Учет расчетов с подотчетными лицами

     В целях налогового учета можно  было бы внести в учетную политику следующие элементы:

     1. Виды налоговых регистров, применяемых  на предприятии.

     2. Порядок определения срока полезного  использования основных средств.

     3. Метод начисления амортизации  по основным средствам и нематериальным  активам.

     Данные  изменения могут помочь при решении  спорных вопросов в области бухгалтерского и налогового учета. Если возникнет  ситуация, когда сотрудникам «ГЛОРИ» нужно будет доказать свою правоту в каком-либо вопросе в области бухгалтерского или налогового учета, всегда можно будет сослаться на соответствующий пункт в учетной политике фирмы, а также это даст более обширную информацию об организации бухгалтерского и налогового, управленческого учета для различных пользователей данной информации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 3. Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «ГЛОРИ»

3.1. Первичный  учет расчетов с подотчетными лицами.

Все хозяйственные  операции, проводимые ООО «ГЛОРИ», должны оформляться соответствующими документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Первичные документы принимаются для отражения  имеющихся в них данных в бухгалтерском  учете, содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных  документов реквизитам относятся:

- наименование  документа;

- дата  составления документа;

- наименование  организации, от имени которой  составлен документ;

- содержание  хозяйственной операции;

- измерители  хозяйственной операции в натуральном  и денежном выражении;

- наименование  должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной  операции и правильность ее  оформления;

- личные  подписи указанных лиц.

Выдача  денежных средств под отчет на хозяйственные нужды, производится по приказу (распоряжению) руководителя предприятия (приложение 7) и оформляется расходным кассовым ордером (приложение 2). В расходном кассовом ордере, кроме обязательных реквизитов, указывается ФИО подотчетного лица, цель выдачи наличных и сумма прописью. Выдача наличных денежных средств под отчет на служебную командировку оформляется командировочным удостоверением (приложение 3) и расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм.

При возвращении  из командировки либо после покупки  товарно-материальных ценностей подотчетное  лицо составляет авансовый отчет (приложение 5) и прикладывает к нему все оправдательные документы. Авансовый отчет состоит из двух частей:

I часть:  фамилия, имя, отчество подотчетного  лица и т. п.; срок командировки; сумма, выданная под отчет;  израсходовано; остаток или задолженность  предприятия;

II часть  (обратная сторона отчета): сумма  расходов, на основании всех приложенных  документов; суточные (расчет); проезд (билеты); проживание, при наличии  квитанции.

Авансовый отчет заполняется работником. После  его сдачи в бухгалтерию документ проверяется бухгалтером, который  проставляет бухгалтерские проводки. Сроки обработки сданных отчетов  составляют 5 дней. Право утверждения  отчетов принадлежит руководителю.

Бухгалтер обязан проверить законность командировки, обоснованность произведенных расходов и соответствие их утвержденным нормам.

Авансовый отчет утверждается руководителем  и главным бухгалтером предприятия  в сумме, принятой бухгалтером к  учету. На лицевой стороне авансового отчета проставляется проводка. Указывается  сумма, выданная под отчет.

Новый аванс работникам выдается только после  расчета по предыдущему. Бухгалтерия  может удержать из зарплаты сумму  задолженности у подотчетного лица, не предъявившего оправдательных документов или не возвратившего остаток  средств.

Возврат неиспользованного аванса оформляется  приходным кассовым ордером (приложение 4), где кроме обязательных реквизитов, указывается ФИО подотчетного лица и основание для внесения денежных средств в кассу предприятия. Перерасход же выдается по расходному ордеру в день сдачи авансового отчета. Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному ему авансу.

3.2. Синтетический и аналитический учет расчётов с подотчётными лицами.

     Синтетический учет - учет обобщенных данных бухгалтерского учета о видах имущества, обязательств и хозяйственных операций по определенным экономическим признакам, который  ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета;

     Аналитический учет - учет, который ведется в  лицевых, материальных и иных аналитических  счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных  операциях внутри каждого синтетического счета;

     Все организации обязаны составлять на основе данных синтетического и  аналитического учета бухгалтерскую  отчетность.

     В ООО «ГЛОРИ» бухгалтерский учет ведется с использованием программы «1С: Бухгалтерия».

     Для обобщения информации о расчетах с работниками организации по суммам, выданным под отчёт предназначен счёт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

     Счет  балансовый, основной, расчётный, сальдовый, активно-пассивный 1-ого вида, поскольку  по окончании учётного периода возможны как остатки неиспользованных подотчётных  сумм, так и остатки не возмещённых  организацией расходов по предоставленным  авансовым отчётам.

     Таблица 1.

     Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

     Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают  с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера  расходов. Возвращенные в кассу остатки  неиспользованных сумм списывают с  подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

     Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой  выдаче.

     В ООО «ГЛОРИ» по счету 71 делают проводки в корреспонденции со счетами:

     Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер— комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

     Основанием  для заполнения журнала-ордера являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые  приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

     Ежемесячно  итоги из журнала – ордера переносятся  в главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной  книги переносятся в баланс (приложение 6).

    3.3. Пример учета расчетов  с подотчетными  лицами в ООО  «ГЛОРИ»

      Суточные  в ООО «ГЛОРИ» выплачивается командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 14 Инструкции № 62). При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

Размер  суточных, как говорилось выше, достаточно оговорить в приказе, распоряжении руководителя ООО «ГЛОРИ» или в коллективном договоре. Так, согласно п.1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 года № 729 « О размерах возмещения расходов,  связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организации, финансируемых за счёт средств федерального бюджета» .  Организации, финансируемые из федерального бюджета, расходы на выплату суточных возмещают в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке.