Учет расчетов с подотчетными лицами

      Предельная  норма суточных утверждена п.3 ст.217 НК РФ :

      - для командировок по России  – 700 руб. в сутки;

      -  для зарубежных командировок  – 2500 руб. в сутки.

      Соответственно, если суточные работникам выплачиваются  в большем размере, то сумма превышения должна облагаться НДФЛ.

Схема 1.            Движение документов в ООО «ГЛОРИ»

 
 
 
 
 
 

Схема 2. Операции по выдаче подотчетные сумм и отчета подотчетного лица в ООО «ГЛОРИ» 
 
 
 
 
 
 

     Главному  бухгалтеру ООО «ГЛОРИ» Ивановой А.М. (таб. №03) по распоряжению руководителя выдан аванс в сумме 25000руб. по расходному кассовому ордеру № 05 от 13.01.2010г. на командировку в Москву на 11дней в Московский Университет Управления для повышения квалификации. Задолженности по подотчетным суммам у Ивановой А.М. на 13.01.2010г. нет.

     Для обоснования командировки Ивановой А.М. имеются следующие документы:

     1) договор с Московским Университетом  Управления, имеющим лицензию на  образовательную деятельность, на  обучения Ивановой А.М. по 60 часовой программе по теме « Бухгалтерский учет валютных операций» с 15.01.2010 по 26.01.2010.;

     2) приказ руководителя №5 от 12.01.2010г.  о направлении в командировку  Ивановой А.М. сроком на 11дней, с 14.01.2010г. по 27.01.2010 в г. Москва в Московский Университет Управления для повышения квалификации; с разрешением выдачи суточных в сумме 700 рублей в день;

     3) плановая смета командировочных  расходов Ивановой А.М.: - железнодорожные билеты (туда-обратно) - 2800руб.,

     - номер в гостинице «Москва»  на 9 дней х 1250руб. в сутки - 11250руб.,

     - суточные 11 дней х 900 руб. – 9900руб.,

     Итого: 23950 рублей;

     4) командировочное удостоверение  №01 от 13.01.2010г. Ивановой А.М., подписанное руководителем и заверенное печатью ООО «ГЛОРИ».

     Ивановой М.А. зарегистрировалась в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки» 13.01.2010г.

     Авансовый отчет №3 об израсходованных средствах  Иванова А.М. предоставила в бухгалтерию 29.01.2010г. К авансовому отчету приложены следующие документы:

     1) железнодорожные билеты Тольятти - Москва и Москва - Тольятти на  общую сумму 2800рублей;

     2) счет № Е-144 от 26.01.2010г. и счет-фактуру  №Сч-144 от 26.01.2010г. гостиницы «Москва» за 9 дней проживания на общую сумму 11250руб.; в том числе НДС – 1716,10руб.;

     3) приказ директора Папкова А.П. №5 от 12.01.2010г. на оплату суточных из расчета 900 руб. за день (на 11 дней командировки) 9900 руб.;

     4) отчет о проделанной работе  в командировке и копия свидетельства  об окончании курсов повышения квалификации Московского Университета Управления на имя Ивановой А.М.;

     5) командировочное удостоверение  Ивановой А.М., отмеченное в Московском Университете Управления.

     Неиспользованная  подотчетная сумма в размере 1050рублей возвращена Ивановой А.М. по приходному кассовому ордеру №6 от 29.01.2010г.

     Определим все хозяйственные операции, возникающие  в данной ситуации, составим бухгалтерские  проводки по ним и занесем всю  информацию в журнал регистрации  операций (таблица 2).

     Таблица 2 - Журнал регистрации хозяйственных операций

 

     Оформим к возмещению НДС, согласно счет-фактуре №Сч-144 от 26.01.2010г. гостиницы «Москва»:

     Дебет 68 Кредит 19 – 1716,10рублей.

     Расходы на командировки, в частности на: проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а так же наем жилого помещения, соответствуют нормам по этой статье расходов, указанных в учетной  политике ООО «ГЛОРИ». Соответственно сумма 23950рублей полностью включается в расходы, связанные с производством и реализацией, согласно ст.261, гл. 25 Налогового кодекса РФ, налог на прибыль организации.

