Учет кассовых операций

 

     В кассе организации могут также  храниться не только наличные деньги, но и денежные документы (например, почтовые марки, марки государственной  пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, проездные билеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории). Для учета денежных документов, которые  хранятся в кассе, к счету 50 «Касса», как было сказано выше, открывается  отдельный субсчет 50-3 «Денежные  документы». Денежные документы отражаются в учете по фактической стоимости их приобретения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3.3 Пути улучшения учета кассовых  операций 

     В современных условиях, когда вычислительная техника гармонично вписалась в  деятельность различных  организаций, компьютеризация учета, анализа  и аудита является основным инструментом эффективной обработки большого объема экономической информации. Именно автоматизация ведения учета  способна значительно облегчить  труд бухгалтера. Поэтому одним из путей совершенствования учета  является совершенствование формы  ведения бухгалтерского учета, то есть замена ее  более универсальной.

     В настоящее время существует несколько  десятков относительно широко известных  программных продуктов, но без преувеличения  можно сказать, что программное  обеспечение фирмы «1С», предназначенное  для автоматизации различных  видов учета – бухгалтерского, складского, торгового является самым  распространенным и популярным на территории стран СНГ.

     «1С: Бухгалтерия» версии 7.7 является, по сути, одной из функциональных компонент  технологической платформы «1С: Предприятие». Программа имеет современный  внешний вид, разделы главного меню интуитивно понятны даже неопытному пользователю: в отдельные группы скомпонованы справочники, документы, отчеты и журналы документов, что  дает возможность удобно и быстро работать с ними. В программе имеется  список корректных проводок, что уменьшает  вероятность ошибки при корреспонденции  счетов. Каждый бухгалтер может иметь  свой «пользовательский интерфейс», свои пункты меню и панели инструментов в зависимости от обслуживаемого им участка бухгалтерского учета, права  доступа к данным, хранящимся в  системе. Пользователь может оставить свое рабочее место и заблокировать  работу с программой. Без его личного  пароля никто не сможет получить доступ к программе и учетным данным, хранящимся в информационной базе.

     Данная  программа дает возможность формировать  проводки разными способами: пользователем  вручную, с помощью типовых операций или документов.

     Так как план счетов – основа ведения  бухгалтерского учета в организации, программа поставляется с настройкой на стандартный план счетов, установленный  соответствующим законодательством. В зависимости от конкретной конфигурации программа может иметь несколько  планов счетов. Например, это может  быть полезно при ведении на одном  компьютере бухгалтерского учета для  нескольких организаций.

     В программе предусмотрено большое  количество иерархических справочников для организации аналитического учета (организации, сотрудники, материалы  и другие).

     Для определения набора значений аналитического учета по бухгалтерским счетам существует специальный термин – субконто. Значениями конкретного вида субконто, как правило, являются значения из справочников и перечислений, существующих в конфигурации.

     Кроме того, программа позволяет вести  валютный учет. Для этого предусмотрено  ведение справочника видов валют  и курсов по ним, история курсов валют.

     «1С: Бухгалтерия» поставляется с большим  набором форм бухгалтерской отчетности – главная книга, журналы-ордера, книга продаж и покупок и другие. Любой сформированный отчет может  быть распечатан на принтере или же сохранен в файле различных форматов, в том числе в формате популярного  табличного процессора Excel. В типовую  конфигурацию входят регламентированные формы отчетности – это налоговые  и бухгалтерские отчеты, предназначенные  для предоставления в вышестоящие  органы. Кроме этого, в программу  входит набор форм статистической отчетности. 

     Помимо  этого программа позволяет создавать  и произвольные отчеты – отражающие особенности учета  в отдельной  организации. Как правило, такие  отчеты настраиваются специалистом.

     Автоматизация учета кассовых операций предполагает составление всех форм первичных  документов по движению наличных денег, ведение кассовой книги, составление  журнала-ордера по счету 50, ведение  валютного учета.

     Аналитический учет по субконто «Движение денежных средств» ведется на счете 50 «Касса»  только по субсчетам, открываемым к  нему. В целом по счету 50 он не ведется.

     Основными документами для отражения в  учете кассовых операций являются приходные  и расходные кассовые ордера. Найти  их можно в пункте главного меню программы «Документы». При составлении  приходного кассового ордера сначала  нужно установить, по какой кассе, рублевой или валютной, оформляется  приход денежных средств. Соответствующий  субсчет будет потом фигурировать в дебете проводки, сформированной документом. Отметим, что если мы выберем  валютную кассу, то внизу под переключателями  появится раскрывающийся список, из которого нужно выбрать конкретную валюту.

     Далее следует выбрать корреспондирующий  счет и ввести его аналитику. Заполнить  эти реквизиты можно, введя счет и субконто счета вручную, или  же выбрать их из плана счетов и  справочников при помощи кнопок. Потом  заполняется реквизит «Движение  денежных средств», где из справочника  выбирается вид движения денежных средств.

     В реквизите «Принято от» необходимо указать лицо или организацию, от которой принимаются денежные средства. Если это наш сотрудник, то его  можно выбрать из справочника  «Сотрудники», нажав кнопку выбора.

     Далее, в соответствующих реквизитах вводится основание для оприходования  денежных средств и прилагающиеся  к приходному ордеру документы, если они есть. В реквизит «Сумма» мы вносим сумму приходуемых денежных средств.

