Аудит расчетов с подотчетными лицами

      1.3 Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами 

      Под подотчетными лицами в бухгалтерском  учете понимают работников организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

      Список  подотчетных лиц, а также порядок  выдачи в организации наличных денег  под отчет устанавливает руководитель.Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в  бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы).[14] 

      При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам  на следующие цели: на хозяйственные  нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

      К расходам на хозяйственные нужды  относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

      Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.[17] 

      В командировку может быть направлен  только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

      В соответствии с действующим законодательством  командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.[16] 

      Представительские расходы - это затраты организации  по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

      Полный  перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ. Согласно этой статье, к представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

      Этот  перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

      Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

      Выдачу  денежных авансов подотчетным лицам  отражают по дебету счета 71 и кредиту  счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с  кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения в нематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1  «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».[18]

      Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой  выдаче.  
 
 
 
 
 
 
 
 

      2.Аудиторская проверка  расчетов с подотчетными лицами 

2.1. Экономическая характеристика CПК «Ергенинский» 

    В 1965 году в 10 км к югу от г. Волгограда приступили к строительству полносистемной рыбоводного хозяйства-рыбхоза «Чапурники»  ныне СПК «Ергенинский»,по проекту составленному институтом «Приволжгидросельхозстрой».

    СПК «Ергенинский» является сельскохозяйственным производственным кооперативом ,именуемым  в дальнейшем «Кооператив» создан гражданами, на основе добровольного членства для  совместной деятельности по ведению рыбного хозяйства, сельскохозяйственного производства путем добровольного объединения имущественных паевых взносов и передачи их в паевый фонд Кооператива, а также личного участия в его деятельности.

    Хозяйство расположено в 0,5 км к югу-западу от с. Большие Чапурники, удаленного от центра г. Волгограда на 45 км. Ближайшая железнодорожная станция «Канальная» в 25 км.

    Общая проектная площадь хозяйства 1518 га, в том числе под прудами 1377 га. Выращивание рыбы в хозяйстве  осуществляется методом интенсификационных мероприятий: кормление рыбы, удобрение почвы прудов, внедрение поликультуры, комплексная механизация. Применение поликультуры в хозяйстве явилось одним из факторов увеличения рентабельности производства. В хозяйстве для совместного выращивания с карпом используется белый и пестрый толстолобик, и белый амур.

    Специализируется  хозяйство на производстве и реализации товарной рыбы, рыбопосадочного материала. Товарная рыба поступает в сеть крупных  магазинов ( ОАО «Реал-гипермаркет, ЗАО т/д «Перекресток») г. Волгограда и реализуется на рынках города с собственных автомашин. Период реализации товарной рыбы сезонная, с сентября по апрель месяц. В период реализации происходит накопление денежных средств ,для дальнейшей работы предприятия в период простоя.

    За  годы существования предприятия  создала устойчивые отношения  с  поставщиками как: ООО «Лукойл-Нижневолскререработка», ООО Волгоградэнергосбыт, ЗАО «Автоспецзапчасть», ООО «Промстройконструкция».

        В СПК «Ергенинский» бухгалтерский  учет ведется в соответствии  учетной политикой предприятия. Данный документ был сформирован главным бухгалтером, Никитиной Т.Р. в соответствии с ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» и утвержден директором предприятия  Дорофеевым В.Н.

 Таки  образом, в соответствии с приемами учетной политики ответственность за ведение бухгалтерского учета организации возложена на руководителя организации посредством выполнения всех норм действующего законодательства работниками предприятия. Бухгалтерский учет в организации ведется обособленным отделом - бухгалтерией предприятия, возглавляемой Главным бухгалтером.

   Бухгалтерский учет ведется на основе журнально-ордерной системы счетоводства с использованием электронных вычислительных средств, по формам, утвержденным главным бухгалтером, учитывающих специфику деятельности предприятия и его организационную структуру.   Для отражения хозяйственных операций   используются     межведомственные типовые формы, а также разработанные самостоятельно к соответствующим типовым.

Также на предприятии утвержден разработанный на основе типового рабочий план счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности в соответствии с требованиями своевременности полноты учета и отчетности .

Все хозяйственные  операции через систему первичных  проводок (через регистры) путем двойной записи отражаются  в Главной  книге организации.

В обязанности  главного бухгалтера Никитиной Т.Р. входит составление бухгалтерского баланса, квартального и годового отчетов, осуществление контроля за финансовыми, расчетными и кредитными операциями, обеспечение рациональной организации бухгалтерского учета и отчетности на предприятии и в его подразделениях, также главный бухгалтер ведет  счета расчетов по налогам и сборам, основным средствам и расчетов с подотчетными лицами по расходам, принимаемым для целей налогообложения.

Совместно с директором, Дорофеевым В.Н., главный  бухгалтер подписывает документы, служащие основанием для приемки  и выдачи денежных средств, товарно-материальных ценностей,  а также расчетные, финансовые, кредитные обязательства и различные хозяйственные договора.

Заместитель главного бухгалтера Типикина Е.А. ведет  счета  расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками,  счет «Основное производство» субсчет  товарная рыба, производит проверку кассовых и банковских документов, начисляет амортизацию. Бухгалтер-материалист Матвеева Ирина Юрьевна ведет счет 10 «Материалы», его 5 субсчет «запасные части», а также осуществляет операции по счету 43 «Готовая продукция».Бухгалтер Малкина Марина Викторовна осуществляет операции по счетам «Животные на выращивании и откорме», по 79 счету внутрихозяйственные расчеты.

       В обязанности бухгалтера Панфилова   Валентины Сергеевны входит выполнение  работ по расчетам заработной  платы, отпускных, начисление  компенсации по временной нетрудоспособности работников. Также она ведет учет по 3 субсчету «Топливо» счета 10 «Материалы», производит расчеты с Пенсионным Фондом РФ. Кассиром на предприятии является Сергеева Вера Михайловна.

      Оплата  труда работников и специалистов, занятых в производственной деятельности колхоза производится как в денежной, так и в натуральной формах оплаты труда. При этом, доля заработной платы, выплачиваемая вне денежной форме, на может превышать 20 % от общей суммы заработной платы.

      Основной вид деятельности данного предприятия – производство сельскохозяйственной продукции с целью ее последующей реализацией.Основной продукцией СПК является продукция животноводства, из которой можно выделить товарную рыбу.

      Для более детального ознакомления с  предприятием необходимо рассмотреть основные экономические показатели его развития, на которые оказывают непосредственное влияние размеры сельскохозяйственного производства.

      Основные  экономические показатели, характеризующие  параметры сельскохозяйственного  производства в динамике за последние 3 года приведены в таблице 1.

                                                                                                 Таблица 1

Параметры и основные экономические  показатели СПК «Ергенинский»