     Для целей налогообложения НДФЛ составим расчет командировочных расходов Ивановой А.М. (таблица 3):

     Таблица 3- Расчет командировочных расходов

 

     В нашем случае суточные, выданные Ивановой А.М., превышают данную норму на 2200р., т.е. 2200 х 13% = 286руб.

     Дебет 70 Кредит 68 – 286рублей. – удержан  НДФЛ со сверхнормативных суточных Ивановой А.М.

     Рассмотрим  пример отражения операций по зарубежной командировке на счетах бухгалтерского учета.

     Для получения иностранной валюты, организация  до убытия работников в зарубежную командировку, представляет в банк заявление, в котором указывает  номер и дату приказа о командировании работников за границу, а также вид  валюты и количество, необходимое  для данной командировки.

     В бухгалтерском учете организации  делается запись:

     Дебет 52/3 Кредит 50 – на сумму полученной валюты.

     Командируемые за границу работники организации  получают валюту под отчет в кассе  организации.

     Заместителю директора ООО «ГЛОРИ» Сынкову Н.А. (таб.№02) в соответствии с приказом по организации по расходному кассовому ордеру № 07 от 31.01.2010г. выдан аванс в сумме 2200евро на командировочные расходы в Германию для проведения переговоров о поставке запасных частей а/м ВАЗ за границу.

     Курс  евро на день выдачи - 31руб., курс доллара  США – 29руб. Срок командировки 4 дня  с 01.02.2010 по 04.02.2010г. Задолженности по подотчетным суммам у Сынкова Н.А. на 31.01.2010г. нет.

     Для обоснования командировки имеются  следующие документы:

     1) приглашение немецкой фирмы «BERGER» для проведения переговоров в Берлине в управлении немецкой фирмы; в приглашении оговорено, что все расходы по командировке несет российская сторона;

     2) приказ руководителя организации  № 7 от 30.01.2010г. о направлении  в командировку Сынкова Н.А. в г.Берлин для проведения переговоров с фирмой «BERGER» сроком на 4 дня;

     3) плановая смета командировочных  расходов Сынкова Н.А.:

     - авиабилеты (туда-обратно) авиакомпания «Авиаком» - 700 евро,

     - номер в гостинице «UNION» (3дня х300евро) - 900евро,

     - суточные 4дня х100евро – 400евро,

     - оформление визы – 100евро

     Итого: 2100евро.

     Сынков  Н.А. зарегистрировался в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки» 31.01.2010г.

     Авансовый отчет №4 об израсходованных суммах представлен в бухгалтерию Сынковым Н.А. 05.02.2010г. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

     1) авиабилеты (туда-обратно) авиакомпания «Авиаком» - 700евро.;

     2) счет № Cht-0204 от 04.02.2010г. гостиницы  «UNION» - 960евро, в т.ч.:

     - проживание 3 дня х300евро = 900евро,

     - расходы по международным телефонным  переговорам – 40евро;

     3) квитанция немецкого консульства  об уплате услуг по выдаче  визы – 100евро.;

     4) распоряжение руководителя об  оплате суточных по норме, указанной  в учетной политике ООО «ГЛОРИ» (4 дня х100евро) – 400евро;

     5) отчет о работе проделанной  Сынковым Н.А. с указанием того, что цель командировки достигнута и заключен договор о поставке запасных частей а/м ВАЗ в Германию;

     6) загранпаспорт Сынкова Н.А. с отметками заграничных постов.

     По  приходному кассовому ордеру №08 от 05.02.2010г. в кассу был внесен остаток  неиспользованных подотчетных сумм от Сынкова Н.А.

     Курс  евро на дату утверждения авансового отчета 05.02.2010г. - 32руб.; курс доллара  США - 28руб.

     Определим все хозяйственные операции по ситуации, составим по операциям бухгалтерские  проводки и занесем информацию в  журнал регистрации операций (таблица  4): 

     Таблица 4 - Журнал регистрации операций