Учет расчетов с подотчетными лицами

     Сумма 68480рублей полностью включается в  расходы, связанные с производством  и реализацией, согласно ст.261, гл. 25 Налогового кодекса РФ, налог на прибыль организации, т.к. нормы расходов по этой статье прописаны в учетной политике ООО «ГЛОРИ».

     Для целей налогообложения НДФЛ составим расчет командировочных расходов Сынкова Н.А. по следующей форме (таблица 5):  

     Таблица 5- Расчет командировочных расходов

     В этом случае суточные, выданные Сынкову Н.А., превышают норму на 2800р., (2800 х 13% = 364руб.)

     Дебет 70 Кредит 68 – 364руб. – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных Сынкова Н.А.

     Движение  денежных средств организации, выданных под отчет можно посмотреть в  учетных регистрах счета 71»Расчеты с подотчетными лицами»: «карточка счета» 71, «анализ счета» 71.

    3.4. Пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами.

     1. В ООО «ГЛОРИ» в командировку направляется любой сотрудник организации по усмотрению руководителя, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что при проверке, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции.

     Чтобы избежать это, на предприятии необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые  имеют право на получение средств  под отчет и сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер. Также необходимо создать письменный приказ об установлении размера (норм) суточных. Перечисленных в приказе сотрудников необходимо ознакомить с ним в обязательном порядке.

     2. Часто по невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету принимаются авансовые отчеты, к которому прилагаются чеки ККМ и товарные чеки, где просто указано «хозтовары» или «канцтовары». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрел подотчетник.

     К такому товарному чеку налоговые  органы обязательно предъявят претензию. Вдруг подотчетное лицо приобрело  товарно-материальные ценности стоимостью меньше 10 000 рублей, но сроком службы больше 12 месяцев (например, вентилятор или  калькулятор). В таком случае они  должны быть оприходованы как основные средства в соответствии с ПБУ 6/01 «Учет основных средств».

     Допущенную  ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что  конкретно и для каких целей  приобретено. Данный акт подшивается  к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

     3. В ООО «ГЛОРИ» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды.

     Существует  определенная последовательность выдачи денег подотчетнику на приобретение той или иной продукции. Предприятие должно сначала сдать наличную выручку в банк, затем снять с расчетного счета необходимую сумму и оприходовать ее в кассу.

     А можно, заранее снять с расчетного счета денежные средства на хозяйственные  нужды. Данную сумму можно будет  хранить в кассе предприятия  и постепенно расходовать на покупку  необходимых товаров, выдавая деньги под отчет. Самое главное –  не превысить лимит наличных в  кассе. Для данного предприятия  банк установил лимит 21300 рублей.

     4. Находясь в командировке, зачастую подотчетные лица должны информировать руководителя предприятия или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. В таких случаях организация должна компенсировать стоимость переговоров.

     Но  на предприятии все телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств  подотчетного лица. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами. Организация ссылается на то, что при приобретении карт эксперсс-оплаты за наличный расчет, подтверждающими документами являются только кассовый чек и сама карта. А данные карты не соответствуют понятию первичного учетного документа, данному в п.2 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете», следовательно, эти расходы нельзя признать в целях налогообложения прибыли. Но, несмотря на это предприятие, может самостоятельно составить первичные учетные документы, в частности бухгалтерскую справку или авансовый отчет.

     Согласно  п. 1 ст. 252 НК РФ под документально  подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством  РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими  произведенные расходы. Таким образом, перечень документов, косвенно подтверждающих произведенные затраты, является открытым, поэтому карты экспресс-оплаты также могут быть признаны документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Суды чаще всего подтверждают обоснованность таких расходов (постановление ФАС ВВО от 19.12.05 № А28-4833/2005-137/18). В любом случае расходы работника на приобретение экспресс-карт должны быть возмещены работодателем.

     Единственной  неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку в этом случае счет-фактура  не предоставляется, а без этого  документа организация не вправе принять к вычету НДС.

     Так же дело обстоит при оплате услуг  сотовой связи подотчетным лицом  через свободные кассы.

     Лучшим  разрешением данной проблемы является заключение договора на оказание услуг  сотовой связи. Тогда предприятие  сможет получать от операторов мобильной  связи подтверждающие документы (счета-фактуры, акты, расшифровку телефонных переговоров).

     5. Для подтверждения законности и целесообразности расходов по подотчетным суммам на хозяйственные и операционные нужды необходимо вести вспомогательную ведомость, в которой сличают счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей с карточками складского учета, отчетами движения приобретенных ТМЦ.

     6. Чтобы контролировать прибывших из командировки подотчетных лиц необходимо вести журнал регистрации работников, направленных  и прибывших из командировки.

     7. Для того чтобы было значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат предприятия необходимо ввести новую штатную единицу – бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.

     Лишь, соблюдая все «подотчетные» нюансы, организация сможет оградить себя от возможных проблем при налоговых  проверках.  
 

Выводы  и предложения.

     В данной работе были проведены исследования методики бухгалтерского учета расчётов с подотчётными лицами ООО «ГЛОРИ». Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны и для некоторых организаций имеют особую актуальность. Организация, осуществляет текущую деятельность, вступает во взаимоотношения с юридическими и физическими лицами. Например, в ООО «ГЛОРИ» такие взаимоотношения, как оплата поставщику, основаны на денежных расчетах через подотчётных лиц.

     Прежде  всего, следует отметить, что расходы  на командировки – неотъемлемая часть  состава затрат исследуемого предприятия, в связи с чем основной задачей  ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами - знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, сроки командировок, расходы по ним, а также их документальное оформление.

     Основными ошибками, допускаемыми организациями  являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет, отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами, приложение к авансовым отчетам не имеющих  всех обязательных реквизитов первичных  документов и другие.

     Зачастую  в результате указанных нарушений  на затраты списываются необоснованные суммы, занижается налогооблагаемый доход, происходит скрытие платежей по НДФЛ. Что касается ООО “ГЛОРИ”, то на нем учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с законодательством Российской Федерации. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов. Для ускорения всякого рода расчетов, в том числе и с подотчетными лицами, в ООО “ГЛОРИ” используются автоматизированные системы учета, которые позволят снизить затраты времени на оформление документов.

Список  использованной литературы :

1. Налоговый кодекс Российской Федерации (в ред. Федеральных законов от 05.04.2011г.)
2. Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/98. (в ред. Приказа Минфина РФ от 11.03.2009 № 22н)
3. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998г. № 34н), (в ред. Приказа Минфина РФ от 28 июня 2010 г. № 63н)
4. Трудовой кодекс Российской Федерации (в ред. Федерального закона от 30.06.2006г. № 90-ФЗ)
5. Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ (ред. от 23.11.2009) "О бухгалтерском учете" (принят ГД ФС РФ 23.02.1996)
6. Главбух. Ежемесячный журнал .2009. №11.-18с.
7. Главбух. Ежемесячный журнал .2009. №14.-32с.
8. Главбух. Ежемесячный журнал .2009. №15.-70с.
9. Главбух. Ежемесячный журнал .2009. №20.-20с.
10. Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет. Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2006г., -518 с.
11. Безруких П.С. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. - М.:ИНФРА-М, 2007., -745 с.
12. Богаченко В.М., Кириллова Н.А. Бухгалтерский учет: Учебное пособие 3-е издание, перераб. и доп.- Ростов н/Д: «Феникс», 2005., - 480с.
13. Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина З.Н., «Бухгалтерский учет в организациях» - М.: Финансы и статистика, 2005.,-  800с.
14. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет .Учеб. пособие для вузов Серия: Высшее образование - М.: ИНФРА-М, 2010г., - 716с.