Учет поступления материалов и расчеты с поставщиками

Журнал-ордер  № 6 (Приложение 3) ведется линейно-позиционным способом, что дает возможность судить о состоянии расчетов с поставщиками по каждому документу. Кроме справочных данных (номер счета, регистрационный номер, наименование поставщика), в журнале-ордере № 6 записывается номер приходного документа склада, стоимость поступивших материалов по учетным ценам предприятия и стоимость по платежному документу поставщика. Суммы по учетным ценам записываются независимо от вида поступивших ценностей общей суммой, а суммы по платежным требованиям поставщиков - в разбивке по группам поступивших материалов (основные, вспомогательные, полуфабрикаты, топливо и т. п.). Сумма претензий записывается на основании актов. По выпискам банка производится отметка об оплате каждого платежного документа.

Если в течение  месяца платежные документы регистрируются как «За не прибывший груз», то по окончании месяца предприятие обязано принять эти ценности на баланс (условно оприходовать). При наличии фактической поставки в следующем отчетном периоде, ранее условно оприходованных ценностей, необходима их сторнировка, т.к. в учете одни и те же документы проведены два раза.

3. Синтетический учет и порядок отражения в отчетности

Синтетический учет материально-производственных запасов ведется с использованием счетов: 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», 19 «НДС по приобретенным ценностям». Все счета активные: по дебету отражаются поступление и оприходование запасов, по кредиту - их выбытие.

Счет 15 «Заготовление  и приобретение материальных ценностей» предназначен для обобщения информации о заготовлении и приобретении материальных ценностей, относящихся к средствам  в обороте.

К счету 10 «Материалы» открываются субсчета: 10.1 «Сырье и материалы», 10.2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции, детали», 10.3 «Топливо», 10.4 «Тара и тарные материалы», 10.5 «Запасные части», 10.6 «Прочие материалы», 10.7 «Материалы, переданные в переработку на сторону», 10.8 «Строительные материалы», 10.9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», 10.10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе», 10.11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуотации».

Рассмотрим подробную группировку материалов в зависимости от их назначения и использования в процессе производства в ООО «Ритм» (табл. 2).

Группировка материалов в ООО «Ритм»

Табл. 2

№ п/п	Виды материалов	Примеры по ООО  «Ритм»
1.	Сырье и материалы	Сталь, шестигранник, олеин
2.	Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали	Кольцо уплотнительное, подшипник, ремень, сальник
3.	Топливо	Бензин, масло, тосол
4.	Тара и тарные материалы	Ящик, бутыль
5.	Запасные части	Стартер, лампа  неоновая, герметик для радиатора, цилиндр сцепления
6.	Прочие материалы	Диск CD, дискета, салфетки для монитора, бумага
8.	Строительные  материалы	Рубероид, бумага наждачная, валик, гвозди, ДВП
9.	Инвентарь и  хозяйственные принадлежности	Изолента, ацетон, краска
10.	Специальная оснастка и специальная одежда на складе	Перчатки, ботинки  рабочие, рукавицы, спецодежда

 

Счет 16 «Отклонение  в стоимости материальных ценностей» предназначен для обобщения информации о разницах в стоимости приобретенных  материально-производственных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения (заготовления) и учетных ценах, а также о данных, характеризующих курсовые разницы.

При учете производственных запасов по учетным ценам на всю  сумму акцептированных (принятых к  оплате) счетов кредитуется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и дебетуется счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» (на стоимость производственных запасов по покупной цене и на стоимость тары, в которую они упакованы).

При этом на сумму НДС, уплаченную поставщику, дебетуется счет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», субсчет «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам». При недостаче материалов сумма претензии относится на дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям» и записывается в журнал-ордер № 6 по соответствующей позиции. Излишне поступившие материалы оформляются актами и отражаются в журнале-ордере № 6 (как неотфактурованные поставки).

Аналогично  учитываются и расходы по перевозке  поступивших материалов на склад  ООО «Ритм», их погрузке, разгрузке  и укладке. Если эти работы выполняются  транспортом специализированных предприятий  и оплачиваются по их счетам, на всю  сумму расчетно-платежных документов кредитуется счет 60, и дебетуются счета 15 – на стоимость услуг и 19 – на сумму НДС по выполненным работам. Если погрузочно-разгрузочные работы и перевозка осуществляется силами ООО «Ритм», кредитуются счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 23 «Вспомогательные производства» (транспортный цех) и дебетуется счет 15. Таким образом, все фактические расходы по приобретенным материалам собираются по дебету счета 15.

По окончании  месяца поступившие материалы оцениваются по учетным ценам и списываются в этой оценке записью по кредиту счета 15 и дебету счета 10. Путем сопоставления оборотов по дебету (фактическая себестоимость) и кредиту (стоимость по учетным ценам) счета 15 определяется отклонение фактической себестоимости от стоимости материалов по учетным ценам (экономия или перерасход). Выявленную сумму отклонений списывают на счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». При этом экономия учитывается по кредиту, а перерасход – по дебету. Аналитический учет по счету 16 ведется по группам материально-производственных запасов с приблизительно одинаковым уровнем этих отклонений.

Счет 15 может  иметь дебетовое сальдо, которое  отражает стоимость материалов, оставшихся в пути на конец месяца.

Погашение кредиторской задолженности перед поставщиками отражается по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств.

В течение ноября 2011 года акцептирован счет и поступили материалы  от ООО «Альянс» на сумму 180393 руб. 92 коп., в том числе НДС 27517 руб. 72 коп.; Акцептирован счет транспортной организации «Автотранс» на сумму 2031 руб. 96 коп.

В бухгалтерском  учете операции по приобретению и  оплате материалов отражаются следующими проводками (табл. 3).

