Учет поступления материалов и расчеты с поставщиками

- счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» - для определения фактических затрат по приобретению материально-производственных запасов и отклонений от учетной цены;

- счета 10 «Материалы» - для учета движения материальных запасов по учетным ценам.

6. В качестве учетных цен применяются договорные цены. При использовании указанных счетов учетная цена материалов доводится до фактической по окончании месяца путем списания разницы в этих ценах со счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» на счет 10 «Материалы». Накопленные на счете 16 разницы между фактической себестоимостью приобретенных материалов и их стоимостью по учетным ценам списываются (сторнируются - при отрицательной разнице) с кредита счета 16 в дебет счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) или других соответствующих счетов: Дт 20 (23, 25, 26, 44 и др.) Кт 16 - если фактическая себестоимость больше учетной цены; Дт 20 (23, 25, 26,44 и др.) (сторно) Кт 16 (сторно) - если фактическая себестоимость меньше учетной цены. Списание производится пропорционально стоимости израсходованных материалов по учетным ценам.

 (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержден Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н.).

Учет  расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками ООО «Ритм» организуется по договорам.

7. Учет расчетов с поставщиками по договорам, цены в которых выражены в иностранной валюте и подлежащими оплате, как в иностранной валюте, так и в рублях по курсу ЦБ РФ на дату совершения оплаты или по иному курсу согласованному сторонами (расчеты в условных единицах), ведется обособленно на отдельных субсчетах к счету 60 «Поставщики и подрядчики».

Дебиторская и  кредиторская задолженности, по которым  срок исковой давности истек, списывается  по особому распоряжению с отнесением указанных сумм на финансовые результаты хозяйственной деятельности.

Организация квалифицирует  обязательства в качестве долгосрочных либо краткосрочных по условиям договоров, по которым возникли:

- Долгосрочными считаются обязательства, срок погашения которых превышает 12 месяцев;

- Краткосрочными считаются обязательства, срок погашения которых не превышает 12 месяцев.

При изменении  условий договора обязательства  по нему в случае необходимости подлежат переквалификации.

После того как  срок погашения долгосрочного обязательства  станет меньше одного года, данное долгосрочное обязательство переквалифицируется в краткосрочное.

По истечении  срока погашения краткосрочное  обязательство переквалифицируется  в просроченное обязательство.

Переквалификация  осуществляется путем изменения  значения соответствующего аналитического признака объекта.

Курсовая разница  по расчетам учитывается в составе  прочих доходов (расходов) того отчетного  периода, к которому относится дата исполнения обязательств по оплате или  за который составлена бухгалтерская  отчетность.

2. Документальное оформление поступления материалов и аналитический учет расчетов с поставщиками в ООО «Ритм»

Первичные документы  по поступлению и расходу материалов играют важную роль в организации  материального учета, так как  являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материалов. Документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера.

Сырье и материалы  поступают от поставщиков и подотчетных  лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета.

Для выполнения производственной программы организации  определяют потребность в материальных ресурсах и приобретают их. В ООО  «Ритм» основным документом, регламентирующим отношения сторон между поставщиком и покупателем, является договор купли-продажи (поставки). Это правовой документ, определяющий права и обязанности сторон, в котором отражены наименования и адреса сторон, предмет договора (наименование и количество товара), цена, условия и сроки поставки, порядок расчетов, ответственность сторон за нарушение условий договорных обязательств, прочие споры и др.

Контроль за выполнением плана материально-технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления и оприходования  материалов осуществляет служба снабжения.

Бухгалтерия осуществляет контроль за организацией данного оперативного учета. При закупке материалов или  его приемке руководителям необходимо следить за наличием сертификата  соответствия на закупаемый материал. Условия возврата поставщику могут  быть различными и оговариваются в договоре поставки.

Порядок приемки  материалов и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера  приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т. д.

Все операции, связанные  с поступлением материалов оформляются  первичными документами, формы которых  унифицированы. Первичные документы  являются основой ведения бухгалтерского и налогового учета. Поступающие  на предприятие материалы оформляются первичными документами в следующем порядке.

Движение материалов от поставщика к потребителю оформляется  товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки  грузов (товарно-транспортной накладной, счетом или счетом-фактурой).

Как правило, прием  материалов от поставщиков в ООО «Ритм» производится непосредственно на складе поставщика.

Предварительно  на поставляемую партию материалов поставщик  высылает счет, который является основанием для ее оплаты.

