Учет расходов на оплату труда и начисления на нее

Стандартные налоговые вычеты уменьшают только сумму дохода, облагаемую налогом по ставке 13%.

Если человек одновременно работает в нескольких организациях, то вычеты предоставляются только в одной из них по его выбору.

Доход работников, облагаемый налогом, уменьшается на стандартные налоговые вычеты ежемесячно. Стандартные налоговые вычеты (п. 1 ст. 218 НК РФ) могут быть предоставлены в следующих суммах:

- 3000 рублей (ежемесячно, без ограничений);

- 500 рублей (ежемесячно без ограничений);

- 400 рублей (до 40 000 руб., нарастающим с начала расчетного периода);

- 1000 рублей ( на каждого ребенка до 280 000 руб, нарастающим с начала расчетного периода).

Если работник имеет право на несколько стандартных вычетов, размер которых составляет 3000, 500 и 400 рублей, ему предоставляется максимальный из них.

Если доход работника меньше, чем предоставленный ему налоговый вычет, то налог на доходы физических лиц с него не удерживается.

Если человек работает в организации не с начала года, то вычет предоставляется с учетом дохода, который он получил по прежнему месту работы.

При этом работник должен представить в бухгалтерию справку о доходах по форме N 2-НДФЛ с предыдущего места работы.

Вычет на содержание детей в размере 1000 рублей предоставляется независимо от того, пользуется работник другим вычетом или нет. По договоренности между родителями одному из них "детский" вычет может быть предоставлен в двойном размере, а другому не предоставляться. Для этого необходимо написать соответствующие заявления.

Единственному родителю (приемному родителю), опекуну, попечителю предоставляют двойной "детский" вычет. В случае смерти одного из родителей, второй родитель признается единственным (письмо Минфина России от 17 декабря 2008 г. N 03-04-06-01/374). Последний месяц предоставления двойного вычета - месяц вступления в брак (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Удержание алиментов

Удержание алиментов осуществляется по исполнительным листам.

Алименты на содержание несовершеннолетних детей удерживаются с дохода работника как по основному месту работы, так и при работе по совместительству.

Удержание алиментов производят до достижения ребенком совершеннолетия (18 лет). Перечень доходов, из которых удерживаются алименты на несовершеннолетних детей, утвержден постановлением Правительства РФ от 18 июля 1996 года N 841.

К таким доходам, в частности, относятся: заработная плата, все виды доплат, надбавок и т.п.

В соглашении или исполнительном листе может быть предусмотрено, что алименты удерживаются как в долях от дохода работника, так и в фиксированной сумме.

Как правило, алименты удерживаются в следующем размере:

- на содержание одного ребенка - 1/4 дохода работника;

- на содержание двоих детей - 1/3 дохода работника;

- на содержание троих и более детей - 1/2 дохода работника.

Суд может уменьшить или увеличить сумму, подлежащую взысканию в уплату алиментов. Однако эта сумма не может превышать 70% заработка работника, уменьшенного на сумму налога на доходы физических лиц.

Для учета алиментов открывается к счету 76 субсчет "Расчеты по исполнительным листам".

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"

- удержан налог на доходы физических лиц с доходов сотрудника;

Дебет 70 Кредит 76 субсчет "Расчеты по исполнительным листам"

- удержана сумма алиментов по исполнительному листу.

Удержания по инициативе организации

По инициативе организации производят удержания:

- за причиненный материальный ущерб;

- стоимости форменной одежды;

- своевременно не возвращенных подотчетных сумм.

Работник организации в процессе трудовой деятельности может нанести материальный ущерб организации (например, потерять или испортить имущество фирмы).

Если с работником заключен гражданско-правовой договор, то ущерб возмещается в порядке, установленном гражданским законодательством. Гражданский кодекс РФ предусматривает полное возмещение ущерба.

Если с работником заключен трудовой договор, ущерб возмещается в соответствии с трудовым законодательством. Так, Трудовой кодекс РФ устанавливает, что работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб (ст. 238).

Размер ущерба при утрате и порче имущества определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, сложившихся в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.

Трудовое законодательство предусматривает ограниченную и полную материальную ответственность.

При ограниченной материальной ответственности работник должен возместить прямой ущерб в пределах своего среднего месячного заработка.

