает ее, тем самым заключая договор с отелем, подтверждая согласованный вид размещения, продолжительность проживания, стоимость номера, которую он обязуется оплатить. Эта информация передается кассиру. Гостю выдается визитка, в которой записаны его фамилия, номер комнаты, дата выезда.

Расчет  и выписка уезжающих гостей производятся у стойки гостиничной кассы. В  кассе начисляют все расходы  гостя на его счет. В кассу из службы бронирования поступают сведения в компьютер о том, как будет происходить оплата: наличными, кредитной карточкой; иногда частичную или полную оплату производит фирма, принимающая данного гостя).

Во  время пребывания гостя в отеле  все счета, выставляемые ему за пользование  различными услугами гостиницы, фиксируются  на карточке-счете гостя, в которой  также отражены все сделанные  им или еще кем-то платежи. На основе этих данных при выписке гостю  предъявляют к оплате счет, обычно включающий плату за проживание, питание  в ресторане (если не оплачено на месте), телефон, кабельное телевидение (платные  каналы), дополнительные услуги (стирка и т.д.). Выписка клиента фиксируется  с немедленным оповещением других служб гостиницы. После уборки номера и подготовки его к заселению  хозяйственная служба информирует  об этом службу размещения.

В функции  администраторов приема и размещения входят также: общение с клиентами  по телефону, побудка гостей.

Так как ИЧУП "Минск Принцесс Отель" специализируется на бизнес-клиентах, участниках выставок, конференций и т.п., в отеле часто применяется групповое бронирование, то есть бронирование блока номеров. В этом случае директор службы маркетинга и продаж специально встречается с контактным лицом для проведения переговоров и заключения контракта, в котором оговариваются все условия обслуживания группы.

В функции  консьержей во главе со старшим консьержем входят: бронирование билетов в театры и музеи, организация туристско-экскурсионного обслуживания, организация трансферта (доставка гостей из аэропорта в  гостиницу и обратно), заказ автомобилей.

В состав службы этажей входят: заведующая бельевой, менеджер по укладке ковровых покрытий, кастелянша, машинист по стирке белья, горничные, разнорабочие.

Служба  горничных ежедневно сверяет  свои данные о номерах с данными  службы приема и размещения. Сообщения  службы приема и размещения о выписке  гостя из номера фиксируется в  соответствующей графе журнала  по уборке номеров. В другой графе  журнала записывается фамилия горничной, которой поручена уборка номера. По окончании уборки в журнале делается соответствующая пометка. О готовности номера сообщается в службу приема и размещения. Для уборки всех помещений  гостиницы разработаны подробные  инструкции. Для уборки используют специальное оборудование и инструменты (пылесосы, ведра на колесиках, швабры с отжимом, щетки для потолка, щетки для радиаторов отопления, щетки для краев ковра, где  скапливается пыль, трудно удаляемая  пылесосом, губки для мойки посуды и салфетка, не оставляющие волокон, для стекол и т.п.). Уборка производится с помощью специальных химических составов для чистки и дезинфекции, полироли для мебели, шампуни для  ковров, двуокиси углерода для замораживания  и удаления жевательной резинки, пестицидов для борьбы с насекомыми и т.д. Помимо уборки номеров на службу горничных возложена уборка холлов и коридоров гостиницы. Помимо ежедневной в гостиницах проводят периодические уборки помещений (например, весенняя уборка). Периодически производят мойку стен, чистку и починку мебели. Периодически один-два номера ставят на редекорацию с малярными работами, сменой обивки мебели, штор и т.п.

Возглавляет технический отдел директор технического отдела. В его подчинении находятся: старший слесарь-сантехник, слесари-сантехники, старший столяр, столяр, старший электрик, электрики, маляры, газо-электросварщик, диспетчера-лифтеры.

Технический отдел устраняет неисправности  сантехнического и электрооборудования, осуществляет грамотную эксплуатацию всего оборудования гостиницы, производит ремонт мебели, ковровых покрытий, осуществляет мелкий и текущий ремонт номеров (малярные и сантехнические работы). Техническая служба осуществляет контроль за расходованием воды, электроэнергии, газа; обеспечивает пожарную безопасность гостиницы.

Служба  безопасности выполняет функции  поддержания порядка и безопасности в гостиницы, поскольку администрация  несет ответственность за обеспечение  личной безопасности клиентов, сохранность  их имущества.