Приемка материалов на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом  по доверенности, в которой указывают перечень материалов, подлежащих получению. Доверенности подписываются руководителем и главным бухгалтером и заверяются печатью. Выдачу доверенности регистрируют в журнале учета выдачи доверенностей и выдают под расписку получателю. Срок действия доверенности 10 дней. Неиспользованные доверенности возвращаются в бухгалтерию, где хранятся до конца отчетного года, а затем списываются по акту. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Экспедитор принимает у поставщика материалы по количеству мест и массе, при обязательном предъявлении платежного поручения. При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку. Если количество и качество материалов соответствует указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых материалов данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку материалов, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах. Товарно-транспортную накладную (Приложение 1) грузоотправитель составляет в трех экземплярах:

а) покупателю - для оприходования материалов получателем;

б) поставщику - для списания материалов у грузоотправителя;

в) для начисления заработной платы водителям автотранспорта.

Также вместе с  партией материалов поставщик предъявляет сертификат на качество и счет-фактуру, которая является основным первичным документом, служащим основанием для расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Принятые грузы  экспедитор доставляет на склад ООО «Ритм» и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материалов данным сопроводительных документов поставщика.

Принятые кладовщиком  материалы оформляют однострочными приходными ордерами (Приложение 2). Его составляют только на определенный вид материала. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.

Материальные  ценности приходуются в соответствующих  единицах измерения (весовых, объемных, линейных, счетом). Если материалы поступают  в одной единице, а расходуются  в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.

Имеют место  случаи доставки материалов поставщиком  непосредственно на склад ООО «Ритм». При этом расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают ответственному исполнителю по снабжению. В службе снабжения по поступающим документам производят проверку соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов договорным условиям (табл. 1).

Проверка соответствия фактического наличия материалов данным сопроводительных документов

Табл. 1

Наименование	Единица измерения	По счету  поставщика			Фактически
		количество	цена	стоимость
Проволока Primacut MS-PQ d  0.20 900 кат Р 5	кг	15	423,73	7500	7500
Масло И-20А	л	1515	19,63	35092,55	35092,55

 

В ходе выборочной проверки поступивших материалов отклонений данных по документам поставщика и фактическим приемом не выявлено.

В результате такой  проверки на расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Кроме того, служба снабжения  предъявляет претензии поставщикам по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли в организацию. С этой целью ведут «Журнал учета поступающих грузов». В нем указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

Проверенные платежные  документы из службы снабжения передают в бухгалтерию.

Подотчетные лица приобретают материалы на предприятиях торговли, у других предприятий или кооперативов, за наличные деньги.

Документами, подтверждающими  стоимость приобретенных материалов, является товарный чек, в нем излагается содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены. Товарный чек прилагается к авансовому отчету подотчетного лица.

Аналитический учет ведется в разрезе каждого склада и других мест хранения материалов, а внутри них - в разрезе каждого наименования (номенклатурного номера), групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета.

Оформленные документы  на приемку являются основанием для  расчетов ООО «Ритм» с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки материалов в организации (за исключением потерь материалов от естественной убыли и боя при транспортировке). В ООО «Ритм» поступающие материалы приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.

Учет материалов на складе ведет кладовщик, с которым  заключается договор о материальной ответственности. В ООО «Ритм» ведется количественно-сортовой учет, при нем на каждый номенклатурный номер материала открывают карточку складского учета. Каждая карточка содержит обязательные реквизиты (склад, сорт, размер, единица измерения, номенклатурный номер, норма запаса и т. д.) и сведения о поступлении и потреблении материалов. Основанием для записи служат первичные документы по приходу и расходу материалов. После каждой записи выводится остаток, который сопоставляется с нормой запаса. Бухгалтер материального отдела проверяет на складе правильность записей в карточках, принимает реестр (опись) первичных документов по приходу и расходу материалов и расписывается в карточках в графе «контроль».

Аналитический бухгалтерский учет движения материальных запасов ведется в стоимостном выражении (сальдовым методом).

В конце месяца заведующий складом, а в отдельных  случаях работник бухгалтерии переносит  количественные данные об остатках на первое число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек складского учета в сальдовую ведомость (без оборотов прихода и расхода). После проверки и визирования бухгалтером сальдовую ведомость передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу. На основании указанных сальдовых ведомостей составляют сводную сальдовую ведомость, в которую переносят итоги сальдовых ведомостей складов и подразделений по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам, складам, подразделениям.

Сальдовые ведомости  и сводные сальдовые ведомости  ежемесячно сверяются с данными  синтетического учета материалов.

Для расчетов с поставщиками применяется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».  Аналитический учет по счету 60 ведется по каждому предъявленному счету, а расчеты в порядке плановых платежей - по каждому поставщику. Для проверки соответствия данных аналитического учета синтетические записи с карточек переносят в оборотную ведомость. Суммы по оборотной ведомости должны соответствовать сальдо по счету 60. Бухгалтерией ООО «Ритм» ведется «Журнал учета расчетов с поставщиками». Записи в журнал производят по каждому платежному документу позиционным способом (вне зависимости от того, что расчеты производятся с одним и тем же поставщиком). Регистром для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками является журнал-ордер № 6, в котором совмещается синтетический учет с аналитическим.