Учет расчета с подотчетными лицами

В тех случаях, когда филиалы, участки и другие структурные подразделения, входящие в состав организации, находятся в другой местности, местом постоянной работы считается то структурное подразделение, которое предусмотрено в трудовом договоре.

Если по распоряжению руководителя организации работник направлен на объект, находящийся вне места его постоянной работы, и по условиям транспортного сообщения и характеру выполняемой им работы он не может ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, то выполнение такого служебного задания считается командировкой. В каждом конкретном случае возможность ежедневного возвращения командированного работника к месту своего постоянного жительства решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания и необходимости создания работнику условий для отдыха.

Физические лица, не состоящие в трудовых отношениях с организацией (юридическим лицом), не могут направляться администрацией в служебные командировки с возмещением им произведенных расходов. Если работник, выполняющий договор гражданско-правового характера для организации, направляется этой организацией в служебную поездку, то эта поездка не считается служебной командировкой. Оплата стоимости такой служебной поездки представляет собой компенсацию расходов работника и включается в сумму его вознаграждения за выполняемую работу.

Согласно подпункту 12 пункта1 статьи 264 НК РФ к  командировочным расходам относятся:

расходы по проезду работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (расходы на оплату проезда городским транспортом, оплату проезда авиа- и железнодорожным транспортом (включая пользование постельными принадлежностями) и другие аналогичные расходы);

расходы по найму жилого помещения, включая расходы на оплату дополнительных услуг гостиниц (кроме расходов на обслуживание в барах и ресторанах, обслуживание в номере, пользование рекреационно - оздоровительными объектами);

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

затраты на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

консульские, аэродромные сборы;

сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями;

иные аналогичные платежи и сборы, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (например, почтовые, телеграфные, телефонные и другие аналогичные расходы).

Выдача наличных денежных средств под отчет на служебные командировки производится в пределах сумм, необходимых командированным работникам на эти цели.

Командировочные расходы относятся на себестоимость продукции (работ, услуг) или расходов на продажу (п. 5 и 7 ПБУ 10/99 (ред. от 08.11.10 )).

Вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) (п. 7 ст. 171 НК РФ) без счетов-фактур (п. 1 ст. 172 НК РФ), при условии, что в первичном документе выделена сумма НДС.

В случае направления работника в служебную командировку:

ему гарантируется сохранение места работы (должности) и ею средней заработной платы (ст. 167 ТК РФ). Расчет средней заработной платы работника за время командировки производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 месяцев, предшествующих моменту выплаты (ст. 139 ТК РФ и  Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003г. № 213). Командировочные расходы в расчет отпускных не включаются;

Коммерческие организации устанавливают нормы выплаты суточных самостоятельно, при этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных законодательством РФ, которые в данном случае являются минимально допустимыми при разработке собственных норм.

Суточные, выплаченные организацией сверх норм, установленных главой 25 НК РФ, для целей бухгалтерского учета принимаются полностью, а для целей налогообложения прибыли - в пределах установленных норм. Суточные сверх норм согласно пункту 38 статьи 270 НК РФ не учитываются при налогообложении прибыли.

При оплате работодателем расходов на командировки внутри страны и за ее пределами в доход работника, не подлежащий налогообложению налогом на доходы физических лиц, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных локальными трудовыми актами в соответствии с действующим законодательством и являющихся компенсационной выплатой (ст. 168 ТК РФ), а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы относятся к компенсационным выплатам и также не облагаются единым социальным налогом и не подлежат обложению страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование. Не надо платить взносы в Пенсионный фонд и со сверхнормативных суточных, поскольку единым социальным налогом они не облагаются (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Взносы по обязательному страхованию от несчастных случаев следует начислять только на разницу между выплаченными суточными и установленной нормой суточных при условии, что все остальные расходы командированный работник подтвердил документами.

Если дата отправления в командировку и дата возврата из нее приходится на один и тот же день, то выплата суточных не производится.

При направлении работника(ов) в командировку ему(им) выдается служебное(ые) задание(я) (форма N Т-10а) и выписывается  командировочное(ые) удостоверение(я) (форма N Т-10). Направление работника(ов) в командировку утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом (форма N Т-9 или N Т-9а).

Денежные средства на служебные командировки выдаются на основании приказа (распоряжения) руководителя организации.

При возвращении из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется краткий отчет о выполненной работе на бланке выданного ему служебного задания. Составленный отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом, к которому должны прилагаться документы, подтверждающие произведенные расходы.