Службой безопасности разработана система  безопасности гостиницы, утвержденная генеральным директором гостиницы. Этот документ охватывает все стороны  обеспечения безопасности (функции  службы безопасности, ее взаимоотношения  со всеми подразделениями гостиницы, систему технических средств  обеспечения безопасности, действия сотрудников гостиницы в критических  ситуациях). Служба безопасности имеет  свое помещение, оснащенное техническими устройствами для обеспечения безопасности. К техническим средствам безопасности, применяемым в гостинице, относятся  телевизионные камеры, с помощью  которых просматриваются все  общественные и многие служебные  помещения. Служба безопасности отвечает также за замки с ключами, сейфы  в номерах, радиосвязь сотрудников.

Высшему руководству гостиницы служба безопасности периодически предоставляет отчет  с анализом происшествий (наиболее частые инциденты, где чаще всего  они имеют место, в какое время, какие фамилии ассоциируются  с этими инцидентами), в котором предлагаются меры по устранению повторения таких инцидентов.

Поскольку основным сегментом потребителей услуг  предприятия являются бизнес-клиенты и большой процент составляют иностранные граждане, желающие ознакомиться с достопримечательностями нашего города, в гостинице хорошо поставлена организация туристско-экскурсионного обслуживания клиентов. Также у гостиницы отработаны каналы обеспечения клиентов билетами в театры, концерты, цирки и прочего досуга. Предприятие обеспечивает своих клиентов авиабилетами.

К услугам  гостей в ИЧУП "Минск Принцесс Отель":

115 номеров, включая 6 дизайнерских  номеров Cappelletti и 2 Президентских люкса;

персонал, владеющий несколькими языками - 24 часа в сутки;

клубные номера;

VIP-холл  Club Lounge;

бизнес  уголок с офисным оборудованием;

ежедневная  уборка номеров;

подготовка  номера ко сну;

доставка  газет в номер (по запросу);

будильник;

комната для хранения багажа;

услуги  консьержа;

беспроводной доступ в интернет;

обмен валют;

химчистка;

прачечная;

чистка  обуви;

срочная химчистка;

бронирование  авиабилетов;

аренда  автомобилей;

оформление  букетов;

автостоянка;

услуга  парковки автомобиля;

туристические услуги: визовая поддержка, трансфер до/из аэропорта, экскурсионное обслуживание; бронирование отеля;

6 конференц-залов  с климат-контролем;

2 зала  с передвижной разделительной  стенкой;

аудио - и видеооборудование, услуги технических  специалистов;

оборудование  для видеоконференций;

организация банкетов, фуршетов, бизнес-ланчей;

проведение  торжественных мероприятий.

Таким образом, предлагаемый ассортимент  услуг удовлетворит любого взыскательного клиента предприятия.

4. Управление  персоналом на предприятии

 

Отдел кадров состоит из нескольких секторов: сектора найма рабочей силы, сектора  подготовки и продвижения персонала, сектора стимулирования и оплаты труда, сектора изучения кадров, оценки кадров, сектора трудовых отношений, сектора стратегического управления персоналом и сектора профориентации и адаптации (Приложение Д).

ИЧУП "Минск Принцесс Отель" проводит проверку работы с персоналом как  минимум один раз в два года.

Сотрудники  службы по персоналу имеют профессиональную подготовку по специальностям "психолог", "социолог", "юрист", "экономист".

Служба  по персоналу выполняет две функции: оформленные трудовых отношений  и управление трудовыми отношениями.

Каждый  сотрудник отдела по персоналу специализируется по определенному направлению работы по управлению персоналом.

Служба  по персоналу участвует в планировании стратегических и тактических задач  организации и их решении, регулярном изучении рынка труда.

Служба  по персоналу имеет программу  развития персонала.

Подбор  и расстановку кадров осуществляют не линейные менеджеры, а специалисты, работники службы по персоналу совместно  с менеджерами.

Менеджеры службы по персоналу несут личную ответственность за ошибки, допущенные при подборе кадров.

Служба  по персоналу проводит ежегодную  оценку персонала и перестановку кадров на основе этой оценки, постоянно  сотрудничает с линейными менеджерами  и руководителями подразделений.

Также в организации есть описание всех рабочих мест с определением трудовых функций на рабочем месте.

В деятельность менеджера по управлению персоналом в гостинице "Crowne Plaza" входит решение следующих вопросов:

1. подбор  и наем персонала;

2. подготовка  и переподготовка персонала;

3. регулирование  трудовых отношений;

4. кадровое  планирование.