Учёт кассовых операций и денежных документов

    Дебет 79 «Внутрихозяйственные расчеты»

    Кредит 50 «Касса»

    6. Оплачены из кассы некомпенсируемые  расходы, связанные со стихийными  бедствиями:

    Дебет 91 «Прочие доходы и расходы»

    Кредит 50 «Касса»

    7. Выданы из кассы суммы единовременной помощи работникам и другие выплаты за счет прибыли организации:

    Дебет 91 «Прочие доходы и расходы»

    Кредит 50 «Касса»

    8.Погашена  задолженность по кредитам и  заемным обязательствам наличными:

    Дебет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»

    67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»

    Кредит 50 «Касса»

    9. Оплачены из кассы расходы,  осуществляемые за счет средств  целевого назначения:

    Дебет 86 «Целевые финансирование»

    Кредит 50 «Касса».

    Рассмотрим  ряд примеров по поступлению и  выбытию денежных средств в ПО «Армизонское».

    В кассу организации ПО «Армизонское». 27 февраля 2011 года по чеку получены денежные средства с расчетного счета в банке для выдачи заработной платы 61100 рублей.

    Бухгалтером ПО «Армизонское» на этом основании был выписан приходный кассовый ордер и сделаны бухгалтерские проводки:

    Дебет 50 «Касса»

    Кредит 51 «Расчетный счет» - 61100 рублей

    В дальнейшем при выдаче заработной плата  по расчетно – платежной ведомости, к которой был выписан расходный  кассовый ордер бухгалтер сделал записи на счетах бухгалтерского учета:

    Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,

    Кредит 50 «Касса» - 44568 рублей.

    Оставшаяся  денежная сумма 16532 рубля была выдана в под отчет работникам организации.

    Из  кассы ПО «Армизонское»  выданы наличные деньги под отчет начальнику отдела снабжения для приобретение канцелярских товаров в сумме 160 рублей. Канцелярские товары приобретены и оприходован на сумму 140 рублей. За подотчетным лицом оставалась задолженность в сумме 12 рублей. Остаток неиспользованных наличных денег в сумме 32 рублей сдан в кассу организации подотчетным лицом.

    Бухгалтером ПО «Армизонское»  был выписан расходный кассовый ордер на выдачу денежный средств в под отчет и сделаны проводки:

    Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

    Кредит 50 «Касса» - 160 рублей.

    Подотчетное лицо составило авансовый отчет, приложило оправдательные документы  и передало их в бухгалтерию. На возврат  в кассу неиспользованных денежных средств выданных под отчет бухгалтером выписан приходный кассовый ордер и сделана запись на счетах бухгалтерского учета:

    Дебет 50 «Касса»

    Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 32 рублей.

    В ПО «Армизонское»  кассир-операционист перед началом работы 1 марта 2011 г. получил деньги под отчет на разменную монету для ККМ, используемую при наличных расчетах с населением, в сумме 500 рублей. В течение дня через ККМ проведено 28 000 руб. Фактическая сумма выручки в конце рабочего дня сдана в главную кассу. Приходный кассовый ордер оформлен на сумму 28 000 руб.

    В бухгалтерском учете ПО «Армизонское» сделаны следующие проводки:

    Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

    Кредит 50 субсчет «Касса организации» - 500 руб. – выдано под отчет кассиру-операционисту  для разменной монеты;

    Дебет 50 субсчет «Касса организации»

    Кредит 90 субсчет «Выручка» - 28 000 руб. –  отражена выручка от продажи товаров. 

Учёт  кассовых операций в  иностранной валюте.

    Расчеты наличной иностранной валютой за реализуемые физическим лицам товары, работы, услуги на территории Российской Федерации запрещены, кроме представительств иностранных транспортных организаций и магазинов беспошлинной торговли. Поэтому наличная иностранная валюта в кассу организации может быть получена только в разрешенных законом случаях.

    В настоящее время наличная иностранная валюта в кассу организации поступает:

    • при снятии валюты с текущего валютного  счета в уполномоченном банке  на командировочные расходы;

    • при возврате командируемым остатка  неиспользованной валюты.

    Поступление инвалюты в кассу и выдача из кассы оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами, причем суммы инвалюты показываются в кассовых ордерах одновременно в инвалюте и в рублях, пересчитанных по курсу ЦБ РФ на дату поступления или выдачи инвалюты.