Срок служебной командировки определяется руководителем организации. Продолжительность командировки не должна превышать предельного срока (количества дней), установленных законодательством (без учета времени нахождения в пути). При превышении указанного срока, даже в случае согласования его с администрацией, вызванные этим дополнительные расходы оплате не подлежат. Если по служебной необходимости требуется увеличить срок командировки, такое превышение должно быть оформлено новой командировкой при условии, что оно также не превышает предельного срока.

Временное направление работника организации в другую местность на срок, выше предельного срока, установленного законодательством, является временным переводом работника в другую местность с выплатой ему компенсаций, не связанных с командировкой.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении (форма N Т-10) о дне прибытия и дне выбытия. При направлении работника в разные организации в разные населенные пункты отметки делаются в каждой из организаций и заверяются подписью должностного лица и печатью.

Днем выезда в командировку (первым днем, подлежащим оплате) считается день отправления транспортного средства к месту назначения. Днем отъезда до 24 часов включительно считаются текущие, а с ноля часов - последующие сутки. Если место отправления транспортного средства находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда к этому месту отправления. Аналогично определяется день приезда работника из командировки к месту его постоянной работы.

В случае если работник по договоренности с администрацией организации остается в месте командировки за свой счет после завершения служебного задания, обратный проезд может быть оплачен организацией только при продлении срока командировки.

На работника, находящегося в командировке, распространяется режим труда и отдыха тех организаций, куда он направлен. При использовании дней отдыха в качестве рабочих дней отгулы по возвращении командируемого работника к месту его постоянной работы не предоставляются, кроме случаев, когда работник специально командирован для работы в выходные и (или) праздничные дни. Работа в выходные дни, выполняемая командированным работником в месте командировки по его инициативе, оплате не подлежит.

Работники, находящиеся в командировке, используют еженедельные дни отдыха в месте командировки, а не по возвращении из нее. В случаях привлечения работника к работе в выходные и нерабочие праздничные дни в месте командировки по письменному распоряжению работодателя эта работа компенсируется в порядке, установленном законодательством. Если по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему должен предоставляться дополнительный день отдыха.

1.2.2. Хозяйственные и прочие расходы, произведенные через подотчетных лиц

К хозяйственным и прочим расходам относятся расходы по управлению организацией, оплата приобретения материальных ценностей (выполненных работ, оказанных услуг) через подотчетных лиц за наличный расчет, различные выплаты не работникам организации, другие аналогичные расходы.

Персональный состав работников, имеющих право получать наличные денежные средства под отчет на хозяйственные и прочие расходы, утверждается приказом руководителя организации. В приказе по каждому работнику указываются:

должность, фамилия, имя, отчество работника (другие сведения о работнике в соответствии с принятым в организации порядком обработки данных бухгалтерского учета);

табельный номер работника;

максимальный размер наличных денежных средств, которые может получать работник под отчет на хозяйственные и прочие расходы;

другие реквизиты.

Работники организации, указанные в приказе, должны быть ознакомлены с положениями данного приказа.

Срок представления авансовых отчетов подотчетными лицами в бухгалтерию организации, персональный состав которых утвержден отдельным приказом, устанавливается и утверждается приказом руководителя организации.

Подотчетные лица должны быть ознакомлены с установленным сроком представления авансовых отчетов в бухгалтерию организации.

В случае если подотчетные лица не отчитались по ранее выданным им авансам, то новые денежные средства под отчет им не выдаются. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним подотчетным лицом другому лицу запрещена.

Оформление поступления материальных ценностей, приобретенных и сданных на склад организации подотчетными лицами, производится на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета, чеки магазинов, квитанции к приходному кассовому ордеру при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица (Форма N АО-1).

1.2.3 Авансовые  отчеты 

Для отчета по использованию  средств применяют унифицированную  форму № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.01 №55.

Составляется авансовый отчет в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки, квитанции, транспортные документы, командировочное удостоверение и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Бухгалтером организации  проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

В случае выдачи подотчетному лицу денежных средств  в иностранной валюте в авансовом  отчете заполняются реквизиты, относящиеся  к иностранной валюте.

Проверенный авансовый  отчет утверждается руководителем  или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Учет расчетов с подотчетными лицами

1. Аналитический и синтетический учет

Счет 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно - хозяйственные и операционные расходы.