Операции по приобретению и оплате материалов

Табл. 3

№ п/п	Документ и  краткое содержание операции	Корреспонденция счетов		Сумма, руб.
		Дебет	Кредит	Частная	Общая
1.	Счет-фактура  ООО «Альянс» акцептован счет поставщика материалов: - покупная стоимость  материалов - НДС	15 19.3	60	152876,20 27517,72	180393,92
2.	Счет транспортной организации «Автотранс» Акцептирован  счет транспортной организации за доставку материалов: - стоимость  перевозки - НДС	15 19.3	60	1722,00 309,96	2031,96
3.	Приходный ордер  склада Приняты на склад  поступившие материалы по учетной  оценке	10	15		155000,00
4.	Списывается разница  между фактической себестоимостью и учетной оценкой материалов	15	16		401,80
5.	Произведена оплата ООО «Альянс» (включая НДС)	60	51		180393,92
6.	Произведена оплата ООО «Автотранс» (включая НДС)	60	51		2031,96
7.	Произведено списание отклонений фактической себестоимости  от учетной оценки	20	16		(401,80)

 

Если при  заключении договора на поставку производственных запасов предусмотрен аванс или их предварительная оплата, то эти хозяйственные операции также отражаются на счете 60. При этом суммы выданных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно. В результате счет 60 становится активным, т. е. отражает дебиторскую задолженность, которая должна быть погашена товарами, услугами или иными ценностями. К счету 60 предусматриваются субсчета «Расчеты по поставленным товарно-материальным ценностям, работам, услугам» и «Авансы и предоплаты».

При осуществлении  расчетов в виде авансов или предварительной  оплаты субсчет «Авансы и предоплаты»  дебетуется на указанные суммы в  корреспонденции со счетами учета  денежных средств. При окончательном  расчете необходимо произвести зачет  выданного аванса или предварительной оплаты записью по дебету субсчета «Расчеты по поставленным товарно-материальным ценностям, работам, услугам» и кредиту субсчета «Авансы и предоплаты».

При нарушении  условий договора поставки поставщиком  покупатель может отказаться от оплаты счета за материалы. По таким счетам поставщиков не делается никаких записей на балансовых счетах. Материалы, поступившие по таким счетам, принимаются на ответственное хранение до распоряжения поставщика о дальнейшем их использовании. Такие материалы учитывают по дебету забалансового счета 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». При возврате их поставщику или переадресовке другому покупателю кредитуется счет 002 и делаются отметки в книге учета ценностей, находящихся на ответственном хранении.

На основании  данных синтетического учета материально-производственные запасы и расчеты с поставщиками отражаются в бухгалтерской финансовой отчетности.

Бухгалтерская отчетность за 2011 год составляется по новым формам, которые были утверждены приказом Минфина России от 02.07.10 № 66н. В него были внесены изменения приказом Минфина России от 05.10.11 № 124н. Обновленные формы применяются, начиная с отчетности за 2011 год. При этом структура баланса осталась прежней.

По строке 1210 «Запасы» в форме, утвержденной Минфином России, не предусмотрено расшифровочных строк. Но ввести дополнительные строки и таким образом детализировать данную строку организация может самостоятельно. В ней приводятся данные о стоимости МПЗ. Расшифровку показателей по статьям следует осуществлять по видам материальных запасов, имеющихся в организации.

Группировка запасов  по статьям приведена в пункте 20 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации». На основании этих норм в балансе  можно дать расшифровку по следующим группам запасов:

- сырье и материалы;

- незавершенное производство;

- готовая продукция;

- товары для перепродажи;

- товары отгруженные;

При формировании показателей бухгалтерской отчетности необходимо учитывать особенности  учета отдельных видов материально-производственных запасов.

Если организация  отражает стоимость материалов в  учетных ценах, применяя счета 15 «Заготовление  и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», к сальдо счета 10 следует  прибавить дебетовый остаток по счету 16. Если на конец отчетного периода сальдо по счету 16 кредитовое, его следует вычесть из остатка по счету 10.

Если организация  при учете покупных товаров использует счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», то показатель строки 1210 раздела I увеличивается (уменьшается) на дебетовое (кредитовое) сальдо счета 15 (в части, относящейся к стоимости покупных товаров).

По строке 1220 отражается дебетовое сальдо счета 19 «Налог на добавленную стоимость  по приобретенным ценностям». Это остаток «входного» НДС по приобретенным МПЗ, нематериальным активам, капитальным вложениям, работам и услугам, который еще не принят к вычету.

Начиная с 2011 года дебиторская задолженность в виде авансов и предварительной оплаты поставщикам отражается в балансе в зависимости от характера приобретаемого актива, под который выплачен аванс. Если сумма аванса перечислена для приобретения сырья или материалов, то ее нужно отражать в разделе II в виде расшифровки к группе статей «Запасы». Суммы предварительной оплаты, выданные в счет выполнения работ или оказания услуг, учитываемых как текущие расходы организации следует также указывать в качестве оборотных активов, но в другой строке раздела II баланса - в виде расшифровки к группе статей «Дебиторская задолженность». Такое представление данных в балансе является более информативным, чем указание сведений о выданных авансах единой строкой.

Кредиторская  задолженность отражается в IV и V разделах баланса.⁶

4. Контроль за поступлением материалов и расчетами с

поставщиками 

Для обеспечения  сохранности товарно-материальных ценностей в ООО «Ритм» не реже одного раза в год проводится инвентаризация с целью устранения имеющихся недостатков и улучшения состояния учета. Ревизия, как правило, сопровождается инвентаризацией имущества и обязательств организации. Ревизор вправе потребовать все документы для проверки, а руководство организации обязано предоставить эти документы.

Ревизия проводится на основании приказа руководителя ревизионного органа. Ревизия носит плановый и внеплановый характер.