    В организации должна вестись только одна кассовая книга, в которой отражаются как рублевые, так и валютные операции. Валютные операции заносятся в кассовую книгу двумя суммами: в инвалюте и в рублях по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции. Итоги за день в кассовой книге должны представляться также в двух суммах (инвалюта и рубли).

    Если  в разрешенных законодательством  случаях организация производит кассовые операции с иностранной  валютой, то к счету 50 "Касса" открываются  субсчета по обособленному учету  иностранной валюты, на которых операции по наличной иностранной валюте отражаются непосредственно в валюте и в рублях, полученных путем пересчета валюты в рубли по курсу ЦБ РФ на день совершения операции. При составлении баланса остаток валюты в кассе на конец отчетного периода пересчитывается по курсу, действующему на последнее число отчетного периода. Возникающие при пересчете курсовые разницы относятся на счет 80 или на субсчет 83-4:

    Д-т  сч. 50 "Касса"

    К-т  сч. 80 "Прибыли и убытки" (83) —  положительные курсовые разницы;

    Д-т  сч. 80 "Прибыли и убытки" (83)

    К-т  сч. 50 "Касса" — отрицательные  курсовые разницы. 
 

Учёт  денежных документов.

    Денежные  средства организаций находятся  в кассе в виде наличных денег  и денежных документов на счетах в  банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, в чековых книжках и т.д. Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей.

    Для учета кассовых операций применяются  следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма N КО-1), расходный кассовый ордер (форма N КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма N КО-3), кассовая книга (форма N КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5). Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 по согласованию с Министерством финансов России и введены в действие с 1 января 1999 г.

    Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

    Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером.

    Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

    Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.

    При обеспечении полной сохранности документов кассовую книгу можно вести автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно формируется машинограмма "Отчет кассира".

    В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности. 

Инвентаризация  кассы и отражение  её результатов в учёте.

    Кассир  в соответствии с действующим  законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность  за сохранность всех принятых им ценностей  и за ущерб, причиненный предприятию  как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

    После издания приказа (распоряжения) о  назначении кассира на работу руководитель организации обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения  кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия. С этим работником заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром рабочего места (болезнь и др.) действующим порядком предусмотрена приемка находящихся у кассира под отчетом ценностей путем немедленного их пересчета другим кассиром в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями нового кассира, руководителя и главного бухгалтера.

    На  предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых  централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия другими, кроме кассиров, лицами - раздатчиками. С ними также заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. На раздатчика распространяются все права и обязанности, установленные для кассира.

    На  малых предприятиях, не имеющих в  штате кассира, обязанности последнего могут исполняться главным бухгалтером  или другим работником по письменному  приказу руководителя при условии  заключения с ним договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

    В сроки, установленные письменным распоряжением  руководителя организации, а также  при смене кассира производится ревизия кассы с полным полистным  пересчетом денежных знаков и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

    Инвентаризация  кассы особенно важна и необходима в организациях торговли, в которых  значительный объем выручки (особенно при розничных продажах) проходит через кассу.

    Наиболее  распространенным нарушением в организациях торговли является нарушение правил ведения кассовых операций, в результате чего возникают недостачи и излишки средств в кассах. Это связано с большим оборотом денежных средств при реализации товаров за наличный расчет, а также с допускаемыми кассирами ошибками при расчетах с покупателями. Именно по этой причине в торговых организациях проводится внезапная ревизия кассы, в ходе которой производятся полный пересчет денежной наличности и проверка других ценностей, находящихся в кассе.

    Инвентаризация  кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993г. N 40 и сообщенным письмом Банка России от 4 октября 1993г. N 18, и Методическими указаниями по проведению инвентаризации имущества. Согласно п.37 данного положения "в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт".

    Обратите  внимание, что при проверках соблюдения организациями кассовой дисциплины, проводимыми коммерческими банками, фактическое наличие денег в  кассе организации представителем банка не проверяется, однако в соответствии с рекомендациями Банка России по проведению проверок соблюдения кассовой дисциплины на предприятиях, если остаток кассы по кассовой книге складывается в крупных размерах, длительное время не снижается и значительно превышает ежедневные поступления и выдачи, то проверяющий банка вправе потребовать от руководителя организации назначения ревизии кассы.