Ограниченная материальная ответственность наступает, если работник допустил брак в работе, испортил имущество по небрежности или неосторожности и т.д.

При полной материальной ответственности работник должен возместить всю сумму расходов организации на восстановление поврежденного или приобретение нового имущества.

Исчерпывающий перечень случаев, в которых работник может привлекаться к полной материальной ответственности, приведен в статье 243 ТК РФ.

Кроме того, полная материальная ответственность может быть установлена трудовым договором, заключаемым с руководителем организации, заместителями руководителя, главным бухгалтером.

Сумма ущерба, которая не превышает среднемесячного заработка работника, удерживается из его заработной платы (на основании приказа руководителя).

Сумма ущерба, которая превышает среднемесячный заработок работника, взыскивается только в судебном порядке.

При выявлении недостачи бухгалтер делает проводки:

Дебет 94 Кредит 10

- списана стоимость недостающих материалов;

Дебет 73-2 Кредит 94

- сумма недостачи отнесена на виновное лицо;

Дебет 73-2 Кредит 98

- отражена разница между суммой подлежащей взысканию (рыночной) над фактической (балансовой) стоимостью недостающих ценностей;

Дебет 70 Кредит 73-2

- удержана сумма ущерба от недостачи материалов из заработной платы работника;

Дебет 98 Кредит 91-1

- отражено списание суммы разницы, взысканной с виновного лица, над балансовой стоимостью недостающих ценностей.

Удержание своевременно невозвращенных сумм, полученных под отчет

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации.

Работник, получивший подотчетную сумму на командировочные расходы, должен представить авансовый отчет и сдать в кассу неизрасходованный остаток подотчетных сумм не позднее чем через три рабочих дня после возвращения из командировки.

Бухгалтером делаются проводки:

Дебет 71 Кредит 50

- выданы денежные средства подотчетным лицам;

Дебет 10(41) Кредит 71

- оприходованы материалы, товары и другие материальные ценности, оплаченные подотчетным лицом;

Дебет 20(25,26,44) Кредит 71

- учтены расходы из подотчетных сумм, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг);

Дебет 50 Кредит 71

- возвращен в кассу остаток подотчетной суммы;

Сумма подотчетных средств, не возвращенная работником в установленный срок, может удерживаться из его заработной платы.

Единовременная сумма удержаний не может превышать 20% заработной платы, причитающейся к выдаче.

Если долг работника будет списан за счет средств организации, эту сумму следует включить в совокупный доход работника. Это значит, что с работника придется удержать налог на доходы физических лиц.

Если срок возврата денег, выданных на хозяйственные нужды, установлен не был, оснований для включения подотчетных сумм в совокупный доход работника нет.

При наступлении срока, в течение которого работник должен отчитаться или вернуть средства, полученные под отчет, делается запись:

Дебет 94 Кредит 71

- учтена сумма средств, выданная работнику под отчет и не возвращенная в срок.

Дебет 70 Кредит 94

- невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника.

Выдача заработной платы

Трудовой кодекс РФ предусматривает, что заработная плата должна выплачиваться в рублях.

Между тем в соответствии с коллективным или трудовым договором по письменному заявлению работника оплата труда может производиться и в иных формах, не противоречащих законодательству России и международным договорам.

Выдача заработной платы в денежной форме

Денежные средства, причитающиеся работникам, могут быть:

- выданы наличными из кассы организации;

- перечислены по безналичному расчету на банковские счета или кредитные карты работников.

Если денежные средства снимаются с расчетного счета для выплаты заработной платы из кассы, то их сумму необходимо отразить записью:

Дебет 50-1 Кредит 51

- поступили с расчетного счета денежные средства в кассу организации.

На сумму выплаченной заработной платы делается проводка:

Дебет 70 Кредит 50-1

- выплачена из кассы заработная плата работникам организации.

Если не все работники получили заработную плату, то оставшиеся невыплаченными суммы депонируют и сдают на расчетный счет в банк.

Если заработная плата перечисляется на банковские счета или кредитные карточки работников, то при перечислении денежных средств делается проводка:

Дебет 70 Кредит 51

- перечислены денежные средства на оплату труда.

