Учет расчета с подотчетными лицами

 

В   бухгалтерском    учете   по   суммам    хозяйственных   и    прочих    расходов, произведенных подотчетными лицами, делаются, в частности, следующие записи:

1. При приобретении активов с оплатой их через подотчетных лиц:

 

 

№		Содержание  хоз. операции	Проводка			Сумма, руб
			Д	К
При покупке внеоборотных активов
1		отражена (начислена) покупная стоимость объекта, включая НДС	08	71		2360 (1180+1180)
2		отражены (начислены) транспортно-заготовительные расходы, включая НДС	08	71		2360
При покупке активов, относящихся к оборотным средствам
3	отражена (начислена) покупная стоимость товарно-материальных ценностей, включая НДС		07, 10, 41,15		71
4	отражены (начислены) транспортно-заготовительные расходы, включая НДС, если они включены в фактическую стоимость приобретения товарно-материальных ценностей		07, 10, 41,15		71
При покупке денежных документов (с НДС)
5	отражено поступление денежных документов в кассу организации от подотчетных лиц в сумме фактических затрат на их приобретение (с НДС)		50-3		71
При приобретении ценных бумаг с оплатой их полной стоимости за наличный расчет
6	начислена фактическая первоначальная стоимость ценных бумаг, принятых на баланс организации. Стоимость приобретения ценных бумаг оплачена через подотчетных лиц		58		71
При отражении расходов организации по безвозмездно полученным активам
7	стоимость произведенных расходов подотчетных лиц с НДС по безвозмездно полученным активам списана на прочие расходы организации		91-2		71

 

2. При отражении работ (услуг) сторонних организаций с оплатой их через подотчетных лиц:

№	Наименование  хоз. операции	Корреспонденция счетов		Содержание  хоз. операции
		Д	К
1	В производственной организации	20, 23,25, 26, 29	71	списаны на себестоимость продукции (работ, услуг) документально подтвержденные командировочные расходы

 

Дебет 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства" Кредит 71  "Расчеты с подотчетными лицами"

- списана (отражена) стоимость потребленных работ (услуг) с НДС, выполненных (оказанных) сторонними организациями для промышленных предприятий;

Дебет 44-1 "Издержки обращения"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- списана (отражена) стоимость потребленных работ (услуг) с НДС, выполненных (оказанных) сторонними организациями для предприятий торговли.

3.  По операциям, связанным с оплатой труда:

а) при выплате заработной платы работникам по платежным ведомостям на почте:

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- списана сумма выплат заработной платы по платежным ведомостям на почте;

б) по удержаниям из заработной платы работников по исполнительным листам: Дебет 70 "Расчеты  с персоналом  по оплате труда"  Кредит 71   "Расчеты с подотчетными лицами"

- удержана из заработной платы работника сумма по исполнительным листам;

в) при перечислении удержаний почтовым переводом:

Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

-   отражена сумма почтового перевода подотчетного лица (бухгалтера), ответственного за удержания по постановлению судебных органов (других удержаний).

4.  По прочим операциям:

а)  при отражении в учете услуг по исправлению брака в производстве с оплатой их через подотчетных лиц:

Дебет 28 "Брак в производстве"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

-  списана стоимость потребленных работ (услуг) с НДС на затраты текущего периода (месяца);

б)  при списании на издержки обращения транспортно-заготовительных расходов подотчетных лиц в оптовой и розничной торговле:

Дебет 44-1 "Издержки обращения"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

-  отражены (начислены) расходы с НДС по заготовке и доставке товаров до центральных складов (баз), если они включены в состав расходов на продажу в организации торговли;

в)   при списании транспортно-заготовительных расходов без расчетных документов через подотчетных лиц на отгрузку продукции (товаров):

Дебет 45 "Товары отгруженные"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

-    стоимость транспортно-заготовительных расходов с НДС включена в себестоимость отгруженной продукции (товаров);

г) при погашении кредиторской задолженности через подотчетных лиц:

Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

-  списана полностью или частично сумма кредиторской задолженности организации на расчеты с подотчетными лицами;

д)  при списании расходов по чрезвычайным обстоятельствам с оплатой их через подотчетных лиц:

Дебет 91-2 "Прочие расходы"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

-    произведена оплата чрезвычайных расходов через подотчетных лиц организации;

е) при реализации ценных бумаг на сторону через подотчетных лиц. Продажа ценных бумаг не является основной деятельностью организации:

Дебет 91-2 "Прочие расходы"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

-  отражены расходы подотчетных лиц по продаже ценных бумаг в составе прочих расходов организации-продавца;

ж) при отражении расходов будущих периодов, произведенных через подотчетных лиц:

Дебет 97 "Расходы будущих периодов" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- начислена стоимость произведенных расходов будущих периодов с НДС.

