Учет товаров

Доверенность оформляется  в бухгалтерии в одном экземпляре и выдается получателю под расписку.

Организации, у которых  получение материальных ценностей  по доверенности носит массовый характер, применяют форму №М-2а и выдачу этих доверенностей регистрируют в  журнале учета выданных доверенностей, который предварительно пронумеровывают  и прошнуровывают.

Доверенности выдаются только лицам, работающим в данной организации, иным лицам выдача доверенностей  не допускается. Выдаваемая доверенность должна быть полностью заполнена  и должна содержать образец подписи  лица, на имя которого она выписана. Согласно пункту 5 статьи 185 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее  ГК РФ) доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного  на это учредительными документами, с приложением печати этой организации. Если юридическое лицо основано на государственной или муниципальной  собственности, доверенность на получение  или выдачу денег и других имущественных  ценностей, выдаваемая от имени такого юридического лица, должна быть подписана  также главным (старшим) бухгалтером  этой организации.

Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть удостоверена нотариально, за исключением случаев, предусмотренных  законом.

Как правило, доверенности выдаются на 10 - 15 дней, но в случае получения  товарно-материальных ценностей в  порядке плановых платежей доверенность может быть выдана на более длительный срок. Срок действия доверенности в  соответствии со статьей 186 ГК РФ не может  превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в  течение одного года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана  дата ее совершения, ничтожна.

Все материальные ценности, поступающие в организацию, должны быть своевременно приняты на учет соответствующими складами.

В некоторых случаях в  интересах производства материальные ценности целесообразно направлять непосредственно в соответствующие  подразделения организации, минуя  склады. Тем не менее, такие материальные ценности в учете отражаются как  поступившие на склад и переданные в цех или на участок. В первичных  приходных документах делается отметка  о том, что материальные ценности выданы подразделениям транзитом, то есть без завоза на склад или в кладовую. Следует учесть, что перечень материалов, которые могут транзитом направляться в подразделения и на участки  организации, должен быть определен  и оформлен приказом.

Материальные ценности, поступающие  на склад организации, должны подвергаться тщательной проверке в отношении  их соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанных в документах поставщика.

Обращаем внимание читателей  на то, что материалы должны приниматься  к учету в соответствующих  единицах измерения, по весу, объему, счету  и так далее. По этим же единицам измерения устанавливается и  учетная цена.

На практике нередки случаи, когда материалы поступают в  одной единице измерения, например, в тоннах, а отпускаются со склада в другой единице измерения, например, в литрах. В такой ситуации принятие к учету и отпуск материалов должны отражаться в первичных документах, в складских карточках и регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в той единице измерения, которая указана в документах поставщика, а затем в скобках - количество в единице измерения, по которой материалы будут отпускаться со склада.

Если в документах поставщика указана более крупная или  более мелкая единица измерения, чем принято в организации, такие  материалы принимаются к учету  в той единице измерения, которая  принята в данной организации.

В пункте 50 Методических указаний №119н сказано, что если отражать движение материала в двух единицах измерения затруднительно, то можно  перевести материал в другую единицу  измерения, составив при этом акт  перевода. В акте перевода в другую единицу измерения следует указать  количество материала в единицах измерения, указанных в документах поставщика, и в единице измерения, по которой материал будет отпускаться  со склада. Одновременно определяется учетная цена материала в новой  единице измерения. В карточке складского учета записи о принятии материалов к учету делаются в единице  измерения поставщика, а также  в новой единице измерения, при  этом делается ссылка на акт.

Пунктом 49 Методических указаний №119н установлено, что приемка  и принятие к учету поступающих  материалов, при условии отсутствия расхождений между данными поставщика и фактическими данными, оформляется  соответствующими складами путем составления приходных ордеров (форма №М-4). Вместо оформления приходного ордера допускается проставление на документе поставщика штампа, оттиск которого содержит те же реквизиты, что и приходный ордер. В этом случае заполняются реквизиты штампа и ставится очередной номер приходного ордера, такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

Приходные ордера выписываются на фактическое количество поступивших  ценностей. На массовые однородные грузы, например руду, известняк, песок, щебень, уголь и другие, которые прибывают  от одного и того же поставщика несколько  раз в течение одного дня, допускается  составление приходных ордеров  в целом за день. О каждой приемке  делается запись на обороте приходного ордера. В конце дня обороты  подсчитываются, общий итог заносится  в приходный ордер.

Если при приеме материальных ценностей установлено несоответствие поступивших материалов их ассортименту, количеству и качеству, указанных  в документах поставщика, то приходный  ордер формы №М-4 не составляется. В такой ситуации составляется Акт о приемке материалов (форма №М-7). Данный акт составляется также для оформления приемки материалов, поступивших без документов.

Данный акт является юридическим  основанием для предъявления претензии  поставщику, отправителю.