Сумму комиссионного вознаграждения, удержанную банком за перечисление денежных средств на банковские счета или карточки работников, отражается проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 51

- удержано банком комиссионное вознаграждение.

Выдача заработной платы в натуральной форме

Организация может выдать работникам в счет причитающейся им заработной платы:

- готовую продукцию или товары;

- прочее имущество организации (например, материалы или полуфабрикаты).

Заработную плату, выданную в натуральной форме, облагают налогом на доходы физических лиц, страховыми взносами и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Выручку от передачи работникам имущества организации в счет выплаты заработной платы облагают НДС.

Отражение в учете выдачу заработной платы готовой продукцией:

Дебет 70 Кредит 90-1

- отражена выручка от передачи готовой продукции в счет выплаты заработной платы:

Дебет 90-2 Кредит 43

- списана себестоимость готовой продукции:

Дебет 90-3 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"

- начислен НДС:

Дебет 90-9 Кредит 99

- отражена прибыль от передачи готовой продукции в счет выплаты заработной платы.

При выдаче работникам в счет заработной платы другого имущества (основных средств, материалов и т.д.) делаются в учете проводки:

Дебет 70 Кредит 91-1

- отражена выручка от передачи прочего имущества в счет погашения задолженности по оплате труда;

Дебет 91-2 Кредит 08 (10, 21...)

- списана себестоимость (остаточная стоимость) прочего имущества организации;

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"

- начислен НДС:

Дебет 02 (05) Кредит 01 (04)

- списана амортизация по выбывшему имуществу (при передаче основных средств или нематериальных активов);

Дебет 91-9 (99) Кредит 99 (91-9)

- отражена прибыль (убыток) от передачи прочего имущества в счет выплаты доходов.

Оформление выдачи заработной платы

Фактическую выдачу заработной платы осуществляет кассир. Если в штате организации нет должности кассира, выдавать денежные средства может главный бухгалтер или другой работник, назначенный руководителем.

Со всеми лицами, выдающими заработную плату, заключается договор о полной материальной ответственности.

При снимании денег на выплату заработной платы с расчетного счета, оформляется чек с указанием в нем целей, на которые будут использоваться денежные средства.

При получении наличных денежных средств в банке, деньги приходуются в кассе. Для этого оформляется приходный кассовый ордер по форме N КО-1. Перед выдачей денежных средств работникам оформляется расходный кассовый ордер по форме N КО-2.

Реквизиты расходного кассового ордера указываются в расчетно-платежной или платежной ведомости.

Платежная или расчетно-платежная ведомость должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером. Без этих подписей денежные средства (материальные ценности) по ведомости выданы быть не могут.

Ведомости по формам N Т-49 и Т-53 регистрируются в специальном журнале. Журнал составляется по форме N Т-53а "Журнал регистрации платежных ведомостей".

Сумма наличных денег (в том числе предназначенных для выдачи заработной платы), которую вы можете оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена.

Если заработная плата перечисляется на кредитные карты работников, то на основании расчетной ведомости составляется одно платежное поручение (на всю сумму заработной платы).

Учет зарплаты, не выданной в срок

Заработная плата выплачивается в течение трех дней начиная с установленной даты ее выдачи. Не полученная в срок заработная плата депонируется.

По истечении трех дней, установленных для выдачи заработной платы, кассир должен построчно проверить в расчетно-платежной ведомости расписки в получении денег и суммировать выданную заработную плату.

Напротив фамилий тех, кто не получил заработную плату, в графе "Деньги получил" (при выдаче денег по форме N Т-49) или "Подпись в получении" (при выдаче денег по форме N Т-53) ставится штамп или пишется от руки "Депонировано".

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Сумма депонированной заработной платы отражается проводками:

Дебет 70 Кредит 76-4

депонирована не полученная работниками заработная плата;

Дебет 51 Кредит 50-1

депонированная заработная плата внесена на расчетный счет.

Налог на доходы физических лиц с депонированной заработной платы в бюджет не уплачивается.

Учет расчетов с депонентами (работниками, чья заработная плата депонирована) ведется в книге учета депонированной заработной платы или в специальном реестре. Книга депонентов открывается на год. Каждому сотруднику в ней отводится отдельная строка, в которой указываются его табельный номер, фамилия, имя и отчество, депонированная сумма.