Пример 2:

Работнику организации были выданы денежные средства в сумме 34 500 руб. на закупку товаров, материалов и основных средств. Работником были приобретены следующие ценности на оптовом рынке:

материал "А" в количестве 50 единиц по цене 80 руб. за единицу;

основное средство "Б" стоимостью 25 000 руб. Объект не требует дополнительных расходов по доведению его до состояния пригодного для дальнейшего использования;

товар "В" в количестве 100 единиц по цене 50 руб. за единицу.

Остаток неизрасходованных денежных средств работником (подотчетным лицом) был внесен в кассу организации.

В бухгалтерском учете делаются следующие записи:

а) в момент выдачи денег под отчет:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50 "Касса"

- 34 500 руб. - отражена авансовая выдача денежных средств на закупку товарно-материальных ценностей;

б) в момент приемки ценностей (предоставления авансового отчета):

Дебет  10 "Материалы"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 4000 руб. (80 руб. * 50 единиц) - отражена покупная стоимость материала "А", приобретенного работником организации;

Дебет 08-4 "Приобретение отдельных объектов основных средств" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

-  25 000 руб. - отражена покупная стоимость основного средства "Б", приобретенного работником организации;

Дебет 01 "Основные средства" Кредит 08-4 "Приобретение отдельных объектов основных средств"

          - 25 000 руб. - принято на баланс основное средство "Б";

Дебет 41 "Товары"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

-  5000 руб. (50 руб. * 100 единиц) - отражена покупная стоимость товара "В", приобретенного работником организации;

в) в момент возврата неиспользованной подотчетной суммы:

Дебет 50 "Касса"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

-  500 руб. (34 500 - 4000 - 25 000 - 5000) - возвращена в кассу неиспользованная сумма денежных средств работником организации, полученная им под отчет на закупку товарно-материальных ценностей.

Зачеты задолженностей организации и работников по суммам, выданным под отчет в российской валюте, отражаются в бухгалтерском учете следующими записями:

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- погашена полностью или частично сумма задолженности за работником; или делается другая запись:

Дебет   71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

- погашена полностью или частично сумма задолженности за организацией;

Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" Кредит 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

-    отражена сумма выплаты физическому лицу за выполненные работы (оказанные услуги);

Дебет  70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 50 "Касса"

-  отражена сумма к выдаче (выплате).

Пример 3:

Условия предыдущего примера. Неиспользованная подотчетная сумма не была возвращена работником в кассу организации.

В бухгалтерском учете при зачете задолженности работника по суммам, выданным под отчет, делается следующая запись:

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

-  500 руб. (34 500 - 4000 - 25 000 - 5000) - погашена сумма задолженности за работником организации, полученная им под отчет на закупку товарно-материальных ценностей.

Пример 4:

Работнику организации для закупки товаров были выданы: аванс 1 в сумме 2100 руб.; аванс 2 в сумме 5700 руб.

На аванс 1 работником был приобретен на оптовом рынке товар "А" в количестве 40 единиц по цене 50 руб. за единицу, на аванс 2 - товар "Б" в количестве 80 единиц по цене 75 руб. за единицу.

В бухгалтерском учете делаются следующие записи:

а) по авансу 1:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50 "Касса"

-  2100 руб. - отражена авансовая выдача денежных средств на закупку товара "А";

Дебет 41-1 "Товары на складах"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

-  2000 руб. (50 руб. * 40 единиц) - отражена покупная стоимость товара "А", приобретенного работником организации;

б) по авансу 2:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50 "Касса"

-  5700 руб. - отражена авансовая выдача денежных средств на закупку товара "Б";

Дебет 41     "Товары на складах"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

-  6000 руб. (75 руб. * 80 единиц) - отражена покупная стоимость товара "Б", приобретенного работником организации;

в)  при отражении взаимозадолженностей:

Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

-100 руб. (2100 - 2000) - отражен долг за работником по авансовой выдаче 1;

Дебет  71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Кредит  76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

- 300 руб. (6000 - 5700) - отражен долг за организацией по авансовой выдаче 2;

г) при погашении задолженности:

Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" Кредит 50 "Касса"