Учёт кассовых операций и денежных документов

    При проведении очередной инвентаризации кассы целесообразно выяснить, как  часто проводилась инвентаризация денежных средств в кассе, проверить  бухгалтерскую документацию по ранее проводившимся инвентаризациям кассы, проанализировать систему учета и систему контроля кассовых операций, выявить их слабые и сильные стороны. Рекомендуется провести инвентаризацию наличных рублевых и валютных остатков, ценных бумаг и бланков строгой отчетности.

    Основными документами, которые необходимо изучить  при инвентаризации кассы, являются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные  кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журнал (книга) регистрации  приходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации доверенностей, журнал (книга) регистрации депонированных сумм, журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам, авансовые отчеты, накладные на отпуск продукции. При этом необходимо помнить, что в соответствии со ст.9 Закона о бухгалтерском учете, п.13 Положения по ведению бухгалтерского учета и п.25 Положения о документах и документо-обороте в бухгалтерском учете от 29 июля 1983г. N 105 первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование, дату составления, содержание хозяйственной операции, личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции.

    Многочисленные  и разнообразные операции движения денежных средств в кассе организации  находят свое отражение в следующих  регистрах синтетического учета  и отчетности: II раздел актива бухгалтерского баланса (форма N 1), Главная книга, журнал-ордер N 1 и ведомость N 1 по учету операций по кассе.

    Для доказательства фактического наличия  денежных средств в кассе, кроме  вышеперечисленных процедур, следует  также сверить суммы поступления  денег из кассы на расчетный счет; установить правильность сверки счетов и подведения итогов; проверить соответствие всех показателей и остатков.

    При проверке кассовой книги необходимо установить соблюдение следующих требований:

    - правильности подсчета итогов  страниц книги и переноса сумм  остатков наличных денег с одной страницы на другую;

    - записей в кассовой книге за  несколько дней при наличии  ежедневных операций;

    - правильности составления отчета  кассира;

    - наличия в кассовой книге исправлений.  Подчистки и неоговоренные исправления  в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления должны быть заверены подписями кассира, а также главного бухгалтера организации или лица, его заменяющего.

    Согласно  п.23 Положения о порядке ведения  кассовых операций, кассовая книга  должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. В организациях с согласия кассира и при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом. В условиях автоматизированного ведения кассовой книги инвентаризационная комиссия должна проверить правильность работы программных средств обработки.

    В процессе инвентаризации необходимо убедиться  в документальной обоснованности записей в кассовой книге, которые должны подтверждаться правильно оформленными приходными и расходными кассовыми ордерами или заменяющими их документами. Последние бухгалтерия обязана записывать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, что на практике делается далеко не всегда.

    Форма N КО-3 "Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров" утверждена постановлением Госкомстата  России от 18 августа 1998г. N 88. Данный журнал применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Отсутствие такого журнала создает возможность для злоупотреблений путем уничтожения кассовых ордеров.

    Проверяя  полноту и своевременность оприходования  денежных средств, полученных с расчетных счетов в банках, членам инвентаризационной комиссии следует применять метод взаимного контроля. При этом методе сравниваются суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 "Касса", с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 "Расчетный счет". Эти суммы должны совпадать. Необходимо также сравнить соответствие записей в Главной книге по счету 50 "Касса" и в оборотной ведомости (журнал-ордер N 1). В случаях обнаружения расхождений их сопоставляют по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков, а при необходимости проверяют непосредственно в банке.

    Проверку  оприходования наличных денег, полученных из банка, следует проводить не только по корешкам чеков, но также и по выпискам банка. Если на них имеются  следы подчисток, исправлений, а также при расхождении сумм остатков, следует получить в банке выписку из расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии с данными выписки.

    Списание  денежных средств проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. При этом также следует обращать внимание на четкое оформление документов: имеются ли расписки получателей, погашены ли они штампом "Оплачено" с указанием даты, нет ли на них следов подчисток и исправлений (известны случаи повторного списания денег на основании расходного кассового ордера, оплаченного в предыдущем году). Как свидетельствует аудиторская практика, наибольшее число злоупотреблений (включение в ведомости подставных лиц, завышение итоговых сумм к выдаче и др.) выявляют по оплате труда (особенно депонированной зарплаты) и при выдаче подотчетных сумм.

    Кроме перечисленного, в ходе инвентаризации кассы также необходимо проконтролировать  следующие кассовые операции:

    - установление лимита остатка  наличных денежных средств в  кассе;

    - использование по целевому назначению полученных из банка денежных средств на заработную плату, командировочные и хозяйственные расходы, соответствие остатков лимиту, установленному банком;

    - наличие фактов несоответствия  даты в расходных кассовых  ордерах и даты фактической  выдачи денежных средств;

    - отсутствие в расходном кассовом  ордере указаний на номер договора, по которому получают денежные  средства физические лица, или  на номера доверенностей;

    - незаполнение в приходных кассовых  ордерах данных о том, от  кого поступили наличные деньги и на каком основании;

    - своевременность возврата в банк  остатков денежных средств по  невыданной заработной плате;  по сдаче в банк выручки  от реализации материальных ценностей  за наличный расчет, путевок в  санатории, дома отдыха и другие  поступления в кассу;

    - случаи выдачи наличных денег  посторонним лицам без доверенностей.  При наличии таких фактов члены  инвентаризационной комиссии должны  уточнить их причины, установить, по чьему распоряжению они  были выданы и не скрываются  ли за этим злоупотребления;

    - наличие на расходных кассовых  документах подписи только одного  руководителя или главного бухгалтера;

    - наличие фактов подписи руководителем  и главным бухгалтером незаполненных  чеков и выдачи их кассиру  для самостоятельного заполнения  при получении денег в банке;

    - наличие фактов хранения чековых  книжек у главного бухгалтера  в сейфе или в нарушение  действующего порядка - у кассира  (если эти должности не совмещены);

    - законность произведенных из  кассы выплат денежных средств,  списываемых на расходы без  последующего предоставления отчетов по этим операциям;

    - правильность корреспонденции счетов  по кассовым документам;

    - правильность методологии ведения  кассовых операций: например, присутствуют "прямые" проводки, при этом  отсутствуют промежуточные операции, что искажает правильность движения средств в целом по организации;

    - своевременность депонирования  невыплаченных сумм заработной  платы.

    В процессе проведения инвентаризации кассы  необходимо также выявить случаи превышения лимита денежных средств  по кассе. Лимит остатка наличных денежных средств в кассе организации устанавливается банком. При анализе данных кассовых отчетов в процессе инвентаризации могут быть выявлены случаи превышения установленного лимита. Превышение установленного лимита по кассе может быть вызвано тем, что депонированная заработная плата не сдается в банк, а остается в кассе; кроме того, в кассе могут оставаться деньги, поступившие на другие цели. В этом случае необходимо напомнить следующие правила, установленные Положением о порядке ведения кассовых операций:

    1) согласно п.4 данного положения  наличные деньги, полученные предприятиями  в банках, должны расходоваться  на цели, указанные в чеке;

    2) согласно п.7 данного положения  предприятия, имеющие постоянную  денежную выручку, могут расходовать ее на оплату труда только по согласованию с обслуживающими их банками;

    3) согласно абзацу 2 п.7 данного положения  предприятия не имеют права  накапливать в своих кассах  наличные деньги сверх установленных  лимитов для осуществления предстоящих  расходов, в том числе на оплату труда.

    Факты превышения установленного лимита кассы  могут повлечь за собой штрафные санкции. Несоблюдение лимита хранения наличных денег в кассе наказывается в соответствии с требованиями Указа  Президента РФ от 23 мая 1994г. N 1006 "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей" (раздел 9) штрафом в трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности.

    При инвентаризации кассы необходимо проверить: заключен ли договор с кассиром о полной материальной ответственности и оснащено ли помещение кассы необходимыми средствами по обеспечению сохранности денежных средств (техническое укрепление и охранно-пожарная сигнализация), где хранятся дубликаты ключей от сейфов. Ключи должны храниться в опечатанных пакетах у руководителя организации.

    При осуществлении проверки необходимо также иметь в виду, что чековые  книжки, корешки использованных чеков, неиспользованные чеки должны храниться  у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью "Аннулировано" и хранятся подклеенными к корешкам чеков.

    Для проведения инвентаризации кассы распоряжением  руководителя организации назначается  инвентаризационная комиссия, в состав которой входят председатель комиссии, главный бухгалтер и кассир организации. В состав комиссии могут входить аудитор и его ассистенты, осуществляющие аудиторскую проверку в организации, если это предусмотрено условиями договора с аудиторской фирмой. Инвентаризационная комиссия в ходе проверки составляет акт по форме N ИНВ-15, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998г. N 88.

    Результаты  инвентаризации оформляются актом  в двух экземплярах, подписываются  всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а другой - остается у материально ответственного лица.

    При смене материально ответственных  лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, а третий - в бухгалтерию.

    Форма N ИНВ-15 применяется для отражения  результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков /чековых книжек и других), находящихся в кассе организации.