     Затем, в случае необходимости, мы должны установить флажки «Указать в тексте НДС» и  «Учитывать налог с продаж». Первый из них отвечает за то, чтобы в  печатной форме был указан НДС, если это нужно. При установке второго  становятся доступны реквизиты документа, посредством которых рассчитывается сумма налога с продаж и вывод  ее в печатной форме ордера.

     Печатная  форма документа соответствует  унифицированной форме документа № КО-1.

     С помощью флажка «Формировать проводки»  на основании заполненных реквизитов документа при его проведении автоматически формируются соответствующие  проводки. Если же флажок не установлен, то документ будет проведен без формирования проводок.

     Расходный кассовый ордер также можно найти  в пункте меню Документы à «Расходный кассовый ордер». Он предназначен для  учета выдачи наличных денег из кассы  организации. Форма документа приведена  в.

     Реквизиты формы этого ордера и порядок  работы с ним полностью соответствуют  реквизитам формы и порядку работы с приходным кассовым ордером. Отметим  лишь, что у документа «Расходный кассовый ордер» отсутствуют реквизиты, касающиеся НДС и налога с продаж, так как здесь они не нужны. Так же, как и в приходном  ордере, для того, чтобы программа  при проведении документа сформировала проводки, требуется установить флажок «Формировать проводки».

     Печатная  форма документа соответствует унифицированной форме № КО-2.

     Для фиксирования всех кассовых операций предназначен Журнал «Касса», находящийся  в меню «Журналы». В соответствующих  графах журнала хранится информация о виде документов, формировавших  кассовые операции, их номерах. Отдельно выделены графы для суммы прихода или расхода денежных средств, а также графа, содержащая номера счетов, корреспондирующих со счетом 50.

     Кроме того, на форме журнала расположена  кнопка «Кассовая книга», которая  позволяет сформировать отчет «Кассовая  книга» согласно типовой форме №  КО-4, обязательный при ведении кассовых операций. Отчет формируется на основании  введенных документов «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер». За каждый день, в котором проводились  кассовые операции, отчет формирует  отдельный лист кассовой книги. С  помощью соответствующих переключателей можно указать, лист какого типа нам  необходимо распечатать. По нажатию  кнопки «Сформировать» будет создана  печатная форма отчета. Формируя таким способом кассовую книгу за каждый день, в котором были кассовые операции, мы можем создать полный аналог «ручной» кассовой книги.

     В ОАО «ГАЗ» пока еще не налажен автоматизированный бухгалтерский учет. Это можно объяснить ограниченностью финансовых средств, в силу чего невозможно приобретение современной качественной вычислительной техники и программного обеспечения, а также отсутствием квалифицированных специалистов, владеющих новейшими информационными технологиями. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3.4 Экономический эффект от предложенных мероприятий 

     Автоматизация является основой повышения эффективности  производства. В результате автоматизации, как правило, снижается трудоемкость, сокращается численность операторов, и за счет этого сокращаются расходы  на заработную плату. Сам по себе факт повышения производительности труда  и сокращения численности, рабочих  на заданный объем производства имеет  важное значение, так как при отсутствии ресурсов рабочей силы позволяет  выполнять увеличенный объем  работ при сохранении или даже уменьшении численности рабочих.

     Следует, однако, учитывать, что для осуществления  автоматизации производства требуются  значительные затраты на проектирование, приобретение и монтаж средств автоматизации, а также на их отладку и обслуживание. Следовательно, при автоматизации  имеет место как снижение, так  и увеличение определенных элементов  затрат, а поэтому об экономической  эффективности автоматизации можно  судить только на основе сопоставления  суммы затрат, включающих себестоимость  и капитальные вложения.

     Стоимость «1С:Бухгалтерия Предприятия 7.7»  составляет 10800 руб.

     Стоимость услуг сторонней организации  по ее внедрению составляют 10000 руб.

     В итоге капитальные затраты на внедрение составят:

     К = 10800 + 10000 = 20800 руб.

     Посчитаем расходы на содержание персонала, исходя из условия, что оклад сотрудника составляет 50000 руб.

     Z = 1 * 50000 * (1 + 34% / 100) = 67000 руб.

     В нашем примере, для простоты, накладные  и прочие расходы до и после  внедрения программы будем рассматривать  как неизменные, т.е. внедрение программы  не вызвало экономию чернил в картриджах принтеров, расходование бумаги и т.п. Таким образом, годовая экономия будет равна экономии, связанной с повышением производительности труда пользователя.

     Рассчитаем  экономию за счет увеличения производительности труда сотрудника. В нашем примере  бухгалтерский учет велся на компьютере, но в ручную с использованием различных программ, позволяющих хранить данные в таблицах. Например, MS Excel.

     Экономия, связанная с повышением производительности труда пользователя:

     P = 67000 * 9 = 603000 руб.

     В итоге получаем следующую ожидаемую  экономическую эффективность:

     Э = 603000 – 20800 * 0,15 = 599880 руб.

     Даже  при приблизительном расчете  экономическая эффективность от внедрения программного средства получилась значительной. Такой она получилась за счет увеличения производительности труда сотрудника.

     Соответственно  потратив всего 20800 рублей мы получаем экономию за год в 599880 рублей. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Кассовые  операции являются важнейшей составной  частью деятельности любой организации  или предприятия.

     В условиях рыночной экономики следует  исходить из принципа, что умелое использование  денежных средств может приносить  предприятию дополнительный доход, и, следовательно, предприятие должно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли (депозиты банков, ценные бумаги и др.).