Акт составляется комиссией, в состав которой в обязательном порядке входит материально ответственное  лицо, представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации.

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых с приложенными документами передается в бухгалтерию, а другой – отделу снабжения или  бухгалтерии для направления  претензионного письма поставщику. Если в организации есть юридический  отдел, то составление претензионного письма может быть поручено данному  отделу.

Приходные ордера и акты о приемке материалов должны составляться в день их поступления. В некоторых  случаях, когда отдельные партии материалов находятся в процессе технической приемки или лабораторного  испытания, материалы принимаются  на ответственное хранение. В этом случае заведующий складом или кладовщик  делает записи о таких материалах в специальную книгу. Записи в  данной книге ведутся с подразделением материалов: «Материалы, ожидающие  приемки» и «Материалы, принятые на ответственное хранение». На складах  и в кладовых такие материалы должны храниться обособленно и до выяснения результатов приемки расходование их не допускается.

Следует обратить внимание, что сдаче на склад подлежат и  материалы, закупленные подотчетными лицами. Принятие к учету таких  материалов производится в общеустановленном  порядке на основании счетов и  чеков розничных торговых организаций, квитанций к приходному ордеру при  покупке материалов за наличный расчет в других организациях, закупочного  акта при покупке материалов у  населения, то есть на основании документов, подтверждающих покупку. Данные документы  должны быть в обязательном порядке  приложены к авансовому отчету подотчетного лица.

Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и  размеру, ведется в Карточке учета материалов (форма №М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер материала. Записи в карточке ведутся материально-ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Основанием для отражения  операций по поступлению товаров  являются Унифицированные формы  первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 (далее Постановление №132).

Согласно пункту 2.1.1 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска  товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга  от 10 июля 1996 года №1-794/32-5, порядок и  сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его  документального оформления регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли - продажи и инструкциями о порядке  приемки товаров народного потребления  по количеству, качеству и комплектности.

Передача товара покупателю оформляется товаросопроводительными  документами, предусмотренными условиями  поставки и перевозки товара. Это могут быть накладные, товарно-транспортные накладные, железнодорожные накладные, счета, счета-фактуры.

Товары, приобретаемые организацией торговли для перепродажи, могут  поступать непосредственно к  ней на склад, а могут приниматься  торговой организацией вне собственного склада.

Если приемка осуществляется вне склада покупателя (на складе поставщика, на железнодорожной станции, пристани, в аэропорту), то получение товара осуществляется материально-ответственным  лицом организации торговли по доверенности, которая подтверждает право материально-ответственного лица на получение товара. Порядок  оформления доверенности был рассмотрен выше.

Пунктом 2.1.5 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в  организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года №1-794/32-5, определено, что порядок  приемки товаров, документальное оформление приемки зависят, в частности:

• от места приемки;
• от характера приемки (по количеству, качеству, комплектности);
• от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие).

Приемка товаров по количеству и качеству предусматривает проверку соответствия фактического наличия  товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и (или) расчетных  документах, а при приемке по качеству и комплектности – требованиям  к качеству товаров, предусмотренных  в договоре.

Получение товара оформляется  по-разному - в зависимости от близости офиса к месту нахождения склада. Если склад фирмы-поставщика и офис находятся в одном месте, то оформление документов и выдача товаров происходит одновременно. Документом на отпуск товаров  в данном случае является накладная.

Если склад фирмы-поставщика удален от офиса, то представителю торговой организации (материально-ответственному лицу) выдается документ на получение  товара, по которому ему на складе будут  отпущены материальные ценности. В  случае отсутствия на складе товара в  необходимом количестве, получателю выписывается новый документ – расходная  накладная, в которой указывается  фактически отпущенное количество товара. В накладной указывается:

• номер и дата выписки;
• наименование поставщика и покупателя;
• наименование и краткое описание товара;
• количество товара;
• цена и общая стоимость товара (с учетом НДС), налог на добавленную стоимость должен быть указан отдельной строкой.

Накладная должна быть выписана в 4-х экземплярах, первые два остаются у поставщика (на складе и в бухгалтерии), оставшиеся два передаются покупателю (в бухгалтерию и материально-ответственному лицу). Накладная должна быть заверена печатями поставщика и получателя и  подписями материально-ответственных  лиц (один отпустил товар, другой –  принял).

Если товар находится  в ненарушенной таре, то приемка  может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Если количество и качество товара соответствуют данным, указанным  в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, товарно-транспортная накладная и  другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации-покупателя, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное  лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

Для оформления приемки товаров  по качеству, количеству, массе и  комплектности в соответствии с  правилами приемки товаров и  условиями договора применяется Акт о приемке товаров (форма №ТОРГ-1), составляемый членами приемной комиссии, уполномоченными руководителем организации. Приемка товаров производится по фактическому наличию.